Làm Thế Nào Để Duy Trì Năng Suất Làm Việc Với Một Lịch Trình Không Cố Định (Thậm Chí Không Thể Đoán Trước)

Thúy Đào
16/01/2020 - 10:00 1491     0

Hãy tìm hiểu lý do tại sao và khám phá lý do tại sao bộ não của chúng ta hoạt động tốt nhất theo lịch trình và chi tiết ba chiến thuật dựa trên dữ liệu để có năng suất cao hơn khi lịch trình của bạn không thể đoán trước.

Dưới đây là bài viết được thuật lại của tác giả Kiera Abbamonte, copywriter và chiến lược gia nội dung của blog Trello

Đã có rất nhiều bài viết với chủ đề năng suất làm việc trước đó.

Bạn có thể tìm thấy các mẹo như tắt  chuông cảnh báo, giải quyết các nhiệm vụ theo đợt và viết ra một danh sách việc cần phải làm ở bất cứ đâu. Phần lớn lời khuyên đó phát sinh cùng với lịch làm việc hàng ngày trong suy nghĩ của bạn--Nó được thiết kế dành cho những người lao động tri thức ngồi tại bàn làm việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều, từ thứ Hai đến thứ Sáu.

Điều này có nghĩa là: Hầu hết lực lượng lao động Mỹ không làm việc trong giới hạn lịch trình làm việc đã đặt ra trước đó. Ví dụ:

Những người trong chúng ta với những công việc toàn thời gian “đều đặn” thường không thể làm công việc tương tự trong cùng một giờ mỗi tuần.

“Làm việc” không phải lúc nào cũng được trả tiền, đặc biệt là các công việc văn phòng. Theo Cục Thống kê Lao động, 84% phụ nữ và 68% nam giới dành thời gian cho các hoạt động gia đình (như việc nhà, nấu ăn, hoặc quản lý tài chính và quản lý hộ gia đình) trung bình mỗi ngày.

Cho dù đó là công việc theo ca hay công việc thời vụ, ước tính số lượng công nhân Hoa Kỳ với lịch làm việc không thường xuyên và theo yêu cầu ở mức 10-20%.

Các cách thực hành tốt nhất về năng suất làm việc cho công việc bàn được trả lương thường không đủ để duy trì năng suất khi công việc diễn ra phù hợp và bắt đầu hoặc nằm ngoài lịch trình 9 đến 5 đó.

Hãy tìm hiểu lý do tại sao và khám phá lý do tại sao bộ não của chúng ta hoạt động tốt nhất theo lịch trình và chi tiết ba chiến thuật dựa trên dữ liệu để có năng suất cao hơn khi lịch trình của bạn không thể đoán trước.

 

Tại Sao Bộ Não Của Chúng Ta Hoạt Động Tốt Nhất Với Một Thói Quen?

Chúng ta biết nhiều bộ óc vĩ đại trong lịch sử tuân theo những thói quen và nghi thức giống nhau mỗi ngày. Như tác giả Mason Currey viết trong cuốn sách Daily Rituals: Các nghệ sĩ làm việc như thế nào ?, bỏ Một thói quen vững chắc thúc đẩy một sự tập trung cho bỏ năng lượng tinh thần và giúp ngăn chặn sự độc đoán của tâm trạng.

“Trợ thủ đắc lực”, anh ấy viết, “[một thói quen] có thể là một cơ chế hiệu quả để tận dụng một loạt các nguồn lực bị hạn chế như: thời gian (nguồn lực hạn chế nhất trong tất cả) cũng như ý chí, kỷ luật, sự tự giác, sự lạc quan .

Tóm lại: quyết định một thói quen có thể giúp bạn làm việc tốt nhất, năng suất nhất.

Trước khi chúng ta có thể nói về việc quản lý năng suất làm việc khi lịch trình của bạn thất thường, hãy nói về lý do tại sao việc thiếu thói quen làm tăng thêm khó khăn để bạn làm việc hiệu quả .

 

Thói Quen Làm Việc Quan Trọng Hơn Ý Chí

Nhiều người tin rằng năng suất là một chức năng của ý chí. Hãy ngồi xuống và thực hiện công việc mà bạn đã có. Ý chí có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, chắc chắn, nhưng đó là một nguồn tài nguyên hữu hạn. Chúng tôi chỉ có rất nhiều ý chí để sử dụng (và bạn có thể làm việc với số lượng ít hơn nếu bạn đã buộc mình phải đến phòng tập thể dục ngày hôm nay).

Lịch trình được sắp xếp dựa trên thói quen là một động lực mạnh mẽ và bền bỉ hơn nhiều so với ý chí bởi vì nó không yêu cầu bất kỳ nỗ lực nào từ bạn. Một khi bạn đưa vào công việc để thiết lập một thói quen, bạn có thể làm việc như một chiếc đồng hồ. Điều đó có nghĩa là bạn có nhiều năng lượng và tinh thần còn sót lại để dành cho việc sáng tạo và làm các công việc thực tế của bạn

 

Các Thói Quen Nói Với Bộ Não Của Bạn Thứ Mà Nó Mong Đợi

Khi bạn theo cùng một thói quen mỗi ngày, nó sẽ gửi một thông điệp đến bộ não của bạn về những gì mà bộ nãomong đợi và những gì tiếp theo. Đó là hai điều:

Nó làm giảm các quyết định khó khăn và sự căng thẳng của  việc chiến đấu hay bỏ cuộc có thể cản trở hành động.

Nó giúp bạn tôi luyện trạng thái lưu thông của người Viking dẫn đến năng suất triệt để.

Khi tâm trí của bạn không phải suy nghĩ hoặc đưa ra quyết định về những gì tiếp theo, nó sẽ giải phóng nhiều năng lượng tinh thần hơn cho các nhiệm vụ thực tế của bạn.

Chưa kể, nghiên cứu kinh tế học hành vi đã chỉ ra rằng chỉ cần suy nghĩ về thời gian và địa điểm bạn làm việc sẽ làm gì đó sẽ làm tăng khả năng bạn thực sự hoàn thành nó. Một thói quen lấy danh sách các nhiệm vụ bạn nên làm vào một lúc nào đó và sắp xếp chúng vào một thời gian và địa điểm cụ thể. Nó biến danh sách việc cần làm của bạn thành một lịch lịch giúp việc thực hiện công việc đó trở nên dễ dàng hơn.

3 chiến thuật để quản lý năng suất cho công việc không thường xuyên

Nó rõ ràng rằng theo một thói quen thường xuyên có lợi ích lớn cho năng suất, sáng tạo và tất cả những thứ tốt. Nhưng biết lợi ích của thói quen và tìm cách trau dồi nó khi lịch trình của bạn không đều là hai điều khác nhau.

Ba chiến thuật đã thử nhiều lần và hoàn toàn hiệu quả này giúp bạn thêm nhiều thói quen (và năng lượng làm việc) vào một lịch trình không cố định.

1. Xây dựng thói quen xung quanh các bộ phận không làm việc trong ngày của bạn

Công việc là một phần duy nhất trong cuộc sống của bạn có thể và nên tuân theo thói quen thường xuyên, bạn có thể sử dụng mọi thứ từ tập luyện đến bữa ăn để tạo ra một thói quen ổn định hàng ngày. Ở mức tối thiểu, làm việc để tạo ra các thói quen buổi sáng và buổi tối làm cho ngày của bạn đi bằng chân phải.

Lưu ý: Khi chúng tôi nói về thói quen buổi sáng và buổi tối, thì chúng tôi thực sự nói về bất cứ khi nào bạn thức dậy và khi bạn thư giãn trong ngày, thời gian thực tế không phải là vấn đề.

Janessa Lantz của HubSpot sử dụng chiến lược này để tạo thói quen làm việc tại nhà.

Nếu bạn thường xuyên làm việc ở nhà, thì bạn nên tập thói quen tắm và mặc quần áo. Bạn chỉ đang làm điều đó cho chính mình ... nhưng nó còn cung cấp một thông điệp cho bạn biết rằng “Ngày làm việc đã bắt đầu!”

Khi bạn có một thói quen đã có từ trước, nó cũng dễ dàng phù hợp với công việc hơn khi nó phát sinh. Đó là lý do tại sao tác giả Barbara Boyd theo cùng một thói quen cơ bản, bất kể khối lượng công việc hiện tại của cô.

“Tôi cố gắng duy trì một số thói quen nhất định, dù có nhiều công việc hay ít. Điều đó có nghĩa là theo sát chuỗi công việc tuần tự vào buổi sáng, đi bộ hàng ngày và sử dụng thời gian có thể cho công việc,cho một ngôi nhà hoặc dự án sáng tạo khác. Vì vậy, thời gian có thể  bị ngăn bởi ‘công việc, nhưng một số ngày để trả tiền cho công việc và một số ngày dành ra để sơn căn bếp của bạn”.

2. Tạo khung cho công việc

Bất kể ý nghĩa của “công việc” là gì đối với bạn, điều đó rất quan trọng để xây dựng một số cấu trúc trong khoảng thời gian đó và những nhiệm vụ cụ thể đó. Phát triển dự trữ các tín hiệu cho bộ não của bạn biết thời gian làm việc của bạn và phác thảo một cấu trúc bạn có thể khai thác bất cứ khi nào bạn cần để bắt đầu công việc.

Điều đó có nghĩa là:

Làm việc trong cùng một nơi (và không làm gì ngoài công việc ở đó)

Luôn luôn nghe cùng một loại nhạc hoặc nhạc nền trong khi bạn làm việc

Tạo ra một thời gian dừng chân khó khăn mỗi ngày, không quan tâm vấn đề đến những vấn đề khác.

Là một nhà văn tự do, công việc của tôi lên và xuống không ngừng, nhưng tôi có một gợi ý quan trọng mà tôi có thể tin cậy để chuyển bộ não của mình sang chế độ viết: tai nghe. Tôi có thể nhận được bất cứ điều gì được thực hiện trừ khi tai nghe nhét tai của tôi ở ngay cả khi không có gì chơi với họ, và tôi hiếm khi sử dụng chúng khi tôi không hoạt động. Vì vậy, mỗi lần tôi cắm vào, não tôi biết đó là thời gian để viết.

 

3. Ghi nhớ lịch làm việc của chính bạn

Bạn sẽ thấy lợi nhuận lớn nhất từ ​​một thói quen hàng ngày khi nó lên lịch trình theo nhịp điệu và xu hướng độc đáo của riêng bạn. Đó là lý do tại sao có một giá trị hạn chế như vậy khi đọc về thói quen chính xác của Steve Jobs hoặc Albert Einstein, những gì làm việc cho họ không phải là chìa khóa cho năng suất của bạn.

Khi nhà văn tự do Kaleigh Moore viết về việc thiết kế lịch trình của riêng bạn cho Big Cartel, cô đã nhấn vào một số cố gắng quan trọng cho các công nhân biểu diễn và độc lập:

“Bạn có thể cảm thấy áp lực khi tuân theo các nguyên tắc và có mặt tại bàn làm việc hoặc trong văn phòng của bạn từ 9 đến 5 mỗi ngày bởi vì, tốt, đó chỉ là những gì bạn làm. Đó là cách làm việc của tôi. Tôi đã rơi vào cái bẫy này khi tôi bắt đầu làm việc một mình,” cô ấy chia sẻ. “Mặc dù tôi đang làm việc hiệu quả, hoàn thành công việc trong thời gian ngắn hơn, tôi vẫn ở bàn làm việc, tìm những công việc không cần thiết để lấp đầy thời gian.”

Nhiều nghiên cứu đã phát hiện ra rằng chơi cho cơ thể và não của bạn nhịp điệu tự nhiên là một công thức tốt hơn cho năng suất hơn là tự đánh giày vào một thói quen không phù hợp.

Nhà sinh vật học và chuyên gia về thời gian học và giấc ngủ của Đại học Oxford, Katharina Wulff, nói, “Nếu mọi người được để lại thời gian ưa thích tự nhiên của họ, họ cảm thấy tốt hơn nhiều. Họ nói rằng họ có năng suất cao hơn nhiều. Năng lực tinh thần mà họ có rộng hơn nhiều.”

Đó là lý do tại sao nó không có ý nghĩa cho những “con cú đêm” buộc mình ra khỏi giường lúc 5 giờ sáng. Tinh chỉnh các mẹo năng suất phổ biến và thói quen của bạn để phù hợp với cách bạn muốn làm việc là một cách chắc chắn để hướng tới thành công.

Bất cứ khi nào bạn có quyền tự do, hãy thiết kế thói quen của bạn xung quanh cơ thể của bạn. Thử nghiệm một chút để tìm ra thời gian hiệu quả nhất của bạn, sau đó lên lịch cho mọi thứ khác xung quanh chúng.

Năng suất hơn bất cứ khi nào công việc xảy ra

Cho dù bạn là một công nhân làm việc độc lập với các dự án cứ đến và đi hoặc là một phụ huynh với các dự án đến liên tục không ngừng, đôi khi chúng ta đều làm việc với vào một lịch trình ổn định. Tất cả mọi thứ từ công việc tri thức được trả lương cho các dự án đam mê đến lao động chân tay và lao động chân tay không được trả lương đều có cách lén lút vào những ngày của chúng ta và làm xáo trộn lịch trình thường xuyên và hiệu quả.

Bằng cách tạo lịch trình làm việc, tạo khung cho công việc và làm việc nhịp nhàng, bạn có thể tăng năng suất cho dù lịch trình và danh sách công việc của bạn có kỳ lạ hay điên rồ đến mức nào.

Nguồn : "Theo SAGA.VN"
Thúy Đào
Thúy Đào

Saga App

Saga App