Phương Pháp Tổ Chức Một Cuộc Họp Đúng Cách

Hiền Vương
30/09/2014 - 11:24 63462     0

Hầu hết mọi người đều phàn nàn về cách thức các công ty tổ chức họp hành vì nó lãng phí quá nhiều thời gian của người tổ chức lẫn những người tham dự.

Tuy vậy, đối với những người lãnh đạo thì các cuộc họp giúp duy trì văn hóa cũng như bầu không khí làm việc trong công ty; còn đối với nhân viên, họp giống như một cách thông báo rằng họ là một phần của công ty. Vì thế, nếu bạn phải tham dự những cuộc họp nhàm chán thì bạn đang lãng phí thời gian làm việc của mình cho một tổ chức không xứng đáng.

Vậy câu hỏi đặt ra là tại sao có quá nhiều cuộc họp vô nghĩa như vậy? Nguyên nhân có thể xuất phát từ việc thiếu kế hoạch tổ chức hoặc người tham gia chưa đủ nhiệt tình. Vì thế chúng tôi đưa ra một số gợi ý dưới đây để giúp bạn tổ chức những cuộc họp hiệu quả:

Chuẩn bị cho cuộc họp

  • Đầu tiên, hãy xác định mục tiêu và kết quả mà bạn mong muốn cho mỗi cuộc họp.
  • Sau đó, cân nhắc xem có nhất thiết phải tổ chức cuộc họp này hay không. Bởi vì bạn hoàn toàn có thể làm việc hiệu quả thông qua vài cuộc điện thoại hay email trao đổi.
  • Xác định chủ đề và hình thức thảo luận phù hợp cho mỗi cá nhân nhưng đừng quên mục tiêu bạn đã đặt ra trước mỗi cuộc họp.
  • Ước tính thời lượng của cuộc họp. Mọi người cần phải biết cách phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi cuộc họp.
  • Phác thảo ra một kế hoạch tổ chức cuộc họp theo cách dưới đây:

- Xác định thời gian bắt đầu cũng như kết thúc của cuộc họp. Thời gian là vàng bạc vì thế hãy lên kế hoạch một cách khôn ngoan!

- Xác định địa điểm họp

- Lên danh sách thành viên và khách mời

- Phân công nhiệm vụ cho từng người tham gia để họ chuẩn bị các tài liệu liên quan trước mỗi cuộc họp

- Chuẩn bị trước nội dung thảo luận để có một cuộc họp theo đúng mục đích, chủ đề và định hướng đã đề ra

  • Thông báo trước cho những người tham dự lịch trình cuộc họp (agenda) để họ có thời gian lên kế hoạch và chuẩn bị.
  • Hãy biến mỗi cuộc họp trở thành một dịp để mọi người có thể học được điều gì đó từ bạn, thông qua việc sử dụng sách, loa hoặc video. Nên nhớ rằng những người tham gia đang dành thời gian cho bạn, do đó họ cũng cần được nhận lại những gì có giá trị tương đương.
  • Hãy thử tận dụng các phương tiện và hoạt động khác nhau để tạo ra một buổi họp thú vị và hiệu quả - Hãy tạo động lực cho họ! 

Chuẩn bị để tham dự một cuộc họp (cho tất cả người tham gia)

  • Bạn cần phải biết mục đích của cuộc họp và lý do mà bạn tham dự là gì.
  • Chuẩn bị tất cả các tài liệu mà bạn cần mang đến cuộc họp.
  • Nắm được lịch trình của cuộc họp và đảm bảo chắc chắn bạn có thể tham dự được.
  • Hiểu rõ được vai trò và nhiệm vụ của bạn trong buổi họp.
  • Đến đúng giờ và đừng ra về trước khi cuộc họp kết thúc.
  • Giữ thái độ nghiêm túc trong buổi họp, nhưng đừng quá cứng nhắc.

Chuẩn bị địa điểm cho cuộc họp

  • Chọn một phòng họp đủ lớn và thích hợp cho mục đích của buổi họp.
  • Tạo ra một bầu không khí thân thiện cho tất cả những người tham dự.
  • Đừng quên dành thời gian giải lao cho mỗi cuộc họp.
  • Sử dụng các công cụ trực quan và thiết bị thích hợp.
  • Luôn tạo ra những điều mới mẻ và làm những người tham dự cảm thấy hài lòng.

Chỉ định thư ký cho cuộc họp (để ghi biên bản họp)

  • Biên bản này yêu cầu ghi rõ:

- Người tham dự.

- Những vấn đề được thảo luận.

- Những quyết định quan trọng được đưa ra.

  • Các hành động tiếp theo:

- Phân công nhiệm vụ cho từng thành viên

- Đặt ra thời hạn hoàn thành cho mỗi công việc

- Xác định rõ nội dung cụ thể của từng công việc

Bắt đầu cuộc họp

  • Thông báo cho tất cả những người tham dự mục đích và kết quả mong muốn của buổi họp.
  • Xác định rõ cách thức tham gia cuộc họp.
  • Đặt ra các nguyên tắc cơ bản mà mọi người đều phải tuân thủ. Ví dụ:

- Thời điểm kết thúc cuộc họp

- Cách thức mỗi thành viên tham gia đóng góp ý kiến

- Cách giải quyết xung đột

- Cách cư xử của mỗi thành viên

- Những vấn đề riêng tư

Hãy thể hiện rằng bạn đánh giá cao tất cả những ý tưởng, ý kiến ​​và các câu hỏi trong buổi họp.

Tiến hành cuộc họp

  • Hãy dành thời gian trong cuộc họp để chia sẻ cũng như lắng nghe các câu chuyện, và hãy kể câu chuyện của bạn một cách thật sáng tạo.  
  • Làm rõ và diễn giải các vấn đề trong cuộc họp.
  • Khuyến khích mọi người đưa ra quan điểm của mình và hãy bảo vệ những ý tưởng mới.
  • Sử dụng “brainstorming”
  • Ghi lại toàn bộ những ý tưởng của buổi họp lên giấy bằng việc:

- Sử dụng những màu sắc tươi sáng và hình in đậm

- Sử dụng cả hình ảnh lẫn chữ viết

- Gạch đầu dòng để nhấn mạnh những điểm chính

- Sử dụng không quá 7 từ trên mỗi dòng và 7 dòng trên mỗi trang giấy

- Lưu tất cả những tờ giấy này để có thể dễ dàng xem lại

- Khi kết thúc buổi họp, đưa tất cả những tờ giấy này cho thư ký để họ đưa vào biên bản

  • Hãy hỏi những câu hỏi mở để khuyến khích ý kiến của người tham gia.
  • Tập trung vào chủ đề và chất lượng của ý tưởng chứ không phải người đưa ra ý tưởng ấy.
  • Kiểm soát nội dung của buổi họp và phân nhiệm vụ cụ thể trong các bước tiếp theo.
  • Tập trung vào giải quyết các vấn đề trong cuộc họp. Tránh lạc đề hay sa đà vào các vấn đề cá nhân. Tuy nhiên cũng đừng ngăn cản hay có thái độ bất lịch sự đối với những người mắc lỗi trên.

Tập trung vào những nội dung chính và linh hoạt trong khi điều hành cuộc họp

  • Ghi chép  các thông tin và dữ liệu  trong cuộc họp và đảm bảo rằng mọi người đều có quyền đóng góp ý kiến.
  • Hãy để người tham dự chuẩn bị nội dung, còn bạn thì điều hướng cuộc họp.
  • Ghi nhận và khuyến khích các ý kiến đóng góp xây dựng.
  • Theo dõi cuộc họp thông qua lịch trình đã lập sẵn.
  • Điều chỉnh tốc độ của cuộc họp.
  • Thường xuyên thông báo lịch trình buổi họp cho những người tham dự.
  • Tổng kết sau mỗi phần và chắc chắn rằng mọi người đều nhất trí với kết quả đã đạt được.
  • Giúp các nhóm đạt được sự đồng thuận và đi đến kết luận.

Kết thúc cuộc họp

  • Giúp xác định những nhiệm vụ tiếp theo sau buổi họp.
  • Đánh giá lại cách phân công nhiệm vụ cho từng người và đảm bảo rằng họ nắm rõ công việc của mình, đồng thời lập ra được kế hoạch hành động.
  • Kết luận bằng cách tóm tắt những thành quả đạt được của buổi họp.
  • Cảm ơn các thành  viên đã tham gia và đóng góp tích cực.

Những việc cần làm tiếp theo

  • Thống kê lại tất cả những việc đã được giải quyết và chưa được giải quyết trong cuộc họp.
  • Đưa ra kế hoạch làm việc sau mỗi cuộc họp.
  • Sử dụng biên bản họp và đánh giá của bạn để xây dựng một tài liệu mô tả rõ ràng cuộc họp. Cho thêm các ý kiến, câu hỏi hay nhận xét được đưa ra trong buổi họp để hoàn thành tài liệu này.
  • Phát tài liệu này cho tất cả các thành viên tham gia và các thành viên chủ chốt khác trong công ty.
  • Theo dõi việc thực hiện các nhiệm vụ tiếp theo. 
Hiền Vương