Trao Đổi Email Trong Nội Bộ Sao Cho Đúng Cách

02/02/2015 - 23:25 6493     0

Hiện nay việc sử dụng email để trao đổi công việc đã phổ biến ở hầu hết các công ty và trở thành một phần trong văn hóa giao tiếp nơi công sở. Nhiều người nghĩ rằng việc trao đổi email, đặc biệt là email trong nội bộ tổ chức là khá đơn giản. Đúng là nó rất đơn giản nhưng chỉ khi bạn nắm bắt được kỹ năng viết email đúng cách.

Hãy xem thử bạn có thể thể hiện sự chuyên nghiệp qua việc trao đổi email nội bộ như thế nào:

Trước hết, khi soạn thảo một email, bạn cần quan tâm đến nội dung của nó.

Tiêu đề

Về nội dung, điều đầu tiên bạn cần chú ý là Tiêu đề. Tiêu đề phải bao quát rõ ràng toàn bộ nội dung cần giải quyết cũng như những gì mà email muốn hướng đến. Đối với những người hàng ngày giải quyết một khối lượng công việc lớn qua email, thì tiêu đề là "điểm" duy nhất để giúp họ nhận biết, phân biệt được tầm quan trọng của công việc, và giúp họ tìm lại nhanh chóng khi muốn xem lại một email nào đó. Nhớ rằng, đừng bao giờ bỏ trống tiêu đề vì nó sẽ làm mất tính thẩm mỹ của email và làm cho người nhận cảm thấy mình không được tôn trọng.

Cách diễn đạt/ Thân bài

Để đảm bảo người nhận email nắm bắt được hết các vấn đề bạn đang nói, tốt nhất bạn không nên sử dụng quá nhiều từ viết tắt trong email, hay dùng những từ để người khác phải đoán như "hiểu ý tôi chứ". Phải ghi rõ toàn bộ nội dung công việc một cách thật đầy đủ. Điều này có thể giúp bạn lưu lại những "bằng chứng" khi có tình huống xấu xảy đến. Chẳng hạn như khi Sếp yêu cầu nhóm bạn chia công việc, mỗi người một việc, bạn gửi email cho đồng nghiệp nói rằng mình sẽ đảm nhiệm phần này, còn đồng nghiệp sẽ đảm nhiệm phần kia. Cuối tháng tổng hợp báo cáo lên Sếp, lúc này Sếp phát hiện nhóm bạn làm thiếu sót, bạn có thể dựa vào email lúc trước để xem người thiếu sót là ai để Sếp có thể xử lý công bằng.

Chữ ký

Và thông thường khi kết thúc, bạn nên thêm những lời chúc tốt đẹp hay những lời cảm ơn chân thành vào cuối mỗi email. Nếu ngại gõ nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký những từ như: Thanks, Best Regards, Regards hoặc Cám ơn, Chúc một ngày tốt lành...

Sau khi đã đảm bảo nội dung cần truyền đạt, bạn cần dành thời gian chăm chút cho hình thức của email.

Kiểu chữ

Một số người nói rằng họ không thích đọc những email được viết toàn bộ bằng chữ IN HOA, hay trong một email mà sử dụng nhiều font chữ, kích cỡ chữ, lúc thì in đậm lúc thì chữ nghiêng, sử dụng màu chữ bừa bãi. Thực chất, việc sử dụng chữ IN HOA quá nhiều sẽ làm cho người đọc cảm giác như thể bạn đang ra lệnh và quát tháo vào mặt họ, đồng thời khiến họ đọc khó khăn và chậm hơn so với chữ viết thường. Hãy sử dụng chữ IN HOA, kiểu chữ khác hay màu chữ khi bạn muốn làm nổi bật vấn đề mà bạn muốn người nhận chú ý kỹ, nhưng đừng quá lạm dụng, làm mất tính lịch sự của email.

Độ dài

Khác hẳn với email Marketing, độ dài của một email trao đổi công việc nội bộ càng ngắn càng tốt, càng tập trung vào vấn đề cần trao đổ càng tốti, tránh dài dòng khiến người đọc cảm thấy mệt mỏi.

Chính tả

Đừng quên đọc lại email một lần nữa để xem lỗi chính tả và nội dung thông tin đã đầy đủ chưa, có cần sửa lại hay thêm phần nào không. Phần chính tả là phần cần được xem kỹ nhất, đặc biệt là những email Tiếng Anh. Nếu bạn viết sai chính tả một vài lần, người đọc có thể nghĩ do công việc cần được giải quyết gấp nên bạn hơi vội vàng quên mất phải đọc lại và họ có thể bỏ qua. Nhưng nếu việc này cứ tiếp diễn liên tục, email nào cũng sai lỗi chính tả, người đọc sẽ bắt đầu khó chịu thực sự, vì họ cảm thấy bạn không coi trọng email này. Họ sẽ nghĩ bạn gửi cho có chứ không thật sự muốn trao đổi cùng đồng nghiệp, và nghiêm trọng hơn, họ đánh giá bạn là một người cẩu thả và không nghiêm túc trong công việc.

Để đảm bảo không gửi nhầm email tới người không nên nhận, bước cuối cùng trước khi nhấn nút Gửi là điền địa chỉ người nhận thích hợp.

Đối tượng gửi email

Thông thường một email nôi bộ được gửi đi với nội dung thông báo, báo cáo, mong được giúp đỡ hay yêu cầu hoàn thành công việc nào đó. Tùy vào mục đích và đối tượng nhận của email, bạn hãy chọn "giọng điệu trao đổi" sao cho phù hợp. Chẳng hạn, khi nhờ ai đó chia sẻ công việc giúp mình, bạn không nên dùng từ "yêu cầu", hay khi người nhận email có chức vụ ngang bạn, bạn cũng không thể sử dụng ngôn từ mà Sếp hay nói với cấp dưới... Cách dùng từ trong email trao đổi công việc còn biểu hiện thái độ, tình cảm của bản thân mình đối với người nhận. Tại sao có những người khi gửi email luôn nhận được sự giúp đỡ hay chia sẻ nhiệt tình từ đồng nghiệp, còn một số người khác thì khôngi. Tốt nhất, khi viết email nội bộ, dù đối tượng là ai: Sếp hay nhân viên, người lớn tuổi hay nhỏ tuổi hơn bạn, câu đầu tiên trong email bạn nên dùng những lời chào mang tính trang trọng và thân mật như Dear, Hi, Chào anh/ chị... để thể hiện sự trân trọng đến các đối tượng giao tiếp.

Cuối cùng đừng quên C/c cho những người có liên quan cùng theo dõi công việc chung, giúp cho mọi người thuận tiện theo dõi tiến độ công việc.