Làm Thế Nào Để Dễ Dàng Tích Hợp Google Drive Với Ứng Dụng Chú Thích Trực Tuyến

Trang Phạm
08/02/2018 - 07:00 1693     0

Google Drive đang nhanh chóng trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất cho những người quan tâm đến việc kết hợp tài liệu, bản presentation, tệp PDF và bảng tính. Các công cụ sẵn có của Google Drive (bao gồm viết nhận xét, tính năng trò chuyện và quyền chỉnh sửa với các cấp độ khác nhau) là một bộ tính năng tuyệt vời, nhưng có các ứng dụng chú thích/annotations chạy trên web chuyên dụng tích hợp với Google Drive giúp người dùng trao đổi với người khác về tài liệu, bản PDF, hoặc tập tin hình ảnh dễ dàng hơn và hiệu quả hơn.

Các chú thích/ Annotations là gì?

Các chú thích/ Annotations cho phép người tạo ra tài liệu có thể  thêm các ý kiến ​​cá nhân, các góp ý vào các tài liệu hiện có thông qua văn bản, bản vẽ, và làm nổi bật mà không làm thay đổi bản thân tài liệu gốc.

Trong môi trường tích hợp ngày nay, các chú thích đã nhanh chóng trở thành một phần phổ biến của hầu hết các ứng dụng chạy trên web. Thuận tiện hơn hẳn khi viết các chú thích trực tuyến bởi người đóng góp và người viết không phải gửi các file qua lại mỗi khi có điều gì cần được bàn luận thêm, và hơn hết, quá trình tích hợp được đơn giản hóa đi rất nhiều khi làm việc cùng lúc với những người đóng góp khác.

Chú thích có thể được sử dụng trong hầu hết các ngữ cảnh, bao gồm:

  • Các dự án của nhóm: Mặc dù Google đã giới thiệu một loạt các tính năng cho sinh viên nhưng làm việc nhóm vẫn có thể là một quá trình đầy bực bội. Chú thích có thể hoàn toàn lại bỏ được sự bực bội này. Thay vì mọi người chỉnh sửa một tài liệu cùng một lúc, việc thêm ý kiến ​​và câu hỏi có thể giúp làm rõ những vấn đề còn vướng mắc mà nội dung không bị thay đổi liên tục.
  • Đọc hiểu: Nếu có công cụ này thì giáo viên Tiếng Anh ở trường trung học của bạn đã không phát điên mỗi khi vừa phải viết chú thích vào giấy note, vừa phải nghe bạn đọc bài được giao! Viết note khi bạn đọc bất kỳ tài liệu nào (dù là bài viết học thuật, bài viết trên báo, hoặc tài liệu công việc) có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về những gì bạn đang đọc, giúp bạn rút ra được nhiều thông tin hơn khi bạn phải trả lời câu hỏi.
  • Giảng dạy: Học qua những nhận xét tận tình chu đáo của giáo viên sẽ dễ hơn nhiều việc cố gắng hiểu những bài học riêng lẻ. Chú thích là một cách tuyệt vời để giúp học sinh có cái nhìn rộng hơn, tự sắp xếp cấu trúc bài viết, hoặc tự liên kết được các ý tưởng không rõ ràng của mình.
  • Đánh giá tài liệu: Các chú thích cho phép bạn hiểu sâu hơn từ phản hồi cho đến các nhận xét chung chung, và việc những người khác để lại các chú thích sẽ khiến bạn thấy ít bực bội hơn việc họ cứ tùy ý chỉnh sửa tài liệu.
  • Xử lý hình ảnh: Việc chỉnh sửa hình ảnh trực tuyến có thể rất khó khăn, nhưng các chú thích (đặc biệt là qua các công cụ vẽ) là một cách tuyệt vời để đưa ra phản hồi trực tiếp nhắm tới các khu vực cụ thể của hình ảnh thay vì sử dụng mô tả mơ hồ để truyền đạt ý kiến ​​của bạn.
  • Lập kế hoạch sự kiện: Có thể lập kế hoạch cho đám cưới, cuộc họp lớp, các bữa tiệc … trên mạng hay không? Chú thích có thể là một phương pháp lý tưởng để chia sẻ ý tưởng về chủ đề và màu sắc, đưa ra ý kiến ​​về lời mời và tích hợp các concept trang trí.

Chú thích mang lại những lợi ích gì?

Có hàng ngàn lý do tại sao một người nào đó có thể chọn sử dụng các chú thích, nhưng đây là một số các yếu tố thúc đẩy phổ biến nhất:

  • Bảo mật thông tin: Nếu bạn muốn chia sẻ tài liệu và có dữ liệu đầu vào từ những người khác, nhưng không muốn họ sửa đổi bất kỳ tài liệu có sẵn nào, thì việc viết chú thích sẽ hợp với bạn hơn các phương pháp chia sẻ tài liệu khác. Chú thích chỉ cho phép đưa thêm thông tin mà không cho phép người khác chỉnh sửa tài liệu của bạn.
  • Tích hợp: Không có gì đơn giản hóa sự tích hợp như PDF. Thật dễ dàng để thực hiện một số thay đổi nhanh chóng trong file Google Doc, nhưng sẽ có ích hơn nhiều khi bạn muốn người khác hiểu tại sao bạn lại muốn tài liệu được chỉnh sửa theo cách bạn đưa ra.
  • Tham gia thuyết trình/ present: Trong một số trường hợp, các chú thích thực sự có thể là một phần của bản present cuối cùng của bạn. Hãy tưởng tượng xem bài present của bạn sẽ tuyệt đến mức nào khi có cả clip âm thanh trong tài liệu học thuật về Beethoven hay có bản PDF những bức tranh sơn dầu trong tài liệu về nghệ thuật hiện đại.
  • Sự thấu hiểu: Mỗi khi bạn viết nhận xét, nó sẽ dễ hiểu hơn nhiều khi được đặt trong bối cảnh của tài liệu gốc. Các chú thích cho phép các nhận xét được tích hợp trực tiếp vào ngữ cảnh của tài liệu gốc, giúp người yêu cầu nhận xét của bạn hiểu quan điểm của bạn là gì.
  • Học sâu hơn: Có nhiều nghiên cứu chứng minh rằng các chú thích có thể giúp bạn nhớ lại khi nghiên cứu. Viết tiêu đề chú thích theo cách của riêng bạn sẽ giúp bạn hiểu tài liệu hơn, từ đó giúp não của bạn mã hóa nhiều hơn những gì bạn đã đọc và lưu trữ chúng để nhớ lại sau này.

Công cụ chú thích tốt nhất cho Google Drive là gì?

1. MetaPDF

MetaPDF là một lựa chọn tuyệt vời cho những người đang tìm kiếm một tuỳ chọn chú thích cơ bản cho các tệp PDF. Bạn chỉ cần tài khoản Google là đã có thể truy cập ứng dụng trên web này và ngay lập tức có thể highlight và viết nhận xét trên các bản PDF. 

2. Kami

Kami đưa việc chú thích lên tầm cao hơn bằng cách cung cấp tùy chọn chú thích cho nhiều loại tệp phổ biến (bao gồm .doc, .ppt, .jpg và nhiều hơn nữa) và cho phép nhiều tùy chọn chỉnh sửa - chẳng hạn như vẽ tự do, tích hợp thời gian thực, truy cập off-line, và làm nổi bật, gạch chân và gạch ngang các lựa chọn.

Kami được chào bán ở ba mức giá khác nhau. Gói "Cơ bản" ($ 2 / tháng) cung cấp tính năng tự động lưu và loại bỏ các quảng cáo có trong phiên bản miễn phí của ứng dụng trên web. Gói "công sở" ($ 5 / tháng) cũng cho phép người dùng chuyển đổi các tệp sang PDF, chia nhỏ tệp PDF, tích hợp không giới hạn, sử dụng chữ ký điện tử, thêm chú thích bằng giọng nói và chèn hình.

3. Lumin

Lumin vốn là một công cụ được sử dụng với Google Drive, Dropbox hoặc OneDrive và cũng có thể được tải xuống dưới dạng tiện ích mở rộng của Chrome để sửa đổi nhanh các tệp đính kèm trong Gmail. Các tính năng được cung cấp bởi Lumin bao gồm các công cụ chú thích cơ bản, tính năng hỗ trợ màn hình cảm ứng để tạo điều kiện cho việc thêm các bản vẽ trên máy tính bảng hoặc điện thoại của bạn.

Lumin hoạt động trên các thiết bị và hỗ trợ nhiều người dùng với bộ đồng bộ hóa thời gian thực. Bạn có thể kiểm soát mức độ truy cập chỉnh sửa của mỗi người dùng và cho phép bạn tạo, lưu và chỉnh sửa các biểu mẫu PDF. Công cụ chữ ký điện tử của Lumin sẽ sớm ra mắt.

4. Marqueed

 

Marqueed là một dịch vụ chú thích hình ảnh cụ thể cho phép các nhóm đánh dấu và thảo luận về hình ảnh cùng một lúc. Nó cho phép người dùng xác định chính xác các khu vực của một hình ảnh cần chỉnh sửa, theo dõi các ý kiến ​​góp ý theo thời gian, và tích hợp dễ dàng với Dropbox, Google Drive và e-mail. Nhãn và công cụ mô tả giúp bạn quản lý các bản sửa đổi và nhiều hình ảnh cùng một lúc.

Thông báo có thể được thiết lập cho hoạt động cụ thể trên một file, tính năng chụp nhanh cho phép bạn nhận xét về toàn bộ trang web cùng một lúc và mọi người có thể được mời nhận xét nhưng họ chí có quyền truy cập các công cụ chỉnh sửa nhất định.

5. Dochub

 

Dochub là một cách tiếp cận đơn giản để chỉnh sửa PDF, ký kết tài liệu, và điền vào biểu mẫu. Bạn có thể mở tệp PDF trực tiếp từ Gmail, Google Drive và Dropbox và chú thích chúng bằng văn bản và bản vẽ.

Dochub có mã hóa 256-bit SSL, xác thực OAuth 2.0 và lưu trữ được mã hóa, điều này thật tuyệt vời đối với các nhóm thường xuyên phải làm việc với các tài liệu dễ bị mất.

6.  Easy Annotate (iPad)

Nếu bạn thích sử dụng iPad để xem lại các tệp PDF, thì ứng dụng Easy Annotate có thể là một trong những lựa chọn tốt hơn cho bạn. Ứng dụng này cho phép bạn xem hai tệp PDF cùng một lúc (thật tuyệt vời khi bạn có thể mở hai trang, so sánh hình ảnh hoặc các bản nháp khác nhau) và chú thích chúng bằng cách sử dụng highlght, gạch chân, văn bản hoặc bản vẽ. Âm thanh, chữ ký và hình ảnh cũng có thể được thêm vào tệp và các tệp chú thích có thể được xuất sang Dropbox, Google Drive hoặc email. Cần lưu ý rằng phiên bản miễn phí của ứng dụng này chứa quảng cáo, bạn sẽ phải nâng cấp lên phiên bản trả tiền ($ 6.99) để xóa và ứng dụng không có các công cụ tích hợp giống như các tùy chọn ở trên.

7. ChalkUp

Mặc dù ứng dụng trên web này được thiết kế dành riêng cho giáo viên, nhưng đó cũng là một công cụ tuyệt vời cho những người thường đánh dấu các tài liệu (cho dù bạn làm việc ở các trường tiểu học, trường trung học, giảng dạy hay làm giấy tờ ở cấp trung học).

ChalkUp cung cấp hàng ngàn các lựa chọn đánh dấu làm nổi bật chú thích để cung cấp cho sinh viên phản hồi chi tiết thông qua văn bản và bản vẽ. Sinh viên có thể xem phản hồi này ngay lập tức, tạo nhiều cơ hội tuyệt vời hơn cho giao tiếp và học tập.

ChalkUp tích hợp liền mạch với Google Apps for Education, làm cho nó trở thành công cụ đánh dấu lý tưởng cho giáo viên đang sử dụng các công cụ giảng dạy của Google trong lớp học của họ.

Làm thế nào để bạn sử dụng chú thích? Google Drive đã trở thành một lựa chọn để đọc, lưu trữ và chỉnh sửa các tệp PDF trực tuyến - những công cụ chú thích này không phải để thay thế mà là để bổ sung các chức năng hiện tại của Google Drive với nhiều tùy chọn hơn và để bổ sung cho quy trình làm việc cụ thể phù hợp với nhu cầu nhóm của bạn.

 Đọc thêm: 9 Cách Để Quản Lý Google Drive Chuyên Nghiệp Hơn

Nguồn : Theo SAGA.VN
Trang Phạm

Khởi nghiệp 101