Quản Lý Thời Gian “Long Tail”: Những Việc Nhỏ Chiếm Phần Lớn Ngày Của Bạn Như Thế Nào

Ngọc Quỳnh
21/04/2020 - 10:00 2256     0

“Những người đi làm đang mất quá nhiều thời gian vào mạng xã hội và những website gây xao nhãng, làm tốn của các ông chủ hàng tỉ đồng”

Có lẽ bạn đã thấy dòng tiêu đề đó hiện lên vô số lần trong vài năm qua. Do kì vọng tại nơi làm việc tăng lên, năng suất trở thành một đề tài nóng. Nhưng những người đi làm có thật sự lười biếng và sao nhãng đến thế?

Chúng ta có thực sự tốn đến 1,5 giờ hoặc nhiều hơn vào Facebook/Twitter/Snapchat/Instagram như các báo hay đưa tin?

Mọi người đều tự hào là mình đang làm tốt. Và điều cuối cùng chúng ta muốn là lướt web một các vô thức với bảng tin tức. Nhưng công bằng mà nói chúng ta thường không cảm thấy mình hoàn thành đủ việc mỗi ngày. Thế thì thời gian đi đâu?

Câu trả lời là “long tail” (cái đuôi dài) - tất cả những thứ nhỏ xíu cuối cùng sẽ chiếm một phần lớn thời gian làm việc của bạn

Long-Tail-Time-Management-How-The-“Little-Things”-Take-Up-Big-Portions-Of-Your-Day

Vậy “long tail” là gì?

Cách dễ nhất để giải thích cho “long tail” là nghĩ về những website như Amazon. Bạn có thể có hàng ngàn sản phẩm cùng loại, nhưng phần lớn doanh số tập trung vào một lượng nhỏ những sản phẩm bán chạy nhất.

Theo thuật ngữ thống kê, những sản phẩm bán chạy nhất đó được gọi là “head” (phần đầu). Những sản phẩm còn lại mà chỉ bán được 1 hoặc 2 đơn vị mỗi tháng, được gọi là “long tail”

Nói cách khác, “long tail” là tất cả những vật hoặc điểm miêu tả thống kê mà khi đứng một mình thì không đáng kể nhưng lại hợp thành một phần rất lớn khi ghép lại.

Đây là một khái niệm rất khó để diễn tả bằng lời. Vậy hãy xem hình minh họa.

Trong biều đồ dưới đây miêu tả trung bình những người làm việc tri thức mất bao nhiêu thời gian cho việc kiểm tra email và tài khoản IM:

Long-Tail-Time-Management-How-The-“Little-Things”-Take-Up-Big-Portions-Of-Your-Day

Ví dụ cho việc quản lý thời gian “long tail”

“Head” của biểu đồ là những người chỉ dùng vài phút. Tuy nhiên, một “long tail” lớn gồm những người dùng từ 12-120 phút mỗi lần kiểm tra.

Vậy hãy lấy khái niệm “đầu” và “đuôi” để áp dụng vào việc quản lý thời gian

Tất cả chúng ta đều có những công việc chiếm phần lớn trong ngày, dù là việc lập trình, thiết kế, viết lách hay quản lý. Nếu chúng ta dùng công cụ như phần mềm RescueTime để xem chúng ta phân bổ thời gian sử dụng như thế nào, ta sẽ thấy những hoạt động “đầu” là gì.

Như một trường hợp minh họa, trông nó như thế này:

Long-Tail-Time-Management-How-The-“Little-Things”-Take-Up-Big-Portions-Of-Your-DayBáo cáo hàng tháng của RescueTime 

Trong thời gian làm việc tháng 6 năm 2018, người này dùng phần lớn thời gian của mình làm việc trên Google Docs hoặc IA Writer, chỉnh sửa và đăng bài trên RescueTime blog, và dùng các công cụ giao tiếp và hợp tác như Gmail. Slack, Zoom và Trello.

Thực ra, chỉ riêng những hoạt động đó đã chiếm 76% thời gian trong tháng 6 (102 giờ tổng số)

Người này cũng dùng 9% thời gian của mình cho mạng xã hội. Vậy cộng lại là 85%. Thế 15% còn lại dùng cho việc gì?

Đó là “long tail” - tất cả những phần mềm và website người đó sử dụng trong ngày làm việc không mất nhiều thời gian nếu tính riêng, nhưng lại chiếm phần nhiều nếu tính chung lại.

“Long tail” trong tháng 6 chiếm hơn 30 giờ cho hơn 500 website và app.

Đó là hơn nửa tuần làm việc hiệu quả bị chiếm dụng bởi những việc mà thường chỉ dành 1-2 phút để làm.

Bạn nên làm gì với những hoạt động “long tail”?

Mục đích của việc nhận ra vấn đề quản lý thời gian đuôi dài là để bạn không bị xấu hổ khi cảm thấy đang lãng phí thời gian.

E rằng phần lớn những "long tail" của mọi người gồm những việc cần thiết để thực hiện công việc của mình. Nhưng một số thì không. Và tệ hơn, chúng ta càng sử dụng nhiều công cụ và trang web mỗi ngày, chúng ta càng trở nên kém năng suất hơn.

Chuyển đổi bối cảnh có thể có một tác động nghiêm trọng đến năng suất của bạn.

Trên thực tế, một nghiên cứu 225 triệu giờ kỹ thuật số vào năm 2017 đã phát hiện ra rằng, trung bình, mọi người sử dụng 56 ứng dụng và trang web mỗi ngày và chuyển đổi giữa chúng hơn 300 lần!

Nghiên cứu đã liên tục phát hiện ra rằng để làm tốt công việc, chúng ta cần những khoảng thời gian dài không bị gián đoạn. Nhưng làm thế nào chúng ta có thể có được điều đó khi chúng ta nảy từ trang này sang trang khác suốt cả ngày?

Hiểu và phân tích các hoạt động đuôi dài của bạn có thể giúp bạn giảm lượng công tắc mỗi ngày, cảm thấy tốt hơn về cách bạn sử dụng thời gian của mình, và tập trung và hiệu quả hơn. Nó chỉ là một công cụ khác trong hộp công cụ của bạn để tăng năng suất làm việc.

Dưới đây là một vài gợi ý về những việc cần làm với thông tin này:

Lọc ra các hoạt động theo giờ làm việc

Tất cả chúng ta đều có một "long tail", rất dài khi nói đến cách chúng ta sử dụng Internet. Nhưng quan trọng nhất là thời gian trong ngày làm việc. Tất cả chúng ta đều có những vai trò và nhiệm vụ cụ thể phải thực hiện, và điều quan trọng là phải biết những gì đang cản trở chúng ta.

Trước khi bạn bắt đầu nghiên cứu "long tail" của mình, hãy đảm bảo rằng bạn chỉ nhìn vào giờ làm việc bằng cách chọn bộ lọc thời gian trên báo cáo RescueTime của bạn.

Tìm kiếm quy luật trong cách bạn sử dụng thời gian của bạn

Một khi bạn nhìn vào ngày làm việc của mình, điều tiếp theo cần hiểu là: Các hoạt động đuôi dài của bạn có giúp ích hay làm hại bạn không?

Có phải tất cả các trang web nghiên cứu cho các bài viết, hướng dẫn thiết kế hoặc tài nguyên cho các vấn đề phát triển? Hay chúng là các bài Reddit, các tin nhỏ của Buzzfeed và các trang web ngẫu nhiên, không liên quan đến công việc khác?

Chỉ cần quét qua nhanh để xem các hoạt động đuôi dài của bạn như thế nào. Bạn có thể có ít nhất một khoảnh khắc vô lý như “tại sao tôi lại dành 4 phút trên trang web của Hiệp hội trồng trọt Hoàng gia”?

Điều chỉnh lịch trình hàng ngày của bạn

Quản lý thời gian, năng suất, hiệu quả, tập trung - tất cả những nền tảng để làm tốt là hiểu chính xác thời gian của bạn đi đâu. Và khi các cuộc họp, các cuộc giao tiếp và các việc đa nhiệm chiếm phần lớn ngày, thì cũng có rất việc đuôi dài rất nhỏ mà chúng ta cần lưu ý khi lên lịch hoặc lên kế hoạch cho ngày của mình.

Nó không chỉ là về việc chấp nhận rằng bạn dành một phần kha khá thời gian trong ngày của bạn để chuyển qua chuyển lại giữa những việc đáng ra chỉ trong vài phút mỗi lần. Hiểu được "long tail" của các hoạt động hàng ngày của bạn có thể giúp bạn thực hiện một lịch trình hàng ngày hiệu quả (và thực tế).

Chỉ vì bạn làm việc trong hơn 8 giờ, không có nghĩa là bạn chỉ có hơn 8 giờ để làm việc. Khi tìm hiểu xem dự án sẽ mất bao lâu hoặc quyết định xem bạn có thể điều chỉnh phù hợp hơn trong tổng thế hay không, hãy nhìn vào thời gian bạn đã dành cho "long tail" cũng như các nhiệm vụ khác của bạn.

Ngừng cảm giác quá căng thẳng về việc thời gian trong ngày đã đi đâu đi!

Rất ít người trong chúng ta đến cuối ngày và cảm thấy hoàn toàn hài lòng. Trên thực tế, một cuộc phỏng vấn hàng trăm người dùng RescueTime đã phát hiện ra rằng gần 75% số người kết thúc một ngày và tự hỏi liệu mình có hoàn thành được gì không?

Động thái tinh thần rõ ràng nhất vào thời điểm đó là đổ lỗi cho những phiền nhiễu lớn (như mạng xã hội). Nhưng hiểu rằng thời gian của bạn có khả năng bị ăn mòn bởi "long tail", chủ yếu là các hoạt động hữu ích giúp tránh khỏi cảm giác rằng bạn đã lãng phí một ngày của mình.

Lấy lại quyền kiểm soát nhiều thời gian hơn bằng cách đầu tư vào "long tail"

Nếu bạn muốn nghiêm túc về quản lý thời gian và hiệu quả, bạn không thể chỉ dừng lại ở cấp độ

Ngày làm việc của chúng ta phức tạp hơn cách mà ta đang thực hiện. Và giả sử rằng vì bạn đã không hoàn thành mọi thứ nên chắc là bạn đã lãng phí giờ làm việc trên mạng xã hội là một quan điểm đơn giản hóa

Kiến thức là sức mạnh. Và bạn càng biết cách quản lý thời gian của mình, bạn càng có nhiều quyền kiểm soát đối với nó. Vì vậy, sử dụng RescueTime để kiểm tra “long tail” của riêng bạn. Tìm những thứ nhỏ nhặt đang chiếm một phần lớn trong ngày của bạn. Và sau đó từ từ xem xét. Những thay đổi nhỏ đó có thể mang lại cho bạn lợi nhuận lớn.

 

Nguồn : SAGA.VN
Ngọc Quỳnh
Ngọc Quỳnh