Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách theo dõi thời gian có thể mang lại lợi ích cho bạn, những gì bạn nên tìm kiếm trong phần mềm theo dõi thời gian và ứng dụng đa nền tảng tốt nhất mà chúng tôi có thể tìm được cho công việc.
Tại sao nên theo dõi thời gian?
Nếu bạn đang phải làm nhiều dự án hoặc nhiệm vụ khác nhau, theo dõi thời gian là yếu tố cần thiết để thành công. Ví dụ, bạn là một freelancer(người làm việc tự do), bạn có thể theo dõi thời gian bạn làm việc cho nhiều khách hàng khác nhau. Theo dõi thời gian là một việc hữu ích mang lại năng suất và hiệu quả vì nhiều lý do.
Lợi ích sản xuất của việc theo dõi thời gian
- Giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ hiện tại.
- Cho phép bạn ghi lại thời gian hoàn thành công việc chính xác.
- Giúp bạn quản lý thời gian của bản thân bằng việc theo dõi những việc bạn đã làm.
- Cho phép bạn ước tính thời gian cho các nhiệm vụ tương tự trong tương lai một cách tốt hơn.
Ưu điểm của việc Theo dõi thời gian dành cho các nhóm
- Giúp bạn theo dõi được xem nhóm mình đã dành bao nhiêu thời gian.
- Cho phép bạn xem xét các cải tiến quy trình có thể có.
- Hỗ trợ bạn với các lịch trình dự án và mốc thời gian.
- Cho phép bạn ước tính các dự án tương tự sắp tới.
Cho dù bạn được trả lương theo giờ hoặc tháng và làm việc một mình hoặc có một nhóm, thật dễ dàng để thấy được những ưu điểm của việc theo dõi thời gian. Và, điều quan trọng là bạn sử dụng một công cụ mạnh mẽ và đáng tin cậy. Dưới đây là danh sách các tính năng bạn nên tìm kiếm trong một ứng dụng theo dõi thời gian.
- Các nhiệm vụ cơ bản - Bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ cơ bản như nhập thời gian một cách thủ công hoặc tự động, chỉnh sửa và xóa các chức năng và tùy chọn lưu trữ.
- Dễ sử dụng - Bạn có thể theo dõi thời gian của mình một cách đơn giản và nhanh chóng.
- Ứng dụng rộng rãi- Bạn có thể truy cập công cụ trên nhiều nền tảng khác nhau bao gồm cả web và thiết bị di động.
- Báo cáo trực quan - Bạn có thể xem dữ liệu thời gian dành cho nhiều giai đoạn khác nhau một cách rõ ràng.
- Tích hợp - Bạn có thể kết nối công cụ với các ứng dụng khác khi cần thiết, như phần mềm quản lý dự án và các ứng dụng danh sách nhiệm vụ.
- Quản lý nhóm (nếu có) - Bạn có thể kích hoạt và hủy kích hoạt người dùng, cung cấp các truy cập khác nhau và thiết lập các nhóm người dùng.
Nếu bạn đã sẵn sàng để tăng năng suất bản thân bằng cách theo dõi thời gian của bạn, chúng tôi có một công cụ tuyệt vời cho bạn và nó được gọi là Toggl.
Tại sao lại là Toggl?
Toggl là một ứng dụng theo dõi thời gian dễ sử dụng với các tính năng mở rộng. Nó cung cấp hỗ trợ đa nền tảng, bao gồm các ứng dụng di động và máy tính bàn (Xem các liên kết tại mục Availabilty bên dưới), tiện ích mở rộng trình duyệt, báo cáo, nhập thời gian tự động và thủ công, quản lý dự án và quản lý nhóm cùng nhiều tùy chọn tích hợp.
“Chúng tôi sử dụng Toggle! Bởi vì nó không chỉ theo dõi thời gian của chúng tôi mà còn cho chúng tôi thấy cách làm việc hiệu quả hơn và kiếm nhiều tiền hơn! ”
Ứng dụng cung cấp rất nhiều tính năng hữu ích miễn phí, nhưng với các gói trả phí, nó còn cung cấp nhiều tính năng hơn. Ví dụ: đối với các doanh nghiệp và chuyên gia có nhu cầu thanh toán, các gói trả phí này có giá từ khoảng 230 nghìn VNĐ mỗi tháng.
Tính năng theo dõi thời gian
Bạn thực sự có được một gói hỗ trợ hoàn chỉnh khi sử dụng Toggl để theo dõi thời gian. Số lượng các tính năng có sẵn cho phép bạn theo dõi thời gian với độ tin cậy cao, các bố trí thuận tiện và tùy chỉnh đơn giản.
Mỗi tính năng này đều có sẵn với tất cả các gói Toggl:
- Theo dõi thời gian một lần nhấp.
- Các mục nhập tự động hoặc thủ công.
- Xóa các mục nhập.
- Chỉnh sửa hàng loạt.
- Các phím tắt.
- Thẻ có thể tùy chỉnh.
- Định dạng thời gian 12 và 24 giờ.
- Một Autotracker sử dụng trigger (các ứng dụng desktop).
- Một bộ đếm thời gian Pomodoro (dành cho phần mở rộng của trình duyệt, ứng dụng máy tính để bàn).
Công cụ báo cáo
Nếu bạn sử dụng ứng dụng Toggl miễn phí, bạn có thể truy cập các báo cáo tóm tắt, chi tiết và hàng tuần. Bạn cũng có thể xem nhanh các hoạt động trên Trang tổng quan Toggl trực tuyến của mình. Bạn có thể chọn một ngày, tuần, tháng hoặc năm để so sánh nó với khoảng thời gian trước đó.
Nếu bạn hoặc công ty của bạn quan tâm đến gói thanh toán dành cho Toggl, bạn có thể nhận được các tính năng báo cáo bổ sung. Các tùy chọn này bao gồm tỷ lệ có thể lập hóa đơn, tùy chọn xuất, làm tròn, báo cáo được đánh dấu trang và bạn có thể thêm vào biểu tượng công ty của bạn.
Các bản báo cáo của công cụ này rất trực quan và cho phép bạn xem dữ liệu trong đồ thị và biểu đồ tròn. Bạn có thể lọc thông tin đồ thị theo nhóm, khách hàng, dự án hoặc thẻ. Đối với biểu đồ tròn, bạn có thể tổng hợp các chi tiết theo dự án, khách hàng hoặc người dùng và sau đó sắp xếp theo tiêu đề hoặc thời lượng của mục.
Tất cả các tùy chọn này cung cấp cho bạn một cái nhìn tuyệt vời về các mục của bạn mà không cần cài đặt phức tạp hoặc sơ đồ khó hiểu.
Quản lý dự án
Toggl cung cấp các tính năng quản lý dự án thuận tiện cho cả nhóm và cá nhân. Bạn có thể tạo số lượng các dự án và khách hàng không giới hạn. Bạn cũng có thể đánh dấu cho các dự án lưu trữ và tổ chức dễ dàng mà bạn không còn cần nữa.
Để quản lý dự án một cách chuyên sâu, bạn có thể tham khảo các gói cước tính phí bao gồm các ước tính thời gian với các cảnh báo, các tiểu dự án và một bảng điều khiển dự án đặc biệt.
Quản lý nhóm
Dù bạn làm việc với hai hay 20 người, bạn có thể mời các thành viên trong nhóm vào không gian làm việc Toggl của mình. Nó sẽ cung cấp bảng điều khiển nhóm, các truy cập có thể điều chỉnh và các tùy chọn nhóm người dùng. Và khi xem báo cáo, bạn có thể xem nhanh hoạt động của những người khác trong nhóm của mình.
Gói miễn phí cho phép mỗi nhóm có tối đa năm thành viên. Đối với các nhóm hoặc doanh nghiệp lớn hơn, bạn có thể có kích thước nhóm không giới hạn cùng với các tùy chọn chỉnh sửa hồ sơ thành viên và thêm thời gian cho các thành viên trong nhóm.
Tích hợp
Toggl có thể tích hợp với nhiều ứng dụng dành cho các nhóm và công ty lớn. Bạn có thể dễ dàng kết nối với Salesforce, GitHub, Asana, Basecamp và Zendesk, v.v.. Bạn cũng có các tùy chọn để tạo các clock widget (đồng hồ hiển thị ngoài màn hình chính) với API (giao diện lập trình ứng dụng) miễn phí của Toggl.
Đối với các nhóm nhỏ hơn hoặc các freelancers, bạn có thể kết nối Toggl với các công cụ như Wunderlist, Todoist, Google Drive, Remember The Milk và Evernote. Bạn có thể quan tâm đến các tiện ích bổ sung của Chrome như theo dõi thời gian bạn sử dụng trong WordPress, trả lời email của khách hàng trong Gmail hay là bạn ở trong hộp thư của Google bao lâu.
Một số tích hợp có thể được thực hiện trực tiếp thông qua ứng dụng trong khi một số khác lại yêu cầu một số bổ sung. Ví dụ như: bạn có thể truy cập tài khoản Zapier của mình để kết nối hai công cụ, nhưng đối với GQueues bạn sẽ phải sử dụng tiện ích mở rộng Toggl Button trên Chrome.
Tinh tiện lợi
Toggl rất thuận tiện đối với các thiết bị di động Android và iOS. Bạn cũng có thể tải ứng dụng dành cho máy tính bàn sử dụng các hệ điều hành Windows, Mac, or Linux. Và đối với trình duyệt, bạn có thể cài đặt tiện ích Toggl cho Firefox hoặc tiện ích bổ sung dành cho Chrome.
Một vài mẹo và thủ thuật Toggl
Ứng dụng này rất dễ sử dụng dù cho bạn chưa quen với việc sử dụng toggl, dưới đây là một số mẹo và thủ thuật cần lưu ý.
- Dễ dàng khởi động lại bộ hẹn giờ nếu một ô nhập yêu cầu thêm thời gian.
- Tạo không gian làm việc trực tuyến khác nhau giữa các tổ chức công ty và nhóm.
- Nhấp chuột phải vào văn bản trong Firefox hoặc Chrome và chọn Start Timer (Bắt đầu hẹn giờ) từ phần menu giao diện để truy cập nhanh.
- Truy cập phần Trung tâm thông tin để được trợ giúp, phản hồi hoặc đặt câu hỏi.
- Xem Blog của Toggl để biết thêm tin tức, các bản cập nhật và các mẹo.
Bạn đã sẵn sàng để thử theo dõi thời gian của mình chưa?
Với giao diện trực quan và các tính năng mở rộng, Toggl là một ứng dụng giúp bạn dễ dàng theo dõi thời gian. Nếu bạn là một người sử dụng Toggl và muốn chia sẻ suy nghĩ của mình về nó, chúng tôi rất muốn nghe điều đó từ bạn! Và nếu bạn quyết định sử dụng công cụ theo dõi thời gian (cho dù bạn chọn Toggl hay một công cụ khác) thì hãy phản hồi lại tại MakeUseOf và cho chúng tôi biết bạn nghĩ gì về nó.
Bạn đã sử dụng công cụ nào để theo dõi thời gian của mình? Nếu bạn đã sử dụng Toggl, tính năng nào hữu ích với bạn nhất?