Quản Lý Thời Gian Đối Với Các Nhà Lãnh Đạo

29/09/2014 - 15:54 9641     0

Quản lý thời gian hiệu quả đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc hoàn thành các nhiệm vụ của doanh nghiệp cũng như tránh lãng phí các tài sản có giá trị của tổ chức đó. 

Bạn luôn chỉ có 24 tiếng mỗi ngày và không thể quay ngược lại thời gian. Thời gian là vô giá và một khi đã lãng phí nó, bạn sẽ không bao giờ lấy lại được. Đặc biệt đối với những nhà lãnh đạo, những người có quá nhiều công việc cần phải xử lý thì thời gian với họ chẳng bao giờ là đủ. Dù có quyền lực đến đâu, họ cũng chẳng thể điều khiển được thời gian, chẳng thể làm nó chậm lại hay khiến nó trôi nhanh hơn. Vì vậy, thời gian cần phải được quản lý một cách hiệu quả để có hiệu suất tốt nhất.

Mặt khác, bạn có thể trở thành một người quản lý thời gian tuyệt vời bằng cách xây dựng các bảng quản lý thời gian, tạo các thư mục và danh sách ưu tiên, phân biệt các nhiệm vụ bằng màu sắc, hay phân loại đống giấy tờ thành từng tập một cách khoa học.

Tuy nhiên, các công cụ quản lý trên có thể trở nên quá phức tạp khiến bạn sớm bỏ cuộc và lại trở về với những thương pháp cũ, gây lãng phí thời gian của bạn.

Vì vậy, điều mà hầu hết mọi người thực sự cần phải làm là phân tích xem họ đang sử dụng thời gian như thế nào và cách thức để áp dụng các phương pháp tiết kiệm thời gian nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc. Dưới đây là một số việc gây lãng phí thời gian nhất:

  • Lo lắng và trì hoãn, khiến bạn do dự khi ra quyết định
  • Không nghiên cứu kỹ lưỡng ngay từ đầu mà lao vào thực hiện, khiến công việc không hiệu quả
  • Không tập trung vào công việc
  • Trì hoãn công việc
  • Ước lượng thời gian không thực tế
  • Quá tập trung vào tiểu tiết  
  • Quá lo sợ rủi ro
  • Tổ chức kém
  • Các cuộc họp không hiệu quả
  • Quản lý quá tiểu tiết khiến nhân viên không có điều kiện thể hiện và phát triển
  • Ưu tiên các nhiệm vụ cấp bách hơn là những nhiệm vụ quan trọng
  • Lập kế hoạch kém và thiếu kế hoạch dự phòng
  • Giao việc thiếu hiệu quả
  • Thiếu các ưu tiên, tiêu chuẩn, chính sách và thủ tục

Sau đây là những ví dụ về tiết kiệm thời gian:

  • Quản lý quá trình đưa ra quyết định, chứ không phải quản lý quyết định
  • Chỉ tập trung làm một nhiệm vụ tại một thời điểm
  • Lập các ưu tiên mỗi ngày, ngắn hạn, trung hạn và dài hạn
  • Xử lý phản hồi một cách khẩn trương bằng  cách sử dụng các thư vắn hay giấy nhớ
  • Loại bỏ các công việc không cần thiết
  • Lập các deadline (hạn chót) cho cá nhân và công ty
  • Không lãng phí thời gian của người khác
  • Đảm bảo tất cả các cuộc họp có mục đích, thời gian giới hạn, và chỉ bao gồm những người cần thiết
  • Loại bỏ những công việc vô ích, tốn thời gian
  • Duy trì lịch trình chính xác và tuân theo chúng
  • Cần biết khi nào nên dừng thực hiện một nhiệm vụ, chính sách hay thủ tục
  • Trao quyền hạn cho cấp dưới một cách hợp lý
  • Đơn giản hóa công việc
  • Đảm bảo có thời gian dành riêng cho việc hoàn thành các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu
  • Luôn dành thời gian để đánh giá lại công việc
  • Sử dụng checklist (danh sách kiểm tra) và danh sách các việc cần làm
  • Điều chỉnh các ưu tiên khi có nhiệm vụ mới

Luật Hofstadter: Sẽ luôn mất nhiều thời gian hơn bạn dự tính, ngay cả khi bạn áp dụng Luật Hofstadter.

Một kế hoạch quản lý thời gian đơn giản

Quản lý thời gian hiệu quả đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc hoàn thành các nhiệm vụ của doanh nghiệp cũng như tránh lãng phí các tài sản có giá trị của tổ chức đó. Chín quy tắc sau đây sẽ giúp bạn thành công:

Bắt đầu - Thông thường, tốn khá nhiều thời gian để một ai đó bắt đầu triển khai công việc. Sự thật là lượng thời gian bạn lần lữa để bắt đầu nhiều bằng chính lượng thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ ấy. Một khảo sát đã chỉ ra điểm khác biệt chủ yếu giữa học sinh giỏi và học sinh trung bình là nằm ở khả năng bắt tay vào giải quyết bài tập một cách nhanh chóng.

Bắt đầu mội thói quen- Những thói quen vô thức có thể hạn chế sự sáng tạo của bạn, nhưng khi được sử dụng đúng cách, chúng lại có thể tạo ra thời gian và năng lượng. Chọn thời điểm cụ thể để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định, chẳng hạn như việc trả lời email, tiến hành một dự án hay hoàn thành công việc giấy tờ; và sau đó hãy làm điều này hàng ngày.  Hãy chọn ra một thời điểm để thực hiện công việc sao cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

Đừng nói đồng ý với quá nhiều thứ - Việc nói đồng ý có thể đưa ta đến với những cơ hội bất ngờ, nhưng chúng ta thường mắc phải sai lầm khi đồng ý với quá nhiều thứ. Điều này khiến ta sống với những ưu tiên của người khác, chứ không phải theo định hướng của chính mình. Mỗi khi bạn đồng ý làm một việc thì việc khác sẽ không được thực hiện. Hãy học cách từ chối.

Chỉ cam kết với những việc thực sự quan trọng - Chúng ta thường đồng ý thực hiện một công việc khi thời hạn còn ở rất xa, nhưng lại không làm điều tương tự nếu thời hạn ở rất gần. Dù thời hạn của nó có là bao lâu thì bạn cũng sẽ phải mất từng ấy thời gian để hoàn thành. Vậy nên, bạn cần phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi nhận trọng trách thực hiện bất kỳ công việc nào.

Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn - Các nhiệm vụ lớn nên được chia thành một chuỗi các nhiệm vụ nhỏ. Bằng cách này, khi từng bước hoàn thiện các nhiệm vụ nhỏ, bạn đồng thời sẽ hoàn tất nhiệm vụ lớn. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng kiểm soát và  đưa các đầu việc nhỏ vào lịch trình bận rộn của mình.

Đừng quá nỗ lực khi không cần thiết - Không phải công việc nào cũng đòi hỏi sự hoàn hảo, đôi khi nếu cầu toàn một cách thái quá, bạn sẽ mất tất cả. Hãy “để dành” sự hoàn hảo cho những nhiệm vụ thực sự cần đến nó.

Giải quyết dứt điểm vấn đề - Chúng ta thường bắt đầu một công việc, suy nghĩ về nó, và rồi lại đặt nó sang một bên. Điều này cứ lặp đi lặp lại. Hoặc là bạn giải quyết dứt điểm những vấn đề này ngay lập tức,còn không, hãy quyết định khi nào sẽ giải quyết chúng.

Thiết lập thời điểm bắt đầu và kết thúc - Hãy xác định trước thời điểm khởi đầu cũng như kết thúc của bất kỳ công việc nào. Ban đầu bạn có thể gặp nhiều khó khăn trong việc ước tính thời gian, tuy nhiên chỉ sau vài lần thực hiện, mối bận tâm này sẽ không còn, thay vào đó, chúng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Lên kế hoạch cho mọi hoạt động của bạn - Luôn dành một khoảng thời gian nhất định để lên kế hoạch cho các hoạt động của bạn. Điều này giúp bạn quản lý thời gian một cách thông minh và hiệu quả hơn.

Bức tranh lớn

Luôn nhìn nhận những mục tiêu mà bạn muốn đạt được một cách tổng thể nhất. Ngoài những nhiệm vụ nhỏ như thời gian họp, viết email trả lời khách hàng thì hãy luôn đảm bảo bạn dành đủ thời gian cho những việc quan trọng, ví dụ như:

  • Quan hệ tốt với một nhân vật quan trọng ở phòng Marketing, người có thể giúp đỡ bạn rất nhiều trong công việc
  • Thường xuyên gặp gỡ các nhân viên của mình (Bởi nhân viên, chứ không phải bản thân bạn, sẽ là người quyết định liệu bạn có phải là một nhà lãnh đạo tuyệt vời hay không)
  • Đọc cuốn tiểu thuyết mới xuất bản của nhà văn mà bạn yêu thích
  • Đào tạo nhân viên để họ có thể mang tới cho khách hàng một dịch vụ hoàn hảo
  • Dành ra thời gian để nghỉ ngơi. Ví dụ như dành 15 phút để uống cà phê với đồng nghiệp, điều này có thể mang lại cho bạn một ý tưởng tuyệt vời.

Nói cách khác, đừng mải miết theo đuổi những mục tiêu ngắn hạn. Hãy thực tế! Một phần tư đến một phần ba các mục trong danh sách những điều cần làm là mục tiêu lâu dài. Trong tương lai, những mục tiêu này sẽ giúp bạn, nhân viên và công ty của bạn gặt hái nhiều thành công.

Những tảng đá lớn của thời gian

Stephen Covey (1996) đã kể một câu chuyện đầy ý nghĩa về những điều quan trọng mà chúng ta cần dành nhiều thời gian cho chúng:

Một ngày nọ, một chuyên gia về quản lý thời gian có cuộc nói chuyện với nhóm sinh viên kinh doanh của mình. Khi ông đứng trước mặt những người vô cùng thành công, vị chuyên gia nói, "Đã đến phần hỏi đáp." Sau đó, ông lấy ra một cái bình miệng rộng, dung tích một gallon (tương đương 3,79l) và đặt nó trên bàn. Ông cầm khoảng một chục tảng đá có kích thước bằng nắm tay và cẩn thận đặt chúng vào bình. Khi bình đã đầy lên tới miệng và không thể nhét thêm viên đá nào vào trong nữa, ông hỏi: "Cái bình này đã đầy chưa?" Mọi người trong lớp nói: "Đã đầy." Sau đó, ông hỏi lại: "Thật không?"

Ông với tay xuống dưới bàn và lấy ra một xô đầy sỏi. Sau đó, ông đổ sỏi vào và lắc bình để những viên sỏi rơi xuống, lấp đầy không gian giữa những tảng đá lớn. Sau đó, ông hỏi nhóm một lần nữa, "Liệu cái bình đã đầy chưa?" Tới lúc này, cả lớp dường như đã đoán được ý của vị giáo sư, một số trả lời: "Có lẽ là chưa." Ông đáp: “Tốt!”

Ông với tay xuống bàn, lấy ra một xô cát rồi đổ vào bình cho đến khi chúng lấp đầy khoảng trống còn lại giữa đá và sỏi. Một lần nữa ông lại hỏi : "Vậy cái bình đã đầy chưa?". Cả lớp hét lên: "Chưa ạ!". Lại một lần nữa, ông nói: "Tốt!"

Sau đó, ông cầm một bình nước và bắt đầu đổ vào cho đến khi bình đã đầy ắp. Ông nhìn xuống lớp và hỏi, "Vậy, ví dụ này nói lên điều gì?"

Một người háo hức giơ tay lên và nói: "Vấn đề là, dù lịch trình của bạn có kín đến đâu thì nếu thực sự cố gắng, bạn vẫn có thể xen thêm những điều khác vào trong đó!" Vị diễn giả đáp: "Không, đó không phải là điều tôi muốn nói đến. "

"Thực sự thì ví dụ này cho chúng ta thấy rằng, nếu bạn không đặt những tảng đá lớn vào trước thì bạn sẽ chẳng bao giờ có cơ hội để đặt hết chúng- những tảng đá lớn đó, vào trong chiếc bình được. Vậy trong cuộc sống, những tảng đá ấy là gì? Đó là những đứa con của bạn, những người bạn yêu quý, việc học hành của bạn, ước mơ của bạn, một mục tiêu xứng đáng để theo đuổi, sức khỏe của bạn, người bạn đời của bạn hay việc truyền cảm hứng cho những người xung quanh, làm những điều mà bạn yêu thích. Hãy nhớ đặt những “tảng đá lớn” ngay từ đầu, hoặc không thì bạn sẽ chẳng bao giờ có thể đạt được tất cả. Nếu bạn đổ mồ hôi công sức cho những điều nhỏ nhặt, rồi lấp đầy cuộc sống của mình với những thứ vặt vãnh ấy thì bạn sẽ chẳng bao giờ có đủ thời gian chất lượng để dành cho những việc lớn, những điều quan trọng cả. "

Vì vậy, ngay tối nay, hoặc vào buổi sáng hôm sau, khi bạn suy ngẫm về câu chuyện ngắn này, hãy tự hỏi bản thân mình câu hỏi: Vậy các "tảng đá lớn" trong cuộc đời mình là gì? Và sau đó, hãy đặt chúng vào cái bình của bạn trước tiên.