Trong bài báo này, Saga.vn sẽ chia sẻ cho các bạn về
1) Tổng quan việc lập kế hoạch theo cột mốc
2) Hướng dẫn hoạch định kế hoạch theo cột mốc
GIỚI THIỆU VỀ LẬP KẾ HOẠCH THEO CỘT MỐC
Khi chúng ta nói về các công cụ được sử dụng trong quản lý dự án, một trong những điều đầu tiên chúng ta nghĩ đến, đặc biệt là về thời gian và lập kế hoạch, chính là lập kế hoạch theo cột mốc. Cột mốc đánh dấu các điểm chính hoặc các điểm cụ thể theo thời gian của một dự án.
Cột mốc - có lẽ bạn đã nghe đến từ này khá nhiều, nó thường được sử dụng để mô tả các sự kiện quan trọng trong cuộc sống của mỗi người. Đó có thể là ngày sinh nhật thứ 18 của một cô gái, hoặc khi cô tốt nghiệp đại học. Một mốc quan trọng nữa là khi cô kết hôn, tiếp theo là sinh con.
Trong bối cảnh kinh doanh, chúng ta hãy lấy ví dụ về việc bắt đầu của một doanh nhân. Những cột mốc quan trọng trong sự nghiệp của ông có lẽ bao gồm cả khoảng thời gian khi ông bắt đầu kinh doanh lần đầu tiên. Khi ông giành được bản hợp đồng lớn đầu tiên. Khi ông kiếm được triệu đô la đầu tiên trong kinh doanh. Khi ông giới thiệu công ty của mình trước công chúng. Đây chính là tất cả các cột mốc quan trọng.
Tuy nhiên, tất nhiên là chúng ta đang nói về các cột mốc quan trọng trong quá trình quản lý dự án.
Những mốc thời gian đặc biệt của dự án đạt được khi mà những mục tiêu ngắn hạn hoặc mục tiêu dài hạn quan trọng của dự án đã hoàn thành. Từng bước đi nhỏ này sẽ dẫn bạn đến mục tiêu cuối cùng của dự án, đó có thể là sự phát triển của sản phẩm hữu hình hoặc dịch vụ. Các mốc quan trọng được đánh dấu trên khoảng thời gian thực hiện dự án, và được coi là đã hoàn thành khi chúng đạt được thành công.
Những cột mốc này không liên quan đến việc kéo dài thời gian thực hiện dự án. Nói cách khác, việc thiết lập các cột mốc không làm ngắn đi hoặc kéo dài thời gian của một dự án. Đó cũng là lý do vì sao các mốc quan trọng được định nghĩa là các nhiệm vụ "vô thời hạn", vì đó là những thành tựu hoặc sự cam kết. Chúng là một mốc thời gian, chứ không phải là một khoảng thời gian.
Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch theo cột mốc
Phạm vi lập kế hoạch dự án có lợi nhất từ việc sử dụng các cột mốc chính là việc lập kế hoạch lịch trình cho dự án. Các mốc quan trọng được xây dựng trên thực tế, được gọi là "khối hợp nhất" hoặc "bàn đạp" của lịch trình dự án.
Về cơ bản, lập kế hoạch lịch trình dự án liên quan đến việc tạo ra một công cụ dự án, nó phải đưa ra rõ ràng những công việc cần được thực hiện, nhân viên sẽ thực hiện công việc, các nguồn lực được yêu cầu trong việc thực hiện, và khung thời gian chuẩn phải được tuân theo để hoàn thành công việc. Lập kế hoạch lịch trình dự án có một mục đích: Đảm bảo rằng tất cả các công việc liên quan đến dự án sẽ được thực hiện để dự án được hoàn thành trong thời gian được phân bổ, và thậm chí trước thời hạn.
Có một vài phương pháp hiện đang được sử dụng trong việc lập kế hoạch lịch trình dự án, và hai trong số những phương pháp phổ biến nhất là Phương pháp đường găng (CPM) và Phương pháp sơ đồ mạng lưới (PERT). Các cột mốc vẫn được coi là rất hữu ích ngay cả khi những phương pháp này được sử dụng.
Bạn sẽ hiểu rõ hơn tại sao mình nên lập kế hoạch theo cột mốc nếu chúng ta nhìn vào tầm quan trọng của các cột mốc dưới đây:
- Các cột mốc được sử dụng chủ yếu để giám sát tiến độ của một dự án. Chúng chính là các chỉ số quan trọng để biết rằng dự án có đi đúng lịch trình hay không. Nói chung, chúng cho các nhà quản lý một cách hay một cơ hội để xem liệu dự án có đang diễn ra như kế hoạch hay các hành động quyết liệt cần phải được thực hiện ngay nhằm điều chỉnh dự án.
- Ngoài yếu tố thời gian, cột mốc cũng hữu ích trong việc kiểm tra xem việc thực hiện dự án có còn nằm trong phạm vi ngân sách cho phép hay không.
- Cột mốc giúp xác định các phân đoạn dễ sai sót, phân đoạn dự án hoặc các hoạt động cần chú ý nhiều hơn hoặc thời gian nhiều hơn các hoạt động khác. Điều này sẽ giúp các nhà quản lý ấn định số lượng thời gian và nguồn lực phù hợp nhất đúng thời gian và đúng thời điểm.
- Các mốc quan trọng cung cấp động lực để thúc đẩy dự án cho đến khi nó hoàn thành. Chúng cung cấp động lực để các hoạt động khác nhau trong dự án được thực hiện, như việc các công nhân sẽ cảm thấy sự thôi thúc để hoàn thành các cột mốc quan trọng, hướng tới hoàn thành toàn bộ dự án.
Lập kế hoạch theo cột mốc cũng giúp quản lý sự mong đợi của các cổ đông và tất cả mọi người tham gia vào dự án. Tất cả những điều này cho thấy tầm quan trọng của việc lập kế hoạch dự án theo cột mốc trong quy trình quản lý dự án: Kiểm soát các cột mốc quan trọng, một trong những chìa khóa để kiểm soát toàn bộ hoạt động của quản lý dự án.
Kiểm soát các cột mốc chỉ ra 4 vấn đề cần phải để ý:
- Những gì cần hoàn thành: Dự án được chia thành các phân đoạn nhỏ hơn để quản lý, sau đó được giám sát cho đến khi hoàn thành để đánh giá xem liệu các hoạt động đó có phù hợp với kế hoạch và tiến độ hay không.
- Những gì đã hoàn thành: Tất cả những thành tựu đạt được và các cột mốc quan trọng đánh dấu sự phát triển của dự án đều được ghi lại và sau đó được so sánh với bản kế hoạch đã chuẩn bị trước đó.
- Đã được hoàn thành khi nào: So sánh cột mốc của ngày kết thúc thực tế với ngày kết thúc dự định trong bản kế hoạch sẽ cho thấy sự hiệu quả của việc thực hiện các hoạt động khác nhau của dự án.
- Sẽ được hoàn thành khi nào: Cần phải kiểm tra ngay nếu có sự khác biệt trong lịch trình thực hiện dự án với các cột mốc và thành tựu đã đạt được. Không chỉ để nhìn thấy liệu họ đã đạt được các cột mốc hay chưa; họ cũng phải tìm ra lý do tại sao họ không thể thực hiện được như vậy, hoặc tại sao họ có thể hoàn thành tốt trước thời hạn. Điều này sẽ giúp đánh giá xem toàn bộ dự án có hoàn thành đúng tiến độ hay không.
Tuy nhiên, có một số lập luận nhỏ chống lại việc lập kế hoạch theo cột mốc. Đúng là việc này đem lại hiệu quả, nhưng chỉ đến một mức độ nhất định. Như các chuyên gia về xây dựng lịch trình dự án đã chỉ ra, các cột mốc chỉ cho thấy sự phát triển trong các hoạt động quan trọng. Điều này có nghĩa các hoạt động không quan trọng của dự án phần lớn bị bỏ qua.
Điều này khiến các nhà quản lý dự án cố gắng thực hiện một số cách để làm đẹp báo cáo tài chính của riêng mình. Những gì họ làm là chuyển các nguồn lực từ các hoạt động không quan trọng sang các hoạt động quan trọng đã xác định để đạt được các cột mốc. Ngoài mặt, có vẻ như đây là dự án "lành mạnh", đúng tiến độ và ngân sách. Nó sẽ không lập tức tiết lộ thực tế rằng một số hoạt động không quan trọng đã được lược bớt hoặc thậm chí bỏ qua hoàn toàn.
Đọc thêm: Tại Sao Phải Lập Kế Hoạch Theo Chu Trình?
Các loại cột mốc quan trọng
Các cột mốc quan trọng của dự án được xác định bởi những thời điểm sau đây:
- Ngày bắt đầu dự án
- Ngày kết thúc dự án
- Ngày xem xét hoặc đánh giá ngân sách
- Ngày thực hiện các bài đánh giá bên ngoài
- Ngày thực hiện các đầu vào chính của dự án.
- Nói một cách đơn giản, các cột mốc thường được biểu diễn dưới dạng ngày tháng. Chúng ta có thể phân loại chúng thành ba thời điểm:
- Những ngày quan trọng. Trong các ví dụ đưa ra ở trên, xin lưu ý rằng chúng hầu hết là các ngày tháng. Các ngày quan trọng thông thường được sử dụng làm cột mốc bao gồm ngày khởi động dự án, ngày họp bạn hội đồng quản trị và triển khai sản phẩm.
- Những deadline trong dự án: Các dự án luôn phải đối mặt với deadline. Thực tế, đó là tất cả những gì họ hướng tới: hoàn thành dự án và có các sản phẩm ra mắt đúng ngày hoặc trước thời hạn.
- Ngày mở rộng:. Có rất nhiều yếu tố bên ngoài cũng sẽ ảnh hưởng đến cách thực hiện dự án của bạn và chúng phải được phản ánh như các mốc quan trọng nếu chúng gây ảnh hưởng hoặc có liên quan đáng kể đến dự án. Ví dụ như việc cung cấp các tài liệu quan trọng sẽ được sử dụng trong một số hoạt động của dự án, lịch trình đánh giá của bên ngoài hoặc hoạt động kiểm toán từ một công ty độc lập.
Hầu hết chúng ta luôn nghĩ rằng các cột mốc phải là điều gì đó phải "lớn" và "trọng đại", rồi các hoạt động nhỏ là không quan trọng. Đây là một sai lầm nghiêm trọng mà thậm chí nhiều nhà quản lý dự án có kinh nghiệm cũng mắc phải.
Không có gì được coi như "cột mốc điển hình", chúng không nhất thiết phải là "to lớn" hoặc có nhiều tác động, nhưng chúng vẫn là một phần trong tiến trình tổng thể của dự án. Một số mốc quan trọng mà các nhà quản lý dự án cần để tâm là:
- Phê duyệt các đơn đăng ký cho bằng sáng chế sản phẩm mới.
- Nhận tài trợ từ nhà đầu tư bên ngoài hoặc các bên cho vay.
- Lắp đặt các cơ sở, nhà máy hoặc thiết bị quan trọng.
- Triển khai thực hiện nguyên mẫu sản phẩm.
- Ký kết các hợp đồng quan trọng ảnh hưởng đến việc thực hiện dự án
- Thuê và tuyển dụng nhân sự chủ chốt hoặc đội ngũ nhân viên.
Nếu chúng ta chia chúng vào các cột mốc quan trọng, chúng sẽ là:
- Cột mốc trong giai đoạn chuyển tiếp. Đây là những mốc quan trọng trong dự án mà tập trung vào việc phát triển hoặc mở rộng sản phẩm. Thông thường, các mốc quan trọng theo phân loại này bao gồm việc tiến hành nghiên cứu marketing, thiết kế sản phẩm, thử nghiệm sản phẩm và giao hàng.
- Cột mốc khi hoàn thành một sản phẩm có thể phân phối. Một khi sản phẩm hữu hình hoặc vô hình của một hoạt động đã được hoàn thành và phân phối, thì đây được đánh dấu là cột mốc quan trọng.
- Cột mốc về tỷ lệ hoàn thành. Điều này khác với việc hoàn thành một sản phẩm có thể chuyển giao, bởi vì các mốc quan trọng được đánh dấu khi các giai đoạn của tiến trình dự án đã hoàn thành. Thông thường, đây là các dự án dài được chia nhỏ để thực hiện theo từng giai đoạn. Mỗi khi một giai đoạn hoàn thành, nó sẽ được đánh dấu là cột mốc đã đạt được. Cột mốc tiếp theo sẽ được đánh dấu khi giai đoạn kế tiếp được hoàn thành, cho đến khi tất cả các giai đoạn - và toàn bộ dự án - được hoàn tất.
- Cột mốc liên quan đến hiệu suất công việc. Cột mốc này tập trung nhiều hơn vào chất lượng của công việc được thực hiện, không nhất thiết với tiến độ công việc đã thực hiện hoặc số lượng công việc hoàn thành trong thời gian được phân bổ. Ví dụ, nếu người lao động có thể hoàn thành một số công việc nhất định trong giờ làm, họ sẽ được công nhận. Đây có thể coi là cột mốc quan trọng.
HƯỚNG DẪN LẬP KẾ HOẠCH THEO CỘT MỐC
Khi bắt tay vào thiết lập cột mốc cho mỗi dự án, có một số hướng dẫn và các bước mà bạn cần phải tuân thủ dưới đây:
A. Phát triển cấu trúc phân chia công việc
Có một số tài liệu và mẫu của việc quản lý dự án bạn cần phải chuẩn bị ngay trong giai đoạn lập kế hoạch, và cấu trúc phân chia công việc là một trong số đó. Bạn sẽ cần đến điều này vì nó cung cấp tổng quan về tất cả các nhiệm vụ và hoạt động trong dự án.
Cấu trúc phân chia công việc là một công cụ phân cấp dự án thành các thành phần hoặc các giai đoạn, giúp dễ dàng hơn cho việc quản lý, thực hiện và theo dõi hoặc giám sát. Công cụ đặc biệt hữu ích trong các dự án phức tạp và lớn vì nó đem lại những lợi ích sau:
- Hỗ trợ các nhà quản lý dự án trong việc tổ chức và lập kế hoạch các hoạt động trong dự án một cách chính xác.
- Hỗ trợ các nhà quản lý dự án trong việc xác định các kỹ năng cần thiết cho mọi hoạt động trong dự án, và phân trách nhiệm cho các nhân viên có trình độ.
- Giúp các nhà quản lý dự án trong việc lập kế hoạch ngân sách, thời gian thực hiện và quản lý rủi ro.
- Rất hữu ích trong việc xác định các điểm kiểm soát và các cột mốc trong suốt thời gian thực hiện dự án.
Cấu trúc phân chia công việc có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy cách trình bày và tùy thuộc vào yêu cầu của dự án. Bản cấu trúc bao gồm các nội dung đã được xác định, cùng với các hoạt động hoặc các yếu tố tương ứng cũng như sự liên kết giữa chúng nếu có. Cấu trúc phân chia công việc có thể được trình bày dưới dạng bản phác thảo hoặc sơ đồ đơn giản, hay nó được thể hiện thông qua bản trình bày động. Các sản phẩm của dự án, hay đầu ra của dự án (hoặc trong một phân đoạn) mà được chuyển giao cho người dùng cuối, cũng được xác định rõ trong cấu trúc phân chia công việc.
Một trong những cách phổ biến nhất để làm chính là sử dụng biểu đồ Gantt.
B. Xác định các cột mốc quan trọng
Một khi bạn đã có ý tưởng tổng quan về những công việc cần làm trong dự án, đó là lúc tìm kiếm các cơ hội mà bạn có thể dùng để thiết lập các cột mốc. Những cột mốc quan trọng phải được xem xét để hoàn thành các nhiệm vụ hoặc các hoạt động đã được xác định rõ ràng trong cấu trúc phân chia công việc.
Hãy nhớ rằng các cột mốc không chỉ là những thành tựu đạt được mà còn là những cam kết. Chúng phải được thực hiện kịp thời. Nhưng chúng cũng là những công cụ học tập tuyệt vời, thông báo cho các nhà quản lý dự án - thậm chí là từ giai đoạn lập kế hoạch dự án và trong suốt cả quá trình thực hiện - tất cả những hoạt động phải điều chỉnh việc thực hiện.
Đây có lẽ là một trong những phần khó khăn nhất của việc lập kế hoạch theo cột mốc: thực sự tìm kiếm chúng. Nhiều nhà quản lý dự án e ngại rằng họ có thể không xác định được cột mốc quan trọng ngay cả khi nó ngay trước mắt. Bạn có thể sử dụng các tham số sau để việc tìm ra các cột mốc dễ dàng hơn:
- Tầm quan trọng. Có một nguyên tắc nhỏ là nếu các sản phẩm quan trọng thì chúng có thể được coi là những cột mốc. Những người tham gia vào việc lập kế hoạch dự án phải sử dụng sự đánh giá chuyên nghiệp của họ để xác định các sự kiện quan trọng và công việc liên quan, dự kiến sẽ diễn ra trong suốt thời gian thực hiện dự án, và đánh dấu chúng như những cột mốc.
- Tần số. Nếu một sự kiện xảy ra thường xuyên, không phải là tự nhiên xảy ra, vậy thì nó có liên quan đáng kể đến dự án và nên được đánh dấu thành cột mốc. Không có gì sai khi chú ý hơn đến các sự việc xảy ra thường xuyên, nhưng đừng ngay lập tức cho rằng đó là cột mốc. Trước hết bạn phải cân nhắc chúng theo mức độ quan trọng, đây là tham số đã được nhắc đến ở trên.
- Thời điểm. Chúng ta vẫn hay nghe: Trong kinh doanh, thời gian là tất cả. Điều này cũng đúng khi tìm kiếm cột mốc. Các cột mốc được chia đều theo khoảng thời gian. Nếu chúng được đặt quá gần nhau, chúng sẽ trở nên quen thuộc và không khác biệt chút nào, vì vậy chúng không thể coi là các cột mốc quan trọng. Ngược lại, nếu các cột mốc quá xa nhau, đà phát triển của dự án sẽ bị ảnh hưởng. Khi các thành viên của nhóm dự án không thể nhìn thấy cột mốc tiếp theo, họ sẽ mất động lực làm việc. Thông thường, các dự án có khoảng thời gian từ 3 đến 5 tháng, thời gian của các cột mốc thường cách nhau ít nhất 2 đến 3 tuần.
- Trách nhiệm giải trình. Cần có sự phối hợp tốt giữa các mục tiêu của dự án và các nguồn lực trực tiếp được phân bổ cho hoạt động giải quyết các mục tiêu đó (cũng như trách nhiệm của mỗi người đối với các nguồn lực và hoạt động này). Đây là cách để đánh giá dễ dàng hơn, trong trường hợp phải điều chỉnh nhanh chóng.
- Tầm nhìn. Nếu các cột mốc không rõ ràng hoặc mơ hồ, thì không có cách nào mà các thành viên của nhóm dự án có thể dễ dàng xác định đúng cột mốc. Chúng phải được xác định và hiển thị rõ ràng trong thời gian thực hiện dự án.
- Rủi ro liên quan. Những cột mốc quan trọng cần có trọng lượng, và điều này đi kèm với mức độ rủi ro liên quan. Như đã đề cập trước đó, các cột mốc quan trọng chính là cam kết, và như hầu hết các cam kết khi đi vào thực hiện, có khả năng rằng chúng sẽ không được đáp ứng. Nếu có một mức độ rủi ro lớn hay nhỏ nào đó liên quan thì động lực để đáp ứng chúng sẽ lớn hơn.
Đọc thêm: 7 Sai Lầm Thường Gặp Khi Lập Kế Hoạch Kinh Doanh