Làm Thế Nào Để In Tài Liệu Microsoft Office Đúng Cách?

21/03/2019 - 07:00 3824     0

Rất nhiều người nghĩ rằng in một tài liệu rất đơn giản, chỉ cần nhấp vào biểu tượng “máy in” trên thanh công cụ của Word hoặc Excel, và rồi mọi thứ sẽ được in ra hoàn hảo. Tuy nhiên, để có một bản in tiêu chuẩn  không hề dễ dàng như vậy. Bài viết dưới đây, SAGA sẽ cung cấp cho bạn những mẹo hữu ích giúp bạn có những bản in đẹp như ý.


Rất nhiều người nghĩ rằng in một tài liệu rất đơn giản, chỉ cần nhấp vào biểu tượng “máy in nhỏ” trên thanh công cụ của Word hoặc Excel, và rồi mọi thứ sẽ được in ra hoàn hảo. Tuy nhiên, điều này chẳng chính xác chút nào. Đôi khi, bạn phải rất kỳ công mới in được tài liệu theo cách bạn muốn. Khi in tài liệu, bạn phải xem xét độ quan trọng của định dạng lề, nên in một mặt hay hai mặt, in khổ ngang hay khổ dọc thì tốt hơn, v.v...

Trong bài này, tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tất cả các lựa chọn (options) khi in, và giúp bạn chọn lựa các thiết lập phù hợp để giúp cho mọi tài liệu bạn in đều được hoàn hảo.

Công dụng của định dạng in

Thay vì tự động nhấn vào biểu tượng in nhanh và hy vọng sẽ ra kết quả tốt nhất, hãy dành một vài phút để xem xét loại tài liệu bạn đang in. Cách bạn trả lời những câu hỏi này sẽ xác định loại cài đặt bạn muốn áp dụng trước khi thực sự in tài liệu ra - điều này có thể giúp bạn tiết kiệm giấy, mực in và thời gian.

Sau đây là một số lưu ý cần xem xét trước khi in một loại tài liệu  bất kỳ. Bạn có đang in một biểu đồ nào, chẳng hạn như đồ thị hoặc bảng không?

  • Bạn có thấy lúng túng không khi mà trang tài liệu chỉ có một, hai dòng bị kéo dài ra (bạn có thể kiểm tra điều này trong bản “xem trước khi in” - xem bên dưới)?
  • Bạn có sử dụng tiêu đề hoặc chân trang (header or footer) trong tài liệu của mình không?
  • Bạn có quan tâm đến môi trường không (điều này thực sự là một cân nhắc quan trọng)?
  • Bạn có bị giới hạn bởi các yêu cầu không (ví dụ như giáo sư của bạn có yêu cầu về số trang)?
  • Bạn có phải trả tiền cho mỗi trang in ở nơi công cộng như thư viện không?

Nếu đang phải đối mặt với vấn đề giới hạn trang hoặc khoảng cách dòng lớn, bạn có thể sử dụng kĩ thuật "hacks" in rất đơn giản để hợp nhất văn bản, giúp số trang ít hơn. Bạn cũng có thể giảm thiểu số trang in để tiết kiệm giấy, mực, hoặc tránh mất tiền in.

Làm đồ họa tốt

Khi in đồ thị, biểu đồ hoặc bảng có chứa thông tin, định dạng trang bạn in thông tin đó có thể tạo ra sự khác biệt rất lớn khi thuyết trình. Một biểu đồ cột bị thu nhỏ lại để phù hợp với nửa trên của tờ giấy dọc ít ảnh hưởng hơn so với một biểu đồ trải dài trên toàn bộ tờ giấy được in ra.

Vậy, bạn có thể làm điều này bằng cách nào? Một cách dễ dàng là chọn in toàn bộ tài liệu với giấy ngang.

Trong bài viết này, hầu hết các cài đặt sẽ nằm dưới tùy chọn “In” trong menu điều hướng chính.

Khu vực này của Word là nơi bạn có thể thấy bản xem trước khi in của bạn sẽ trông như thế nào. Đó cũng là nơi mà hầu hết các chỉnh sửa và cài đặt mà tôi sẽ đề cập trong bài viết này bị ẩn đi.

Ở bên trái, bạn có thể thấy cách định dạng In dọc là định dạng in mặc định. Khi bạn chuyển sang định dạng in ngang, hãy quay lại chế độ xem chỉnh sửa và kéo biểu đồ đó trên toàn bộ trang. Sau khi làm điều này, bạn sẽ thấy được tác động đến biểu đồ khi nó được in với kiểu định dạng ngang.

Điều này thực sự rất ngầu, nhưng nhược điểm là hầu hết mọi người không muốn phần chữ trên trang tài liệu của họ được in ở định dạng ngang. Các đoạn văn trải dài trên một trang rộng hơn sẽ làm cho tài liệu khó đọc hơn nhiều.

Những người chuyên nghiệp nhất biết rõ việc thiết lập các định dạng phụ thuộc vào trang tài liệu. Ví dụ: hai trang đầu tiên trong tài liệu của bạn có thể đều là văn bản, định dạng kiểu đánh số, và như vậy, tất cả được định dạng theo chiều dọc, và sau đó biểu đồ ở trang thứ 3 sẽ được in ra theo chiều ngang.

Bạn có thể làm điều đó không? Chắc chắn là có thể rồi, và cũng không khó đâu.

1. Đặt con trỏ ở đầu của phần bạn muốn in theo định dạng kiểu dọc. Vào cài đặt In (Print settings) và đảm bảo tài liệu được cài đặt là Định dạng trang dọc (Portrait Orientation) khi in.

2. Kéo chuột xuống trang có hình ảnh và nhấp vào trang đó, để con trỏ của bạn ngay trước hình ảnh trên trang.

3. Trở lại cài đặt In (Print settings), nhấp vào tùy chọn Lề trang (Margins option), và sau đó kéo chuột xuống để chọn Biên dạng Tùy chỉnh (Custom Margins) ... ở cuối danh sách 

4. Chọn Định dạng kiểu ngang.

5. Kéo chuột xuống dưới cùng và thay đổi cài đặt Áp dụng cho: đến Điểm này đến phần trước. (Apply to: setting to This point forward)

6. Bây giờ bạn sẽ nhận thấy rằng định dạng kiểu trang mới chỉ bắt đầu ở trang có hình ảnh. Sau đó, lại kéo chuột xuống trang tiếp theo, nơi văn bản bắt đầu và lặp lại quy trình trên, thiết lập định dạng trở lại kiểu dọc. 

Sau khi hoàn thành các bước trên, tài liệu của bạn sẽ được định dạng hoàn hảo cho cả phần văn bản và đồ hoạ.

Làm cho văn bản trở nên đẹp hơn

Đôi khi khá khó khăn để có được văn bản hoàn hảo. Ví dụ trong tình huống mà bạn đã hoàn thành xong một bài báo nghiên cứu và chỉ có một dòng ở trang cuối cùng như thế này.

Thật khó chịu, phải không?

Chỉnh sửa các lề của trang

Câu trả lời để có được tài liệu như thế này là: Nhìn vào phần góc phải để tìm định dạng lề trang. Bạn có thể dễ dàng thử các định dạng lề trang trong vùng cài đặt In (Print settings area) để có được tài liệu hoàn hảo.

Có thể lựa chọn một trong những định dạng được chọn trước để đạt được kết quả mong muốn. Có thể sẽ ổn hơn khi giảm ¼ inch ở lề trái và lề phải. Có lẽ bạn sẽ phải cắt giảm cả bốn lề xuống còn nửa inch. Thử các lựa chọn và xem bạn phải làm gì để chèn dòng cuối cùng đó vào trang cuối cùng bên trên cho phù hợp.

Nhân tiện, nếu không có các thiết lập lề trang hiện tại nào phù hợp với bạn, bạn có thể nhấp vào Tùy chỉnh lề (Custom Margins) và gõ thông số cài đặt lề theo ý mình.

Có thể mất vài phút để tinh chỉnh lề sao cho trang cuối trở nên hoàn hảo, nhưng khi bạn muốn gây ấn tượng với mọi người xung quanh bằng bộ tài liệu trông thật chuyên nghiệp, thì mất vài phút cũng chẳng là gì.

In Phần Bị Ẩn Đi

Nếu bạn đang làm việc trên một số phiên bản khác nhau của một tài liệu - có thể bạn là sinh viên đang làm bài nhóm và chia sẻ các phần chỉnh sửa, hoặc bạn là một nhà báo đưa tác phẩm của mình cho người biên tập (editor) - thì bạn cần in ra các văn bản bị ẩn, vì vậy việc cách đoạn, lùi đầu dòng và các yếu tố định dạng quan trọng khác cần phải dễ nhìn.

Điều này được thực hiện bằng cách nhấp vào biểu tượng Paragraph trong Home menu.

Nhưng nếu chỉ nhấp vào biểu tượng này thì văn bản không tự động in ra, vì vậy nếu bạn cần người khác xem phần đánh dấu đặc biệt này, bạn cần phải kích hoạt nó. Để thực hiện, hãy mở File menu, chọn In, và trong Cài đặt, nhấp vào In tất cả các trang (Print All Pages). Ở cuối danh sách, bạn sẽ thấy tùy chọn bật hoặc vô hiệu hoá đánh dấu in.

Nhân tiện, trong khi bạn đang ở trong menu này, đừng quên kiểm tra tất cả các tùy chọn in khác của bạn ngoài việc in tài liệu thực tế.

Chỉ in Thông tin trên tài liệu là một tính năng hữu ích, cho phép bạn in các thông tin quan trọng trong tài liệu, như nơi được lưu trên máy tính và có bao nhiêu chữ hoặc ký tự.

(Hình minh họa dưới đây)

Nếu bạn muốn theo dõi loại thông tin này cùng với các tài liệu của mình, bạn có thể in ra và gộp chung với tài liệu. Điều này thực sự có thể hữu ích khi bạn muốn sửa lại tài liệu mà chẳng thể nhớ nổi mình đã lưu ở đâu. Nếu đã in ra như thế này, bạn sẽ có đường dẫn chính xác của bản sao lưu điện tử.

In các trang đã chọn

Đôi khi ai đó gửi cho bạn một tài liệu khổng lồ với hàng trăm trang (có thể là tài liệu hướng dẫn hoặc trợ giúp), mà bạn thực sự chỉ cần in một hoặc hai trang ra khỏi tài liệu đó.

Tất nhiên là có những người in toàn bộ tài liệu chỉ để sử dụng một hoặc hai trang.

Tuy nhiên, tôi chắc chắn bạn là người muốn tiết kiệm giấy. Quả là một tội phạm khi cứ lãng phí giấy. Trong phần Print menu mà tôi nhắc đến trong suốt bài viết này, bạn sẽ để ý thấy Pages: field

Trường này là để chọn một loạt các trang bạn muốn in, ví du như "1-10" cho mười trang đầu tiên của tài liệu. Nhưng, bạn có biết bạn có thể gõ "1-1" hoặc "1" để in chỉ trang đầu tiên, hoặc "1, 20" để in hai trang, trang 1 và trang 20. Bạn thậm chí có thể in các phần cụ thể của một tài liệu. Ví dụ: Để in mục 3 ở trang 5, bạn gõ "p5s3". Để thêm nhiều dải, các trang hoặc các phần, chỉ cần liệt kê tất cả chúng theo thứ tự với dấu phẩy ngăn cách. Nếu bạn quên cách làm, hãy di chuột đến vùng  Pages: để nhận được hướng dẫn tóm tắt.

Hãy làm theo hướng dẫn này và bảo vệ môi trường đi nhé.

In thông minh hơn

Rất ít người nghĩ về các lựa chọn in trước khi đi in. Họ chỉ nhấn vào biểu tượng máy in trên thanh Menu rồi quên bẵng, nhưng việc thiết lập văn bản trước khi in có thể tạo nên sự khác biệt giữa tài liệu cẩu thả và tài liệu chuyên nghiệp. Và nó cũng có thể giúp bạn cắt giảm chi phí giấy và mực, tiết kiệm cho bạn trong các lần in.

Nguồn : Theo SAGA.VN