Với sự bùng nổ của xu hướng văn phòng mở mới nhất, đôi khi chúng ta quên mất những gì tạo nên sự thiết kế văn phòng tuyệt vời, cổ điển, chân thực. Các nền tảng sâu sắc hơn của văn hóa công ty bị thay thế bởi những thứ mới mẻ và bóng bẩy; và sự thiết kế sơ sài được ưa thích hơn là nội thất cao cấp và bố trí chu đáo
Một không gian làm việc tuyệt vời cho bạn và nhân viên của bạn đòi hỏi sự chú ý, thời gian, nghiên cứu và cân nhắc cho văn hóa công ty mà bạn muốn xây dựng. Dưới đây là một số gợi ý về những việc cần làm - và tránh - khi thiết kế văn phòng mới của bạn.
NÊN: tập trung vào tâm lý thoải mái của nhân viên
Khi bạn chọn tách rời bộ phận I.T. ở tầng dưới cùng, tách người quản lý khỏi nhân viên mới hoặc cho phép một nhóm lớn quản lí một căn phòng nơi các nhân viên khác cần yên tĩnh,bạn có nguy cơ gây hiểu nhầm cho nhóm bạn đã mất hàng tháng hoặc hàng năm để xây dựng.
Tâm lý thoải mái trong văn phòng được nuôi dưỡng qua môi trường làm việc của một người: khả năng hoà đồng với đồng nghiệp và người cố vấn, điều chỉnh nhiệt độ phòng, điều chỉnh mức độ tiếng nói của mình, tùy chỉnh và cá nhân hóa bàn làm việc hoặc khu vực làm việc, tránh sử dụng mùi hương gây mất tập trung hoặc nhìn rõ các giá trị của công ty và những lời hứa. Cho dù đó là một bố cục tích hợp nơi mà mọi người gặp nhau tại một bàn dài cho bữa trưa hoặc bạn cung cấp sự nghỉ ngơi đơn giản từ các thông báo Slack liên tục, hãy xem xét các cách để làm cho nhân viên hạnh phúc hơn mà không làm giảm các thách thức sáng tạo và kỳ vọng về chất lượng công việc
KHÔNG: hy sinh bản sắc thương hiệu của bạn cho đồ nội thất giảm giá
Hãy giơ tay nếu bạn đã duyệt ghế văn phòng tại một cửa hàng lớn hoặc coi là một kho giảm giá để có được số lượng lớn. Nếu bạn là một người khởi nghiệp nhỏ và có ngân sách hạn hẹp, thì không sao ... tất cả chúng ta đều bắt đầu ở đâu đó. Nhưng cuối cùng, bạn cần đầu tư vào văn phòng của mình giống như bạn làm bất kỳ khía cạnh nào khác trong công việc kinh doanh của bạn. Bạn tuyển nhân sự giảm giá, vậy tại sao lại cho họ đồ đạc mỏng manh, kém chất lượng? Cho dù bạn mua bàn hội nghị bằng gỗ được chạm khắc thủ công từ thợ thủ công địa phương hoặc đặt mười ghế điều hành chất lượng cao trong màu cam của thương hiệu, văn hóa và giá trị công ty của bạn được thể hiện ở nơi bạn làm việc. Và đừng quên bảo hành và bảo vệ đầu tư thương hiệu của bạn. Nhân viên của bạn tiếp xúc với đồ nội thất văn phòng của bạn rất nhiều mỗi ngày. Việc bạn bỏ phí đầu tư ban đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm về lâu dài vì sẽ tránh được việc sửa chữa hoặc thay thế . Nếu văn phòng của bạn làm hư hỏng đồ nội thất trong thời hạn mười năm và bảo hành của bạn hết sau 5 năm, bạn có thể phải đối mặt với chi phí thay thế trước khi ngân sách của bạn sẵn sàng, và nó sẽ quay trở lại với vấn đề phải chọn ra các mặt hàng mới.
NÊN: nghiên cứu về nguồn gốc của đồ nội thất văn phòng của bạn
Ai đó đã làm cái ghế bạn đang ngồi. Bạn có biết là ai không ? Họ đã sử dụng loại vật liệu nào? Các quy trình này có phù hợp với giá trị của công ty bạn không? Các nhà sản xuất đồ nội thất tốt thì sẽ tự hào kể những câu chuyện về nguồn gốc đồ nội thất của họ , chế tạo, sản xuất và vận chuyển. Từ một doanh nghiệp thuộc sở hữu gia đình nhiều thế hệ ở Ý đến một chuyên gia nâng cấp từ đầu đến cuối đến từ Mỹ, bạn nên chọn các nhà thiết kế và nhà cung cấp có những nét tương đồng với bạn. Có lẽ bạn nên cố gắng trang bị cho văn phòng của bạn với các sản phẩm gỗ có nguồn gốc bền vững và vật liệu tái chế. Tìm kiếm các công ty nội thất, hoặc thuê một công ty thiết kế và trang trí nội thất, có thể phù hợp với bạn.
ĐỪNG: quên đo không gian làm việc của bạn
Lời khuyên đơn giản, tôi biết, nhưng đó là một lỗi phổ biến. Đừng quên đo chính xác diện tích của không gian làm việc của bạn. Hãy nghĩ đến sự di chuyển của nhân viên, bao nhiêu ghế cần phải di chuyển ra xa, có bao nhiêu người đi qua nhau ở khu vực có nhiều đi lại , nơi các nhóm có xu hướng tụ tập và bao nhiêu người nghỉ cùng lúc trong phòng chờ của nhân viên. Có một đường đi để in và nộp? Có một cơ hội để thêm một phòng làm việc hợp tác thứ hai, nhỏ hơn cho các cuộc họp video? Sử dụng hệ thống thiết kế CAD hoặc chuyên gia thiết kế nội thất cũng sẽ tiết kiệm hàng giờ cho ghi chú và băn khoăn những gì bạn cần trong mỗi bộ phận.
NÊN: Hãy suy nghĩ về việc vận động và sức khoẻ khi thiết kế văn phòng của bạn
Quan tâm đến sức khỏe thể chất của nhân viên của bạn và họ sẽ trả lại gấp đôi về năng suất và những đột phá sáng tạo của họ. Điều này có nghĩa là xem xét các yếu tố và bố cục có lợi cho việc duy trì sức khỏe. Bạn không nhất thiết phải lắp đặt bàn máy chạy bộ cứ sau mười bước chân, nhưng bạn cần thực hiện những điều cơ bản. Cung cấp các tùy chọn để có thể điều chỉnh chiều cao của bàn làm việc và phòng tập thể dục hoặc yếu tố tập luyện thể chất trong tòa nhà. Con người bị cuốn hút một cách tự nhiên và thích được bao quanh bởi các loại môi trường này. Thực vật trung hòa ánh sáng nhân tạo, cân bằng độ ẩm và điều chỉnh nhiệt độ, làm cho văn phòng của bạn trở thành môi trường phù hợp hơn để nhóm của bạn hoàn thành các nhiệm vụ và dự án. Ánh sáng tốt có thể gây ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến tinh thần của nhân viên. Tùy thuộc vào yêu cầu công việc trong ngành của bạn, hãy thử tắt đèn huỳnh quang thay cho đèn cảm ứng, công tắc mờ, đèn chùm hoặc đèn bàn riêng lẻ. Ánh sáng tự nhiên đã được chứng minh là có ảnh hưởng lớn đến năng suất và hạnh phúc. Nếu bạn là một văn phòng yêu thích máy tính và không thể nhìn chằm chằm vào màn hình, hãy thử dùng bóng râm mặt trời ... hoặc ít nhất là đặt vị trí phòng chờ và quán ăn của nhân viên để nhận được nhiều ánh sáng tự nhiên nhất.
ĐỪNG: chạy theo xu hướng văn phòng mở nếu nó không phù hợp với nhân viên của bạn
Chúng tôi nhận thấy sự trở lại của những mô hình văn phòng mang tính cá nhân cho những người nhiệt huyết với công việc, xuất phát từ cách bố trí văn phòng mở phổ biến. Điều này có nghĩa là chúng ta sắp trải qua thời kỳ phục hưng ? ( Thời kì phục hưng ở đây có nghĩa là nó sẽ sớm được trở thành xu hướng chung của các văn phòng )
Không cần thiết. Cho dù bạn có thiết kế văn phòng mở hay cung cấp văn phòng riêng cho từng nhân viên, hãy đảm bảo không gian làm việc của bạn phù hợp với các mục tiêu đề ra cho họ mà họ phải thực hiện. Đây được gọi là thiết kế "activity-based working"
(Activity based working (ABW) có nghĩa là việc lựa chọn phong cách làm việc phù hợp với nhu cầu công việc tại thời điểm thông qua việc tăng những môi trường làm việc thích hợp. Mô hình ABW sẽ dựa trên tiền đề không có nhân viên nào được sở hữu một khu vực làm việc cá nhân, tuy nhiên nó sẽ không giống với mô hình tự do chia sẻ chỗ ngồi giống nhau trong văn phòng.)
Nếu bạn đã ký hợp đồng thuê dài hạn để thuê các không gian mở đó, thì sẽ có những giải pháp nội thất hiện đại để giúp bạn tạo ra các không gian cá nhân mang tính linh hoạt và theo quy chuẩn. Nội thất âm thanh và vật dụng cách âm sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho bất kỳ văn phòng nào. Bạn có thể tạo ra những nơi yên tĩnh để nhóm của bạn hoàn thành công việc nhiều hơn, tổ chức một cuộc họp nhóm nhỏ theo phương thức 1-1, hoặc cùng thưởng thức một tách cà phê vào giờ giải lao. Cho dù bạn chọn kết hợp xu hướng riêng tư này bằng cách thêm đồ nội thất âm thanh vào bố cục văn phòng của bạn, hoặc bạn muốn thiết kế lại hoàn toàn không gian của mình theo xu hướng yên tĩnh và tập trung tuyệt đối, hãy bắt đầu bằng việc kiểm tra hoạt động hàng ngày của nhân viên để có thể đưa ra quyết định đúng đắn.