Một Nghiên Cứu Về Hàng Ngàn Dự Án Dropbox Tiết Lộ Cách Để Hợp Tác Nhóm Thành Công

Minh Đặng
10/04/2020 - 10:00 6691     0

Chúng tôi đã nghiên cứu những tương tác ảo của các nhóm nghiên cứu tại các trường đại học trên Dropbox, phân tích cách các động lực hợp tác liên quan đến hiệu suất và phát triển một danh sách các thực tiễn tốt nhất mà các tổ chức có thể sử dụng trên bất kỳ nền tảng chia sẻ tệp nào để cải thiện hiệu suất của nhóm.

Việc sử dụng các nền tảng chia sẻ tệp ảo như Dropbox, Google Docs và các nền tảng khác đã trở nên phổ biến trong các cài đặt kinh doanh, học thuật và các cài đặt khác. Nhưng nhóm của bạn có sử dụng các nền tảng hợp tác như vậy có hiệu quả như họ có thể không?

Cho dù làm việc trên các phương pháp chữa ung thư hoặc các sản phẩm công nghệ tiêu dùng mới nhất, cách các nhóm cộng tác ảnh hưởng đến hiệu suất và thành công của họ. Chúng tôi biết rất nhiều về cách các nhóm hợp tác trực tiếp, liên quan đến lãnh đạo, giao tiếp, giải quyết xung đột và các lĩnh vực khác. Nhưng ít được biết về cách các nhóm làm việc với nhau thực tế. Khi ngày càng có nhiều sự hợp tác xảy ra trong các cài đặt kỹ thuật số, nó rất quan trọng để hiểu các thực tiễn tốt nhất để làm việc trong các không gian như vậy.

Để giải quyết câu hỏi này, chúng tôi đã nghiên cứu những tương tác ảo của các nhóm nghiên cứu tại các trường đại học trên Dropbox, phân tích cách các động lực hợp tác liên quan đến hiệu suất và phát triển một danh sách các thực tiễn tốt nhất mà các tổ chức có thể sử dụng trên bất kỳ nền tảng chia sẻ tệp nào để cải thiện hiệu suất của nhóm .

Dropbox đã cho chúng tôi quyền truy cập vào dữ liệu liên quan đến thư mục dự án, mà Dropbox đã tổng hợp và ẩn danh, cho tất cả các nhà khoa học sử dụng nền tảng của nó trong khoảng thời gian từ tháng 5 năm 2015 đến tháng 5 năm 2017 - một nhóm đại diện cho 1.000 khoa đại học (từ 100 trường đại học hàng đầu và cộng tác viên Dropbox của họ từ các trường đại học ẩn danh khác thuộc bất kỳ cấp bậc nào). Điều này bao gồm thông tin về tổng số thư mục chia sẻ, cấu trúc thư mục và quyền truy cập thư mục dùng chung, nhưng chúng tôi và nhân viên Dropbox không thể xem thông tin nhận dạng cá nhân. Những gì chúng ta đã thấy là dữ liệu ẩn danh trên mỗi thư mục Dropbox được chia sẻ liên quan đến một nhà nghiên cứu nhất định, cùng với những người mà họ đã chia sẻ thư mục đó, tần suất truy cập của bất kỳ ai liên quan đến nó, thời gian cộng tác trong một dự án và cách người dùng phân chia thời gian của họ giữa các dự án khác nhau được đại diện bởi các thư mục - rất nhiều điểm tiếp xúc cụ thể. [Cập nhật: Không có kiến ​​thức về thông tin cá nhân là cần thiết để thực hiện nghiên cứu và dữ liệu tổng hợp và kỹ thuật ẩn danh bảo đảm rằng các nhà nghiên cứu không thể truy xuất tên gốc hoặc định danh của người, thư mục, nội dung thư mục hoặc tệp.] Chúng tôi cũng có dữ liệu đáng tin cậy về mức độ thâm niên của người dùng, chẳng hạn như họ là giảng viên cao cấp hay cấp cơ sở. Nhìn chung, dữ liệu chứa khoảng 400.000 người dùng duy nhất làm việc trên khoảng 500.000 dự án riêng biệt.

Để điều tra tác động đến hiệu suất, sau đó chúng tôi so sánh các động lực hợp tác được quan sát giữa các trường đại học trong 10% và 10% dưới cùng và những người trung bình trong hiệu suất nghiên cứu, như được xác định bằng hai biện pháp được thực hiện từ Web of Science: (1) tác động trước đó hoặc bao nhiêu người khác trích dẫn công trình của một nhà khoa học và (2) năng suất, hoặc tổng số ấn phẩm. Điều này để lại cho chúng tôi dữ liệu ẩn danh trên khoảng 16.000 nhà nghiên cứu, chúng tôi đã sử dụng để thực hiện phân tích này.

Từ đó, chúng tôi đã phát hiện ra năm thực tiễn tốt nhất cho sự hợp tác ảo. Đó là, các nhóm tại những tổ chức có hiệu suất cao nhất bằng các biện pháp của chúng tôi có xu hướng tham gia vào họ nhiều hơn so với các nhóm tại các tổ chức hoạt động thấp hơn đã làm.

  1. Đi từng bước một: Các dự án tại các tổ chức có hiệu suất cao hơn có xu hướng thu hút ít cộng tác viên hơn. Số người trung bình trong một dự án tại một trường đại học top 10% là 2,3; ở mức dưới 10%, nó là 3.0. Điều đó cho thấy sự hiện diện của quá nhiều “đầu bếp” ảo có thể phá hỏng nghiên cứu về “nước dùng”.
  2.  Hãy chú trọng thời gian của bạn: Các nhóm từ các trường đại học hàng đầu có xu hướng làm việc trong các dự án trong thời gian dài hơn so với những người khác: trung bình là 172 ngày cho các tổ chức top 10%, so với 130 ngày cho mức dưới 10%. Thật vậy, so sánh các nhà nghiên cứu riêng lẻ cho thấy những người có tác động lớn nhất (tần suất mà các tác phẩm của họ được trích dẫn) có xu hướng có các dự án dài hơn, có lẽ, một chỉ báo về sự hợp tác chu đáo hơn.
  3.  Tăng sự hợp tác cùng nhóm: Các nhóm nghiên cứu tại các trường đại học top 10% có nhiều khả năng hợp tác với nhiều dự án hơn (trung bình gần năm thư mục có cộng tác viên lặp lại) so với các nhóm tại các tổ chức có hiệu suất thấp hơn (3,5 thư mục). Nó có khả năng hợp tác thường xuyên hơn dẫn đến sự lan tỏa tích cực của thông tin, hiểu biết và sự năng động của nhóm từ dự án này sang dự án khác.
  4. Hướng đến mục đích bình đẳng: Mọi người tại các trường đại học có hiệu suất cao hơn dường như chia sẻ công việc bình đẳng hơn, dựa trên tần suất các trường hợp cộng tác viên truy cập các thư mục dự án. Các nhóm tại các tổ chức hoạt động kém có nhiều khả năng có một người hoặc một số ít người thực hiện nhiều “công việc nặng nhọc hơn.” Sự liên kết có thể liên quan đến khả năng của mọi người trong công việc tốt nhất của họ khi không lan truyền quá mỏng và nhận thức về sự công bằng về phân phối công việc.
  5.  Trải nghiệm thực tế: Tại các tổ chức hoạt động tốt nhất, các thành viên nhóm cao cấp đã đóng góp tỷ lệ cao hơn trong tổng thể công việc dự án: 63% công việc tại các trường đại học top 10% so với 58% ở các trường cấp thấp hơn. Chúng tôi tin rằng các nhà khoa học cao cấp có nhiều kinh nghiệm hơn trong việc xác định tầm nhìn nghiên cứu, đóng khung các vấn đề và mục tiêu, ủy thác lao động, và xây dựng các quy tắc và quy tắc cơ bản để tương tác hiệu quả, cho phép các nhóm của họ bắt đầu mạnh mẽ hơn và duy trì tiến bộ ổn định hơn. Tỷ lệ cao hơn của công việc dự án được thực hiện bởi các cộng tác viên cao cấp không phải là mâu thuẫn với điểm công bằng của chúng tôi ở trên, vì các thành viên trong nhóm này có xu hướng thực hiện điều này trên tất cả các dự án và các tổ chức có hiệu suất cao hơn có trung bình các nhóm nhỏ hơn (vì vậy mỗi thành viên đã làm một tỷ lệ cao hơn của công việc), như đã lưu ý trước đó.

Mặc dù chúng tôi đã nghiên cứu Dropbox một cách cụ thể, những gì chúng tôi thấy có khả năng áp dụng cho các nền tảng cộng tác ảo khác như Google Docs và Drive, Microsoft Sharepoint và các nền tảng khác. Thật vậy, các trường đại học, doanh nghiệp và các tổ chức khác sử dụng một nền tảng như vậy có khả năng sử dụng các nền tảng khác, cho phép chuyển giao các thực tiễn tốt nhất qua các công cụ hợp tác này. Ví dụ, Dropbox báo cáo rằng gần một nửa số khách hàng sử dụng nó với một ứng dụng khác. Nhìn rộng hơn, một cuộc khảo sát gần đây cho thấy các công ty ngày nay sử dụng trung bình 16 phần mềm như là một dịch vụ (SaaS), tăng 33% so với năm 2017 và 73% các tổ chức cho biết gần như tất cả các ứng dụng của họ sẽ là SaaS vào năm 2020.

Tương tự, các nhóm trong doanh nghiệp, học thuật và các cài đặt khác đang ngày càng làm việc trên các nền tảng phát triển phần mềm nguồn mở như GitHub. Các thực tiễn tốt nhất mà chúng tôi đã phát hiện ra cũng sẽ hữu ích trong bối cảnh này.

Nói tóm lại, khi sự hợp tác thông qua các nền tảng chia sẻ tệp kỹ thuật số tăng lên, các tổ chức phải tìm đến các thực tiễn tốt nhất để sử dụng chúng. Cho dù bạn nhắm đến các nhóm dự án nhỏ hơn hoặc phân phối công việc bình đẳng hơn, những ý tưởng này sẽ giúp bạn nhận được nhiều hơn từ các nhóm ảo của mình.

Ghi chú của Tác giả :: Chúng tôi đã làm rõ bài viết này để nói rằng Dropbox đã ẩn danh và tổng hợp dữ liệu trước khi cung cấp cho phân tích này. Chúng tôi đã bổ sung thêm thông tin từ các tác giả trong đoạn thứ tư để giải thích rằng không cần có kiến ​​thức về thông tin cá nhân để thực hiện nghiên cứu. Ngoài ra, trước khi ẩn danh dữ liệu, Dropbox đã liên kết dữ liệu của họ với các nhà nghiên cứu dữ liệu xuất bản từ Web of Science bằng tên, liên kết và địa chỉ trường đại học của họ, dẫn đến một bộ dữ liệu cuối cùng của khoảng 16.000 nhà nghiên cứu. Mức độ thâm niên của người dùng, chẳng hạn như họ là giảng viên cao cấp hay thiếu niên, dựa trên số lượng ấn phẩm của họ ở trên hoặc dưới số lượng ấn phẩm trung bình trong dữ liệu.

Chúng tôi cũng đã sửa bài viết này để phản ánh rằng 1.000 phòng ban đại học đã được đại diện, chứ không phải 1.000 trường đại học. Chúng tôi đã cập nhật ngôn ngữ để nói rằng “dữ liệu có chứa khoảng 400.000 người dùng duy nhất.” thành “chúng tôi đã phân tích với khoảng 400.000 người dùng duy nhất.” Họ đã sửa một con số ở điểm số năm để chỉ ra rằng 58%, chứ không phải 48%, cao cấp các thành viên trong nhóm đóng góp một phần lớn hơn trong công việc dự án tại các trường cấp dưới.

Nguồn : SAGA.VN
Minh Đặng
Minh Đặng

Lều - Infographic

    INFLATION Lạm phát là một hiện tượng kinh tế khi mà...
    Xem thêm >>