PHÂN TÍCH DÒNG TIỀN ĐỂ TÌM MỨC TĂNG TRƯỞNG HỢP LÝ

Vũ Quang Huy
07/01/2020 - 07:00 991     0

Tăng trưởng - điều mà ai cũng mong muốn - luôn đầy rẫy những rủi ro. Lập kế hoạch tăng trưởng cho phép công ty bạn tăng tốc độ hoạt động và đáp ứng được nhu cầu về chi phí. Để tránh trở thành nạn nhân của thành công, bạn phải biết bạn sẽ cần bao nhiêu tiền để phát triển, làm thế nào để có được nó và làm thế nào để phát triển trong khoảng ngân sách của bạn

 

 

TỔNG QUAN

Các doanh nghiệp được cho là phát triển, và càng nhanh càng tốt, phải không? Tăng trưởng chắc chắn là mong muốn, nhưng nó cũng có thể nguy hiểm. Trên thực tế, tăng trưởng quá nhanh là một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến thất bại trong kinh doanh. Nguyên nhân: cạn kiệt tiền mặt.

Khi doanh số của bạn tăng đột biến, bạn sẽ phải mua thêm kho bãi, thuê thêm công nhân, chi nhiều hơn cho việc đóng gói và giao những đơn hàng đó. Điều này tạo nên những khoản chi phí cần phải thanh toán gấp. Tuy nhiên, hầu hết doanh số bán hàng của bạn là cho những khách hàng không gửi cho bạn séc trong 30 ngày trở lên. Nếu bạn không có kế hoạch cho sự tăng trưởng đó và tìm ra nơi bạn sẽ nhận được tiền mặt bạn sẽ cần để duy trì mức độ hoạt động tăng tốc của mình, bạn có thể bị buộc phải đóng cửa, trở thành nạn nhân thành công khác. May mắn thay, điều này có thể dễ dàng tránh được.

Như nhiều khía cạnh khác của việc điều hành một công ty, phần khó nhất của việc lập kế hoạch và kiểm soát tăng trưởng là đòi hỏi sự tự giác. Bạn phải theo dõi số tiền bạn có trong tay, và sẽ cần bao nhiêu tiền trong những tuần và tháng tới. Bạn thậm chí có thể phải đưa ra quyết định khó khăn khi tạm thời từ chối một số hoạt động kinh doanh để tránh tăng trưởng nhanh hơn dòng tiền của bạn cho phép.
Trong phần Đọc nhanh này, bạn sẽ biết được:

  • Làm thế nào dòng tiền chảy qua công ty của bạn.
  • Các kỹ thuật để tính toán xem công ty của bạn sẽ cần thêm bao nhiêu tiền khi doanh số tăng lên.
  • Cách để có được lượng tiền mặt đó
  • Làm thế nào để kiểm soát sự tăng trưởng của bạn để phù hợp với lượng tiền mặt có sẵn

GIẢI PHÁP

Điều gì là khó khăn nhất khi lái một chiếc xe đua? Bạn bước vào trong xe, đạp ga hết cỡ và tiếp tục tăng tốc cho đến khi bạn thắng, phải vậy không? Trong thực tế, chiến lược đó gần như chắc chắn sẽ dẫn đến một vụ đâm đầu vào tường. Xây dựng doanh nghiệp của bạn mà không chú ý đến những rủi ro đi kèm với tăng trưởng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng không kém.

Có nhiều yếu tố bên ngoài có thể hạn chế khả năng phát triển của công ty bạn. Thị trường lao động có thể bị thắt chặt, khiến bạn khó tìm được nhân viên. Việc cung cấp cho công nhân các kỹ năng cụ thể (ví dụ như thợ máy chính xác hoặc lập trình viên phần mềm) có thể bị hạn chế. Các quy định về môi trường hoặc sử dụng đất có thể khiến bạn không thể mở rộng quy mô nhà máy của mình.

Nhưng vấn đề phổ biến nhất - và nguy hiểm nhất - đối với một doanh nghiệp nhỏ đang trong quá trình phát triển chỉ đơn giản là hết tiền mặt. Nếu bạn không thể kiếm được tiền để trả cho nhân viên, nhà cung cấp, chủ nhà và chủ nợ, sẽ có một ngày khi đến làm việc, và nhận ra mình đã mất việc. Điều đó có thể xảy ra ngay cả khi báo cáo tài chính của bạn cho thấy rằng bạn đang kiếm được lợi nhuận!

Tất cả phụ thuộc vào"chu kỳ hoạt động", có nghĩa là cách dòng tiền chảy qua công ty của bạn. Khi bắt đầu chu kỳ, bạn có một số tiền trong tài khoản séc của mình và các khoản tiền mặt khác gắn liền với nguyên vật liệu, làm việc theo tiến độ và thành phẩm. Khi bạn bán hàng hóa thành phẩm bằng tín dụng, các khoản phải thu của bạn sẽ tăng lên bằng đúng với số tiền mà khách hàng của bạn nợ bạn. Thực tế, bạn đang sử dụng tiền mặt của mình để tài trợ cho việc sử dụng sản phẩm của khách hàng cho đến khi khách hàng đó trả tiền cho bạn. Khi séc của khách hàng đến, tiền sẽ chảy vào công ty của bạn, hoàn tất chu kỳ hoạt động.

Nếu khối lượng bán hàng của bạn không có nhiều thay đổi, bạn sẽ chỉ cần đủ tiền mặt mỗi tháng để chi trả cho các khoản chi tiêu của mình cho đến khi khách hàng của bạn trả những khoản nợ. Nhưng mọi thứ trở nên phức tạp hơn nhiều khi công ty của bạn đang trong quá trình phát triển nhanh chóng. Đơn đặt hàng từ khách hàng mới và khách hàng hiện có tăng cao và khoản phải thu của bạn cũng tăng theo. Bạn phải tăng cường sản xuất, có nghĩa là phải thuê và đào tạo nhiều người hơn, đẩy nhanh quá trình sản xuất, quá trình xử lý kho bãi, và chi nhiều hơn cho việc bán hàng, tiếp thị, phân phối, giao hàng, v.v.

Công việc tuyển dụng, thu mua, chi tiêu khiến bạn quá bận rộn. Điều đó là mầm mống cho 1 thảm họa sau này. Phân tích dòng tiền sẽ cho phép bạn dự đoán và kiểm soát số tiền có sẵn cho R&D và mở rộng kinh doanh mà không cần tìm kiếm nguồn vốn bên ngoài.

Nếu bạn muốn mở rộng nhanh hơn, bạn phải tìm ra cách tạo sự khác biệt. Bạn, giám đốc tài chính hoặc kế toán của bạn phải tính xem công ty sẽ cần bao nhiêu tiền mặt và khi nào cần. Điều đó có nghĩa là một khoản đầu tư bổ sung vào công ty bởi các chủ sở hữu của nó hoặc bởi các nhà đầu tư khác. Điều này cũng nghĩa là bạn sẽ phải vay vốn lưu động từ ngân hàng, tìm kiếm tín dụng thương mại bổ sung từ các nhà cung cấp của bạn, chiết khấu (bao thanh toán) các khoản phải thu của bạn hoặc sử dụng kết hợp nhiều phương pháp. Quản lý chặt chẽ các tài khoản quá hạn có thể mang lại tiền mặt cần thiết và giảm giá cho những khoản thanh toán sớm có thể giúp bạn có những khách hàng tốt, những người thanh toán nhanh hơn.

Bạn cũng có thể nhấc chân ra khỏi chân ga. Bạn có thể kiểm soát tốc độ tăng trưởng của mình bằng cách kiểm duyệt nhu cầu sản phẩm với vô số cách khác nhau. Bạn có thể cắt giảm các hoạt động bán hàng và tiếp thị, tăng giá, củng cố các tiêu chuẩn tín dụng hoặc thậm chí từ chối kinh doanh. Không ai thích từ chối việc kinh doanh, nhưng nó thật tệ khi thấy công ty của mình đi vào đường cùng.

VÍ DỤ THỰC TẾ

Một nhà sản xuất giàn thiết kế ở Tây duyên hải Mỹ đã vật lộn trong thị trường xây dựng nhà phát triển chậm chạp vào đầu những năm 1990. Nhưng khi hoạt động xây dựng bắt đầu vào cuối thập kỷ này, hai anh em chủ sở hữu công ty đã thấy sự gia tăng mạnh về nhu cầu đối với các sản phẩm của họ.

Để bắt kịp nhu cầu đó họ phải tăng thêm các cơ sở sản xuất mới để sản xuất các vì kèo trên mái. Hầu hết được thiết kế tùy chỉnh, điều đó có nghĩa là công ty phải tìm hoặc đào tạo kỹ thuật viên thiết kế và trang bị cho họ các máy trạm máy tính đắt tiền. Công ty đã tăng dự trữ gỗ xẻ, mua thêm xe tải, thiết bị cẩu, thêm nhiều nhân viên bán hàng, tài xế giao hàng và nhân viên khác.
Một trong hai người đã tham gia một số lớp học về quản lý kinh doanh và kế toán, và trong suốt giai đoạn phát triển chậm, họ đã xây dựng được các bảng tính vi tính mô hình hóa chi phí, lợi nhuận, dòng tiền và dòng tiền của công ty ở các cấp độ hoạt động khác nhau. Những mô hình đó không tinh vi lắm, nhưng đã đưa ra một cảnh báo rằng sự phát triển trong ngành xây dựng nhà có tính chu kỳ cao và sẽ gây ra một cuộc khủng hoảng tiền mặt.

Hai người sắp xếp một dòng tín dụng quay vòng với một ngân hàng địa phương. Họ xem xét kỹ lưỡng xếp hạng tín dụng của những người làm nhà đã đặt hàng cho các vì kèo và yêu cầu thanh toán với mỗi đơn hàng hoặc giao hàng từ những người có tín dụng kém. Họ giảm giá cho những ai thanh toán ngay và nói với tất cả khách hàng rằng việc giao hàng trong tương lai sẽ bị hủy nếu hóa đơn không được thanh toán đúng hạn. Đây là một động lực mạnh mẽ cho những người thợ xây nhà bởi vì họ cần các vì kèo để hoàn thành ngồi nhà, đây là một động lực mạnh mẽ.

Kết quả: công ty được quản lý để tăng trưởng đủ nhanh để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong khi vẫn duy trì dòng tiền đầy đủ.

LỜI KHUYÊN

  • Ưu tiên cho việc dự báo dòng tiền và tích hợp nó vào kế hoạch tăng trưởng của bạn. Không chấp nhận đề xuất hoặc dự báo trừ khi nó bao gồm phân tích tác động lên dòng tiền.
  • Kiểm tra chi phí và nhu cầu dòng tiền của bạn so với mức trung bình của ngành được công bố trong Định mức ngành và tỷ lệ kinh doanh chính của Dun & Bradstreet và trong Nghiên cứu báo cáo thường niên của Hiệp hội quản lý rủi ro (trước đây là Robert Morris Associates).
  • Kiểm soát các khoản phải thu của bạn và nhanh chóng thu các khoản phải thu. Yêu cầu các ứng dụng tín dụng từ khách hàng mới và khách hàng hiện tại và chạy kiểm tra tín dụng trước khi giao hàng. Yêu cầu thanh toán một phần đối với rủi ro thấp hoặc khách hàng thanh toán chậm. Thông báo về các điều khoản thanh toán phải rõ ràng trên hóa đơn, đảm bảo có đầy đủ những thông tin bắt buộc (ví dụ: số đơn đặt hàng, bộ phận chính xác). Giảm giá cho thanh toán ngay; và nếu hóa đơn chưa được thanh toán vào ngày 31, hãy gọi điện thoại để yêu cầu khách hàng phải cam kết thanh toán đầy đủ.
  • Kiểm tra tiền gửi hàng ngày, đúng hạn cho tín dụng cùng ngày. Sử dụng “hộp khóa” ngân hàng để tăng tốc thu hồi thanh khoản
  • Tìm kiếm các những điểm cao nhất và thấp nhất trong nhu cầu tiền mặt của bạn. Cắt giảm chi tiêu tại điểm cao nhất. Chạy các chương trình khuyến mãi bán hàng để tại điểm thấp nhất
  • Làm trơn chi phí định kỳ. Yêu cầu các nhà cung cấp (ví dụ: công ty tiện ích) chia hóa đơn thành 12 khoản thanh toán hàng tháng bằng nhau. Dành riêng tiền hàng tháng cho R&D, bảo hiểm, lương hưu và các chi phí định kỳ khác.
  • Sắp xếp tài chính trước cho nhu cầu dòng tiền sắp tới của bạn - từ ngân hàng, nhà đầu tư tư nhân hoặc công ty tài chính phải thu (yếu tố).
  • Yêu cầu các nhà cung cấp chính của bạn mở rộng điều khoản thanh toán.
  • Sử dụng gia công và công nhân thời vụ để đáp ứng thời gian cao điểm. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí so với việc thuê nhân công lâu dài.
  • Nhận thêm ý kiến ​​về quy mô và tiềm năng mở rộng thị trường của bạn bằng cách sử dụng các phương pháp được nêu trong các vấn đề ở phần đọc nhanh có tiêu đề Issues to Consider When Outsourcing Market Research. (tạ dịch Cân nhắc khi thuê ngoài nghiên cứu thị trường).
 
Nguồn : saga.vn
Vũ Quang Huy
Vũ Quang Huy