Làm Thế Nào Để Bắt Đầu Event Planning (Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện) Cho Doanh Nghiệp Của Bạn?

08/04/2019 - 07:00 674     0

(Bài viết sưu tầm)

Chúng ta thường có những khoảnh khắc mà chúng ta nhận ra những gì bản thân đang làm hiện không phải là những gì ta muốn làm với phần còn lại của cuộc đời. Gần hai năm trước, tôi làm việc trong ngành báo chí chính trị, viết về các sự kiện đang xảy ra và các quan điểm của tôi được đăng lên các bài báo biên tập. Mặc dù điều này khá thú vị trong một thời gian, tôi phát hiện ra rằng đó là điều mà tôi không muốn làm mãi mãi.

Tôi đã luôn có mối quan tâm đến công nghệ và kinh nghiệm viết của tôi giúp tôi dễ dàng thích nghi với các chủ đề khác. Vì vậy, sau một thời gian tìm kiếm, tôi đã phát hiện ra Capterra, và sau đó, là sự thích thú trong việc viết lách về phần mềm quản lý sự kiện. Nhưng toàn bộ sự nghiệp viết của tôi không phải là không có các bước, bài học và rào cản của nó. Nó cần thời gian, kế hoạch và sự kiên nhẫn. Nó giống như bắt đầu làm kế hoạch sự kiện cho một doanh nghiệp.

Làm thế nào để bắt đầu kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn

Điều tương tự cũng xảy ra với những người đang muốn bắt đầu việc kinh doanh riêng trong ngành lập kế hoạch sự kiện. Có những bước bạn phải tuân theo, những bài học bạn phải học và việc lập kế hoạch phải được thực hiện để biến ý tưởng kinh doanh mới thành hiện thực.

Tôi đã soạn một danh sách chín bước về cách bắt đầu doanh nghiệp lập kế hoạch sự kiện của riêng bạn, từ ý tưởng đến thực thi.

1. Xác định xem kỹ năng của bạn có phù hợp với lập kế hoạch sự kiện không

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện đòi hỏi một tính cách rất cụ thể: đủ cởi mở, có tính xã hội và sáng tạo để thực hiện các nhiệm vụ luôn thay đổi của việc lên kế hoạch cho một sự kiện thành công.

Nếu bạn thích hợp hơn với việc ngồi phía sau một cái bàn và không cần tương tác với khách hàng nhiều thì việc lập kế hoạch sự kiện không phù hợp với bạn. Nếu bạn thích làm việc một mình trong một môi trường không cần hợp tác, nhưng có tổ chức, thì bạn có thể muốn xem xét lại động thái nghề nghiệp này. Cuối cùng, nếu tư duy sáng tạo ngay tức khắc không phải là điểm mạnh của bạn, thì tham vọng của bạn có thể sẽ phù hợp hơn ở nơi khác.

Tuy nhiên, nếu việc phải đối mặt với khách hàng làm bạn cảm thấy thích thú, nếu làm việc theo nhóm góp phần vào hạnh phúc của bạn, và nếu môi trường làm việc nhịp độ nhanh phù hợp với tốc độ của bạn, quản lý một công ty quản lý sự kiện có thể là công việc kinh doanh hoàn hảo cho bạn.

2. Nhận giấy chứng nhận

Cũng giống như bất kỳ ngành công nghiệp nào khác, kinh nghiệm trước đó là điều cần thiết để bắt đầu một sự kiện kinh doanh thành công. Liệu bạn có tin tưởng giao phó chiếc xe oto duy nhất của bạn cho một tiệm cơ khí không được chứng nhận, không có uy tín để thay thế động cơ của nó? Nếu không, vậy thì tại sao một người nào đó nên tin tưởng bạn tổ chức sự kiện cho họ nếu bạn không có kinh nghiệm chuyên môn hoặc chứng chỉ của riêng bạn?

Trước khi đầu tư thời gian nghỉ hưu và thời gian dành cho gia đình = vào việc bắt đầu một doanh nghiệp làm kế hoạch sự kiện, bạn hãy xem xét qua các khóa học có cấp chứng nhận để chuẩn bị cho bạn tất cả những hoạt động liên quan đến quản lý sự kiện.

Ngay cả khi bạn có kinh nghiệm tổ chức sự kiện trước đó cho một công ty, tổ chức hoặc nhóm địa phương, tốt nhất bạn nên có một số chứng nhận chính thức để chứng minh kinh nghiệm của mình trước khách hàng. Chưa kể, luôn có điều gì đó mới mẻ để học hỏi.

May mắn thay, tôi đã biên soạn một danh sách năm lớp học tổ chức sự kiện có cấp chứng nhận có chất lượng tốt để giúp bạn có được những kinh nghiệm và độ tin cậy mà bạn cần:

1. Chứng nhận quy hoạch tổ chức sự kiện của Đại học Emory

Giá: $1,995

Chủ đề:

  • Lập ngân sách sự kiện
  • Quan hệ Khách hàng/Nhà cung cấp/Tổ chức tình nguyện
  • Hậu cần sự kiện
  • Sự kiện “Xanh”
  • Tiếp thị sự kiện
  • Thuật ngữ sự kiện

2. Universal Class: Kế hoạch sự kiện 101

Giá: $70.00 đối với lớp không có giấy chứng nhận/ $95 với lớp có giấy chứng nhận

Chủ đề:

  • Lập kế hoạch đám cưới
  • Sự kiện networking
  • Sự kiện của công ty
  • Cách bắt đầu dịch vụ lập kế hoạch sự kiện của riêng bạn
  • Lập kế hoạch sự kiện có phù hợp với bạn không?

3. Viện Quản lý sự kiện quốc tế (IIEM)

Giá: $345 – $875

Chủ đề:

  • Ngân sách
  • Chiến lược lập kế hoạch đám cưới
  • Lựa chọn địa điểm
  • Hậu cần
  • Tính thẩm mỹ
  • Hội nghị
  • Sự kiện gây quỹ
  • Trandshows
  • Hợp đồng
  • Lập kế hoạch sự kiện xã hội
  • Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
  • Cuộc họp
  • Chiến lược nghề nghiệp
  • Kế hoạch tổ chức sinh nhật
  • Baby Showers (Lễ chào mừng em bé ra đời)
  • Đoàn tụ gia đình
  • Tiệc kỷ niệm
  • Tiếp thị sự kiện và truyền thông xã hội

4. QC Event School

Giá: $748 – $998

Chủ đề:

  • Sự kiện/Kế hoạch đám cưới
  • Hậu cần
  • Khởi nghiệp
  • Quan hệ nhà cung cấp / khách hàng
  • Quản lý dự án
  • Sự kiện xã hội
  • Thẩm mỹ đám cưới
  • Ngân sách
  • Bố cục
  • Ánh sáng
  • Sơ đồ màu
  • Trang trí bàn
  • Thiết kế hoa
  • Cho thuê
  • Xây dựng thương hiệu của bạn

5. Special Events Institute: Chứng nhận tổ chức sự kiện

Giá: $199 - $499 

Chủ đề:

  • Vòng đời sự kiện
  • Các loại sự kiện
  • Đề xuất sự kiện
  • Ngân sách
  • Hợp đồng
  • Quy trình thiết kế sự kiện
  • Bố cục và sơ đồ
  • Trang trí hoa
  • Yếu tố thiết kế
  • Sơ đồ màu
  • Lựa chọn địa điểm
  • Đánh giá các yếu tố sự kiện
  • Dịch vụ ăn uống và ẩm thực
  • Sự kiện ngoài trời
  • Sự kiện công nghệ
  • Sự giải trí
  • Ánh sáng
  • Hiệu ứng đặc biệt
  • Quản lý dịch vụ
  • Sự kiện xanh/ bền vững
  • Đạo đức quản lý
  • Tiếp thị sự kiện
  • Lập kế hoạch đám cưới
  • Sự kiện của công tác

Các khóa học này sẽ giúp bạn biết phải làm gì khi mọi thứ diễn ra đúng hoặc sai. Bây giờ bạn đã biết tất cả những điều cần biết về lập kế hoạch sự kiện, đã đến lúc quyết định xem bạn có muốn lên kế hoạch sự kiện chung chung hay chọn một thị trường thích hợp để nhắm mục tiêu hay không.

3. Xác định thị trường mục tiêu của bạn

Trước khi bạn bắt đầu xây dựng doanh nghiệp làm kế hoạch sự kiện của mình, điều quan trọng là phải quyết định trọng tâm của nó. Quyết định loại sự kiện nào bạn muốn lên kế hoạch. Một số doanh nghiệp lập kế hoạch sự kiện không cho một thị trường nào cụ thể, trong khi những người khác nắm bắt một thị trường thích hợp, chẳng hạn như các sự kiện của công ty hoặc lập kế hoạch đám cưới.

Theo tờ Entrepreneur, có bốn loại sự kiện:

  • Ăn mừng: Những sự kiện này là lễ hội và thú vị. Chúng bao gồm hội chợ, diễu hành, đám cưới, đoàn tụ, sinh nhật, ngày kỷ niệm
  • Giáo dục: Trang trọng hơn và chứa nhiều thông tin hơn. Sự kiện giáo dục bao gồm các hội nghị, cuộc họp, lễ tốt nghiệp.
  • Quảng bá: Các sự kiện này là sự kết hợp của hai sự kiện đầu tiên, kết hợp các lễ hội với thông tin. Ví dụ như giới thiệu sản phẩm, các cuộc biểu tình chính trị, chương trình thời trang
  • Kỷ niệm: Cuối cùng, những sự kiện này trang trọng nhưng nhằm để tưởng nhớ các nhân vật và sự kiện quan trọng với các dịch vụ tưởng niệm và các sự kiện công đồng.

Lời khuyên của tôi sẽ bắt đầu với một thị trường cụ thể và mở rộng sang các loại sự kiện khác, do đó, để không kéo dãn nguồn lực của bạn quá sớm. Lập kế hoạch sự kiện chung chung đòi hỏi nhiều kinh nghiệm, nhân viên và nguồn lực hơn do sự khác biệt lớn trong các loại sự kiện.

Ví dụ: nếu các sự kiện cho nhân viên văn phòng  phù hợp hơn với phong cách của bạn, vậy hãy bắt đầu với các sự kiện giáo dục. Bạn nên xây dựng doanh nghiệp của mình, khách hàng, tài nguyên của bạn và nhân viên của bạn xung quanh nhu cầu lập kế hoạch sự kiện văn phòng.

Một khi bạn tìm thấy mình đứng trên một nền tảng vững chắc trong thị trường của bạn với có không gian để phát triển, thì đó chính là thời điểm để mở rộng.

4. Phát triển kế hoạch kinh doanh của bạn

Bây giờ, bạn đã thiết lập thị trường thích hợp, đây là lúc để bắt đầu thiết lập công việc nền tảng cho công việc làm kế hoạch sự kiện, trong đó bao gồm kế hoạch kinh doanh. Mỗi doanh nghiệp, từ Walmart đến các tổ chức phi lợi nhuận nhỏ, cần một kế hoạch kinh doanh để định hướng quy trình ra quyết định của họ, gửi thông tin cho nhà đầu tư và người cho vay về ý định của bạn và để doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng khi thời gian trở nên khó khăn.

Vậy các kế hoạch kinh doanh cần gì?

Theo Forbes, mọi kế hoạch kinh doanh nên bao gồm:

1. Trang bìa

Tất cả những gì cần ở trang này là tên tương lai của doanh nghiệp và thông tin liên lạc của bạn để các nhà đầu tư và người cho vay có thể liên lạc với bạn.

2. Tóm tắt kế hoạch hành động

Giống như một đoạn giới thiệu của một bài đăng trên blog hoặc cảnh mở đầu cho một bộ phim, tóm tắt kế hoạch hành động là cơ hội để thu hút khán giả và mang đến cho họ cảm giác về những gì sắp diễn ra. Bạn sẽ mô tả việc kinh doanh lên kế hoạch sự kiện, điều làm cho doanh nghiệp của bạn khác biệt (còn được biết đến là “nước sốt bí mật” - secret sauce) và tại sao doanh nghiệp của bạn sẽ thành công.

3. Tổng quan về công ty

Hãy coi đây là hồ sơ Facebook của doanh nghiệp bạn. Tổng quan về công ty của bạn sẽ bao gồm vị trí, tên của công ty bạn, thời điểm thành lập, loại hình doanh nghiệp lên kế hoạch sự kiện và dạng hợp pháp (như công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty S hoặc chủ sở hữu duy nhất).

4. Phân tích ngành

Tạo một báo cáo về ngành bạn dự định tham gia và cạnh tranh. Bạn đang lên kế hoạch cho các xu hướng nào? Những người  còn thiếu điều gì mà bạn sở hữu? Thống kê và biểu đồ có ích ở đây!

5. Phân tích khách hàng

Làm rõ cơ sở khách hàng của bạn là ai. Là các tập đoàn? Công ty khởi nghiệp? Cá nhân? Càng cụ thể càng tốt. Các cuộc điều tra và nghiên cứu, được thực hiện bởi các nhà kế hoạch sự kiện lớn, đã tiến hành nhiều nghiên cứu về chủ đề này.

6. Phân tích sự cạnh tranh

Đây là nơi bạn nhận được cụ thể về đối thủ cạnh tranh chính của bạn là ai, họ làm gì, hình bóng của họ trông như thế nào và mỗi điểm mạnh và điểm yếu của họ là gì. Tận dụng cơ hội để giải thích thêm về lợi thế thị trường của bạn.

7. Kế hoạch tiếp thị

Làm cách nào để bạn tiếp cận với khách hàng và nhà cung cấp khi công ty sự kiện của bạn mở cửa cho kinh doanh? Đi qua các kế hoạch quảng cáo cho tất cả các nền tảng, bao gồm marketing kỹ thuật số, báo chí địa phương và quảng cáo truyền thống.

8. Kế hoạch hoạt động

Bao gồm các mục tiêu quan trọng, ý tưởng lập kế hoạch và tổ chức cấu trúc trong tổng quan chi tiết về cách thức hoạt động kinh doanh lập kế hoạch sự kiện của bạn. Hãy chắc chắn bao gồm mô tả công việc, tiền lương, hậu cần của vật liệu di chuyển và khách lưu trữ, v.v.

9. Đội ngũ quản lý

Xem chi tiết danh sách nhóm của bạn sau khi đã được tập hợp, bao gồm chức vụ, mô tả công việc và bằng cấp của họ.

10. Kế hoạch tài chính

Làm thế nào bạn có thể gây quỹ để bắt đầu? Khi doanh nghiệp lên kế hoạch sự kiện của bạn sẵn sàng khởi chạy, bạn dự định giữ doanh thu ổn định như thế nào? Hãy chắc chắn bao gồm ước tính về nhu cầu của người tiêu dùng đối với dịch vụ của bạn, giá cả cạnh tranh và chi phí thường xuyên nào bạn có thể có như chăm lo và quản lý tài sản.

11. Phụ lục

Phụ lục bao gồm tất cả các bảng tính, sơ đồ, lịch biểu và đồ thị giải thích thu nhập dự kiến, bảng cân đối kế toán hiện tại và tất cả các điểm định hướng dữ liệu khác.

Kế hoạch kinh doanh sự kiện của bạn là tài liệu sống sẽ được chỉnh sửa nhiều lần; hãy nhớ xem lại khi các biến số và yếu tố thay đổi.

5. Giải quyết mặt pháp lý của doanh nghiệp của bạn

Khi bạn thiết lập kế hoạch kinh doanh, hãy tập trung vào tính hợp pháp của việc điều hành doanh nghiệp.

Đăng ký việc kinh doanh lên kế hoạch sự kiện ở bất kỳ tiểu bang nào bạn cư trú, có được tất cả các giấy phép kinh doanh cần thiết, bao gồm bảo hiểm bồi thường cho nhân viên và bảo hiểm trách nhiệm chung cũng là điều bắt buộc.

Đừng để những việc nhàm chán liên quan đến luật pháp khiến bạn bất cẩn. Để ngăn chặn một vụ kiện hoặc một cuộc điều tra của chính phủ rẻ hơn nhiều so với chi phí (thường tốn hơn 50.000 đô la) liên quan đến vi phạm luật, ngay cả khi bạn đang thiếu một thứ gì đó lành tính như giấy phép phân vùng.

6. Nhận tài trợ khởi động

Kế hoạch kinh doanh của bạn hoạt động như một công cụ đề xuất khi tiếp cận các nhà đầu tư và người cho vay, vì vậy họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi bỏ tiền của họ cho doanh nghiệp của bạn. Các khoản vay này không phải đến từ các ngân hàng cho vay. Vì doanh nghiệp của bạn rất có thể sẽ được bản địa hóa cho khu vực của bạn, hãy cố gắng liên hệ với bạn bè và gia đình để kêu gọi vốn khởi nghiệp.

Tất nhiên, điều này không dễ dàng vì không ai thích xin tiền từ những người mà họ biết, nhưng hãy chắc chắn truyền đạt những khó khăn này cho họ và đảm bảo với họ rằng bạn đánh giá cao đầu tư của họ vào tương lai của bạn. Cũng giống như những gì bạn sẽ làm nếu chào hàng doanh nghiệp của bạn đến một ngân hàng, hãy chuẩn bị sẵn sàng kế hoạch kinh doanh và đảm bảo rằng họ đã được gợi nhắc những chi tiết quan trọng. Nếu họ quan tâm đến tất cả, họ sẽ có rất nhiều câu hỏi.

Không chỉ các tùy chọn tài trợ truyền thống mà còn có các tùy chọn như huy động vốn từ cộng đồng internet, cho phép bất kỳ ai trở thành nhà đầu tư vào công ty của bạn, có thể áp dụng cho doanh nghiệp quản lý sự kiện mới thành lập. Như đã nêu trước đó, vì công ty của bạn sẽ là một doanh nghiệp địa phương (ít nhất là lúc đầu), nếu bạn quyết định huy động một lượng vốn khởi nghiệp, hãy đảm bảo bạn cố gắng truyền bá thông tin với các mạng lưới địa phương thay vì thu hút người lạ từ khắp nơi.

Nếu bạn đang cảm thấy tham vọng hơn, thậm chí có những người ngoài đó cho rằng bạn có thể bắt đầu kinh doanh lập kế hoạch sự kiện của riêng bạn với ít hoặc không có tiền:

7. Phát triển mạng lưới tài nguyên của bạn

Bạn sẽ cần một mạng lưới các nguồn lực để biến các sự kiện của bạn trở thành hiện thực, chẳng hạn như các nhà cung cấp thực phẩm, các nhà giải trí, các chuyên gia kỹ thuật, các nhà cung cấp công nghệ và các chuyên gia tiếp thị.

Trong khi bạn tổ chức tất cả các tài nguyên này cho các sự kiện, các nhà cung cấp sẽ cung cấp các công cụ cần thiết. Liên hệ với bạn bè trong ngành quản lý sự kiện và kiểm tra đánh giá phản hồi trên các trang web như Yelp để tìm đúng nhà cung cấp để hợp tác.

8. Bắt đầu tiếp thị

Khi tài trợ đã xong, đã đến lúc bắt đầu marketing cho doanh nghiệp làm kế hoạch sự kiện của bạn đến khách hàng, đối tác và nhà cung cấp tiềm năng. Nơi tốt nhất để bắt đầu là mạng lưới của riêng bạn.

Truyền thông xã hội làm cho điều này dễ dàng hơn bao giờ hết, đặc biệt là với các mạng lưới chuyên nghiệp như LinkedIn. Các nhóm được đánh dấu tồn tại để kết nối các nhà hoạch định sự kiện với các nhà lập kế hoạch khác, cũng như với các nhà cung cấp và khách hàng khác.

Cũng đừng ngại marketing về doanh nghiệp hoạch định sự kiện mới của bạn trực tiếp đến từng cá nhân. Các sự kiện nhằm tạo mạng lưới là hoàn hảo để làm cho người khác biết đến các dịch vụ của bạn, nhưng hãy nhớ rằng những loại sự kiện đó được xây dựng dựa trên những gì bạn có thể làm cho người khác, không chỉ những gì họ có thể làm cho bạn.

9. Khách hàng đầu tiên của bạn

Xin chúc mừng! Bạn đã có được khách hàng đầu tiên sau tất cả những nỗ lực chăm chỉ của mình. Hãy vận dụng những gì bạn đã học được từ các lớp học, mạng lưới kết nối của bạn và từ nghiên cứu thị trường để lên kế hoạch cho sự kiện lớn đầu tiên của bạn. Bạn có cái này.

Lợi ích của việc chạy một doanh nghiệp lập kế hoạch sự kiện

Chi phí đầu tư tiềm năng thấp

Nếu bạn có thể thương lượng với các nhà cung cấp những hợp đồng có lợi, bạn sẽ giảm thiểu nhu cầu lưu trữ tài nguyên. Thay vào đó, nhà cung cấp sẽ đưa tài liệu, công cụ và tài sản của riêng họ để bạn sử dụng khi bạn lên lịch sẵn cho họ. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể cần một số không gian lưu trữ cho các nguồn tài nguyên dự phòng cho những tình huống khẩn cấp, vì vậy hãy chắc chắn để lại một số không gian tiện dụng trong tầng hầm hoặc nhà để xe của bạn.

Đối với nhân viên, với tính chất xã hội của internet, tất cả chúng ta đều có thể làm việc thoải mái tại nhà riêng hơn bao giờ hết. Tất nhiên điều này chỉ bao gồm mặt hành chính của hoạch định sự kiện, chẳng hạn như lập kế hoạch, với phần lớn công việc sử dụng trong lĩnh vực này, quản lý các sự kiện.

Nếu tình hình cho phép, chạy một kế hoạch sự kiện kinh doanh tại nhà riêng của bạn sẽ phải chăng hơn so với thuê một văn phòng đắt tiền.

Sự linh hoạt

Xuất phát từ lợi ích của làm việc tại nhà, công việc lập kế hoạch sự kiện cho phép bạn cung cấp sự linh hoạt nhất định trong các ngành kinh doanh dịch vụ khác, chẳng hạn như dịch vụ ăn uống hoặc bán lẻ.

Bạn là ông chủ của riêng bạn trong tình huống này. Bạn thiết lập giờ của riêng bạn, bạn kiểm soát việc thuê và sa thải, và bạn chọn khách hàng của bạn.

Bạn sẽ có thể quản lý tất cả các dịch vụ hậu cần từ nhà riêng của bạn qua internet, làm cho lịch làm việc của bạn linh hoạt hơn nhiều. Điều này bao gồm lưu trữ các cuộc họp với khách hàng và nhân viên qua internet, có thể được lên kế hoạch vào mọi thời điểm trong ngày.

Các tài nguyên khác giúp doanh nghiệp hoạch định sự kiện của bạn thành công

Blog quản lý sự kiện của tôi trên Capterra có đầy đủ các tài nguyên, bài học, đánh giá phần mềm và cập nhật công nghệ trong tầm tay của bạn để đảm bảo doanh nghiệp lập kế hoạch sự kiện của bạn thành công.

Nguồn : THEO SAGA.VN