Quy Trình Vận Hành Tài Liệu Cơ Bản - Tại Sao Doanh Nghiệp Của Bạn Không Thể Không Áp Dụng?

Trung Phong
20/07/2020 - 10:00 383     0

Cho dù bạn đang kinh doanh ở loại hình nào, bạn nên có các tài liệu SOP (Standard Operating Procedure - quy trình hoạt động tiêu chuẩn, là một hệ thống quy trình được tạo ra để hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc) chi tiết - thứ sẽ giúp nhân viên của bạn hiểu cách thực hiện các công việc thường xuyên một cách an toàn, tuân thủ đúng các quy định đề ra.

SOP cũng có thể làm giảm nhu cầu tham gia của chủ sở hữu, và tăng mức định giá của công ty tại thời điểm bán.

 

Mọi doanh nghiệp - dù lớn hay nhỏ, theo mô hình trực tuyến hay truyền thống - đều phụ thuộc vào các quy trình. Các quy trình có thể đơn giản hoặc phức tạp, nhưng hầu hết các doanh nghiệp tự hào khi vận dụng cả hai.

Trong giai đoạn đầu liên doanh, trách nhiệm và kiến thức cần thiết để thực hiện các quy trình quan trọng (cả đơn giản và phức tạp) thường thuộc về người sáng lập hoặc một nhóm nhỏ. Và bởi quy mô nhỏ là điều hoàn toàn không thể tránh khỏi với một liên doanh ban đầu, nó có thể nhanh chóng trở thành bất lợi khi doanh nghiệp phát triển.

Nếu các quy trình không được ghi lại từng bước, thì không chỉ làm giảm hiệu quả công việc, mà còn không thể mở rộng đào tạo và nhân viên có thể mang theo những thông tin quan trọng của tổ chức nếu họ rời đi.

Hiệp hội quản trị nhân lực (SHRM - Society for Human Resource Management) đã chỉ ra một số yếu tố, trong đó chi phí thay thế một nhân viên tương đương với mức lương trong sáu đến chín tháng của vị trí này. Tương tự, nếu yêu cầu cần thiết để thực hiện một chức năng quan trọng thuộc về một cá nhân hoặc nhóm nhỏ, việc sao chép thành công quá trình đó có thể trở nên khó khăn hơn khi doanh nghiệp phát triển lên.

Các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs) là một phương pháp được chấp nhận và triển khai rộng rãi để ghi lại các bước cần thiết nhằm thực hiện các chức năng quan trọng trong kinh doanh. Ví dụ, như các nguyên tắc của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO).

Tiêu chuẩn ISO, một phần của Tiêu chuẩn quản lý chất lượng toàn cầu (ISO 9001: 2015), yêu cầu một công ty phải duy trì thông tin tài liệu nhằm “hỗ trợ cho việc vận hành các quy trình”.

Trên thực tế, việc có các SOP giúp đảm bảo các quy trình kinh doanh có thể được nhân rộng ở quy mô lớn vì chúng được chia nhỏ ngay cả với các quy trình phức tạp nhất thành các bước lần lượt để dễ dàng thực hiện. Hãy cùng tìm hiểu làm cách nào các SOP có thể giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru, cũng như mang lại nhiều giá trị hơn.

 

 

Giữ mọi thứ đơn giản.

Mặc dù cách tiếp cận sử dụng các SOP sẽ khác nhau tùy từng doanh nghiệp, một nguyên tắc nhỏ là giữ cho chúng đơn giản nhất có thể. Ngay cả các quy trình phức tạp nhất cũng có thể được chia thành các bước nhỏ. Khi bạn nỗ lực sử dụng SOP, điều quan trọng là phải luôn nghĩ về người dùng cuối. Sử dụng ngôn ngữ, định dạng dễ hiểu và dễ làm theo. Dưới đây là ba định dạng thường được sử dụng:

  • Danh sách kiểm tra đơn giản: Một danh sách kiểm tra nhỏ có sức mạnh to lớn để chuyển đổi doanh nghiệp của bạn bằng cách tăng tính nhân rộng và hiệu quả của các quy trình. Để ghi lại các SOP, danh sách kiểm tra hoạt động tốt nhất với các quy trình có dưới mười bước và không yêu cầu phải đưa ra nhiều quyết định.
  • Danh sách kiểm tra phân cấp: Bản kê khai Danh sách kiểm tra của Atul Gawande đưa ra cách thức rằng, với các quy trình phức tạp hơn, các bước cần thực hiện có thể yêu cầu cá nhân đưa ra quyết định và xác minh, hoặc thêm “các bước phụ” để danh sách phân cấp hoạt động hiệu quả. Ví dụ:

          Bước chính 1

  • Bước phụ
  • Bước phụ
  • Bước phụ

Ở đây, các bước chính được hoàn thành theo thứ tự, với các bước phụ được xây dựng dựa trên các hành động bổ sung cần thiết để hoàn thành bước chính.

  • Lưu đồ: Đối với các quy trình phức tạp phụ thuộc vào việc ra quyết định và có thể xảy ra nhiều kết quả, lưu đồ thường đưa được giải pháp tốt nhất để tạo ra các SOP hiệu quả. Creately là một công cụ hữu ích cung cấp các mẫu lưu đồ miễn phí cho quy trình công việc, được thiết kế với nhiều tùy chọn và kết quả, đây có thể xem là một cách để giúp bạn bắt đầu.

 

Thu thập kiến thức từ nhóm của bạn.

Rõ ràng, một kiến thức toàn diện về ghi nhận quy trình là điều kiện tiên quyết để tạo ra một SOP hiệu quả. Một cách doanh nghiệp áp dụng là yêu cầu một cá nhân phải thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên soạn thảo SOP cho chính mình.

Hướng dẫn có thể được đưa về mặt bố cục và định dạng để duy trì tính nhất quán trong cả tổ chức. Ngoài ra, nếu một người hoặc một nhóm được giao nhiệm vụ viết SOP, họ nên phỏng vấn những người thường thực hiện các quy trình cho trước để chắc chắn tất cả các bước được ghi lại chính xác.

Sau khi xử lý xong bản thảo SOP, thành viên chưa quen với nhiệm vụ nên cố gắng hoàn thành nó và chỉ sử dụng SOP để tham khảo.

Nếu người này không làm được, xác định lý do tại sao. Có bước nào còn thiếu không, mặc dù các bước rất đơn giản hoặc gần như là điều hiển nhiên? Có bước nào cần chỉ rõ hơn không? Thu thập thông tin phản hồi từ người dùng chưa quen với mỗi quy trình là vô cùng quan trọng để tạo ra các SOP hữu ích và thành công.

 

 

Tận dụng các công cụ phần mềm.

Không có gì ngạc nhiên khi vô số giải pháp phần mềm tồn tại, được thiết kế để hỗ trợ hệ thống hóa các quy trình và phát triển của SOP. Trong đó bao gồm Process Street, Sweet ProcessConfluence. Các công cụ này có thể đơn giản hóa quy trình SOP và giúp đảm bảo rằng các quy trình được tạo ra bởi một phương pháp tương tự trong cả tổ chức.

Các công cụ đó cũng cung cấp một kho lưu trữ trung tâm nơi các thành viên trong nhóm nhận được quyền truy cập vào các SOP và sửa đổi chúng khi cần thiết.

Khi tiến hành, đừng ngại đưa thông tin trực quan vào các SOP. Đối với các quá trình diễn ra trên máy tính, chụp ảnh màn hình rất hiệu quả. Video cũng là một công cụ mạnh mẽ. (Viện Thermopylae chỉ ra rằng, bộ não con người xử lý hình ảnh nhanh hơn 60.000 lần so với văn bản.)

Loom là một công cụ miễn phí rất mạnh cho phép bạn tạo video về các hoạt động của mình trên máy tính, cũng như qua webcam và có thể ghi lại âm thanh cùng lúc. Nó giúp tạo video về SOP nhanh chóng và dễ dàng hơn. Theo trang giới thiệu sản phẩm của Loom, video tăng khả năng lưu giữ thông tin lên tới 54%, vì vậy không nên đánh giá thấp tiềm năng của nó lựa chọn định dạng hiệu quả nhất cho SOP của bạn.

 

Lợi ích từ tác động tích cực của SOP đối với việc đánh giá.

Các SOP hiệu quả không chỉ giúp đơn giản hóa hoạt động vận hành của một doanh nghiệp; chúng còn có thể tăng giá trị doanh nghiệp. Khi xác định giá trị của một doanh nghiệp số, hàng trăm trường dữ liệu được xem xét bởi cố vấn M&A.

Nói rộng hơn, chúng gồm ba loại: khả năng chuyển nhượng, khả năng mở rộng và tính bền vững. Các SOP đúng chỗ có thể mang lại tác động tích cực cho cả ba.

Ghi chép kỹ lưỡng các quy trình làm tăng sức mạnh của doanh nghiệp - đặc biệt nếu nó được chính chủ sở hữu vận hành - khiến công ty dễ chuyển nhượng hơn sang chủ sở hữu mới. Có hướng dẫn từng bước cho các quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp dễ dàng tuyển thêm nhân viên mới hoặc nhân viên tự do để đạt được quy mô cần thiết. Việc giảm sự phụ thuộc vào ông chủ hoặc bất kỳ cá nhân nào mang lại lợi ích to lớn cho tính bền vững.

Nói tóm lại, các SOP có thể làm giảm nhu cầu phải tham gia của chủ sở hữu. Sau khi tư vấn về việc mua bán hàng trăm doanh nghiệp số, chúng tôi nhận thấy thu nhập thụ động thường là đặc điểm bán hàng quan trọng: Các công ty mà hoạt động vận hành đòi hỏi chủ sở hữu bỏ ra 20 giờ hoặc ít hơn mỗi tuần thường được định giá cao hơn.

 

 

Tóm lại

Ghi chép kỹ lưỡng các quy trình tăng sức mạng cho doanh nghiệp của bạn thông qua việc sử dụng hiệu quả các SOP không chỉ giúp đơn giản hóa vận hành mà còn có tác động tích cực đến giá trị của công ty.

Sử dụng danh sách kiểm tra đơn giản, danh sách kiểm tra phân cấp hoặc lưu đồ và sử dụng các công cụ phần mềm được đề xuất ở trên, bạn có thể dễ dàng ghi chép và tái tạo các quy trình quan trọng của công ty.

Bằng cách này, bạn sẽ đầu tư một cách khôn ngoan vào tương lai của doanh nghiệp bằng cách khiến hoạt động vận hành của nó dễ tiếp cận hơn với những khách hàng tiềm năng.

Nguồn : THEO SAGA.VN
Trung Phong
Trung Phong