Làm Thế Nào Để Định Dạng Và Quản Lý Danh Sách Trong Microsoft Word

Trang Phạm
01/03/2018 - 13:00 13391     0

Checklist (Danh sách việc cần làm) là một thứ cực kỳ quan trọng. Trong mọi việc, từ mua sắm hàng hóa đến những vụ phóng tên lửa của NASA thì Checklist và List (danh sách) đều được coi là một công cụ không thể thiếu. Trông có vẻ nhàm chán nhưng chúng là những công cụ đơn giản nhất để giảm bớt sự dồn dập của thông tin ập đến chúng ta mỗi giây. Đối với những bà nội trợ đảm đang, những danh sách cũng là liều thuốc hoàn hảo chống lại sự đãng trí. Vì vậy, trước khi học cách tạo ra một bản danh sách hoàn hảo giúp tăng năng suất công việc, hãy cùng Saga làm quen với công cụ tạo danh sách trên Microsoft Word 2016 và tìm hiểu xem làm thế nào để biến những bản danh sách này trở nên bắt mắt hơn.

1. Trước tiên, hãy tạo ra một danh sách

Hầu hết những mẹo và thủ thuật tạo danh sách đều nằm trong hộp Paragraph của Thanh công cụ trên tab Home (Trang chủ). Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn tạo danh sách kèm số thứ tự và nhấp vào mũi tên hướng xuống bên cạnh biểu tượng Bullet Lists hoặc biểu tượng Numbered List để truy cập thêm các tùy chọn. Bạn có thể xem trước các định dạng này bằng cách di chuột qua các lựa chọn có sẵn.

Microsoft Word cũng tự động tạo một danh sách khi một đoạn văn bắt đầu bằng dấu hoa thị hoặc số 1. Với dấu hoa thị, Word sẽ tạo ra một danh sách với các biểu tượng đầu dòng. Còn nếu gõ số 1, Word sẽ đoán rằng bạn đang cố gắng tạo ra một danh sách có đánh số.

Nếu bạn không muốn biến đoạn văn bản đó thành một danh sách, bạn có thể nhấp vào nút tùy chọn AutoCorrect (Chỉnh sửa Tự động) như trong hình dưới đây.

Để thay đổi nhanh kiểu của danh sách có dấu đầu dòng hoặc được đánh số, bạn chỉ cần chọn kiểu danh sách bạn muốn khi nhấp vào mũi tên bên cạnh Bullets or Numbering.

Mẹo chung: Bạn có thể thay đổi định dạng của một hoặc một số các kiểu biểu tượng bullet hoặc số trong một danh sách. Đặt con trỏ ở đầu dòng mà bạn muốn thay đổi trước khi mở hộp thoại Bullets and Numbering. Thay đổi của bạn sẽ chỉ áp dụng cho các dòng đã chọn.

2. Sử dụng Bàn phím để Tạo Danh sách

Những người có kỹ năng văn phòng thuần thục rất ghét sử dụng chuột. Chỉ cần bàn phím, bạn có thể sử dụng phím tắt trên Microsoft Office để tạo các danh sách được đánh số nhanh chóng.

Phím tắt để tạo danh sách có đánh dấu đầu dòng: Nhấn CTRL + SHIFT + L để áp dụng các dấu đầu dòng mặc định vào một danh sách. Nhấn CTRL + SHIFT + N để bỏ phần đánh dấu đó.

Để thiết lập phím tắt riêng cho danh sách đánh số, bạn chọn Word Options. Nhấp vào Ribbon và chọn Customize the Ribbon từ menu hiện lên. Bạn cũng có thể mở Tuỳ chọn Word từ File> Options> Customize Ribbon

Nhấp vào nút Customize cho Phím tắt.

Chọn All Commands trong danh sách Categories. Tại danh sách bên phải, kéo chuột xuống và chọn FormatNumberDefault.

Đặt con trỏ chuột vào hộp Press new shortcut key và nhấn tổ hợp phím tắt bạn muốn sử dụng để tạo một danh sách đánh số. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Alt + N vì nó chưa được gán cho bất cứ chức năng gì khác trong Word. Nhấp vào Assign.

Phím tắt mới đó sẽ được thêm vào danh sách Phím tắt hiện tại.

Nhấp OK để thoát khỏi hộp thoại và kiểm tra phím tắt mới. Bạn nhấn tổ hợp phím "Alt + N" tạo một danh sách đánh số. Nhấn lại tổ hợp đó lẫn nữa để quay trở lại văn bản soạn thảo bình thường..

Mẹo chung: Nếu bạn muốn bỏ đánh số một phần và chuyển phần đó thành một đoạn ở giữa danh sách? Chọn phần đó và sử dụng phím tắt Alt + N để tắt chức năng đánh số.

3. Thay đổi Định dạng Danh sách Đánh số Mặc định

Bạn có thể thay đổi, chỉnh sửa, hoặc tạo ra một danh sách đánh số mới như ý muốn. Có bốn kiểu danh sách đánh số để bạn lựa chọn. Nhưng nếu bạn muốn sử dụng một định dạng của riêng mình ngoài các chữ cái hoặc chữ số La Mã và nó không có sẵn? Hãy  tạo ra định dạng của riêng bạn chỉ với một vài bước dưới đây.

Vào Home > nhóm Paragraph  > Numbering. Nhấp vào mũi tên xuống. Chọn Define New Number Format.

Chọn bất kỳ định dạng nào. Để thay đổi kích cỡ phông chữ, kiểu dáng và màu sắc, hãy nhấp vào Font và chọn cài đặt trên tab Font hoặc Advanced tab.

Khi bạn muốn thêm một dấu gạch ngang, dấu ngoặc đơn, hoặc một giá trị khác như ký hiệu £ (pound) bên cạnh con số, hãy nhập nó vào trường Number format. Bạn có thể xem trước định dạng sẽ thay đổi như thế nào. Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, tác giả  đã thêm hai dấu ngoặc vuông cho một danh sách mà bạn có thể đánh dấu chọn.

Để thay đổi căn dòng các số thứ tự, chọn Left, Centered, hoặc Right trong Alignment. Căn dòng mặc định là Left-Aligned.

Nhấp OK.

Định dạng số mới được áp dụng cho bất kỳ văn bản đã chọn nào trên tài liệu của bạn.

Mẹo chung: Bạn thậm chí có thể đặt trước các danh sách được đánh số kèm văn bản mô tả, ví dụ: Người tham dự 1, Người tham dự 2, Người tham dự 3...v...v…

4. Thay đổi định dạng Bullet List mặc định

Cũng giống như danh sách được đánh số, bạn cũng có thể thay đổi giao diện mặc định của bất kỳ danh sách được đánh dấu đầu dòng nào. Các dấu đầu dòng giúp văn bản được thể hiện một cách trực quan ( bên cạnh các dấu chấm đen nhàm chán), khiến cho tài liệu của bạn nổi bật so với phần còn lại.

Chọn văn bản mà bạn muốn lập danh sách dấu đầu dòng và làm theo các bước sau.

Chọn Home > Nhóm Paragraph. Nhấp vào mũi tên bên cạnh Bullets.

Khi dấu đầu dòng bạn muốn không có trong thư viện, hãy nhấp vào  Define New Bullet.

Hộp thoại Define New Bullet sẽ mở ra. Dưới Bullet Character, chọn Symbol.

Một hộp thoại mở ra cho phép bạn chọn các ký hiệu thích hợp từ các phông chữ bạn đã cài đặt.

Phông chữ Wingdings là font đa dạng nhất tạo nên danh sách các bullet cách điệu. Giống như bất kỳ phông chữ nào khác, bạn có thể thay đổi màu sắc, kích cỡ, kiểu dáng và các đặc tính khác của phông chữ bullet đã chọn. Nhấp vào nút Font trong phần Bullet character để nhập hộp thoại Font.

Mẹo chung: Sử dụng hộp mở (Open box) hoặc hộp ba chiều (hộp 3D) từ bảng ký tự Wingdings để tạo một tài liệu Word với các ô đánh dấu gọn gàng.

5. Sử dụng một hình ảnh Thay vì một Bullet

Đôi khi tất cả các biểu tượng kỳ quặc trong Webdings có thể không đủ. Bạn cũng có thể sử dụng những đồ họa của riêng bạn cho các điểm bullet. Tôi thừa nhận trông nó có vẻ đẹp hơn trên một slide PowerPoint, tuy nhiên sử dụng nó trong Word cũng được.

Chọn danh sách có dấu đầu dòng mà bạn muốn thay đổi các dấu đầu dòng thành hình ảnh. Chuyển đến tab Home > Nhóm Paragraph, nhấp vào nút Bullets, và chọn Define New Bullet từ menu hiện ra. Trên hộp thoại Define New Bullet, nhấn Picture.

Hộp thoại Insert Pictures được hiển thị với các lựa chọn khác nhau cho tệp nguồn của bạn. Bạn có thể chèn một hình ảnh From a file trên máy tính cá nhân hoặc mạng cục bộ, từ Bing Image Search, hoặc từ tài khoản OneDrive của mình.

Chuyển đến vị trí  tệp nguồn của bạn và nhấp vào Insert. Cửa sổ xem trước sẽ hiển thị hình ảnh bạn lựa chọn.

Mẹo chung: Bạn có thể chọn một hình ảnh phù hợp với "chủ đề" của danh sách của mình. Ví dụ, hiển thị hình quả chuối là hình ảnh bullet cho một danh sách các loại trái cây. Hãy đảm bảo rằng hình ảnh rõ ràng và có phần nền tốt. Theo kinh nghiệm của tác giả, những đồ họa đơn giản là hiệu quả nhất.

6. Căn chỉnh hàng của các con số trong một danh sách

Đôi khi, những tinh chỉnh nhỏ nhất có thể tạo nên một thay đổi lớn về mặt hiển thị. Hình ảnh chụp màn hình bên dưới cho thấy một danh sách đánh số với mặc định căn lề Trái của Word. Ngay sau khi danh sách đạt đến hai chữ số, mặc định lề trái dường như hơi lệch vì các điểm thập phân không được xếp gọn gàng. Microsoft Word cho phép bạn kiểm soát sự sắp xếp này và xếp các con số có hai chữ số ở bên phải.

Tạo danh sách đánh số của bạn. Chọn mục danh sách. Word cũng có thể kiểm soát sự sắp xếp của một vài mục được chọn.

Vào Home > Paragraph. Nhấp vào mũi tên thả xuống trên nút Danh sách đánh số.

Nhấp vào  Define New Number Format. Chọn chế đọ Căn chỉnh Right từ trình đơn thả xuống. Nhấp OK.

Mẹo chung: Ngay cả khi không có số thập phân, bạn nên căn chỉnh các con số theo cạnh phải.

7. Điều chỉnh Danh mục Tự động của Microsoft Word

Mỗi danh sách trong word đều đi kèm với một định dạng lùi dòng (indent) tự động. Tùy thuộc vào giao diện trực quan mà bạn muốn, bạn có thể  điều chỉnh lại khoảng cách.

Nhấp đúp vào bất kỳ số nào trong danh sách để chọn tất cả các số.

Nhấn chuột phải vào vùng chọn và chọn Adjust List Indents từ menu hiện ra.

Thay đổi khoảng cách của phần lề bullet từ hộp  Number position. Thay đổi khoảng cách giữa dấu đầu dòng và chữ với hộp Text indent.

Chọn OK.

8. Áp dụng định dạng cho chỉ một Số hoặc biểu tượng Bullet trong một danh sách

Đôi khi bạn muốn định dạng (thay đổi kiểu chữ, màu hoặc kích thước) một biểu tượng bullet hoặc số trong danh sách mà không làm ảnh hưởng đến các phần khác. Đây là một cách dễ dàng để thực hiện điều đó.

Hiển thị các dấu hiệu định dạng bằng cách nhấp vào Home > Show/Hide.

Chỉ chọn đoạn ở cuối cho mục danh sách có bullet hoặc số bạn muốn thay đổi. Áp dụng bất kỳ định dạng nào. Việc định dạng chỉ ảnh hưởng đến bullet hoặc số; văn bản trong mục danh sách vẫn giữ lại định dạng ban đầu của nó.

Các mục được đánh dấu hoặc được đánh số mới trong danh sách sẽ xuất hiện ngay sau đó. Văn bản trong mục danh sách mới sẽ có các đặc tính font chữ giống như văn bản trước và  bullet/ số mới sẽ có các đặc tính giống như bullet / số trước đó.

9. Tạo một danh sách có nhiều cấp bậc

Danh sách nhiều cấp có thể là một kết hợp của số, chữ cái, và bullet được bố trí ở các cấp độ khác nhau như được hiển thị bên dưới. Bạn có thể sử dụng danh sách nhiều cấp để chia nhỏ một danh sách thành các phân cấp hoặc các điểm phụ. Sự sắp xếp như vậy cũng được sử dụng để tạo các phác thảo. Word 2016 cung cấp cho chúng ta một nút chuyên dụng trên Ribbon để tạo danh sách nhiều cấp.

Nhấn nút Multilevel List và gõ danh sách.

Nhấn phím Tab key to indent và tạo một cấp phụ. Nhấn Shift + Tab to unindent và nâng cấp một mục lên cấp cao hơn.

Mẹo chung: Bạn cũng có thể viết toàn bộ danh sách trước. Chọn nó và sau đó nhấp vào nút Danh sách Đa cấp độ để căn chỉnh nó bằng cách sử dụng phím TabShift + Tab để tổ chức các chủ đề. Bạn cũng có thể sử dụng các Increase hoặc Decrease Indent ở trên Ribbon.

10. Tạo các kiểu có thể sử dụng lại cho các danh sách đa cấp

Giống như bất kỳ loại danh sách nào khác, bạn có thể thay đổi kiểu, màu sắc, và sự sắp xếp các bullet, chữ cái hoặc số. Bạn có thể Lưu các thay đổi này thành một định dạng mới và sử dụng nó vào các lần sau nữa..

Vào Ribbon>Home> nhấp vào mũi tên bên cạnh Multilevel List > Define New Multilevel List.

Chọn More để mở rộng lựa chọn.

Để tùy chỉnh bất kỳ cấp nào, hãy nhấp vào số cấp mà bạn muốn sửa đổi. 1 là mặc định.

Sử dụng các tùy chọn được cung cấp để thay đổi sự xuất hiện của danh sách. Ví dụ:

  • Trong Number style for this level, gõ (1) nếu bạn muốn sắp xếp các số có dấu ngoặc đơn, hoặc (A) để định dạng các chữ cái có dấu ngoặc đơn.
  • TrongStart at, chọn số, chữ cái, hoặc bullet nơi  bạn muốn bắt đầu danh sách.

Khi bạn đã hoàn thành các tuỳ chỉnh, đặt tên cho danh sách trong danh sách ListNum field list name. Tên này sẽ xuất hiện bất cứ nơi nào bạn thấy trường ListNum.

Chọn một kiểu định dạng trong Link level to style. Điều này cho phép bạn sử dụng một định dạng  hiện có trong Word cho mỗi cấp trong danh sách.

Chọn nơi bạn muốn áp dụng các thay đổi của mình bằng cách nhấp Selected text, Whole list, hoặc This point forward.

Video dưới đây là một mô tả nhanh về quá trình này:

11. Chuyển đổi một danh sách thành một bảng

Đầu tiên, chọn danh sách. Vào Home > Insert. Nhấp vào tùy chọn Table trong nhóm Table.

Chọn Convert Text to Table từ danh sách thả xuống.

Microsoft Word ước tính cấu trúc bảng dựa trên nội dung của danh sách. Word sẽ tạo ra các cột, dựa trên các dấu phân cách giữa các mục trong danh sách.

Khi Word không tự động thực hiện đúng, bạn phải sửa đổi các thiết lập và làm cho nó dễ dàng hơn cho Word trong việc chuyển đổi danh sách. Một khi bảng đã được tạo ra, bạn có thể sử dụng các công cụ thiết kế Table để định dạng hiển thị.

Mẹo chung: Trong hầu hết các trường hợp, kết quả không hoàn hảo. Cách tốt nhất là xóa hẳn số hoặc dấu đầu dòng đi và sau đó tạo bảng từ danh sách các mục. Các số sê-ri có thể dễ dàng được thêm vào bảng sau đó.

12. Tiếp tục đánh số của bạn sau một đoạn văn bản bị cắt ngắn

Đôi khi, một đoạn văn bản sẽ làm gián đoạn trình tự của danh sách. Để tiếp tục danh sách sau đoạn văn với cùng một định dạng số, hãy làm theo các bước sau.

Nhập phần còn lại của danh sách đã được đánh số sau đoạn văn và định dạng nó. Danh sách này  bắt đầu bằng số 1 một lần nữa. Nhấp chuột phải vào danh sách đi kèm sau đoạn văn. Chọn Continue Numbering từ Context menu. Danh sách sẽ được thay đổi ngay lập tức.

Việc đánh số sẽ được tiếp tục sau phần văn bản đó.

Tầm quan trọng của danh sách - bạn có để ý đến nó không?

Như tác giả đã từng đề cập ở trên, danh sách rất nhàm chán. Nhưng nó lại là thứ tiết kiệm thời gian khi bạn làm một bài tập kinh tế. Việc lập Danh sách sẽ trông ít nhàm chán hơn một khối văn bản.

Bạn sẽ gặp danh sách trong Microsoft Word gần như hàng ngày - từ việc sử dụng Word để brainstorming nhanh đến các chức năng kết hợp với Mail tiên tiến hơn. Hoặc bạn có thể sử dụng một danh sách để giới thiệu những thành tựu bạn có trên bản CV cá nhân.

Có thể coi danh sách là xương sống của một văn bản. Đó là lý do tại sao mọi mẹo giúp chúng ta định dạng và quản lý danh sách trong Microsoft Word sẽ hữu ích.

Hãy cho chúng tôi biết bất kỳ mẹo với danh sách hữu ích nào bạn biết. Cho chúng tôi biết những điều bạn khó chịu khi tạo danh sách. Hãy cùng bàn luận và giải quyết những vấn đề đó nhé.

 

Nguồn : Theo SAGA.VN
Trang Phạm