Những Sai Lầm Trong Cuộc Họp Tiêu Tốn 37 Tỷ Đô Mỗi Năm

23/10/2014 - 12:30 4657     0

Mỗi ngày có khoảng 11 triệu cuộc họp diễn ra ở Mỹ và một phần ba trong số này không hề đem lại hiệu quả. Và kết quả là ước tính có khoảng 37 tỷ đô bị lãng phí mỗi năm do những cuộc họp thiếu hiệu quả.

Điều này cho thấy rằng, dù có tổ chức vô vàn các cuộc họp nhưng chúng ta lại không hề giỏi trong việc thực hiện chúng một cách hiệu quả. Rất nhiều nhà tâm lý học của công tác tổ chức quản lý đã tìm hiểu lý do cho vấn đề này và họ đã tìm ra những lỗi phổ biến nhất mà các công ty thường hay mắc phải:

Bạn có quá nhiều cuộc họp

Hãy tự tính xem một tuần bạn đã dành ra bao nhiêu thời gian cho việc họp, bao nhiêu thời gian trong số chúng thực sự hiệu quả cho công việc của bạn. Vì theo như nghiên cứu, một phần ba các buổi họp thường không mang lại bất cứ kết quả gì cho việc thảo luận hay ra quyết định. Vì vậy, hãy cân nhắc giảm thiểu số buổi họp mà bạn tham dự.

Sai lầm mắc phải trong buổi họp

Bạn chú ý đến những người “to mồm” thay vì lắng nghe các những người có kinh nghiệm thực sự.

Các nghiên cứu của trường Đại học Utah cho thấy rằng mọi người đều có lúc gặp khó khăn khi phải phân biệt ai là chuyên gia trong một lĩnh vực và ai là người “to mồm” nhất trong phòng họp.

Theo lời chia sẻ của phó giáo sư Bryan L. Bonner với Tạp chí Phố Wall (Wall Street Journal), chúng ta thường dựa vào "những tiêu chí không hợp lý để đánh giá chuyên môn", như tính hướng ngoại, giới tính, hay chủng tộc thay vì thực sự lắng nghe nội dung mà họ trình bày. Bạn có thể mắc sai lầm vì không phải lúc nào người “to mồm” cũng là người đúng.

Không phải đàn ông mới là người quyết định sáng suốt nhất trong buổi họp

Một nghiên cứu về tác động của caffeine đến các buổi họp đã phát hiện ra sự khác biệt về giới tính rất đáng ngạc nhiên. Khi nam giới uống cà phê trong một buổi họp căng thẳng, họ làm việc kém hiệu quả hơn. Nhưng khi nữ giới làm điều tương tự, họ lại làm việc với hiệu suất cao hơn bình thường. Mặc dù những nghiên cứu này vẫn chưa được công nhận nhưng họ chắc chắn rằng có sự khác biệt trong cách phản ứng của mỗi giới với căng thẳng.

Tương tự, có một trang blog về lĩnh vực tâm lý học Research Digest đã viết rằng phong cách của nữ giới là  "hợp tác và bảo vệ lẫn nhau (gọi là 'nhẹ nhàng và thân thiện') trong khi nam giới thường bộc lộ cách phản ứng hiếu chiến". Vì thế, nữ giới thường làm việc hiệu quả hơn trong các cuộc họp.

Bạn tính thời gian thay vì đầu việc.

Giám đốc điều hành (COO) của Facebook Sheryl Sandberg không bao giờ lựa chọn thời gian để kết thúc một cuộc họp dù là ở  phút thứ 15, 30 hay 60. Theo như Sanberg chia sẻ thì ngày làm việc của cô dày đặc các cuộc họp đến nỗi cô phải dùng một cuốn sổ nhỏ chỉ để ghi một danh sách các vấn đề cần thảo luận và các đầu việc. Khi hoàn thành xong một việc cô sẽ gạch đi một đầu mục và cho đến khi mọi công việc trên một trang đều đã hoàn thành, cô sẽ xé trang đó và chuyển sang trang tiếp theo. Nếu trong một cuộc họp 1 tiếng, mỗi đầu việc mất 10 phút để giải quyết, thì cuộc họp đó được chỉ để giải quyết xong 6 đầu việc đã đề ra không hơn không kém.

Hay nói cách khác: Trong mỗi buổi họp, hãy lên danh sách những việc cần phải làm và hoàn thành chúng trước khi ra khỏi phòng họp.

Bạn đến muộn

Thật đáng ngạc nhiên khi 37% các buổi họp bắt đầu muộn hơn dự kiến, phần lớn do một ai đó không đến đúng giờ. Tình huống này dẫn đến việc người đến muộn thấy mình bất lịch sự, còn những người ngồi đợi cảm thấy không được tôn trọng, bực bội và tức tối. Và đương nhiên tất cả những điều này sẽ làm giảm hiệu quả buổi họp.

Bạn mệt mỏi với sự "giả tạo”

Chỗ làm việc thường không phải là nơi mà bạn  sẽ bạn bộc lộ cảm xúc thật, giống như việc bạn vừa nhắn tin cãi nhau với người yêu và ngay sau đó lại phải giả vờ vui vẻ nói chuyện với một khách hàng hay tham gia một cuộc họp. Nhưng điều này chính là nguyên nhân làm cho bạn càng mất tập trung khi làm việc và dẫn đến việc không thể hoàn thành công việc đúng hạn.  

Bạn mời quá nhiều người tham gia họp

Jeff Bezos, CEO của Amazon tuân thủ Quy tắc 2 chiếc Pizza: Không bao giờ có cuộc họp mà 2 chiếc pizza không đủ để cả nhóm cùng ănQuy tắc này không những giúp đưa ra quyết định nhanh chóng, mà còn giúp họ được tự do thể hiện ý tưởng của mình mà không bị những suy nghĩ của cả nhóm làm ảnh hưởng.

Ăn trong lúc họp.

Trừ khi những người còn lại đều ăn, còn không thì đừng.

Chuyên gia về quy tắc ứng xử Barbara Pachter chia sẻ rằng : “Nếu ăn trong một buổi họp, bạn có thể gây tiếng ồn hoặc làm mùi thức ăn lan tỏa ra khắp phòng" và đương nhiên những thứ như thế sẽ gây cản trở cho tiến trình họp.”

Sử dụng điện thoại trong khi họp

Pachter cũng cho rằng sử dụng điện thoại trong buổi họp là hành vi cực kỳ thiếu lịch sự và sẽ dễ làm người khác cũng như chính bạn bị xao nhãng. Nó cho thấy bạn ưu tiên các email, tin nhắn hơn là lắng nghe mọi người và cuộc họp bạn đang tham dự. Và thậm chí bạn cũng không nên để điện thoại trên bàn vì tiếng chuông điện thoại sẽ gây mất tập trung cho cả nhóm ảnh hưởng xấu đến năng suất làm việc. Tốt hơn hết là hãy cất nó vào túi của mình và đặt ở chế độ rung hoặc đi ra khỏi phòng nếu bạn muốn nhận cuộc gọi hay trả lời một tin nhắn.

Suy cho cùng những hành vi này chỉ giúp ngăn chặn phần nào những chi phí và tổn thất không đáng có của buổi họp, còn nếu thực sự muốn có những buổi họp thực sự hiệu quả mà vẫn giảm thiểu được chi phí thì bạn có thể tham khảo phương pháp tổ chức buổi họp đúng cách hoặc các tips để tổ chức họp hiệu quả.