Những Dấu Hiệu Cho Thấy Dự Án Gặp Rắc Rối

Anh Tuấn
15/07/2016 - 21:00 1222     0

Chắc hẳn trong tủ đồ của bất kì người đàn ông nào cũng sẽ có một chiếc áo bóng đá bị sờn rách sau nhiều năm. Thỉnh thoảng một vài chỗ bị tuột chỉ và bạn rút đi từng sợi một. Đến một ngày bạn chợt phát hiện, cả chiếc áo đã bị bung ra hoàn toàn. Ví dụ trên rất giống với tình trạng của một dự án mà bạn đang quản lý. 

Chiếc áo cũ của bạn có thể bị sờn, rách và rồi rối tung cả lên. Đáng lẽ nếu bạn chịu bỏ ra một chút thời gian, dù chỉ một phút, để khâu lại những đường chỉ bị bung thì bạn sẽ có một dự án lành lặn hơn rất nhiều. Và chiếc áo bóng đá ấy chưa chắc đã trở nên nát bươm.

Với quản lý dự án cũng tương tự như vậy. Trên cương vị là một người quản lý, nghĩa vụ của bạn là phát hiện được những dấu hiệu cảnh báo rằng dự án của mình sắp gặp phải trở ngại sẽ dẫn đến thất bại hoàn toàn.

Rất may có một số tín hiệu cảnh báo tương đối phổ biến trong công tác quản lý dự án, nếu bạn học được những dấu hiệu này, bạn có thể tránh được các rắc rối về lâu về dài. Dưới đây chúng tôi xin đề cập đến những cảnh báo cho thấy dự án của bạn đang gặp trục trặc.

Các thành viên trong nhóm tăng ca quá nhiều

Nói một cách đơn giản, nếu một dự án chạy theo đúng tiến độ, không có lý do gì khiến các thành viên phải tăng ca. Việc bắt nhân viên tăng ca chẳng khác nào một kiểu sửa chữa tạm thời cho một công việc được lên tiến độ quá dở, hay một sự quản lý phạm vi công việc quá kém cỏi. Vì thế, khi bạn nhận thấy thành viên trong nhóm đang phải tăng ca và làm việc quá sức, đây chính là dấu hiệu để bạn xem xét lại vấn đề quản lý dự án.

Hậu quả của việc tăng ca có thể dẫn đến những kết quả rất tiêu cực đối với nhóm của bạn: thức trắng đêm làm việc, ăn đồ ăn tạm bợ hay uống cả bình cà phê để giữ tỉnh táo. Tất cả những điều trên là cách gián tiếp khiến cả nhóm rệu rã và mất đi nhuệ khí làm việc, đồng thời dẫn đến việc nhân viên của bạn sẽ nghỉ việc khá nhiều. Tất nhiên, thỉnh thoảng tăng ca không phải là vấn đề lớn, đặc biệt là khi chúng ta đang phải đối mặt với những deadline dồn dập hay giai đoạn thúc ép đưa ra sản phẩm. Nhưng khi việc tăng ca kéo dài hàng giờ đồng hồ và ngày nào cũng phải tăng ca nghĩa là đã đến lúc bạn phải xem lại bản tiến độ của mình, cũng như phải căn chỉnh và làm việc lại với khách hàng để đảm bảo duy trì môi trường làm việc lành mạnh.

Khi mục tiêu của dự án không được thống nhất giữa các thành viên trong nhóm hay với khách hàng và những bên liên quan

Phần lớn các dự án đều có những mục tiêu kinh doanh khá cao, vấn đề nằm ở chỗ những nhà lãnh đạo doanh nghiệp, quản lý dự án và thậm chí cả khách hàng sẽ nghiễm nhiên coi các mục tiêu này là việc ai cũng rõ ràng hết cả nên thường ít có ai đề cập đến vấn đề đó. Những giả định này có thể dẫn đến một loạt vấn đề trong dự án, bởi các thành viên trực tiếp thực hiện dự án không biết rõ thứ tự và mức độ ưu tiên của mỗi công việc, cũng như bức tranh toàn cảnh mà những đối tượng kia đang cần là gì. Bằng việc giả định rằng các mục tiêu và yêu cầu của hoạt động kinh doanh hay yêu cầu của dự án bạn đang làm là việc hiển nhiên ai cũng biết và hiểu sẽ tạo ra một loạt nguy cơ tiềm tàng. Nhưng may mắn thay, đây là vấn đề rất dễ để xử lý bởi bạn chỉ cần giải quyết chuyện giao tiếp và trao đổi thông tin mà thôi.

Giao tiếp trong đội ngũ có vấn đề

Nếu các thành viên trong nhóm của bạn thường xuyên gặp phải các vấn đề cá nhân với nhau, hay là với bạn, hoặc thậm chí tệ đến mức họ không thể làm việc hòa hợp, với tư cách là một nhà quản lý dự án, bạn cần phải quản lý việc giao tiếp hiệu quả hơn. Tuy chúng ta không thể nào kì vọng rằng tất cả mọi người sẽ làm việc hòa thuận trong mọi thời điểm, nhưng mỗi người trong nhóm nên bỏ qua cái tôi của mình và tạo dựng những mối quan hệ chuyên nghiệp là việc vô cùng quan trọng.

Đảm nhận trách nhiệm của một quản lý dự án, bạn chính là người đảm bảo mối quan hệ xã giao giữa các thành viên không bị đẩy lên thành xích mích cá nhân, đồng thời đảm bảo các kênh thông tin giao tiếp luôn trôi chảy và hiệu quả. Nhiệm vụ của nhà quản lý dự án không khác lắm với người chuyên đi hòa giải, nhưng nếu bạn không đề cập đến những khúc mắc giao tiếp ngay từ đầu, một dự án có thể gặp phải vấn đề về hiệu suất vô cùng to lớn. Chính bạn cũng cần nhìn lại bản thân, bởi bạn vẫn là thành viên của nhóm chứ không phải là một ông hoàng, việc coi mình là bề trên với đội nhóm cũng sẽ dẫn đến những vấn đề cá nhân như tôi đã nêu ở trên.

Dự án thiếu chỉ đạo hoặc chỉ đạo không xuyên suốt

Khi ngay đến các nhà quản lý dự án cũng không đưa ra được các chỉ đạo rõ ràng dẫn dắt công việc hay các kênh thông tin không rộng mở thì dự án sẽ gặp phải trở ngại. Khi các thành viên trong nhóm không nắm được tiến độ tổng một cách cụ thể hoặc những người đó bị quản lí một cách vi mô đến từng hoạt động một, điều này cũng sẽ dẫn đến việc dự án bị đi lệch hướng hay không có bất cứ mục tiêu rõ ràng nào. Nếu chỉ có mỗi thuyền trưởng biết con thuyền đang đi đâu, thì nhuệ khí của đội nhóm cũng giảm đi đáng kể, và thứ tự ưu tiên công việc của dự án này cũng sẽ bị lệch lạc không ít. Điều tệ hơn nữa là khi không có phương hướng nào cả hoặc mọi người tự đi theo các phương hướng trái ngược lẫn nhau. Việc thay đổi liên tục mục tiêu của dự án sẽ là dấu hiệu vô cùng rõ ràng cho thấy dự án đang lâm nguy và thể hiện nhà quản lý dự án đang quản lý phạm vi công việc một cách rất kém.

Chỉ đạo từ ban lãnh đạo và mục tiêu dự án không ăn khớp với nhau

Cho dù dự án của bạn có chạy đúng với tiến độ chăng nữa, nhưng nếu xuất hiện mâu thuẫn giữa mục tiêu của công ty mẹ và dự án của bạn thì cũng có thể đưa đến thất bại trước mắt. Khi lãnh đạo của bạn quyết định không tập trung vào nhu cầu của khách hàng trong dự án này, đó chính là một dấu hiệu cảnh báo cho dự án. Ví dụ một công ty chuyên ngành tư vấn công nghệ thông tin quyết định họ không hỗ trợ nền tảng công nghệ thông tin mà khách hàng của bạn đang đầu tư vào thì người ta sẽ không cảm thấy tin tưởng vào dự án của bạn nữa, tất nhiên sẽ kéo theo những hậu quả sau đó. Việc nhận thức được các mục tiêu chính của cả công ty cũng như đảm bảo chúng trùng khớp với mục tiêu của dự án là một cách đơn giản để giữ cho dự án của bạn không bị thất bại. Bất kì khi nào bạn thấy rằng dự án của mình đang đi lệch hướng so với chỉ đạo cấp trên, hãy đề cập vấn đề ngay lập tức và trình bày thẳng thắn với ban lãnh đạo công ty.

Giả định “Không có tin tức gì là Tin Tốt”

Bạn đã bao giờ gặp phải trường hợp khách hàng không trả lời lại điện thoại, lí do có thể bởi họ bị choáng ngợp và không có thời gian, hoặc thậm chí họ cũng không có đủ thông tin để phản hồi cho bạn hay không? Việc giao tiếp giữa các bên khách hàng là một khâu quan trọng đóng góp cho sự thành công của một dự án. Khi thấy khách hàng của mình không phản hồi, nhà quản lý dự án thường dễ có ảo tưởng mọi thứ đang rất ổn. Điều này có thể là rủi ro lớn, đặc biệt là lúc cần đưa ra quyết định về mục tiêu cũng như phương hướng của dự án hoạt động kinh doanh.

Một cách giúp giải quyết vấn đề trên mà không khiến ai phải khó chịu là hãy đặt ra một lịch trình để cập nhật hàng tuần với khách hàng. Những cuộc họp ngắn đó có khi chỉ mất khoảng năm phút. Cách thứ hai là bạn phải gửi thông báo cập nhật thông tin tiến độ hàng tuần để nói rõ nhóm bạn đang làm gì, có những deadline nào sắp tới và cần hành động gì từ phía khách hàng để hỗ trợ cho việc thực hiện dự án. Cách chủ động trong vấn đề giao tiếp sẽ đảm bảo rằng khách hàng của bạn sẽ luôn sâu sát với dự án, đồng thời giảm thiểu được rủi ro đi kèm với những khách hàng không có phản hồi gì cả. Nếu bạn cứ tiếp tục mà không có phản hồi của khách hàng, thì bạn đang đặt dự án của mình vào một mối nguy hiểm.

Nhìn chung, một quản lý dự án tốt cần tạo được sự cân bằng trong việc giao tiếp một cách hiệu quả, đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có sự đồng thuận và quản lý một kiềng ba chân gồm: phạm vi công việc - tiến độ - ngân sách. Bạn cần phải chú tâm đến những chỉ báo cho rủi ro mà chúng tôi nêu ra ở trên. Bạn cũng cần đề cập và xử lý chúng ngay lập tức trước khi bạn gặp phải những thất bại nghiêm trọng.

 

Nguồn : THEO SAGA.VN
Anh Tuấn