Làm Thế Nào Để Tạo Ra Một Quy Trình Đào Tạo Thực Sự Hoạt Động

Hoàng Trịnh
02/11/2019 - 10:00 524     0

Đào tạo nhân viên của bạn đúng cách có thể giúp bạn trong một thời gian dài. Nó sẽ giúp tổ chức của bạn chạy trơn tru và tránh những sai lầm tốn kém.

 

Tôi nhớ nó như vừa mới xảy ra ngày hôm qua. Tôi đã được thuê để làm quản lý sản phẩm cho một trang web thương mại điện tử công nghiệp. Tôi đã nói trong cuộc phỏng vấn của mình, tôi không quen với nền tảng mà họ đang sử dụng, nhưng điều đó dường như không ngăn cản họ thuê tôi, nói với tôi rằng họ đã đào tạo tôi. Tôi đã được mời làm việc, được chấp nhận, và hai tuần sau đó thấy mình trong một căn phòng và đang nhìn chằm chằm vào màn hình.

Trong khi tôi được thông báo rằng tôi sẽ được đào tạo, phải mất vài giờ để huấn luyện viên đến và dạy tôi về nền tảng mà tôi sẽ sử dụng. Trong suốt quá trình đào tạo, thỉnh thoảng anh ấy sẽ nói rằng anh không chắc chắn về điều đó, nói chuyện với những người khác, trước khi tôi và anh ấy nói chuyện với nhau về việc dạy tôi. Trong vòng nửa giờ, anh ta đã biến mất và tôi chỉ được thông báo nhiều hơn một chút so với khi tôi bắt đầu. Tôi đã nói chuyện với người mà anh ấy đã nói để nói chuyện nếu tôi có thắc mắc và người đó không cung cấp cho tôi thêm thông tin nào nữa, vì vậy, tôi thực sự không chắc mình đang làm gì, tôi có lẽ không phải là người giỏi nhất để hỏi. Tôi làm việc để học.

Vài tháng đầu tiên là một cuộc thử nghiệm khắt khe, với nhiều sai lầm (một số tốn kém) khiến tôi phải tìm trong một hoặc hai năm tới, nguyền rủa những ngày đầu không biết gì. Tôi cũng không đơn độc trong cảm giác đó, một trong 10 đơn khiếu nại hàng đầu của các công ty từ nhân viên là thiếu cơ hội đào tạo. Việc đào tạo đã diễn ra nhanh chóng và mọi thứ đều không theo trật tự. Tất cả những gì tôi phải dựa vào là những ghi chú của tôi khi tôi nói chuyện. Tôi thiết lập để ghi lại từng nhiệm vụ, cách thực hiện, ảnh chụp màn hình và xử lý sự cố để không ai phải trải qua điều đó một lần nữa. Nó khiến tôi nhận ra giá trị của đào tạo, và cách các nhà quản lý cũng như nhân viên cần phải chuẩn bị cho nó.

ĐÀO TẠO CHO MỌI HỌC VIÊN

Hãy tập trung vào bốn loại hình phổ biến: thính giác, thị giác, nhà văn / độc giả và vận động (động học ). Người học thính giác học tốt nhất bằng cách nghe, người học trực quan làm tốt nhất bằng cách nhìn, người viết và người đọc làm tốt nhất bằng cách đọc, và người học động học học tốt nhất bằng cách làm. Trong khi mọi người có thể nghiêng về một cách học hơn một cách khác, hầu hết mọi người sẽ học tốt nhất thông qua sự kết hợp của những cách này.
Khi tôi học được qua kinh nghiệm của bản thân, một người nào đó nói chuyện với tôi và đưa tôi qua một tình huống giả định đã giúp tôi học hỏi, nhưng vẫn để lại cho tôi những khoảng trống khủng khiếp và không có nguồn lực nào để thực hiện. Ngay cả khi bạn có hàng đống tài liệu đào tạo để nhân viên tìm kiếm, điều đó không có nghĩa là mọi thứ sẽ bắt đầu có ý nghĩa với họ.

Các tài liệu đào tạo của bạn có thể dưới nhiều định dạng khác nhau:

Văn bản chi tiết một quy trình. Đây có thể là ngắn hoặc dài tùy thuộc vào vấn đề. Nó phải được định dạng chính xác để không chỉ dễ đọc và tiêu hóa, mà nhân viên cũng có thể dễ dàng tìm kiếm những tài liệu cụ thể mà họ đang gặp rắc rối.

Ảnh chụp màn hình hoặc video của các quá trình nói. Đây là bổ sung cho người học trực quan của bạn. Chúng sao lưu các chi tiết bằng văn bản trong tài liệu. Điều này đặc biệt hữu ích cho người lao động từ xa. Mặc dù bạn có thể chưa có nhiều nhân viên từ xa, nhưng xu hướng làm việc từ xa đã tăng 103% kể từ năm 2005, do đó, việc linh hoạt để có các khóa đào tạo có thể hữu ích cho những người ở văn phòng và những người ở nhà.

Một người tận tâm có thể trả lời các câu hỏi trong thời gian đào tạo. Các mentor của công ty thường xuyên nói, hãy hỏi ai đó trong nhóm nếu bạn có câu hỏi. Đây là một sự lãng phí thời gian khủng khiếp cho nhiều người. Những gì một người là một chuyên gia, một người khác có thể chỉ có kiến ​​thức cơ bản về bản thân họ. Có một vài nhân viên đáng tin cậy, sẵn lòng cố vấn và cũng có thời gian để cố vấn cho các nhiệm vụ cụ thể, nếu không, bạn sẽ có một nhân viên làm gián đoạn tiến trình công việc của người khác.

Một thời gian để theo dõi về đào tạo. Thiết lập thời gian trong vài tuần tới sau khóa đào tạo ban đầu để theo dõi với nhân viên của bạn, xem họ lưu ý và đặt câu hỏi về điều gì. Bây giờ họ đã có thời gian để tự mình thử mọi thứ, họ sẽ chuẩn bị tốt hơn để hỏi những câu hỏi có ý nghĩa hơn hoặc giải quyết nhầm lẫn còn lại.

LÀM CÁCH NÀO ĐỂ CÔNG VIỆC TRỞ NÊN DỄ DÀNG HƠN

Ngay khi bạn đề cập đến việc đào tạo trong một căn phòng, bạn thường có thể nhìn thấy đôi mắt của các học viên sáng lên hoặc liếc về phía điện thoại di động của họ, trong khi ngón tay vẫn đang nhấn. Mặc dù việc đào tạo có thể không bao giờ là một cái gì đó tạo ra được sự hào hứng, nhưng tinh thần tham gia chắc chắn có thể được cải thiện.

Dưới đây, làm thế nào để giữ cho nó không quá khó khăn và hiệu quả về chi phí.

Phân chia nó ra thành các nhiệm vụ ngắn hơn. Nếu phải mất một giờ để vượt qua thậm chí trước cả khi người đó có bất kỳ cơ hội nào để hiểu được các khái niệm đưa ra, khóa đào tạo của bạn thực sự quá dài.

Giữ cho nó linh hoạt, sự cứng nhắc là kẻ thù của học tập. Có những kiến ​​thức cơ bản và cách bạn dự định dạy chúng nhưng bao gồm thời gian cho các câu hỏi và sự thích nghi trong trường hợp mọi thứ không thành công như bạn nghĩ. Geraldine Joaquim trong cuốn sách Mind Your Business tổng hợp điều này như sau: “Một huấn luyện viên giỏi sẽ ‘đọc vị được khán giả và biết nếu họ cần điều chỉnh cuộc nói chuyện của họ, có lẽ nhấn mạnh một số khía cạnh sẽ thu hút nhiều sự tham gia hơn!”

Tham gia, tham gia, tham gia. Trong số 1.000 nhân viên văn phòng, 33% trong số họ cho biết họ muốn có kinh nghiệm thực hành với những gì họ đang được đào tạo. Nhân viên của bạn sẽ có nhiều khả năng giữ lại kiến ​​thức của mình nếu họ tích cực thực hiện công việc khi họ được chỉ dạy. Bao gồm thời gian để cho họ thử các khái niệm, đặt câu hỏi cho họ, đảm bảo rằng họ đang đi đúng hướng.

Nghỉ giải lao và hòa đồng. Tất cả công việc và không xả hơi khiến ai cũng trở thành một người chậm chạp, vì vậy đừng ngại chia sẻ câu chuyện, hỏi nhân viên về họ và hỏi một số câu hỏi sau mỗi phần hoặc trước khi bắt đầu phần tiếp theo. Mặc dù việc đào tạo có thể nhàm chán, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn cũng phải như vậy.

 

Làm thế nào để quá trình đào tạo của bạn đem lại giá trị gia tăng? Bạn có phạm lỗi khi vứt một đống tài liệu cho nhân viên mới? Hay bạn kết hợp những lời khuyên và chiến lược này để thiết lập nhân viên mới của bạn thành công? Trong mọi trường hợp, sử dụng thời gian này để kiểm tra lại các quy trình của bạn. Hỏi nhân viên hiện tại những gì họ muốn họ biết khi họ mới bắt đầu và sau mỗi vòng đào tạo, tiếp tục yêu cầu phản hồi mang tính xây dựng về cách cải thiện quy trình của bạn. Không lâu nữa, bạn sẽ tìm thấy những đánh giá trên Glassdoor về việc bạn chuẩn bị nhân viên mới cho công việc tốt như thế nào.

Nguồn : Theo SAGA.VN
Hoàng Trịnh
Hoàng Trịnh