Làm Thế Nào Để Sắp Xếp Các Thứ Tự Ưu Tiên Của Các Yêu Cầu Một Cách Dễ Dàng

Su Nguyễn
29/08/2017 - 08:30 2977     0

Mỗi nhóm trong một tổ chức, từ bộ phận R&D đến chế độ hậu mãi khách hàng... tất cả đều rất quan trọng đối với sự thành công của một sản phẩm mới. Hệ thống quản lý danh mục đầu tư (PPM) có thể kết hợp tất cả các yếu tố này để chèo lái sự phát triển của sản phẩm - nếu nó được sử dụng một cách khôn ngoan.

 

Mỗi nhóm trong một tổ chức, từ bộ phận R&D (Research & Development) đến chế độ chăm sóc khách hàng, tất cả đều rất quan trọng đối với sự thành công của một sản phẩm mới. Hệ thống quản lý danh mục đầu tư (PPM - Project and Portfolio Management) có thể kết hợp tất cả các yếu tố này nhằm chèo lái sự phát triển của sản phẩm nếu nó được sử dụng một cách khôn ngoan.

Nhưng quá nhiều tổ chức chạy các dự án phát triển sản phẩm mới của họ trong khi gặp phải sự cản trở tiêu cực giữa các bộ phận trong công ty, thường là giữa bộ phận marketing và kỹ thuật. PPM thường được sử dụng như một công cụ chiến thuật để giám sát tiến độ, vượt qua những trở ngại và duy trì ngân sách để cho ra mắt sản phẩm mới. Tài chính, việc điều hành, quản lý cấp cao và các nhóm khác thường được bỏ ra khỏi chiến lược PPM.

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, duy trì sự tập trung vào nghiên cứu và phát triển là rất quan trọng. Nó đòi hỏi một sự đầu tư nhất định vào công nghệ và nguồn lực. Khi công ty đang phải trải qua việc thu nhỏ quy mô hoặc cắt giảm biên chế thì việc tiếp tục đầu tư vào R&D nghe có vẻ trái khoáy nhưng lại chính là hoạt động cứu cánh cho công ty.

Là nhà quản lý dự án, liệu bạn có tất cả mọi thứ trong tay để đảm bảo rằng công ty của bạn sẽ thành công trong nỗ lực nghiên cứu và phát triển hay không? Liệu bạn có đủ nguồn lực cần thiết, cả về con người lẫn vật chất không? Bạn có cần thuê gian hàng bổ sung hay thực hiện các quy trình tinh gọn hơn không? Các hướng dẫn này liệu có đánh giá được tính khả thi của dự án không? Liệu các công cụ quản lý dự án thiết yếu (con người, quy trình và phần mềm) đã có sẵn để theo dõi dự án và kiểm soát chặt chẽ tất cả các khía cạnh của dự án hay không?

Quản lý dự án R&D thích hợp có thể giúp bạn đánh giá những lợi ích thương mại của dự án, từ đó giúp công ty của bạn tăng tính cạnh tranh, đảm bảo duy trì khách hàng và tăng uy tín của bạn với vai trò là một nhà quản lý dự án có những sáng kiến được đánh giá cao.

Sau đây là cách mà việc quản lý dự án có thể tác động vào từng giai đoạn của R&D:

1. Nghiên cứu

Trong giai đoạn này, công ty của bạn thường sẽ đánh giá các công cụ khác nhau để hiểu nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng, dù là thông qua nhân khẩu học, nghiên cứu thị trường hay khảo sát các khách hàng hiện tại. Mục đích chính là để xác định nơi mà khách hàng của bạn muốn hoàn thiện sản phẩm hoặc dịch vụ hiện có, hoặc những sản phẩm mới mà họ cần và có thể sẽ mua. Một công cụ quản lý dự án tốt sẽ có khả năng đưa vào những dữ liệu dự án triển vọng, thu thập dữ liệu thông qua nghiên cứu của bạn, và xếp hạng yêu cầu của khách hàng theo xác suất thành công.

2. Phát triển

Giai đoạn phát triển là tốn kém nhất vì đây là giai đoạn mà các sản phẩm không tạo ra doanh thu. Giai đoạn phát triển mà càng tốn nhiều chi phí thì sẽ tạo ra càng ít lợi nhuận. Còn giai đoạn phát triển nào càng dài thì thị phần cho sản phẩm càng ít và tuổi thọ sản phẩm càng ngắn. Điều này cho thấy việc giảm thời gian và chi phí phát triển có vẻ hợp lý và giúp cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn được tung ra thị trường nhanh hơn, làm tăng lợi nhuận và kết quả từ lợi tức đầu tư nhanh hơn (ROI - Return on Investment).

Quản lý dự án, với sự giúp đỡ của các cán bộ cấp cao, cần phải giúp bộ phận R&D làm việc hiệu quả và sử dụng các công cụ thích hợp để tăng hiệu quả tổng thể. Các công cụ quản lý dự án thích hợp, kết hợp với các phương pháp kỹ thuật có thể giúp thực hiện việc này. Điều này có thể giảm tổng số thời gian dành ra để phát triển sản phẩm bởi các nguồn lực được chỉ định hoạt động phải diễn ra trước khi các hoạt động trước đó được hoàn tất. Thay vì làm việc liên tục và chờ đợi thông tin từ các bước trước đó, quản lý dự án một cách hiệu quả sẽ cho phép cả đội và các thành viên cùng lấy và chia sẻ thông tin, tài liệu của dự án. Điều này cũng sẽ làm giảm các vấn đề có thể phát sinh với chất lượng hoặc với chi phí sản xuất.

Phương pháp này đòi hỏi phải có cam kết đầy đủ từ tất cả các đội trong việc hỗ trợ công việc và tôn trọng các chính sách và hình ảnh của công ty. Khi dự án được quản lý một cách hợp lí, kết quả đem lại sẽ là giảm thiểu thời gian dẫn dắt, cải thiện khả năng sinh lời, tăng khả năng cạnh tranh và kiểm soát tốt hơn các chi phí thiết kế và sản xuất.

3. Lựa chọn phần mềm quản lý dự án thích hợp

Khi có rất nhiều công cụ quản lý dự án trên thị trường, làm thế nào để bạn xác định đúng công cụ thích hợp với công ty của bạn?

Công cụ phù hợp cần được phổ biến cho tất cả mọi người, không chỉ riêng bộ phận R&D, để tất cả các thành viên có thể chia sẻ và lấy thông tin, xem xét các phân tích thống kê và duy trì sự kiểm soát chặt chẽ về chi phí. Khi các bên liên quan đều được cung cấp thông tin một cách đầy đủ, các dự án R&D của công ty bạn sẽ khó bị chệch hướng. Các công cụ thích hợp cần phải linh hoạt, có khả năng thay đổi, đa dạng và mạnh mẽ. Các công cụ này sẽ cung cấp các lựa chọn cho phép người dùng chỉ nhận được thông tin mà họ cần và khi họ cần nó. Các công cụ này cần hoạt động cùng với hệ thống bạn đã có sẵn, nhằm giúp bạn cắt giảm được nhiều chi phí hơn. Các đội quản lý dự án đều biết rằng một dự án R&D thành công đòi hỏi các công cụ có khả năng giảm thiểu cả chi phí và thời gian phát triển sản phẩm mới, đồng thời rút ngắn thời gian đưa ra thị trường và tăng doanh thu. Bằng cách giúp R​​&D tập trung vào năng lực cốt lõi với sự quản lý dự án hiệu quả hơn, nhà quản lý dự án được xem như là một người có khả năng tạo ra thành công và ủng hộ sự đổi mới liên tục.

Nguồn : Theo Saga.vn
Su Nguyễn