Làm Thế Nào Để Đàm Phán Với Người Có Quyền Lực Hơn Bạn?

03/12/2014 - 23:44 11780     0

Việc đàm phán với người nắm giữ nhiều quyền lực hơn bạn có thể làm bạn mất tự tin. Cho dù là bạn đang yêu cầu ông chủ giao cho mình một nhiệm vụ mới hay cố gắng thỏa thuận với khách hàng về một hợp đồng kinh doanh lớn thì cách mà bạn đàm phán có thể ảnh hưởng rất lớn tới cơ hội thành công của bạn. Vậy cách đàm phán hiệu quả nhất để giành được những gì bạn muốn là gì?

Quan điểm của các chuyên gia

Theo Margaret Neale, một Giáo sư có tiếng trong ngành quản trị hiện đang giảng dạy tại Trường Kinh doanh thì: “Trong sự yếu đuối thường tiềm ẩn sức mạnh". Trên thực tế, nắm giữ nhiều quyền lực trong tay sẽ khiến cho bạn bị hạn chế trong việc thấu hiểu suy nghĩ, quan điểm và cảm nhận của người khác. Do đó, khi ở tại một vị thế thấp hơn, bạn sẽ có khả năng đánh giá chính xác những mong muốn của đối phương và từ đó tìm ra giải pháp tốt nhất nhằm đáp ứng mong muốn đó. Còn theo lời của Jeff Weiss, một đối tác của văn phòng Vantage Partners chuyên tư vấn về đàm phán doanh nghiệp và quản lý mối quan hệ có trụ sở tại Boston, và là tác giả của cuốn sách sắp ra mắt HBR Guide to negotiating, thì nếu bạn suy nghĩ lại, có lẽ bạn sẽ nhận ra rằng mình đã "đánh giá thấp khả năng của bản thân, và đánh giá quá cao khả năng của đối phương".  Và dưới đây là những gì bạn nên làm để có thể đàm phán thành công.

Khích lệ bản thân

Theo Weiss, thường thì ai trong chúng ta cũng sẽ e dè khi phải đối mặt với các nguy cơ cạnh tranh. Ví dụ, chúng ta lo lắng khi biết sẽ phải đấu với năm ứng viên khác trong cuộc phỏng vấn cho công việc mà mình yêu thích, hay khi một nhà cung cấp e ngại trước khả năng sáu nhà cung cấp khác có thể giành được hợp đồng mà họ đang nhắm đến. Với những ý nghĩ lo sợ như thế, cuối cùng chúng ta sẽ hạ thấp những đòi hỏi của mình. Hãy nghiên cứu thật kỹ xem liệu những mối lo ngại đó có thực sự đáng để bạn phải bận tâm hay không, và đồng thời suy nghĩ về những kỹ năng và tay nghề chuyên môn giúp nhà tuyển dụng phân biệt bạn với các ứng viên khác. Neale đã nói rằng “Một khi đối phương chấp nhận đàm phán với bạn thì chắc chắn là họ có lý do để làm việc đó. Vì vậy, hãy nhớ rằng sức mạnh và tầm ảnh hưởng của bạn đến từ chính những nét khác biệt mà bạn thể hiện trong cuộc đàm phán.”

Hiểu rõ mục tiêu của bản thân và đối phương

Lập một danh sách những kết quả bạn muốn đạt từ cuộc đàm phán và lý do tại sao. Cách làm này giúp bạn xác định được những đòi hỏi nào là thái quá và bất khả thi, từ đó bạn có thể xây dựng nên một chiến lược đàm phán hợp lý dựa trên các điều khoản đã quy ước. Neale cũng nói thêm rằng bạn cần phải "thấu hiểu những gì là quan trọng với đối phương" y như bạn hiểu rõ những mong muốn của mình vậy. Bằng cách nghiên cứu tìm hiểu những động cơ, trở ngại cũng như mục tiêu mà đối phương gặp phải, bạn sẽ có thể tạo khung cho các mục tiêu của mình, hướng đến việc tìm ra giải pháp cho các vấn đề của đối phương chứ không chỉ đơn thuần là làm cho họ những việc mà họ phải bó tay".

Chuẩn bị thật tốt

"Điều quan trọng nhất là phải chuẩn bị thật tốt", Weiss nói. Trước hết bạn cần phải động não để tìm ra các giải pháp sáng tạo có lợi cho đôi bên. Ví dụ, nếu đối phương không chịu “xuống giá” thì một trong những lựa chọn của bạn là đề xuất một hợp đồng lâu dài hơn bởi điều này sẽ cho phép họ giữ được mức giá mà họ muốn nhưng đồng thời cũng đảm bảo cho bạn nguồn thu nhập trong khoảng thời gian dài hơn. Bạn cũng cần tìm hiểu về số liệu hoặc các tiền lệ trước đó để có thể đạt được một thỏa thuận đàm phán thỏa đáng nhất. Nếu khách hàng nói rằng họ sẽ trả cho bạn một số tiền X để làm một công việc nào đó, nhưng sau khi tìm hiểu, bạn sẽ phát hiện ra rằng, “Ba người mà khách hàng này vừa thuê để làm công việc tương tự lại được trả một số tiền Y." Do đó, sự chuẩn bị giúp bạn có được các thông tin cần thiết "để nhận được nhiều hơn những gì bạn muốn” Neale nói.

Lắng nghe và đặt câu hỏi

Hai trong số các chiến lược hiệu quả nhất mà bạn có thể áp dụng là chăm chú lắng nghe để tạo sự tin tưởng, và đặt câu hỏi để luôn nằm trong thế chủ động. Theo Weiss, "nếu đối phương không bảo vệ được vị thế của họ thì đương nhiên cán cân quyền lực sẽ nghiêng về phía bạn một chút”. Ví dụ, nếu sếp bạn nói rằng ông ta không nghĩ bạn là người thích hợp để bổ sung vào dự án mới, hãy hỏi lại rằng: "Vậy thì một người phù hợp cho vị trí đó sẽ phải như thế nào?".  Theo Neal, “khi biết thêm thông tin, bạn có thể chứng minh rằng bạn thực sự có những phẩm chất phù hợp hoặc có tiềm năng trở thành người thích hợp đó."

Luôn giữ tâm trạng thoải mái

Một trong những sai lầm lớn nhất mà một người ở vị thế thấp hơn mắc phải trong khi đàm phán là phản ứng tiêu cực hoặc cảm thấy bị xúc phạm bởi giọng điệu tiêu cực của đối phương. "Đừng bắt chước hành vi xấu", Weiss nói. Nếu đối phương đe dọa bạn, và bạn trả đũa lại bằng cách đe dọa họ, "bạn coi như đã thất bại". Hãy hướng cuộc thảo luận đi đến kết quả, và cố gắng kiềm chế để không hành động một cách thiếu suy nghĩ ngay cả khi cuộc đàm phán liên quan đến những đánh giá về bạn hay sản phẩm của bạn. "Hiểu rõ mục tiêu và hướng chiến lược của bạn đến mục tiêu đó thay vì bận tâm đến hành vi của người khác. Hãy đàm phán theo cách của bạn ", Weiss nói.

Linh hoạt trong cách tiếp cận

Weiss nói: “Các nhà đàm phán giỏi nhất luôn biết cách chuẩn bị đủ để họ có thể nắm được toàn bộ lộ trình chứ không phải chỉ một con đường duy nhất". Điều đó có nghĩa là bạn không nên tự giới hạn mình trong một chiến lược duy nhất, mà bạn có thể áp dụng nhiều chiến lược trong tiến trình đàm phán. Nếu đối phương đòi hỏi một điều gì đó, hãy yêu cầu họ giải thích lý do. Hãy đề nghị được suy nghĩ một vài phút để tìm ra giải pháp khác, hoặc hỏi xem các điều khoản mà họ đang đòi hỏi đã từng được chấp nhận hay chưa. Duy trì sự linh hoạt trong mỗi bước đàm phán có thể giúp bạn tìm ra những giải pháp không chỉ có lợi cho bạn mà còn làm cho đối phương hài lòng.

Các nguyên tắc cần nhớ

Những điểu nên làm:

• Đặt mình vào vị trí của đối phương - điều này rất quan trọng để bạn có thể hiểu họ muốn gì

• Ghi nhớ giá trị của bản thân – việc bạn đang ngồi ở bàn đàm phán hoàn toàn có mục đích

• Đặt câu hỏi - bạn sẽ hiểu rõ được động cơ và mối quan tâm của đối phương, điều này có giá trị rất lớn

Những điều không nên làm:

• Chuẩn bị sơ sài - không có gì tốt hơn việc chuẩn bị kĩ lưỡng.

• Phụ thuộc vào một chiến lược duy nhất - hãy phát triển một loạt các cách ứng phó để thúc đẩy quá trình đàm phán theo hướng có lợi cho bạn

• Bắt chước hành vi hung hăng của đối phương - nếu họ đe dọa hoặc đòi hỏi nhiều, hãy luôn bám chắc vào mục tiêu ban đầu của bạn.

Case Study # 1: Tìm hiểu về đối tác kĩ lưỡng

Ben Koeneker nhận ra rằng mình đang lâm vào tình huống khó khăn. Với tư cách là người đứng đầu bộ phận phát triển kinh doanh của Midwest - công ty viễn thông quy mô vừa, ông đã cố gắng thuyết phục Siemens - tập đoàn điện tử trị giá hàng tỉ đô la, cho phép công ty của ông phân phối độc quyền một sản phẩm truyền thông kinh doanh mới. Vào thời điểm đó, công ty trị giá 28.000.000 USD của ông được biết đến chủ yếu với dịch vụ trang trí nhà cửa hơn là phân phối sản phẩm. "Lúc đó chúng tôi chỉ là một công ty rất nhỏ", ông nói. "Chúng tôi giống như trứng chọi với đá vậy."

Koeneker đã nghiên cứu rất kỹ trước khi ngồi vào bàn đàm phán. Ông tìm hiểu các sản phẩm của Siemens và nguyên nhân khiến các kênh phân phối hiện tại của họ không hiệu quả. Ông cũng biết rằng công ty của mình có thể cung cấp hàng hóa ở mọi cấp độ, và sẵn sàn phản biện lại bất kỳ mối nghi ngờ nào từ phía Siemens. "Tôi biết rất rõ rằng chúng tôi không thể giả vờ làm được những gì ngoài khả năng của mình", ông nói.

Khi các cuộc đàm phán bắt đầu, ông đặc biệt nhấn mạnh lợi thế trong mô hình phân phối của mình, thay vì chỉ ra những bất cập đang tồn tại trong cách làm hiện nay của Siemens như ông đã nhận định từ trước. "Nếu bạn dành quá nhiều thời gian nói về những vấn đề tiêu cực, thì về cơ bản bạn đang nói với họ rằng họ đi đang sai hướng trong công việc kinh doanh." Koeneker cũng chỉ ra rằng nếu Siemens ký hợp đồng với công ty ông thì họ sẽ tiết kiệm được nguồn tài chính dành cho marketing, một điểm mà Siemens rất muốn có được.

Giây phút quyết định là khi một nhà điều hành cấp cao của Siemens cho biết rằng mặc dù rất ấn tượng với đề xuất này, nhưng ông ấy vẫn thắc mắc liệu công ty của Koeneker có thể mở rộng quy mô một cách hiệu quả hay không khi dây chuyền sản xuất đi vào hoạt động. Nhà điều hành này còn cho biết, đối thủ cạnh tranh của Koeneker là hai công ty lớn mạnh hơn và có khả năng ứng phó với sự tăng trưởng. Koeneker kể lại: "Tôi quay sang ông ta và nói: "Nhưng liệu hai công ty đó có quan tâm đến việc phân phối các sản phẩm của ông vào thời điểm này không? Tôi đã tìm hiểu trước và biết được rằng hai công ty đó đã từ chối việc phân phối". Ông còn nói thêm mặc dù quy mô của công ty ông còn nhỏ, nhưng nó nên được nhìn nhận là một cửa hàng “boutique” với khả năng tập trung hoàn toàn vào thương hiệu Siemens, điều mà những công ty khác không làm được.

Không lâu sau đó, Siemens đã ký hợp đồng với Koeneker.

Case Study #2: Hiểu rõ giá trị của bạn

Cố vấn quản trị Ginger Jenks không muốn bị mất khách hàng. Michael* đã yêu cầu cô làm việc trong một dự án tư vấn phụ, nhưng ông này lại tỏ ra ngại ngần với mức phí mà cô đưa ra. Mặc dù Michael đã trả cho Jenks mức tiền công theo thường lệ từ trước đến nay, Michael đã gặp khó khăn trong việc đàm phán với Jenks về công việc làm thêm này. Jenks nói. "Michael nói với tôi rằng anh ta có thể tìm được một người khác nhận làm dự án này với mức tiền công chỉ bằng một phần ba mức giá của tôi."

Jenks coi trọng hoạt động kinh doanh lâu dài của Michael, nhưng cô thực sự không muốn hạ mức tiền công đã đưa ra. Jenks nói: "Tôi khá tự tin rằng anh ta muốn tôi làm công việc đó, và tôi cũng chắc chắn rằng tôi hề không muốn bị trả công thấp khi làm dự án đó". Jenks quyết định rằng chiến lược tốt nhất là cô sẽ không để bản thân cảm thấy bị xúc phạm trước hành động trả giá thấp của Michael, cô nói "Tôi biết đó chỉ là một chiến lược đàm phán của anh ta mà thôi".

Khi họ gặp nhau một lần nữa để thảo luận về các điều khoản, Jenks vẫn kiên định với đề nghị ban đầu của cô. Từ việc lắng nghe những câu chuyện của Michael về các cuộc đàm phán vừa qua, cô biết rằng Michael đánh giá rất cao năng lực và sự kiên trì. Cô cũng biết rằng Michael coi công việc là trên hết, và anh sẽ không muốn phải vất vả tìm kiếm một người mới phù hợp.

Trong khi đàm phán, Jenks đã nhấn mạnh thành tích tuyệt vời của họ khi làm việc cùng với nhau và cho Michael thấy rằng anh ta khó có thể tìm được một người làm việc tốt như cô. Trong suốt buổi thảo luận, Jenks luôn nhắc nhở bản thân rằng đàm phán “khá là giống với hẹn hò". Cô nói: "Nếu tỏ ra quá quan tâm đối phương, bạn sẽ tự đánh mất giá trị của mình. Nhưng nếu bạn biết thể hiện sự quan tâm một cách nhẹ nhàng đồng thời vẫn duy trì được khoảng cách thì điều đó sẽ tạo ra sức hút. "