Nhiều người gọi điện và gửi email cho tôi mỗi ngày để cố gắng bán sản phẩm của họ. Hầu hết trong số này không biết tôi là ai hay tôi cần gì cho doanh nghiệp của mình. Tôi hiếm khi trả lời những cú điện thoại và email kiểu này, và càng không bao giờ mua hàng của họ. Điều này đúng là một sự lãng phí nỗ lực khủng khiếp. Đạo diễn, diễn viên Woody Allen từng nói "những gì bạn thể hiện ra ngoài chiếm tới 80% đời sống hàng ngày của bạn." 20% còn lại là những gì bạn chuẩn bị trong đầu. Mọi doanh nghiệp đều có thể thành công trên mặt trận bán hàng bằng cách chuẩn bị tốt trước khi liên lạc với các khách hàng tiềm năng, và trong quá trình này họ có thể rút ngắn thời gian đàm thoại từ bước giới thiệu đến lúc chốt giao dịch.
Tìm hiểu khách hàng tiềm năng
Để làm được điều này, bạn cần phải chuẩn bị một số việc trước khi thực hiện cuộc gọi đầu tiên. Trước tiên, tìm hiểu xem đối tượng ở đầu dây bên kia làm công việc gì, công ty họ kinh doanh sản phẩm, dịch vụ gì, lãnh đạo là ai. Đây là việc khá dễ thực hiện, bạn chỉ cần sử dụng các công cụ tìm kiếm và tìm trên các trang mạng xã hội. Nếu công ty có một trang web, nhấp chuột vào phần "Về chúng tôi", và chú ý tới những gì họ nói về sứ mệnh của công ty.
Từ thông tin này, hãy tìm cách “gãi đúng chỗ ngứa” của họ với sản phẩm hay dịch vụ của bạn. Nhu cầu lớn nhất của họ là gì, bằng chứng nào cho thấy ngân sách của họ đủ lớn để giải quyết vấn đề này? Hãy tìm kiếm trên trang web của họ hoặc tìm trên Internet, trên các trang đánh giá sản phẩm hoặc dịch vụ mới; thông báo của công ty về sự hợp tác mới; mục quảng cáo doanh nghiệp hoặc thông tin tuyển dụng. Những phần này có thể tiết lộ phần nào những thử thách trong kinh doanh mà họ đang phải đối mặt.
Hãy tìm hiểu một công ty, hoặc những người điều hành chủ chốt của nó, thông qua LinkedIn, Facebook, Google+ và Twitter. Các bài viết trên các trang mạng xã hội này có thể bật mí rất nhiều về những gì họ coi là quan trọng nhất. Việc này có thể được thực hiện dễ dàng bằng cách tạo một nhóm/danh sách trên Facebook hay Google+ hoặc Twitter nhằm tập trung vào một nhóm nhỏ những công ty tiềm năng. Hãy thử kết nối với những người bạn quen biết mà thực sự hiểu về khách hàng mục tiêu. Có phải bạn và công ty trong tầm ngắm này cùng là thành viên của một tổ chức nào đó? Hãy đặt niềm tin vào lí thuyết “Sáu chặng phân cách” (“Six degrees of separation” - Lí thuyết này cho rằng hai người bất kì có khả năng sẽ quen biết nhau thông qua 6 người “bạn của bạn” hoặc ít hơn, hay nói cách khác, nhiều nhất là thông qua 6 người, bạn có thể có liên hệ với bất kì người nào trên Trái Đất). Hãy nhờ một trong những đối tác tin cậy giới thiệu bạn với công ty tiềm năng, bạn sẽ dễ dàng “qua cửa” và đảm bảo rằng các tin nhắn qua điện thoại hay email của bạn sẽ không bị quẳng ngay vào thùng rác. Một dòng tiêu đề email như "Giới thiệu bởi Patti" chắc chắn tốt hơn là "Chúng tôi có thể giúp bạn như thế nào."
Bây giờ hãy tìm hiểu đối thủ cạnh tranh của khách hàng mục tiêu. Vị thế của công ty mà bạn đang nhắm tới so với đối thủ cạnh tranh của nó trên thị trường ra sao? Đó có phải là công ty dẫn đầu ngành hay là một doanh nghiệp lép vế? Công ty này đề cao các giá trị, hay chiến lược của họ là liên tục giảm giá sản phẩm? Bạn có thể tìm hiểu những thông tin này trên các trang Hoovers, InsideView, Factiva và ZoomInfo (các trang web cung cấp thông tin doanh nghiệp của từng ngành)
Lợi ích của sự tùy biến
Sau khi hoàn thành bước nghiên cứu này, bạn nên đưa ra nhiều phương pháp để tiếp cận các khách hàng tiềm năng khác nhau. Kể từ khi Burger King cho ra mắt chiến dịch quảng cáo vào năm 1974 với thông điệp: khách hàng có thể tùy chọn nhân bánh theo ý mình, luật chơi đã thay đổi: mọi khách hàng tiềm năng đều muốn mua những sản phẩm hay dịch vụ được thiết kế sao cho phù hợp với nhu cầu của họ. Hãy suy nghĩ về cách thức tiếp cận của bạn, sao cho có thể “đánh trúng” nhu cầu của khách hàng. Chìa khóa ở đây là: mang lại các giá trị, nhưng không phải chỉ đưa ra một giải pháp duy nhất cho mỗi khách hàng, vì điều này sẽ không đem lại nhiều lợi nhuận.
Ví dụ, nếu một công ty bán dịch vụ tư vấn, làm thế nào công ty này có thể tận dụng những kinh nghiệm trong một ngành cụ thể để giúp khách hàng? Trong trường hợp của Infusionsoft, một doanh nghiệp nhỏ chuyên về các phần mềm marketing, họ cung cấp các gói phần mềm có thể tùy chỉnh dựa vào lĩnh vực kinh doanh của khách hàng. Tại khách sạn Marriott, khách hàng được quyền thay đổi một số thứ khi họ sử dụng dịch vụ nghỉ dưỡng tại đây, ví dụ họ có thể chọn số lượng gối, yêu cầu ở tầng cao hơn. Khi một công ty bán một sản phẩm nào đó, phụ kiện nào có thể được kèm theo để khiến nó trở nên hữu dụng hơn với khách hàng? Tại Trek Bicycle, các tay đua có thể tùy biến xe đạp của mình để phù hợp với các loại đường đua.
Một khi bạn đã xây dựng được sợi dây liên kết với khách hàng, đừng bỏ phí những việc mà bạn đã vất vả thực hiện. Duy trì mối quan hệ này bằng phần mềm quản lí quan hệ khách hàng (CRM - Customer Relationship Management). Ngoài ra, bạn cần chắc chắn rằng mình sẽ không quên khách hàng sau khi các giao dịch đã kết thúc. Hãy giữ liên lạc với họ, gọi điện hoặc email vào những lúc thích hợp.