Nghiên Cứu Về Con Người Có Thể Giúp Bạn Thay Đổi Quy Trình, Văn Hóa Và Chiến Lược Như Thế Nào?

Linh Cao
20/10/2018 - 07:00 328     0

Dường như mọi doanh nghiệp đều đang vật lộn với khái niệm chuyển đổi. Những ông lớn đương thời đang cố gắng bắt kịp với những công ty trong lĩnh vực kỹ thuật số mới nổi và thậm chí việc các công ty kỹ thuật số bản địa sinh ra đã phá vỡ thị trường khiến cho các ông lớn biết rằng họ cần thay đổi. Lấy Uber làm ví dụ: chỉ mới hoạt động được 8 năm,công ty này bắt đầu với mô hình kinh doanh taxi. Bây giờ, Uber đang nỗ lực để đưa những nền tảng phần mềm đến phòng thí nghiệm robot để chế tạo ra những chiếc xe tự lái.  

Số lượng các sáng kiến tham gia vào quá trình chuyển đổi nhiều đến mức trở nên vô nghĩa. Tuy nhiên số lượng này thực ra là một trong những đặc điểm xác định để phân biện những sự biến đổi từ sự thay đổi thông thường. Chuyển đổi là một danh mục tổng hợp các sáng kiến ​​thay đổi cùng nhau tạo thành một chương trình tích hợp.

Vậy  nên sự biến đổi là một hệ thống các hệ thống, tất cả được tạo thành từ hệ thống phức tạp nhất có ảnh hưởng đến tất cả mọi người. Vì lý do này, chuyển đổi tổ chức phù hợp nhất với việc phân tích, dự đoán và phương pháp nghiên cứu thực nghiệm dựa trên những mẫu phân tích về con người.

Phân tích con người được định nghĩa là sử dụng dữ liệu về hành vi, quan hệ và đặc điểm của con người để đưa ra quyết định kinh doanh, điều này giúp thay thế việc ra quyết định dựa vào kinh nghiệm cá nhân, phân cấp và tránh rủi ro với các quyết định chuẩn xác hơn dựa trên phân tích dữ liệu, dự đoán và nghiên cứu thực nghiệm. Hàng chục công ty nằm trong top Fortune 500 với bộ phận Phân tích đặt ở Microsoft, đã được quan sát cách họ thực hiện phân tích con người theo ba cách chính để thấu hiểu và thúc đẩy nỗ lực chuyển đổi của họ.

Trong các sáng kiến ​​chuyển đổi chức năng hoặc quy trình cốt lõi - thường được thúc đẩy bởi số hóa - các ví dụ về phân tích người đang được sử dụng để đo lường hoạt động và xác định chuyên môn tương ứng đã được xem xét. Trong một ví dụ, một nhóm phân tích con người ở một công ty CPG toàn cầu đã tham gia để giúp tối ưu hóa một quy trình tài chính diễn ra hàng tháng ở mọi công ty con trên toàn thế giới. Sự đa dạng của các chuẩn mực kế toán ở những công ty con đã loại trừ tiêu chuẩn hóa hoàn hảo và sự phân tán địa lý của các nhóm làm cho đội ngũ tham gia quá trình chuyển đổi khó thu thập thông tin theo cách bình thường.

Vì vậy, thay vì bắt đầu với các cuộc trao đổi để khai thác thông tin, dữ liệu dành cho việc phân tích con người đã được sử dụng để chuẩn bị thời gian dành cho quá trình chuyển đổi ở mọi quốc gia và lập bản đồ mạng lưới những người tham gia. Họ phát hiện ra rằng một quốc gia có hiệu quả cao hơn 16% so với mức trung bình của các nước còn lại: họ đạt được kết quả tương tự trong khi mất ít hơn 71 giờ và 40 người tham gia. Nhóm phân tích con người đã rất ngạc nhiên, tương tự như nhóm tài chính ở quốc gia đó, không có cơ sở nào để đánh giá so với các quốc gia khác và không biết rằng họ đang có ưu thế hơn.Văn phòng chuyển đổi đã tiếp cận các nhà lãnh đạo tài chính quốc gia bằng những phát hiện của họ và khiến họ trở thành đối tác trong việc cải tiến quy trình cho các công ty con còn lại.

Không dám chắc công ty CPG có thể nhận ra và nhân rộng những ưu thế này nếu họ đã thực hiện chuyển đổi với phương pháp từ trên xuống. Có lẽ quan trọng hơn cả là điều này liên quan đến những người ở vị trí then chốt đã vô tình tìm ra được cách làm tốt hơn.

Trong những sáng kiến biến đổi văn hóa , làm thế nào mà mọi việc được thực hiện đều quan trọng hoặc quan trọng hơn những gì đã được thực hiện.

Vòng phản hồi và các phương pháp truyền đạt theo hướng dữ liệu khác là cách yêu thích của những người phân tích quá trình tiến hành chuyển đổi văn hóa. Thường thì, sự thật có thể làm cho một cuộc trò chuyện tẻ nhạt gây được sự tò mò. Một nhóm phân tích con người trong một công ty kỹ thuật đang ra sức giúp phát triển các nhà quản lý của công ty, ví dụ. Các nhà quản lý thường duy trì văn hóa “một là sống hai là chết” không phù hợp với mong muốn của công ty là trở thành một nơi làm việc toàn diện, nhân văn. Phân tích dữ liệu cho thấy các nhóm có người quản lý dành ít nhất 16 phút cho mỗi lần báo cáo trực tiếp hàng tuần có được số phản hồi nhiều hơn 30% so với người quản lý trung bình chỉ dành 9 phút. Khi họ đưa câu chuyện về các dữ liệu đó lên tuyến đầu, đột nhiên sự nhận xét  đã được biến đổi thành một điểm chuẩn hữu ích đã thu hút sự chú ý của các nhà quản lý. Bằng cách này, kể một câu chuyện bằng dữ liệu là một cách nhẹ nhàng để xây dựng lòng tin giữa các bên liên quan và ứng dụng khoa học hành vi vào trong quá trình chuyển đổi văn hóa.

Thay đổi chiến lược từ trên xuống thường được thực hiện cần thiết bởi các yếu tố thị trường và công nghệ bên ngoài công ty, nhưng ở đây phân tích con người là một yếu tố quan trọng để thực hiện. Nhóm phân tích con người có thể được xem như một bảng chỉ dẫn để theo dõi nguồn lực, ranh giới, khả năng, thời gian sử dụng, mạng lưới,kỹ năng, hiệu suất, tư duy giúp xác định điểm có thể thay đổi và đo lường được điều gì xảy ra khi bạn thực hiện chuyển đổi thử nghiệm.

Một nhóm phân tích con người tại một công ty dịch vụ tài chính đang cố gắng giúp CEO (giám đốc điều hành) quản lý mức độ tăng trưởng trong khi nhà lãnh đạo này cố gắng để thấm nhuần một nền văn hóa mới, trong đó các phòng ban sẽ được yêu cầu hoạt động với đội ngũ tinh gọn hơn và cạnh tranh hơn trên thị trường - hai trạng thái “hiếu chiến” và “quyết liệt” thường sẽ xuất hiện. Khi quá trình chuyển đổi tăng tốc, các nhóm được yêu cầu làm nhiều hơn với chi phí ít chi, thu thập được nhiều dữ liệu hơn và đưa ra quyết định nhanh hơn. Trong bối cảnh này, các nhà lãnh đạo từng bộ phận bắt đầu nghe những lời than vãn về sự kiệt sức và mệt mỏi vì những thay đổi bên trong cũng như tự đặt câu hỏi về sự bền vững của tốc độ. Để giải quyết vấn đề này, nhóm chuyên gia phân tích con người đưa ra cho CEO một bảng chỉ dẫn hiển thị số giờ mà các nhân viên đã hoạt động trong các nhóm khác nhau. Khi toàn bộ nhóm làm việc quá mức, CEO sẽ biết rằng các nhân viên trong nhóm đó không thể xử lý nhiều thay đổi hơn, trong khi các nhóm còn chưa đạt mức hoặc giữa các thành viên có sự không đồng đều có thể sẽ tiếp thu nhiều hơn. Ông cũng có thể phân chia bảng chỉ dẫn theo thời kỳ, để tìm hiểu xem liệu  những người mới được thuê có làm việc hiệu quả hay không trước khi phê duyệt yêu cầu tuyển dụng mới để gia tăng khối lượng công việc..

Ngoài ra, các tổ chức ngày càng tìm kiếm thêm nhiều dữ liệu để giúp họ trong nỗ lực chuyển đổi, cần ghi nhớ điều quan trọng là việc này không có nghĩa sẽ có nhiều dữ liệu hơn hay biểu đồ tốt hơn. Đó là về việc nắm vững cơ cấu tổ chức của việc sử dụng dữ liệu để có quyết định tốt hơn; để đưa ra giả thuyết, thử nghiệm, đo lường và thích nghi. Thật sự không dễ dàng nhưng thông qua việc thu thập và phân tích cẩn thận dữ liệu phù hợp, một sự chuyển đổi lớn có thể giảm bớt những trở ngại và gia tăng cơ hội thành công.

 

Nguồn : Theo SAGA.VN
Linh Cao