Vai Trò Của Mua Hàng Trong Phát Triển Sản Phẩm Mới

Hà Phương
08/11/2019 - 07:00 265     0

Trong các ngành công nghiệp khác nhau, lợi thế cạnh tranh bền vững hiện nay xuất phát từ khả năng giới thiệu nhanh chóng các sản phẩm mới được thiết kế kỹ lưỡng. Khi vòng đời sản phẩm bị thu hẹp và chỉ còn rất ít phân khúc thị trường đáp ứng cho sản phẩm đó, các công ty nhận thấy điều quan trọng hơn bao giờ hết là làm chủ công việc phát triển sản phẩm mới. Nền khoa học của Mỹ tiếp tục có những bước tiến vượt trội; vấn đề còn lại là biến những kiến ​​thức đó thành các sản phẩm sẵn sàng phục vụ thị trường. Các tác giả của bài viết này đưa ra một trường hợp rõ ràng cho một vai trò nâng cao để mua trong việc quản lý phát triển sản phẩm mới. Cụ thể, họ nhấn mạnh những nỗ lực mà các công ty sẽ phải thực hiện để liên kết các nhà cung cấp vào các quy trình thiết kế nội bộ của riêng họ và tạo nên mối liên kết mạnh mẽ hơn giữa việc mua hàng và kỹ thuật.

 

Đối với tất cả các thử nghiệm của họ với các công nghệ mới như thiết kế hỗ trợ máy tính (CAD), sản xuất hỗ trợ máy tính (CAM) và robot, nhiều công ty của Hoa Kỳ vẫn sử dụng hoạt động kinh doanh “ như mọi khi” để tiếp cận và phát triển sản phẩm mới. Kinh nghiệm gần đây với việc áp dụng công nghệ mới của Medical Technologies, Inc. (tên đã được thay thế), một công ty sản xuất thiết bị y tế cao cấp có trị giá lên đến 100 triệu đô la, đã rất thành công, là một trường hợp phổ biến.

Công ty đã lập một kỷ lục tăng trưởng ấn tượng, đặc biệt là trong nhiều năm qua. Nó không xa lạ gì với công nghệ cao và được biết đến như một nhà cung cấp các sản phẩm hiệu suất cao, đáng tin cậy và hiệu quả cho các bệnh viện và cơ sở nghiên cứu y tế. Sản phẩm mới của hãng, Unitech, một thiết bị kết hợp nhiều chức năng giám sát và cũng thực hiện phân tích dữ liệu, thể hiện một bước đột phá về công nghệ giúp công ty có lợi thế cạnh tranh vượt trội trong ít nhất ba năm. Nhưng dự án bắt đầu trở nên khó khăn hơn và xuống dốc liên tục.

Ngay từ đầu, đã có hai mô hình thiết kế cạnh tranh. Thứ nhất, với một thành phần quan trọng hoàn toàn dựa trên một khái niệm mới trong thiết kế mạch đệm, các bộ phận kỹ thuật và tiếp thị có vai trò rất quan trọng. Quá trình sản xuất vẫn tuân theo cách thức truyền thống và cứng nhắc lập luận của mình ngay cả khi chủ tịch công ty đã đưa ra quyết định cuối cùng có lợi cho thiết kế tiên tiến hơn.

Vài tháng sau, rõ ràng là các dự báo chi phí ban đầu đã quá lạc quan. Chi phí cho các thiết bị cần thiết để thực hiện các hoạt động nội bộ lên đến khoảng 600.000 đô la thay vì ước tính 450.000 đô la. Nghiêm trọng hơn, các thiết bị cần mua sẽ vượt quá ngân sách ít nhất 38%. Bộ phận Marketing phản đối rằng việc tăng giá để bù vào các chi phí cao hơn này sẽ làm giảm nghiêm trọng sức hấp dẫn của Unitech đối với khách hàng tiềm năng. Thỏa hiệp: thiết kế nhỏ lại để giảm chi phí, tăng giá và giảm tỷ suất lợi nhuận dự kiến ​​(với hy vọng tỷ suất lợi nhuận sẽ tăng trong suốt vòng đời của sản phẩm).

Một bước lùi đáng tiếc tiếp theo xảy ra khi, trong quá trình lắp ráp mô hình tiền sản xuất, các thành phần từ hai nhà cung cấp quan trọng không tương thích với nhau, mặc dù cả hai nhà cung cấp đã đáp ứng các yêu cầu về thông số kỹ thuật của đơn đặt hàng. Điều này dẫn đến hậu quả là việc sửa đổi thiết kế tiếp tục bị chậm trễ cũng như chi tiêu bổ sung cho các công cụ làm lại và thất bại.

Sau một chuỗi dài các vấn đề nhỏ, những lô hàng cuối cùng cũng đã được ra mắt bảy tháng sau ngày dự kiến ​​giới thiệu thị trường. Trong bốn tháng tiếp theo, các đơn đặt hàng đã tăng lên khá khả quan, nhưng công ty chỉ xây dựng và vận chuyển 52 chiếc thay vì 175 chiếc mà ngân sách dựa vào. Hơn nữa, trong số 52 sản phẩm này, khách hàng báo cáo hơn một nửa là mắc phải lỗi. Công nghệ y tế đã sửa chữa 5 cái; 11 cái dự kiến ​​sẽ được đưa trở lại nhà máy để hoàn thiện hơn; nhân viên thị trường của công ty vẫn chưa kiểm tra 13 thiết bị còn lại. Cả bộ phận kiểm soát chất lượng và tiếp thị đều yêu cầu tạm dừng các lô hàng cho đến khi công ty giải quyết các vấn đề về độ tin cậy của Unitech.

Kết quả nhìn chung là không thật sự tốt, nếu không muốn nói rằng là tồi tệ. Mặc dù vậy, bản đối chiếu doanh thu thực tế chi tiết thấy rằng:

  • Nhân viên kỹ thuật và quản lý ngang tầm với các đối thủ.
  • Cơ sở sản xuất và thiết bị là một trong những sản phẩm tốt nhất trong ngành.
  • Nhân viên có kinh nghiệm, được trả lương cao, trung thành và làm việc chăm chỉ.
  • Trong số các vấn đề mà Công nghệ Y tế đã gặp phải khi giới thiệu các sản phẩm mới trong quá khứ, không có vấn đề nào thậm chí còn tiếp cận từ xa với các sản phẩm do Unitech đặt ra.
  • Mặc dù Unitech là một bước tiến lớn trong công nghệ và là một phần mở rộng hợp lý của các sản phẩm trước đó của công ty,vẫn có một sự khác biệt duy nhất là nó sử dụng nhiều linh kiện được mua nhiều hơn và chủ yếu dựa vào các cơ chế đầu ra và điện tử nằm ngoài khả năng thiết kế và sản xuất của công ty.

Cuộc kiểm toán kết luận rằng chương trình Unitech đã gặp phải những yếu tố kém may mắn bất thường bên cạnh sự phối hợp nội bộ không hiệu quả và đề xuất xây dựng một hệ thống kiểm soát mới cho các chương trình sản phẩm mới trong tương lai.

 

Vượt ra khỏi cách tiếp cận truyền thống

Cho dù kết quả kiểm toán độc lập có mật thiết hay hợp lệ như thế nào, kết luận đều là bị lỗi và không hiệu quả. Phân tích của nó đã thất bại khi thấy rằng vấn đề dai dẳng của Unitech không phải là kết quả của sự xui xẻo không thể giải thích được thay vì là nhận định chính xác về cách tiếp cận quen thuộc nhưng lỗi thời và thiếu hiệu quả để phát triển sản phẩm mới. Nói ngắn gọn, cách tiếp cận này yêu cầu kỹ thuật thiết kế các sản phẩm đáp ứng các tiêu chí về giá cả và hiệu suất của tiếp thị và sản xuất để đáp ứng các kế hoạch phân phối và mục tiêu chi phí.

Việc mua hàng, theo quan điểm truyền thống về cách phát triển sản phẩm mới được nói đến đến ở phần I, có nhiệm vụ đảm bảo cung cấp kịp thời các vật tư và dịch vụ cần thiết với giá thành hợp lý. Phía sau trong sự phân bổ này là ba giả định quan trọng về bản chất và vai trò của mua sắm.

1. Mặc dù việc sản xuất có thể và thường phải được hoàn thành thông qua sự kết hợp giữa các cơ sở con do công ty điều hành, nhưng thiết kế sản phẩm lại là một quy trình độc quyền nội bộ và là quy trình tập trung chặt chẽ (để tránh tạo ra một sản phẩm “râu ông nọ chắp cằm bà kia”).

2. Đưa ra các thông số kỹ thuật đầy đủ cho các mặt hàng đã mua, các nhà quản lý nên coi chúng là một phần hàng hóa bắt buộc.

3. Chức năng mua hàng bao gồm mua hàng hóa và do đó, được coi là một công việc văn thư hơn là một nhiệm vụ kỹ thuật hoặc quản lý.

Những giả định này có thể phù hợp một cách hợp lý với cơ cấu mà nhiều công ty hoạt động cho đến gần đây, nhưng cơ cấu đó cũng như cách tiếp cận truyền thống để thu mua mà nó thúc đẩy đã trở nên lỗi thời. Ví dụ, ba mươi năm trước, mỗi lần mua hàng của nhà sản xuất chiếm khoảng 30% tổng doanh thu của công ty; ngày nay con số đó có thể đã lên đến khoảng 60%. Tốc độ thay đổi công nghệ ngày càng tăng đã dẫn đến tần suất giới thiệu sản phẩm mới cao hơn nhiều và thời gian thực hiện cũng ngắn hơn nhiều, cả hai đều đưa thêm các chủng vào hệ thống phát triển sản phẩm. Công nghệ tiến bộ cũng đã xóa mờ sự khác biệt giữa các loại sản phẩm. Thiết bị điện tử, phần lớn ở dạng mạch tích hợp, giờ đây là bộ phận quan trọng trong rất nhiều sản phẩm khác nhau như máy đánh chữ, công cụ cơ khí và các sản phẩm ô tô mà cách đây hơn một thập kỷ chỉ đơn thuần là các thiết bị cơ điện.

Những bước tiến này đã phá bỏ nhiều nguyên tắc nền tảng của cách tiếp cận truyền thống để phát triển sản phẩm mới. Đặc biệt, các công ty sẽ phải học cách quản lý mới.

Một nhóm thiết kế lớn hơn

Sự đa dạng ngày càng tăng của các công nghệ trong một sản phẩm nhất định đòi hỏi nhiều người tham gia vào quá trình phát triển, đặc biệt là khi sản phẩm kết hợp công nghệ tiên tiến hoặc kết hợp các công nghệ chưa từng được sử dụng cùng nhau. Trong các điều kiện này, khả năng kỹ thuật của công ty không có khả năng mở rộng toàn bộ các lĩnh vực khoa học và kỹ thuật liên quan.

Công nghệ y tế, ví dụ, có một số nhân viên có năng lực nhất trong lĩnh vực thiết bị y tế. Bộ phận tiếp thị của nó đã làm một công việc tuyệt vời để xác định nhu cầu thị trường. Nhân viên nghiên cứu và kỹ thuật của nó là một trong những người giỏi nhất trong lĩnh vực của họ. Họ đã quen thuộc với các thiết bị điện tử cơ bản, tất nhiên, nhưng họ không quen với những phát triển gần đây nhất trong thiết kế bộ vi xử lý, mạch nhớ mở rộng hoặc các thiết bị in tốc độ cao an toàn. Do đó, cả chức năng tiếp thị và R&D, chức năng quan trọng để công ty quản lý, phụ thuộc rất nhiều vào thông tin, đều không thể cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết. Do đó, công nghệ y tế không thể tận dụng các mô hình thiết kế tốt nhất hiện có cũng như không lường trước hay khắc phục được các vấn đề bắt nguồn từ công nghệ nằm ngoài khả năng của công ty.

Trong môi trường ngày nay, phát triển sản phẩm phải trở thành một hoạt động hợp tác giữa nhà phát triển chính và các nhà cung cấp chính của nó. Hình thức này sẽ khiến nhiều nhà điều hành đau đầu, lo sợ cho sự bảo mật thông tin và tài liệu, và những doanh nghiệp muốn hoạt động độc lập. Tuy nhiên, ngành công nghiệp hàng không vũ trụ đã sử dụng phương pháp hợp tác này trong nhiều năm và các công ty trong ngành công nghiệp máy tính và ô tô, trong số những người khác, cũng đang nhanh chóng nối gót.

Sự tham gia của nhà cung cấp

Các linh kiện do nhà cung cấp có vai trò quan trọng để xác định chất lượng, giá thành và tính sẵn có trên thị trường của sản phẩm. Không chỉ ngày càng nhiều nhà cung cấp tham gia, đóng góp của họ cho tổng sản phẩm cũng trở nên quan trọng hơn. Ví dụ, hãy xem xét, IBM IBM cực kỳ thành công khi tham gia vào thị trường vi xử lý (máy tính cá nhân). Với xuất phát hoàn toàn từ thực tiễn, công ty đã chọn chỉ sản xuất một vài mặt hàng và mua phần lớn các thành phần của hệ thống từ các nhà cung cấp chuyên dụng. Tương tự, General Motors đã tăng chất lượng, giảm chi phí và giảm đầu tư vào hàng tồn kho thông qua sự tham gia kịp thời của các nhà cung cấp trong quá trình thiết kế.

Bộ phận động cơ phản lực General Electric, đã thực hiện việc tích hợp kỹ thuật và mua vào kết luận hợp lý của nó và gặt hái được nhiều chi phí và thời gian tiết kiệm đáng kể. Một vài nhóm trong số 16 nhóm thiết kế đã làm việc trên các khía cạnh khác nhau của động cơ thương mại mới GE. Cơ cấu nhân sự  mỗi nhóm bao gồm ba thành viên của tổ chức (mua) vật liệu: một kỹ sư thu mua, một người mua và một quản trị viên hợp đồng phụ. Các nhà cung cấp tham gia khi thích hợp trong suốt quá trình thiết kế. Thông thường, nó mất ba đến bốn lần lặp trong suốt quá trình thiết kế để chuyển từ một tờ giấy sạch trên bảng soạn thảo sang một sản phẩm hoàn toàn khả thi. Mặc dù chưa có kết quả cuối cùng, GE ước tính rằng phương pháp tiếp cận thiết kế sản phẩm của họ sẽ giảm 50% đến 60% số lần lặp yêu cầu và giảm 20% chi phí!

Bao gồm các nhà cung cấp trong một quy trình thiết kế nội bộ liên quan đến cả các vấn đề kỹ thuật và thương mại. Các vấn đề kỹ thuật thường rõ ràng trong khi những vấn đề thương mại thường tinh tế hơn. Theo truyền thống, các vấn đề về năng lực sản xuất, nguồn lực tài chính và quản lý và tìm nguồn cung cạnh tranh đã không nhận được sự quan tâm mà họ xứng đáng. Ví dụ, chức năng kỹ thuật thiết kế của một nhà sản xuất máy tính gần đây đã chỉ định một thiết bị đầu vào-đầu ra tiên tiến cho một dòng máy tính mới. Khi bên thu mua đã cố gắng thiết lập một hợp đồng cho các yêu cầu số lượng dự kiến, họ đã nhận ra được rằng nhà cung cấp không có đủ năng lực sản xuất. Phần giới thiệu về máy tính đã được kéo dài để cho phép tích lũy công suất của nhà cung cấp.

Khi bên thu mua không liên quan đến quá trình thiết kế, các công ty thường vô tình chỉ định các thành phần mà họ có thể mua từ chỉ một nguồn, nhưng nghiên cứu cho thấy rằng sự gián đoạn ít hơn và kết quả giá thấp hơn khi có sự cạnh tranh trong quá trình lựa chọn nguồn. Thật vậy, các nghiên cứu chỉ ra rằng giá có xu hướng giảm 4% mỗi khi một nhà cung cấp đủ điều kiện bổ sung nộp giá. Do đó, một mặt hàng có giá 100 đô la khi chỉ có một giá thầu được lấy sẽ có giá 92 đô la nếu có sẵn ba giá thầu. Ngoài ra, sẽ tiết kiệm được trung bình 12,5% khi vật liệu trước đó được mua trên cơ sở nguồn duy nhất được mua trong điều kiện cạnh tranh.

Mô tả thu mua chính xác cũng có thể có tác động lớn đến chi phí và tính sẵn có của sản phẩm. Một nhà máy sản xuất ở San Diego từ lâu đã sử dụng thông số kỹ thuật thiết kế của riêng mình để mua các bộ phận có sẵn các sản phẩm thay thế thương mại phù hợp. Không chỉ có chi phí của các mặt hàng đặc biệt như vậy trung bình nhiều hơn 10% so với các sản phẩm thay thế thương mại của họ; đặc điểm kỹ thuật của các mặt hàng độc đáo cũng mang lại thời gian dẫn đầu lâu hơn, khả năng đáp ứng thị trường yếu hơn và nhu cầu duy trì hàng tồn kho lớn hơn.

Sự tham gia sớm của việc mua hàng trong quá trình thiết kế có thể tránh được những vấn đề này, đặc biệt là nếu mua có chuyên môn để đối phó hiệu quả với nhân viên kỹ thuật trong các tổ chức bán hàng và nội bộ. Nhận thấy tiềm năng này, một số công ty, Eli Lilly và Motorola trong số họ, đã bắt đầu thuê các MBA có nền tảng kỹ thuật cho các nhiệm vụ mua hàng.

Tổng giá trị gia tăng của các nhà sản xuất Hoa Kỳ đã giảm trong ít nhất hai thập kỷ khi các công ty ngày càng chuyển sang các nhà cung cấp của họ cho các bộ phận và lắp ráp hoàn thiện phức tạp hơn là cho các nguyên liệu thô và các mặt hàng. Khi tầm quan trọng của các nhà cung cấp tăng lên, việc duy trì mối quan hệ thỏa đáng với họ trở thành một hoạt động quản lý và kỹ thuật có tầm quan trọng lớn nhất. Kinh nghiệm cho thấy các thỏa thuận hợp tác lâu dài, có lợi cho cả khách hàng và nhà cung cấp. Theodore Levitt so sánh mối quan hệ giữa người mua và người bán công nghiệp với một cuộc hôn nhân. Một giai đoạn tán tỉnh diễn ra trong đó cả hai bên điều tra các vấn đề kỹ thuật và thương mại; một vụ mua bán thỏa thuận tán tỉnh; và một cuộc hôn nhân lâu dài có thể xảy ra sau đó. Như Levitt lưu ý, “chất lượng của cuộc hôn nhân quyết định việc sẽ tiếp tục hay mở rộng kinh doanh, hay rắc rối và ly hôn”.  Cả người mua và người bán đều có lợi ích trong mối quan hệ và cả hai phải làm việc để thành công. Trong một công ty sản xuất, việc thu mua phải thiết lập và quản lý mối quan hệ.

Vai trò mới của việc mua hàng

Tốc độ thay đổi nhanh chóng của các biến số xã hội, chính trị và kinh tế cũng như trong công nghệ buộc các công ty phải theo dõi môi trường của họ liên tục. Việc sử dụng chiến lược mua liên kết một công ty với môi trường của nó, đặc biệt là khi môi trường ảnh hưởng đến các yêu cầu thu mua trong tương lai. Quyết định hợp lý về các yêu cầu như vậy kêu gọi người mua và nhà cung cấp chia sẻ thông tin. Mục tiêu mua chiến lược phát triển từ một công ty quy trình lập kế hoạch dài hạn; tất nhiên, đồng thời, nhu cầu mua hàng và thực tế Thông tin quan trọng, nói về các sản phẩm mới, công nghệ mới hoặc khả năng có sẵn của các vật liệu có thể ảnh hưởng đến việc lựa chọn mục tiêu của công ty.

Ở cấp độ vĩ mô, việc sử dụng chiến lược mua hàng đòi hỏi người quản lý mua phải theo dõi môi trường của công ty, dự báo những thay đổi trong môi trường đó, chia sẻ thông tin liên quan với các nhà cung cấp và đồng nghiệp trong các chức năng khác và xác định những lợi thế và bất lợi cạnh tranh của công ty đối với nhà cung ứng. Ở cấp độ vi mô, việc mua chiến lược liên quan đến việc xác định các nguyên liệu quan trọng, đánh giá sự gián đoạn nguồn cung có thể có đối với từng loại và phát triển các kế hoạch dự phòng cho tất cả các vấn đề về nguồn cung có thể xác định được.

Do đó, khía cạnh dễ bị tổn thương nhất của hệ thống phát triển sản phẩm ở nhiều công ty là việc họ không sử dụng hết khả năng sáng tạo của các nhà cung cấp tiềm năng. Sai lầm lớn nhất của các giám đốc điều hành thu mua trong các tổ chức này là họ không tham gia vào quá trình phát triển yêu cầu. Mô hình này là một sự nắm giữ từ những ngày khi  mà việc thu mua là một chức năng văn thư, phản ứng, giới hạn trong việc ban hành và duy trì quyền lưu giữ các tài liệu xác nhận các quyết định khác của bộ phận.

Tuy nhiên, cả bây giờ và trong tương lai, khả năng tồn tại và toàn vẹn của thiết kế, phát triển và sản xuất sản phẩm chỉ có thể được đảm bảo nếu các bước thu mua sớm trong quy trình yêu cầu, đó là, nếu nó có vai trò quan trọng ngay từ đầu quá trình thiết kế. Trong hầu hết các tổ chức, việc thu mua hàng đã quen với việc làm việc với sản xuất, nhưng bây giờ nó phải hoạt động song song với R&D và kỹ thuật. Tại trung tâm của quá trình phát triển sản phẩm mới, phải có chỗ cho những gì người mua phải nói và làm.

Mua hàng & quá trình thiết kế

Mô hình thiết kế sản phẩm được nêu trong Phần II ngụ ý rằng kỹ thuật và mua hàng nên xem thiết kế sản phẩm là một liên doanh, đòi hỏi cùng một kiểu đối thoại sớm và tiếp tục mà phương pháp truyền thống đòi hỏi về kỹ thuật và tiếp thị.

 

Điểm liên kết

Ít nhất sáu điểm tồn tại trong quy trình thiết kế này, nơi mua có thể hoặc nên cung cấp thông tin và lời khuyên về các dịch vụ, thành phần và vật liệu mà công ty sẽ cần mua.

Trong giai đoạn điều tra, việc mua hàng sẽ giúp thiết lập các mục tiêu về giá cả, hiệu suất, tính kịp thời, chất lượng và độ tin cậy và xác định sự đánh đổi giữa chúng. Sau đó trong giai đoạn này, việc mua hàng phải thông báo cho các bộ phận khác về các khả năng khác nhau của nhà cung cấp để đáp ứng các mục tiêu này. Sau khi kỹ thuật đã phát triển các giải pháp khái niệm thay thế cho các mục tiêu đã thỏa thuận, việc mua hàng sẽ xác định ý nghĩa kinh tế và lập kế hoạch cho các vật liệu, thành phần cần thiết và lắp đặt lại theo từng lựa chọn.

Một số đánh giá thiết kế được tổ chức trong giai đoạn phòng thí nghiệm cũng cần có sự tham gia của việc mua hàng, đặc biệt là về việc quyết định sử dụng các mặt hàng tiêu chuẩn có sẵn và được cung cấp bởi hai hoặc nhiều nhà cung cấp. Những đánh giá này phải cân nhắc cẩn thận sự đánh đổi giữa hiệu suất được cải thiện nhờ các thành phần kết hợp công nghệ tiên tiến và độ tin cậy và chi phí lợi thế các mặt hàng tiêu chuẩn cung cấp.

Sau quá trình thiết kế dẫn đến một kế hoạch sản xuất, theo thứ tự sẽ đến một kế hoạch thu mua, việc mua hàng có trách nhiệm là thách thức các yêu cầu không kinh tế hoặc không mang lại lợi ích tốt nhất của công ty. Hơn nữa, nó phải làm như vậy trước khi công ty cam kết với một mô hình thiết kế cụ thể. Mua hàng cũng nên khuyến khích các nhà cung cấp đưa ra đề xuất giảm chi phí bất cứ lúc nào trong khi họ đang cung cấp một mặt hàng.

Cuối cùng, những thay đổi trong cấu hình vật phẩm trong quá trình sản xuất có thể có ý nghĩa chi phí hoặc phân phối đáng kể. Mua hàng, cùng với sản xuất, tiếp thị và kiểm soát hàng tồn kho, sẽ giúp đánh giá các yêu cầu thay đổi kỹ thuật đó.

Kết nối với Kỹ thuật

Trong điều kiện lý tưởng, kỹ thuật sẽ thu hút tổ chức và mua sẽ tích cực tìm kiếm và phổ biến các thông tin cần thiết về môi trường cung cấp được yêu cầu bởi một hệ thống phát triển tích hợp. Trong thực tế, các thói quen và thủ tục cũ là cực kỳ chống lại sự thay đổi. Theo đó, các nhà quản lý cấp cao phải nhận ra sự cần thiết của một cách tiếp cận mới và đưa sự công nhận đó thành hành động trong việc tuyển dụng, thúc đẩy và đào tạo các thành viên chủ chốt của cả bộ phận kỹ thuật và thu mua. Các phương pháp khác để tích hợp tốt hơn hai chức năng này bao gồm:

Sắp đặt vị trí, kêu gọi đặt nhân viên mua hàng làm việc gần người thiết kế kỹ thuật. Nhân viên mua hàng với nền tảng kỹ thuật có thể tư vấn cho các kỹ sư thiết kế về ý nghĩa mua sắm của các thành phần khác nhau. Trong một số tổ chức, các chuyên gia mua hàng này có thể có thẩm quyền ban hành các đơn đặt hàng; ở những người khác, họ chỉ hành động trong khả năng liên lạc. Tuy nhiên, đối với tất cả các lợi ích của nó, sắp đặt vị trí thường khá tốn kém ở chỗ nó thường đòi hỏi phải tăng nhân sự. Trước khi thử nó trên quy mô lớn, các công ty nên thực hiện các nghiên cứu lợi ích chi phí kỹ lưỡng và có thể thực hiện một chương trình thí điểm.

Đánh giá chính thức, được thực hiện thông qua một bộ phận bao gồm các đại diện từ kỹ thuật, tiếp thị, sản xuất, kiểm soát chất lượng và mua hàng để xem xét tất cả các thiết kế trước khi sản xuất hoặc mua. Một mối nguy hiểm ở đây là ủy ban có thể chấp nhận quan điểm rằng chức năng của nó là phủ quyết các thiết kế hơn là cung cấp thông tin và ý tưởng.

Các nhóm dự án, giống như các nhóm được thành lập bởi Bộ phận Hệ thống Nhập cảnh IBM (hoạt động trên máy tính cá nhân) và Bộ phận Evandale của GE (nhà phát triển và sản xuất động cơ phản lực lớn), trong số những người khác, để phát triển và giới thiệu các sản phẩm mới. Bản chất của ngành và loại sản phẩm sẽ quyết định thành phần và chức năng của nhóm, thành viên nhóm và hệ thống kiểm soát phù hợp nhất.

Danh sách các bộ phận được đề xuất, có thể trở thành có thể khi mua thiết lập và duy trì cơ sở dữ liệu của các bộ phận được đề xuất dưới dạng danh mục truyền thống hoặc các tệp được vi tính hóa liên kết với hệ thống CAD của công ty. Cơ sở dữ liệu bao gồm tất cả các thông tin kỹ thuật có liên quan (như mô tả vật lý, độ tin cậy, cơ học, điện và nhiệt) và chia các phần thành hai nhóm: được khuyến nghị và chấp nhận. Các kỹ sư có thể tự do lựa chọn các mặt hàng với mã khuyến nghị của Google. Việc chọn các mặt hàng có thể chấp nhận được trên các mặt hàng và các mặt hàng không được liệt kê yêu cầu quản lý cao hơn. Sử dụng một danh sách như vậy sẽ giúp làm giảm mạnh thời gian thiết kế và hỗ trợ rất nhiều cho bất kỳ chương trình tiêu chuẩn hóa đang diễn ra.

Kỹ sư thu mua, người làm việc với các kỹ sư thiết kế hàng ngày và cung cấp thông tin về ý nghĩa thương mại của các phương pháp thiết kế khác nhau và trên các vật liệu và thành phần thay thế.

Luân chuyển nhân viên khuyến khích các chương trình phát triển nghề nghiệp bao gồm một nhiệm vụ trong bộ phận mua sắm cho các nhân viên kỹ thuật được chọn. Thủ tục này có ba ưu điểm lớn: nó cung cấp một sự chuyển đổi lý tưởng từ vị trí kỹ thuật sang vị trí quản lý; nó mang lại chuyên môn vô giá vào chức năng mua hàng; và nó tạo ra sự đánh giá sâu sắc về những lợi thế của liên kết chặt chẽ giữa kỹ thuật và mua hàng.

Tương lai cho việc mua hàng

Đầu tư vào các công nghệ mới sẽ không đủ để hồi sinh ngành công nghiệp Hoa Kỳ. Người quản lý phải đạt được thành thạo toàn bộ quá trình phát triển sản phẩm, đặc biệt là các hoạt động bị lãng quên từ lâu như mua hàng. Thật vậy, mua phải phát triển mối quan hệ mới với kỹ thuật phản ánh tầm quan trọng của năng lực nhà cung cấp trong thiết kế và sản xuất sản phẩm mới. Các nhà sản xuất không còn có thể xem các nhà cung cấp đơn giản như một nguồn cho các thành phần mà họ không muốn tự sản xuất. Các nhà cung cấp cũng có thể cung cấp ý tưởng về các công nghệ, vật liệu và kỹ thuật mới và gọi chung họ đại diện cho một cửa sổ rõ ràng thông qua đó một công ty có thể quét một số biến môi trường quan trọng.

Mua hàng phải trở thành ống dẫn thông qua đó các thông tin như thế có thể chảy qua. Kỹ thuật và thu mua phải cùng nhau tạo nên sự hợp tác kết hợp luồng thông tin đó vào quá trình thiết kế và phát triển sản phẩm mới.

 

 
Hà Phương
Hà Phương