Quản Trị Nhân Viên "Di Động"

13/02/2015 - 22:00 1860     0

Nhằm tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cũng như giảm tải áp lực cho nhân viên, giờ đây các công ty hoàn toàn có thể áp dụng chiến lược quản trị nhân sự mới - Quản trị nhân viên "di động". Thay vì chôn chân ở văn phòng cả ngày, giờ đây các nhân viên được di dộng khắp nơi để gặp mặt khách hàng, họp qua Google Hangout khi đang ngồi ở quán cà phê, bàn giao hồ sơ giấy tờ qua email... Thế nhưng, song song với việc để nhân viên của mình tự do, các chủ doanh nghiệp cũng phải đối mặt với một số rủi ro khi không trực tiếp kiểm soát quá trình làm việc của nhân sự.

Ngồi thu mình trong góc một quán cà phê lớn trong tòa nhà Petro Việt Nam đầu đường Lê Duẩn (TP HCM), anh Đ.Việt – nhân viên một doanh nghiệp kinh doanh thép đang hý hoáy thao tác với chiếc điện thoại di động. “Chờ mình chút, sếp vừa gọi bảo xem và góp ý cho một hợp đồng bên mình mới nhận”, Việt nói trong khi vẫn rất tập trung với việc đang làm, “Hầu như mọi nơi, mọi lúc mình đều có thể kiểm tra, chính sửa email; chat với đối tác…Việc được giao vẫn được đảm bảo trong khi không nhất thiết phải ngồi ở cơ quan”.

Sự phủ sóng của mạng Wifi đang ngày càng lan rộng, đặc biệt là ở các thành phố lớn như TP HCM, Hà Nội, Đà Nẵng… Bên cạnh đó, các nhà cung cấp thiết bị đầu cuối cũng đã đua nhau tung vào thị trường Việt Nam những ứng dụng hướng tới doanh nhân (trên điện thoại di động và máy tính xách tay). Ngay cả khi ở những vùng thiếu sóng Wifi, hạ tầng kết nối 3G cho phép giới nhân viên văn phòng, với đặc thù công việc là giao dịch qua mạng là chủ yếu, ngày càng trở nên tự do hơn trong quá trình làm việc. Khái niệm “nhân viên di động” đã dần định hình song hành cũng những thuật ngữ mới như “không gian làm việc không cố định”, “bàn làm việc nóng”…

Các chủ doanh nghiệp cũng rất ưa thích loại hình này bởi họ có thể tinh giản đáng kể chi phí cho văn phòng, địa điểm làm việc. Không những vậy, cơ chế làm việc "thoáng" giúp các doanh nghiệp trở nên hấp dẫn hơn đối với những nhân viên trẻ, có tài năng nhưng lại thích làm việc theo kiểu linh hoạt, mọi nơi, mọi lúc với yếu tố hiệu quả công việc được đặt lên hàng đầu. Tuy nhiên để đảm bảo hiệu quả hoạt động, doanh nghiệp cũng sẽ gặp phải không ít khó khăn cho khâu quản trị nhân sự bởi loại hình làm việc di động sẽ đòi hỏi rất nhiều sự linh hoạt và cũng rất khó quản lý.

Nhu cầu thay đổi tư duy, kỹ năng quản lý

“Sếp tôi quản lý dựa theo đầu việc và mức độ hoàn thành chứ không đo đếm bằng thời gian. 8 giờ làm việc của tôi có thể bắt đầu từ 10h sáng cho tới 7h tối. Hiện tại, vẫn còn nhiều người nói cách quản lý như vậy là “thoáng”, là lỏng lẻo nhưng tôi không nghĩ vậy. Đây chỉ là sự khác biệt mà tiêu chí quản lý, một bên là nhằm vào sự cần cù đôi khi chỉ là hình thức và bên kia là hiệu quả công việc đích thực”, anh Việt bộc bạch.

Cùng chia sẻ quan điểm này, anh Q.Bảo – chủ một công ty trang trí nội thất nằm trên đường Lý Thường Kiệt (quận Tân Bình – TP HCM) cho biết, “Khi các nhân viên di động “tỏa” ra khỏi văn phòng, bạn không thể theo dõi họ để đảm bảo họ thực hiện các hoạt động đã được lập trình sẵn. Khác với môi trường làm việc cố định nơi công sở, môi trường làm việc bên ngoài chịu nhiều ảnh hưởng của các yếu tố khách quan và đòi hỏi tính tự giác của nhân viên. Để phát huy hiệu quả đội ngũ nhân viên di động, chính sách quản trị nhân lực nên tập trung quản lý theo đầu việc, áp dụng cơ chế đãi ngộ hợp lý cho mỗi đầu việc hoàn thành”. Công ty của anh Bảo có trên 10 người và hơn một nửa nhân viên là các “nhân viên di động”. Công việc chính mà nhóm nhân viên di động này làm là thăm căn hộ của khách hàng, quan sát và làm rõ hơn các yêu cầu thiết kế nội thất. Chi tiết đơn hàng bao gồm ảnh chụp, yêu cầu cụ thể của khách… thường xuyên được gửi trực tiếp thông qua các thiết bị cầm tay về văn phòng, rồi ngay sau đó lại tiếp nhận báo giá từ văn phòng gửi đến.

Tuy vậy, vẫn không thể phủ nhận rằng phong cách làm việc với chỗ ngồi cố định truyền thống vẫn có những ưu điểm đáng kể, nổi trội nhất là yếu tố ý thức cộng đồng trong doanh nghiệp. Sự thiếu vắng các đồng nghiệp hỗ trợ có thể dẫn tới tình trạng cô độc về tâm lý, cảm giác tách rời khỏi tập thể của nhân viên di động. Để giải tỏa tình trạng này, doanh nghiệp nên tập trung nhiều hơn cho việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tăng cường tính tương tác thường xuyên giữa hai nhóm nhân viên cố định và di động, thậm chí định kỳ hoán đổi vị trí công việc giữa hai nhóm để tạo được sự chia sẻ cần thiết trong công việc.

Cần một chiến lược quản trị nhân viên di dộng?

Được bổ sung thêm đội ngũ nhân viên di động bên cạnh đội ngũ nhân viên cố định truyền thống, cộng với sự hiện diện của các thiết bị hỗ trợ tác nghiệp công nghệ cao như laptop, điện thoại di động, các thiết bị hỗ trợ cá nhân kỹ thuật số (PDA)… đối tượng và phạm vi điều chỉnh của bộ phận quản lý nhân sự sẽ rộng hơn rất nhiều nên cũng rất cần đảm bảo cả tính linh hoạt và sự nhất quán.

Ý thức sâu sắc về vai trò của ứng dụng công nghệ đối với phương pháp làm việc còn khá mới mẻ, anh Q.Bảo chia sẻ: “Bước đầu tiên tôi mô tả những đầu mục công việc dành cho nhân viên di động, những thiết bị để họ có thể hoàn thành tốt những công việc được giao đồng thời cũng đảm bảo khả năng theo dõi, đánh giá mức độ hoàn thành công việc của họ. Để tránh bị rối, tôi cố gắng tinh giản tối đa yêu cầu đặt ra đối với kỹ sư công nghệ, chỉ tập trung vào những yêu cầu cốt lõi như tính khả dụng, tốc độ và tính bảo mật. Ví dụ với website tiếp nhận đơn hàng, yêu cầu quan trọng nhất là được thiết kế gọn nhẹ và có phiên bản dành cho truy nhập thông qua các thiết bị cầm tay. Khả năng tiếp cận từng nội dung trên website căn cứ vào cấp độ của tài khoản được dành riêng cho từng đối tượng nhân viên đăng nhập”.

“Liệu cơm gắp mắm”, khi đã hoàn tất nền tảng công nghệ phục vụ cả nhóm nhân viên cố định và nhân viên di động, doanh nghiệp nên quay trở lại với những nguyên tắc quản trị nhân lực truyền thống với hiệu quả đã được khẳng định, tránh quá lạm dụng công nghệ. Cụ thể, những biểu mẫu phục vụ quá trình thực hiện một đơn hàng vẫn cần được in ra bởi ngay cả khi thực hiện các giải pháp bảo mật và sao lưu, nguy cơ trục trặc gây mất mát dữ liệu vẫn rất cao. Đối với những nội dung thông tin quan trọng cần xử lý gấp, ngay sau khi gửi đi email thông báo, nhân viên di động vẫn cần được đào tạo thói quen gọi điện để xác nhận hiện trạng của email…