Làm Thế Nào Để Tránh Các Buổi Họp “Cực Hình”

24/12/2014 - 23:43 2969     0

Thông thường, mọi người phàn nàn rằng các cuộc họp quá dài, được lên kế hoạch mà không có đủ thời gian để chuẩn bị, và kết thúc mà không có kết quả rõ ràng. Vậy tại sao để đạt được các cuộc họp chất lượng lại khó đến vậy - và giải pháp là gì?

Ồ, vâng. Bạn biết tôi đang nói gì mà. Những cuộc họp kiểu “cực hình” như vậy là tồi tệ nhất. Lần cuối cùng bạn dự một cuộc họp hiệu quả là khi nào vậy?

Tôi vừa có một cuộc họp như vậy tuần này, kéo dài khoảng một tiếng rưỡi. Lượng thông tin chúng tôi trao đổi bằng với số lượng ý tưởng tạo ra, và khi kết thúc, chúng tôi đã đưa ra được một kế hoạch hành động rõ ràng. Khi rời khỏi phòng họp, tôi cảm thấy như vừa tạo ra một khởi đầu mới và mọi việc đang tiến triển, chỉ sau một cuộc họp.

Tuy nhiên, hầu hết mọi người thường có những trải nghiệm ngược lại.

Theo một khảo sát của 3M Meeting Network, các chuyên gia đồng ý rằng có tới 50% thời gian cuộc họp là không hiệu quả, và có đến 25% trong số đó dành để thảo luận về các vấn đề không liên quan. Thông thường, mọi người phàn nàn rằng các cuộc họp quá dài, được lên kế hoạch mà không có đủ thời gian để chuẩn bị, và kết thúc mà không có kết quả rõ ràng.

Vậy tại sao để đạt được các cuộc họp chất lượng lại khó đến vậy - và giải pháp là gì?

Theo sách trắng- một bản báo cáo hoặc bản hướng dẫn do Verizon Conferencing ban hành về xu hướng tổ chức hội nghị, được chuẩn bị bởi Infocom, có sáu mục tiêu quan trọng để tổ chức được  một cuộc họp hiệu quả . Và Dave Kashen, đồng sáng lập, Giám đốc điều hành của MeetingHero, một công ty khởi nghiệp công nghệ với mục tiêu đưa ra cloud-based meeting tool (tạm dịch là: công cụ hội nghị trực tuyến) giúp thế giới thoát khỏi các cuộc họp vô bổ , tin rằng việc tổ chức các cuộc họp hiệu quả dễ hơn bạn nghĩ.

Và dưới đây, là một vài gợi ý của Dave Kashen để giúp bạn tổ chức được một cuộc họp hiệu quả:

1. Tùy vào loại hình buổi họp, đặt ra mục tiêu rõ ràng.

Lời khuyên của Kashen: "Một câu hỏi hay mà bạn nên tự hỏi mình là ‘Mục đích của cuộc họp này là gì ?’ Thông thường, câu trả lời sẽ giúp bạn xác định mục tiêu của cuộc họp. Việc cả nhóm biết rõ ràng về chương trình làm việc của cuộc họp trước khi bắt đầu, hoặc ít nhất là vào lúc bắt đầu cuộc họp, sẽ tạo nên sự khác biệt lớn đối với việc giải quyết vấn đề hoặc đưa ra quyết định   trong cuộc họp ".

2. Tập trung cuộc họp vào các chủ đề lớn (ví dụ, nhận diện vấn đề, tiến độ thực hiện các mục tiêu đặt ra , góp ý giúp cải thiện hoạt động, bài học kinh nghiệm).

Lời khuyên của Kashen: "Hãy xem xét liệu các đề mục trong chương trình bạn liệt kê ra là chủ đề chung hay mục tiêu cụ thể.. Mọi người hoàn toàn có thể thảo luận một chủ đề chung, tuy nhiên bạn vẫn phải trong trong khuôn khổ các mục tiêu đã đặt ra. (thực hiện một quyết định, trả lời một câu hỏi, hoặc lên kế hoạch cho một chuỗi hành động). "

3. Luôn chuẩn bị và thông báo về lịch trình buổi họp.

Lời khuyên của Kashen: "Đây là một trong những lời khuyên mà mọi người đều biết, nhưng chẳng ai làm. Hầu hết mọi người quá bận rộn chạy từ cuộc họp này đến cuộc họp khác và từ nhiệm vụ này tới nhiệm vụ khác. Đơn giản là họ không có động lực để lập một bản lịch trình cuộc họp, và cũng không biết cách  để lập nó. Chính vì vậy, bạn nên sử dụng một công cụ hỗ trợ cuộc họp như MeetingHero, ứng dụng giúp tải  lịch trình buổi họp lên hệ thống trực tuyến riêng. Điều này làm cho việc tạo, chỉnh sửa và chia sẻ một bản lịch trình cuộc họp với các thành viên khác trở nên cực kì dễ dàng".

4. Trong cuộc họp, hãy thường xuyên tổng kết các thảo luận.

Lời khuyên của Kashen: "Những người giỏi trong việc điều hành buổi họp làm điều này một cách bản năng. Đôi lúc, họ sẽ dừng lại để thông báo tiến trình buổi họp cho mọi người  cũng như tổng kết những gì đã đạt được cho đến thời điểm đó. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả mọi người đều thống nhất quan điểm (và thậm chí làm cho việc giải quyết mâu thuẫn dễ dàng hơn), và giúp mọi người tập trung vào phần tiếp theo của cuộc thảo luận  hơn. Chúng tôi nhận ra rằng việc này hoàn toàn có thể thực hiện được bằng cách cho phép nhóm, hoặc một thư ký được chỉ định viết biên bản cuộc họp  theo thời gian thực của cuộc họp khi nó đang diễn ra. Nhờ vậy, tất cả các thành viên trong nhóm đều được biết về những quyết định đưa ra trong cuộc họp và biết buớc tiếp theo cần phải làm gì. Và  biên bản cuộc họp này  có thể được gửi đi ngay sau cuộc họp thay vì một người nào đó phải xem  lại một lượt các ghi chép  và nhớ lại những gì đã xảy ra."

5. Củng cố cho việc liên lạc bằng lời với các tài liệu viết ra/được công bố.

Lời khuyên của Kashen: "Thực tế là, chúng ta đều bận rộn. Có lúc, chúng ta cảm thấy rằng mình có thể nhớ được những gì mình phải làm, và nếu đó là điều duy nhất chúng ta phải nhớ, thì có lẽ chúng ta sẽ thực hiện. Nhưng sau một ngày dài với những cuộc họp, email, và các cuộc điện thoại, thật khó để ghi nhớ mọi thứ trong đầu. Việc viết biên bản cuộc họp sẽ giúp mọi người dễ dàng hơn trong việc ghi nhớ những quyết định, nhiệm vụ của từng người, và những vấn đề nào vẫn đang được thảo luận. Tốt nhất là chỉ nên để một người ghi chép biên bản cho cả cuộc họp, thay vì có cả bảy người ghi chép với bảy phiên bản khác nhau về buổi họp".

6. Kết thúc bằng một bản tổng kết  các quyết định và các hành động phải làm.

Lời khuyên của Kashen: "Hầu hết các biên bản họp là tương đối vô dụng đối với mọi người, trừ người thư ký. Có quá nhiều thông tin 'nhiễu' khiến bạn dễ sao lãng khỏi nội dung chính của các quyết định và hành động. Vì vậy, hãy sử dụng một bản tóm tắt  đơn giản, trong đó bạn có thể nắm bắt  được thông tin chính vềnhững quyết định và các hành động trong các bản tổng kết này . Ngoài ra, bạn cũng nên có thêm một phần dành cho các vấn đề còn chưa thể giải quyết trong cuộc họp, để đảm bảo các thành viên sẽ không bỏ sót những vấn đề đó trong các cuộc họp sau này. "

Các cuộc họp, nếu tiếp cận có phương pháp, có thể là một công cụ mạnh mẽ giúp giải quyết vấn đề và ra quyết định cho doanh nghiệp . Tuy nhiên, giống như hầu hết mọi thứ, nếu bạn không nỗ lực làm cho cuộc họp trở nên có giá trị, chúng sẽ lãng phí không những thời gian, tiền bạc mà còn cả công sức của bạn.