Làm Thế Nào Để Chấm Dứt Những Buổi Họp Giao Ban Nhàm Chán?

23/12/2014 - 00:25 3540     0

Nó dài dòng, tẻ nhạt và thường làm bạn bị trễ buổi hẹn gặp mặt tiếp theo của mình. "Nó" ở đây là buổi họp nhân viên đáng sợ, tập hợp mọi người nhằm mục đích check in, cập nhật thông tin và cho những nhân viên kinh doanh cơ hội tỏa sáng.

Nhưng nhà tư vấn kinh doanh, người sáng lập của Zest Business Consulting, Inc. tại San Francisco, California cho rằng chúng ta có thể giúp buổi họp trở nên hiệu quả hơn. Cô cho rằng có thể loại bỏ bớt sự phiền hà và đạt được năng suất cao hơn trong mỗi buổi họp. Sau đây là 6 bước để làm được điều đó:

Hãy bắt đầu và kết thúc đúng giờ.

Martin nói, có thể đây là điều quan trọng nhất bạn có thể làm để giúp buổi họp nhân viên trở nên dễ thở hơn. Hãy tôn trọng thời gian của người khác và đừng để buổi họp kéo dài quá mức. Thái độ chống đối của người tham gia họp sẽ giảm xuống nếu họ biết rằng buổi họp sẽ nhanh chóng kết thúc.

Công khai chương trình làm việc và nghiêm túc thực hiện.

Thu thập những đầu việc cần trao đổi từ người tham gia và gửi thông báo về chương trình làm việc ít nhất trước một hoặc hai ngày diễn ra buổi họp. Bạn thậm chí có thể phân bổ thời gian cho từng đầu việc để đảm bảo rằng cuộc thảo luận không tập trung quá lâu vào một vấn đề. Nếu các đầu việc trong chương trình không được giải quyết hết khi buổi họp kết thúc, những người tham gia nên gửi lại cho chương trình làm việc lần sau thay vì trì hoãn nó.

Chỉ định người phụ trách điều hành buổi họp.

Hãy để cho một người người mới chủ trì mỗi buổi họp. Người này sẽ có trách nhiệm bắt đầu buổi họp, đảm bảo rằng mọi người bám sát các đầu việc trong chương trình làm việc, và kết thúc đúng giờ. Cô đề xuất cử cử người mới thay phiên phụ trách giám sát thời gian của từng đầu việc, nhưng người chủ trì buổi họp này cũng có trách nhiệm ngăn chặn ai đó lấn áp buổi họp, nhằm tạo cơ hội cho tất cả mọi người nêu ý kiến. Martin cũng cho rằng bạn có thể yêu cầu người chủ trì họp sáng tạo bằng cách chuyển địa điểm buổi họp - có thể họp ngoài trời nếu thời tiết đẹp và phù hợp với nội dung buổi họp.

Tận dụng sự sáng tạo.

Hãy bớt căng thẳng và vui vẻ một chút. Có thể bạn sẽ thấy điều này kích thích tư duy sáng tạo. Martin thích mang vào phòng họp những tờ giấy màu và bút sáp. Nếu điều này nghe có vẻ trẻ con, hãy thử đặt những chiếc hộp đựng màu mới quanh bàn, trước mặt mọi người và xem liệu họ có thể chống cự lại việc mở chúng hay không. "Nó thực sự có hiệu quả!" cô quả quyết. "Một vài người thấy dễ dàng hơn khi là một việc khác trong khi đang nói chuyện." Vừa đi lại vừa nói cũng có tác dụng tích cực cho việc brainstorm trong một nhóm nhỏ. Hãy mang máy ghi âm để thu lại những ý tưởng, vì khó mà ghi chép được gì khi đang đi lại, cô nói.

Làm việc không theo trật tự cố định.

Martin gợi ý có thể đảo thứ tự của chương trình làm việc. Hãy bắt đầu với đầu việc thứ ba hoặc cuối cùng trong danh sách và sau đó tiếp tục hoàn thành các đầu việc còn lại cho tới khi xong hết. "Việc này chắc chắn sẽ cần toàn đội phải tập trung cao," cô nói. Hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người có cơ hội đóng góp vào cuộc đối thoại. Bạn có thể làm được điều này bằng cách hỏi ý kiến cụ thể từ những ai còn ngập ngừng tham gia trao đổi.

Ăn mừng.

Hãy đảm bảo bạn biết cách ghi nhận chiến thắng hoặc thành công, cô nói. Hãy mời khách - chẳng hạn thành viên của đội quản lý - để chứng kiến thành quả hoặc cảm ơn họ vì đã giúp đỡ đội của bạn, cô gợi ý.