Sơ Lược Về Phương Pháp Quản Lý Dự Án Kanban

04/11/2017 - 07:00 813     0

Bài viết này mô tả khái niệm về hệ thống Kanban - được phát triển một cách đầy thực tế bởi Taiichi Ohno. Sau khi nghiên cứu bài viết, bạn sẽ hiểu những điều cơ bản của công cụ quản lý chất lượng thần kì này.

 

Kanban là gì?

Kanban là sự kết hợp của hai từ tiếng Nhật, với Kan có nghĩa là thị giácbanthẻ.

Dịch nôm na thì Kanban có nghĩa là thẻ thị giác.

Việc sử dụng thẻ (có màu) trên bảng giống như dùng biện pháp phát tín hiệu trong quá trình sản xuất. Điều này giúp cải thiện và loại bỏ điều không cần thiết.

Kanban cung cấp sản phẩm liên tục dựa trên việc sử dụng.

Cách phát tín hiệu đơn giản này có thể nhanh chóng trả lời câu hỏi: ở đâu, khi nào và bao nhiêu. Ví dụ, công ty sẽ không bao giờ muốn thiếu nguyên liệu thô trong quá trình sản xuất nên họ phải áp dụng cách này.

Kanban được phát triển bởi Taiichi Ohno và lần đầu tiên được sử dụng tại nhà máy Toyota. Nó là một phần của phương pháp “Just in time” và do đó, nó là một phương tiện hữu hiệu để hỗ trợ việc quản lý một hệ thống sản xuất.

Thẻ Kanban

Hình thức phổ biến nhất của Kanban là dạng thẻ có chứa các thông tin cơ bản sau:

  1. Mã số; điều này xác định tên của sản phẩm được sản xuất hoặc nguyên liệu cần thiết.
  2. Số lượng; số lượng sản phẩm phải sản xuất hoặc lượng nguyên liệu cần thiết.
  3. Lead time; điều này cung cấp thông tin về khung thời gian của quá trình sản xuất.
  4. Số trình tự; bằng cách đánh số lượng thẻ trong hệ thống; ví dụ, số thẻ được đánh dấu là 48/90, thì người theo dõi sẽ ngay lập tức hiểu được là những phần còn lại trong quá trình sản xuất là gì.

Thẻ Kanban có thể thay đổi hình dạng, kích thước, màu sắc và nội dung. Thậm chí chúng có thể mang các phiên bản hiện đại như e-mail, thiết bị cảm biến và bảng điều khiển điện tử. Bảng Kanban là ví dụ về những biến thể dựa trên thẻ Kanban truyền thống. Bảng Kanban thường sử dụng nam châm, thẻ nhựa hay nhãn dán đại diện cho số lượng công việc hoặc sản phẩm trong quá trình sản xuất. Sự thay đổi vị trí của một thẻ trên bảng Kanban tương ứng với sự tdi chuyển của quá trình sản xuất. Thông thường, bảng được chia thành ba cột: đợi sản xuất, đang sản xuấtđã sản xuất (cũng giống như list việc: sẽ làm – đang làm - đã hoàn thành). Việc này làm cho nó trở nên rõ ràng trong nháy mắt bởi giai đoạn của quá trình sản xuất tương ứng với thẻ được lập.

Đánh giá

Thẻ Kanban hoạt động như một hệ thống đặt hàng tối ưu cho nguyên vật liệu. Nếu thẻ đã bị xóa, mọi người đều hiểu rõ rằng các vật liệu đang được đặt hàng. Nếu thẻ vẫn còn, có nghĩa là nó chưa được ai để ý và phải thực hiện công việc ngay. Kanban mang đến cái nhìn tổng quan và trực quan về danh sách công việc, làm cho nó được sắp xếp tốt hơn để điều phối quá trình sản xuất. Bởi vì mỗi loại vật liệu có thẻ Kanban của riêng mình, nên ngay lập tức người xem hiểu rõ là nguyên liệu cần phải được bổ sung. Do đó, nó giúp hiển thị một số bài viết trên mỗi thẻ với tên của sản phẩm, số lượng vật tư, nơi lưu trữ trong kho và nơi nó phải được giao. Bằng cách thu thập tất cả các thẻ Kanban, vật liệu có thể được bổ sung một cách dễ dàng và nhanh chóng. Điều này làm cho Kanban hiệu quả và rất dễ thực hiện.

Nhu cầu khách hàng

Cơ sở của Hệ thống Kanban có thể được tìm thấy ở Hệ thống sản xuất Toyota (TPS). Đây là một hệ thống luôn liên tục cố gắng dựa trên nhu cầu của khách hàng. Tất cả các phần của quy trình sản xuất đều có liên quan đến nhau để sản phẩm hoàn chỉnh đáp ứng đầy đủ mong đợi của khách hàng. Khi làm như vậy, hệ thống Kanban đảm bảo rằng quy trình sản xuất được thiết kế để sản xuất chỉ khi khách hàng có nhu cầu. Kết quả là, mức tồn kho của thành phẩm, bán thành phẩm và hàng hoá là thấp, từ đó làm giảm chi phí cho nhà sản xuất. Do đó việc cung cấp chính xác lượng nguyên liệu sản xuất khi thị trường có nhu cầu là điều tối quan trọng. Bằng cách này, hệ thống Kanban đảm bảo rằng việc sản xuất dựa trên nhu cầu sử dụng. Ngay sau khi hàng tồn kho giảm, hệ thống Kanban cho biết rằng cần bổ sung hàng hóa.

Để kiểm tra đúng hệ thống này, điều quan trọng là tuân theo các quy tắc sau:

  1. Nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất phải tương ứng với số lượng hàng hóa để tránh lãng phí.
  2. Cần có một thẻ Kanban riêng cho mỗi loại nguyên liệu hoặc bán thành phẩm.
  3. Các thẻ Kanban phải được sắp xếp tốt nhất theo phương pháp “thứ tự” (FIFO) để ngăn ngừa việc hàng tồn kho bị cũ đi, hỏng dần.
  4. Thẻ Kanban có thể được liên kết với giỏ hàng, thùng chứa, v.v Không có thẻ Kanban có nghĩa là không sản xuất.
  5. Trong trường hợp có sai sót hoặc thiếu sót trong việc giao hàng, phải xác định ngay nguyên nhân và tìm ra giải pháp.

Ứng dụng

Hệ thống Kanban có thể được áp dụng theo những cách khác nhau. Hệ thống “hai thùng” hoạt động tốt nhất khi được dán thẻ, trong đó thùng đầu tiên chứa hàng tồn kho cần xử lý. Ngay sau khi thẻ Kanban đã được gỡ bỏ khỏi thùng đầu tiên, container thứ hai sẽ di chuyển về phía trước. Thùng đầu tiên sau đó lại được dán thẻ, nhờ đó hệ thống cân bằng trở lại. Nếu thùng thứ hai không có bất kỳ thẻ Kanban nào, thì phải dán lại thẻ và tiếp tục. Phương pháp FIFO cũng áp dụng cho chuỗi công việc này. Hệ thống này chủ yếu áp dụng cho thành phẩm. Thẻ Kanban cũng được sử dụng cho nguyên liệu và bán thành phẩm.

Điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống Kanban

Hệ thống Kanban đơn giản và hiệu quả, và rất phù hợp trong việc thúc đẩy quá trình sản xuất và/hoặc hỗ trợ hệ thống cung ứng. Với hệ thống Kanban, quy trình sản xuất được thiết kế sao cho nó chỉ sản xuất khi được khách hàng yêu cầu, để ngăn ngừa lãng phí nguyên liệu thô.

Tuy nhiên, Hệ thống Kanban chỉ hoạt động tốt nếu số lượng các biến thể của sản phẩm và/hoặc việc thay đổi sản phẩm là hạn chế. Với loại sản phẩm có số lượng lớn, rất nhiều điều cần phải thay đổi trong thẻ Kanban, mà cuối cùng cũng có thể dẫn đến việc hàng tồn kho bị cũ đi, hỏng hóc. Trong trường hợp này, hệ thống Kanban hoạt động tốt nhất khi được sử dụng độc lập để đưa ra tín hiệu về nhu cầu hàng hóa.

Ví dụ thực tiễn

Có nhiều nhà bán buôn và nhà sản xuất sử dụng hệ thống Kanban. Hãy lấy một nhà máy sản xuất bánh làm ví dụ, nó có cách xử lý hàng tồn kho rất hiệu quả với các sản phẩm mà luôn cần tươi mới. Hãy nhìn vào các mặt hàng, chúng có thể bao gồm các nguyên liệu như bột, trứng, đường, bơ và kem. Mỗi nguyên liệu thô được gán thẻ Kanban có màu riêng, thẻ này không chỉ ghi số sản phẩm mà còn có cả tỷ lệ doanh thu. Một khi từ khay thứ hai đến khay cuối cùng với 50 quả trứng được đưa ra khỏi nhà kho, thẻ Kanban màu đỏ sẽ di chuyển tới khay cuối cùng. Điều này rõ ràng giúp cho người quản lý kho hàng biết rằng cần phải đặt mua thêm trứng. Tuân theo phương pháp FIFO, lượng trứng mới được chuyển đển sẽ được đặt sau lô trứng trước đó. Người quản lý kho sẽ cập nhật hệ thống kho bằng cách điều chỉnh trực tiếp kho chứa trứng. Tiếp theo, hệ thống so sánh lượng trứng còn lại với lượng hàng đã được đặt trước từ nhà cung cấp (điểm tối thiểu trước khi đặt thêm). Nếu lượng hàng còn lại thấp hơn điểm tối thiểu trước khi đặt thêm, nó sẽ được hệ thống thông báo và e-mail tự động được gửi tới nhà cung cấp yêu cầu giao hàng mới. Khi áp dụng phương pháp này cho tất cả các nguyên vật liệu, nó tạo ra cách tuyệt vời để quản lý hàng tồn kho và luôn luôn hiệu quả với các sản phẩm tươi mới.

 

Nguồn : Theo SAGA.VN