Mở đầu
Hằng ngày, mỗi cá nhân chúng ta thường phải đối mặt với rất nhiều sự việc, bao gồm những việc có thể dự đoán hoặc không thể dự đoán trước được. Các doanh nghiệp cũng gặp phải những việc như vậy. Một vài sự việc có thể ảnh hưởng đáng kể đến sự quản lý ngắn hạn hay dài hạn của doanh nghiệp. Vậy nên, sẽ là tốt hơn nếu các doanh nghiệp biết cách chuẩn bị cho những sự kiện có thể xảy ra trong tương lai.
Viễn cảnh tương lai
Hoạch định theo kịch bản tập trung vào một viễn cảnh trong tương lai. Đây là một phương pháp giúp các doanh nghiệp hình thành ý tưởng về những viễn cảnh có thể xảy ra trong tương lai và xem xét chúng có thể ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu chiến lược của họ. Tuy nhiên, rất khó để đưa ra những dự đoán về tương lai, và đây là lí do tại sao các doanh nghiệp cần xây dựng nhiều viễn cảnh khác nhau có thể xảy ra trong tương lai. Đây chính là mục tiêu của hoạch định theo kịch bản. Mô hình này cho phép doanh nghiệp phát triển chiến lược, sản phẩm, dịch vụ và thay đổi những yếu tố này khi cần thiết trong một thế giới không ngừng biến động.
Hoạch định theo kịch bản là xây dựng những kịch bản khác nhau cho những bối cảnh khác nhau. Bằng việc sử dụng những kịch bản này, doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định tốt hơn khi có vấn đề hay thay đổi xảy ra. Họ sẽ biết cần chú ý đến những điều gì và đâu là giải pháp giúp họ có được lợi thế.
Nguyên nhân
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến những thay đổi (không thể dự đoán trước) trong tương lai. Đa số các nguyên nhân là do bên ngoài và cần được xác định theo các nhân tố PESTLE hay DESTEP: D (Demographic) - nhân khẩu học, E (Economic) - kinh tế, S (Social) - xã hội, T (Technology) - công nghệ, E (Ecology) - môi trường và P (Political) - chính trị. Có nhiều nhân tố khiến một doanh nghiệp phải thay đổi kế hoạch chiến lược và định hướng vì họ hoạt động trong một thị trường phức tạp và năng động, đi kèm với nhiều thay đổi trong môi trường bên ngoài. Mặc dù các doanh nghiệp không thể kiểm soát những nhân tố này, họ có thể tính đến chúng. Về nguyên tắc, những phát triển trong nội bộ sẽ không ảnh hưởng đến các kịch bản, thế nên chúng không được coi là một nhân tố.
Kết cấu
Hoạch định theo kịch bản không phải là đưa ra những dự đoán hoàn toàn chính xác, mà là khám phá những gì có thể xảy ra trong tương lai. Điều này cho doanh nghiệp thời gian để nghĩ về cách họ có thể thành công trong những kịch bản khác nhau. Mô hình này ngày càng được dùng bới các công ty vừa và nhỏ trong phát triển tầm nhìn, quản lý chiến lược và các quá trình đưa ra quyết định quan trọng.
Giá trị gia tăng
Nhiều viễn cảnh tương lai sẽ được sử dụng, mỗi viễn cảnh đi kèm với một mô tả chi tiết về những diễn biến có thể xảy ra trong tương lai và ảnh hưởng của chúng đến doanh nghiệp. Giám đốc doanh nghiệp cần xem xét những khả năng, cơ hội, rủi ro và thách thức trong từng kịch bản. Đâu là những yếu tố cần phải được cân nhắc? Trả lời cho câu hỏi này là cách duy nhất giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn trước những tình huống và thay đổi không báo trước và không bị bất ngờ trong những hoàn cảnh như vậy. Đây chính là giá trị gia tăng của hoạch định theo kịch bản.
8 bước hoạch định theo kịch bản
Để có một công tác hoạch định theo kịch bản với cấu trúc rõ ràng, doanh nghiệp nên cân nhắc 8 bước sau. Trong giai đoạn chuẩn bị, doanh nghiệp cần tập trung đến từng nội dung và mốc thời gian của từng bước. Giai đoạn phân tích sẽ gồm các bước sau:
- Bước 1: Brainstorm những viễn cảnh trong tương lai
- Bước 2: Điều tra xu hướng (sử dụng một công cụ theo dõi xu hướng nếu cần)
- Bước 3: Lựa chọn nguồn lực
Trong giai đoạn thứ hai, các kịch bản sẽ được phát triển theo ba bước sau:
- Bước 5: Phát triển kịch bản
- Bước 6: Trình bày kịch bản
Giai đoạn cuối cùng đòi hỏi sự đối chiếu và gồm hai bước:
- Bước 7: Đánh giá kịch bản
- Bước 8: Hình thành những kế hoạch dựa trên những kịch bản khác nhau
Ví dụ thực tiễn
Đối với một một công ty thương mại chuyên xuất khẩu nụ hoa trên toàn thế giới, việc dự đoán kịch bản trong 5 năm tới là vô cùng quan trọng.
- Kịch bản 1: Trong 5 năm, công ty này sẽ có cơ hội mở rộng kinh doanh với năm văn phòng đại diện ở châu Á
- Kịch bản 2: Thị trường ổn định và doanh nghiệp này tiếp tục kinh doanh, tập trung chủ yếu xuất khẩu vào Mỹ
- Kịch bản 3: Hoạt động xuất khẩu vào thị trường Mỹ bị chấm dứt và doanh nghiệp cần tìm thị trường tiêu thụ mới
Ba kịch bản
Ví dụ trên dựa trên ba kịch bản: một kịch bản khả quan, một kịch bản thông thường và dễ xảy ra nhất (đây cũng được coi là dự báo) và một kịch bản bi quan (hay trường hợp kịch bản tồi tệ nhất). Trên thực tế, nhà xuất khẩu nụ hoa buộc phải nghĩ đến cả ba kịch bản và cân nhắc mọi biện pháp. Vậy nên, doanh nghiệp cần nâng cao nỗ lực của họ và đảm bảo là mọi nhân viên đều tập trung vào công việc và luôn nghĩ tới những phương án xử lý vấn đề khác nhau.
Xu hướng
Thông qua việc xem xét kĩ tất cả các kịch bản, một doanh nghiệp có thể kiểm tra xem một chiến lược họ đã lựa chọn có thể được duy trì trong những điều kiện không chắc chắn hay không. Đây là lí do tại sao các doanh nghiệp nên nhìn vào xu hướng và các yếu tố căn bản có ảnh hưởng đáng kể đến các sự kiện. Nếu chiến lược hiện tại không thể đứng vững trước những tác động như vậy thì doanh nghiệp nên thay đổi chiến lược của mình.