Một Diễn Giả Tuyệt Vời Là Yoda Chứ Không Phải Luke Skywalker

14/01/2015 - 20:54 5790     0

Trong bài viết này, nhà văn và cũng là CEO của công ty Duarte Design, Nancy Duarte sẽ hướng dẫn chúng ta về cách sử dụng slide hiệu quả và cách chữa bệnh sợ nói trước đám đông. Bạn đã xem bất kì một phần nào trong series gồm 6 phần “Star Wars” (“Chiến tranh giữa các vì sao”) chưa? Nancy sẽ giúp chúng ta rút ra các bài học từ bộ phim này để các bài thuyết trình tiếp theo của bạn trở nên hấp dẫn hơn.

Yoda: Nhân vật trong loạt truyện và phim giả tưởng nổi tiếng Star Wars. Yoda là một thầy giáo uyên bác, trầm tính, là người huấn luyện và chỉ đường cho các nhân vật chính trong phim.

Luke Skywalker: Nhân vật chính trong phim, học trò của Yoda. Anh là một chiến binh dũng cảm, gan dạ.

Bạn đã từng rất bực bội với bản thân vì bài thuyết trình không trôi chảy như bạn dự tính? Hay slide của bạn trông quá tệ? Không sao đâu, rất có thể Duarte Design đã từng nhìn thấy những thứ kinh khủng hơn. Công ty với 90 nhân viên này đã tư vấn thuyết trình cho Twitter, ESPN, Food Network và rất nhiều tên tuổi khác.

Thành tựu nổi tiếng nhất của Duarte có lẽ là khi làm việc với Al Gore, cựu Phó Tổng thống Mỹ, trong bộ phim tài liệu nổi tiếng về môi trường “An Inconvenient Truth”. Bộ phim đoạt giải Oscar này chứa đựng những đam mê của Al Gore và là thành quả ông dày công nghiên cứu về đề tài môi trường. Biên tập viên, nhà báo tự do của tờ Inc. - Kimberly Weisul đã có buổi phỏng vấn với tác giả kiêm CEO của Duarte Design, Nancy Duarte về những lỗi khi thuyết trình, trong những bài nói thuyết phục các nhà đầu tư, và lý giải tại sao mỗi diễn giả nên coi mình là Yoda.

Công ty của cô, Duarte Design, đã giúp đỡ khách hàng chuẩn bị hàng trăm ngàn bài thuyết trình. Có những lỗi nào mà cô thường hay quan sát thấy nhất?

Lỗi thường gặp nhất là khán giả không có cảm xúc với những gì bạn đang nói.

Khi thuyết trình, bạn thường chỉ đưa ra những thông tin mà bạn cho là quan trọng. Thông thường, đó là những thông tin bạn muốn truyền đạt, chứ không phải là điều khán giả muốn nghe. Bạn cần phải dành nhiều thời gian tìm tòi suy nghĩ xem, khi đến với buổi thuyết trình của bạn, khán giả mong chờ điều gì. Bạn thực sự cần suy nghĩ xem khán giả của mình là ai, và làm thế nào để kết nối với họ. Sau đó, bạn cần sử dụng những nội dung trong bài nói có thể khiến mối liên kết đó trở nên mạnh mẽ hơn.

Hãy suy nghĩ: Tôi muốn làm khán giả thay đổi bằng cách nào?; Nếu họ dành cho tôi một giờ, tôi sẽ muốn họ thay đổi những suy nghĩ nào? Sau đó, việc bạn cần làm là chuẩn bị tất cả mọi thứ cần thiết cho quá trình thay đổi đó.

Một người thuyết trình giỏi sử dụng slide như thế nào? Hầu hết mọi người đều nhận thức được rằng trong khi thuyết trình họ không nên đứng đọc slide. Vậy cô sử dụng slide như thế nào?

Có hai cách sử dụng slide.

Thứ nhất, bạn có thể sử dụng slide như một công cụ trình chiếu hình ảnh hấp dẫn thị giác khán giả. Các slide nên trông thật cuốn hút và dễ hiểu. Slide cần thỏa mãn tiêu chí mà tôi vẫn gọi là “có thể đọc lướt”. Không nên tốn quá 3 giây để hiểu nội dung một slide.

Thứ hai, bạn có thể sử dụng slide như một dạng tài liệu. Tôi gọi đó là các văn bản dưới dạng slide. Đó là khi bạn đưa toàn bộ bài thuyết trình - hay còn gọi là kịch bản thuyết trình (script) - lên slide. Lúc này, mọi người chỉ cần đọc slide và không cần nghe bạn nói là đã hiểu toàn bộ nội dung. Áp dụng cách này như thế nào? Gửi trước cho mọi người toàn bộ slide để họ đọc hiểu, trong khi bạn “trình diễn” một cách ấn tượng trên bục họ sẽ không cần nhìn slide nữa.

Bạn làm thế nào với một buổi giới thiệu nhằm kêu gọi đầu tư? Đó có phải là một bài thuyết trình truyền thống, hay bạn sẽ làm như cách thứ hai chúng ta vừa đề cập, văn bản hóa mọi tài liệu dưới dạng slide?

Nếu một nhà đầu tư thực sự quan tâm, anh ta sẽ yêu cầu bạn gửi trước năm slide tóm tắt. Trong trường hợp đó, slide đóng vai trò là sứ giả của bạn - sứ giả này sẽ mở ra cánh cửa cơ hội. Đưa nhiều thông tin nhất có thể vào những slide này.

Sau đó, khi bạn bước vào phòng họp và được mời tham gia một cuộc họp, thay vì được chuẩn bị nội dung trong 30 phút, bạn chỉ có nhiều nhất là 10 phút hoặc 15 phút. Hãy để các nhà đầu tư nắm thế thượng phong. Để có một bài nói tốt trong 10 hay 15 phút cần rất nhiều thời gian chuẩn bị.

Bạn có thể đưa tất cả những gì định nói vào phần "Ghi chú" (Notes) trong PowerPoint. Hay bạn cũng có thể trình bày nội dung bài nói dưới dạng một ấn phẩm quảng cáo (brochure) với bố cục to và đẹp. Không cần đến bạn, những thứ này cũng có thể tự phát huy tác dụng. Những nội dung này là thứ đính kèm với slide nhưng sẽ không được trình chiếu. Hãy in chúng ra và phát cho các nhà đầu tư. Hãy nói rằng "Đây là tài liệu phát tay giúp các vị đào sâu vào số liệu." Sau đó tiến hành bài thuyết trình như bình thường, và sử dụng các tài liệu phát tay cho phần đặt câu hỏi và trả lời.

Có khi nào bạn không cần dùng đến slide?

Sheryl Sandberg đã có một bài thuyết trình tuyệt vời tại hội thảo TED Women nhưng cô không dùng slide.

Cô ấy không cần đến slide. Chủ đề của bài nói gắn liền với cá nhân cô. Cô đã kể rất nhiều câu chuyện của bản thân mình. Cách cô kể chuyện khiến khán giả dễ dàng hình dung những gì đã diễn ra. Cô ấy đẹp, và điều đó có ích. Cô ấy ăn nói lưu loát. Cô ấy lôi cuốn. Cô ấy không cần trình bày dữ liệu nào cả. Điều đó khiến bạn có cảm giác như đang ngồi trong phòng khách và trò chuyện với cô ấy.

Một trong những câu nói mà tôi tâm đắc trong bài nói của cô ở TED là "Bạn không phải Luke Skywalker, mà bạn là Yoda." Bạn có thể giải thích rõ hơn không?

Hãy nghĩ đến phim ảnh và thần thoại. Thường sẽ có một người hùng được mọi người yêu mến, nhưng lại gặp phải rất nhiều trở ngại và bằng cách vượt qua chúng, anh ta sẽ thay đổi. Đó là Luke Skywalker. Khi thuyết trình, bạn không phải là một Luke Skywalker.

Mọi người bước lên sân khấu và tự coi mình là những anh hùng. Suy nghĩ của họ là, "Tôi sẽ cung cấp cho bạn những thông tin này và chúng sẽ có ích cho bạn." Hoặc, "Tôi sẽ cung cấp cho bạn những thông tin này và bạn sẽ phải ngưỡng mộ tôi." Đó là một lối suy nghĩ có phần tự tin thái quá.

Trong phim ảnh và các truyện thần thoại, thường thì sẽ có những người thầy, người sát cánh cùng với các anh hùng để giúp họ khi gặp bế tắc hoặc ban cho họ một công cụ ma thuật. Đó là Yoda. Khi thuyết trình, bạn chính là Yoda. Nếu bạn nghĩ theo cách đó, bạn sẽ trở nên khiêm tốn hơn.

Sự thành công của người thuyết trình hoàn toàn phụ thuộc vào việc khán giả có chấp nhận các ý tưởng của anh/cô ta hay không. Người thuyết trình, bạn, không phải là nhân vật chính trong phim. Bạn cần phải hiểu và tôn trọng điều đó. Khán giả có quyền chấp nhận ý tưởng của bạn và giúp phổ biến ý tưởng đó đi xa hơn. Hoặc ý tưởng đó có thể chết.

Cô có cảm thấy lo lắng khi đứng trên sân khấu?

Tôi thường cảm thấy lo lắng khi tôi phải chuẩn bị các chủ đề mới mẻ mà tôi cảm thấy cần luyện tập nhiều hơn nữa. Và tôi cảm thấy lo lắng nếu phát hiện ra khán giả là người nổi tiếng hoặc ai đó có khả năng khiến tôi kinh ngạc. Deepak Chopra (nhà văn, diễn giả nổi tiếng) và đạo diễn James Cameron từng cùng xuất hiện trong một buổi diễn thuyết của tôi. Điều đó làm tôi cảm thấy thiếu tự tin dù họ rất thoải mái và tốt bụng.

Cô đương đầu với nỗi lo lắng như thế nào?

Cách tốt nhất mà tôi có là nhờ học được từ (nhà văn kiêm người đào tạo kĩ năng thuyết trình) Nick Morgan. Khi bạn sắp bước lên sân khấu, đôi khi phản ứng "chiến đấu hay bỏ chạy" sẽ xuất hiện trong bạn. Bạn nghĩ rằng mình đang bị đe dọa. Những điều bạn cần làm là lật ngược tình thế. Vì vậy, khi đang ở hậu trường, hãy suy nghĩ về người mình yêu mà bạn rất, rất lâu rồi chưa gặp, và thuyết phục bản thân rằng bạn sẽ nhìn thấy người đó khi bước ra sân khấu.