Hướng Dẫn Thiết Lập Quy Trình Quản Lý Công Việc Với Trello

28/03/2019 - 07:00 5769     0

Bạn phải đảm nhiệm nhiều phần công việc cùng một lúc không?

Bạn đang tìm kiếm một cách tốt hơn để sắp xếp và quản lý công việc của bạn?

Dù bạn đang một mình quản lý các dự án cho khách hàng hay làm cùng nhóm, thì điều bạn cần là sở hữu một hệ thống đảm bảo rằng mọi thứ bạn xuất bản đều được quản lý đúng cách từ khâu ý tưởng cho đến quảng cáo.

Trong bài viết này, bạn sẽ khám phá cách quản lý công việc của mình với Trello.

Nghe bài viết này bằng tiếng anh ở đây

#1: Tạo tài khoản Trello

Để bắt đầu, bạn cần tạo một tài khoản trên Trello. May mắn là với các tài khoản miễn phí bạn vẫn được cung cấp tất cả các tính năng cần thiết để quản lý công việc.

#2: Hiểu cách cấu trúc Trello của bạn

Khi đăng nhập, bạn có thể thiết lập phần tiếp theo với tư cách là chủ tài khoản miễn phí.

Bạn có thể tạo một số lượng không giới hạn các nhóm để sắp xếp các nhóm dự án cụ thể.

Ví dụ: Về mặt quản lý nội dung, bạn có thể sẽ muốn như sau:

Nếu bạn có một công ty lớn, hãy tạo nhiều nhóm để mỗi nhóm có một bộ bảng riêng để quản lý blog riêng của mình, chẳng hạn như blog của nhóm bán hàng, blog của nhóm tiếp thị, blog của nhóm phát triển, blog của nhóm hỗ trợ, v.v.

Nếu bạn có một agency, cũng tạo nhiều nhóm để một nhóm này đại diện cho blog của văn phòng của bạn và các nhóm còn lại đại diện cho các khách hàng của bạn trên blog của bạn.

Nếu nó chỉ là bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp nhỏ, hãy tạo một nhóm cho blog cá nhân của riêng bạn và một nhóm cho blog doanh nghiệp của bạn.

Bạn cũng không bị giới hạn số lượng khi thêm thành viên vào các đội nhóm bạn đã tạo trên tài khoản của mình.

Bạn cũng có thể tạo một số lượng không giới hạn các bảng. Các bảng này có thể hiển thị cho các thành viên cụ thể, các nhóm cụ thể hoặc công khai cho bất cứ ai có liên kết. Những thành viên có quyền truy cập vào một bảng có thể đăng ký vào bảng đó và được nhận thông báo về bất kỳ thay đổi nào trong bảng.

Trong mỗi bảng, bạn có thể tạo một lượng danh sách không giới hạn. Những thành viên có quyền truy cập vào bảng có thể đăng ký vào danh sách cụ thể để được thông báo khi có bất cứ điều gì trong danh sách được cập nhật.

Trong mỗi danh sách, bạn có thể tạo các thẻ mà không bị giới hạn và gán chúng cho các thành viên. Các thẻ đều có ngày đáo hạn (due date), nhiều nhãn và một phần mô tả chính.

Mỗi thẻ trong bảng cũng bao gồm phần thảo luận trong đó bạn có thể nhắc đến các thành viên cụ thể, đính kèm nhiều tệp và danh sách checklist với các mục nhiệm vụ được gán ngày đáo hạn và được kết nối với các thành viên cụ thể.

Như bạn có thể thấy, Trello có rất nhiều lựa chọn để tổ chức và sắp xếp một hệ thống quản lý nội dung, từ đơn giản đến rất phức tạp. Hai ảnh chụp màn hình dưới đây đến từ các bảng quản lý nội dung mẫu cho Lịch biên tập riêng của Trello.

Bạn cũng có thể xem qua các ví dụ công khai về Lịch biên tập của ReadWrite, Bản tin hàng tuần của Changelog, Quản lý văn khách của WP Curve, và Ý tưởng bài đăng trên blog của Buffer.

Dưới đây là một số cách sử dụng Trello để quản lý công việc của riêng bạn.

#3: Tạo một ý tưởng đơn giản và bảng quy trình

Nếu chỉ có bạn hoặc một nhóm người cần quản lý ý tưởng, hãy sử dụng Trello để tạo một ban quản lý ý tưởng. Để làm điều này, nhấp vào biểu tượng + bên cạnh ảnh hồ sơ của bạn để thêm một bảng mới.

Sau đó, đặt tên cho bảng của bạn và (tùy chọn) liên kết nó với một nhóm.

Trong bảng của bạn, bạn có thể thêm bao nhiêu danh sách tùy thích dựa trên cách bạn dự định sắp xếp công việc của mình. Ví dụ: Nếu bạn có ý tưởng cho bài đăng trên blog, sách điện tử (ebook), video và podcast, hãy tạo một danh sách cho từng loại nội dung. Sau đó, có một danh sách cho Đang tiến hành, một danh sách cho Đánh giá và một danh sách cho Xuất bản.

Bạn có thể sử dụng danh sách của mình hoặc thẻ màu để đánh dấu các công việc đang trong quá trình thực hiện. Ví dụ: Bạn có thể sử dụng màu xanh lá cây cho bài đăng trên blog, màu vàng cho sách điện tử, màu cam cho video và màu đỏ cho podcast.

Hoặc bạn có thể sử dụng danh sách của mình làm danh mục chủ đề và thẻ của bạn làm ý tưởng cụ thể. Sau đó, có một danh sách cho Tiến trình công việc, một danh sách cho Đánh giá và một danh sách cho Xuất bản.

Không có quy tắc nào cho việc này cả. Chỉ đơn giản là cài đặt như thế nào để bạn và nhóm của bạn hiểu và quản lý một cách thuận tiện nhất.

Hãy nhớ rằng khi thẻ và danh sách của bạn ngày càng dài ra, và cuối cùng chúng sẽ tràn ra khỏi màn hình. Do đó, bạn có thể dễ dàng quên các thẻ ở cuối danh sách và các danh sách ở cuối bảng nếu chúng không được quản lý cẩn thận. Vì vậy, hãy ghi nhớ điều này khi sắp xếp chúng.

#4: Mời tác giả  theo chủ đề được yêu cầu

Nếu bạn có nhóm tác giả nội bộ, tác giả tự do, blogger khách hoặc một số nhóm tác giả khác, thì điều quan trọng là giao chủ đề cho các tác giả hoặc cho phép các tác giả đề xuất chủ đề họ quan tâm nhất, tùy theo ý muốn của bạn. Nếu không, những chủ đề đó sẽ không bao giờ được phát triển.

Để gán chủ đề cho tác giả hoặc có tác giả đề xuất chủ đề, họ cần phải là thành viên được mời tham gia bảng với các cài đặt bình thường đủ để họ có thể xem và chỉnh sửa thẻ. Để thêm thành viên vào bảng của bạn, nhấp vào ô Hiển thị Menu dưới ảnh hồ sơ của bạn trên bảng và nhấp vào nút Thêm thành viên. Sau đó mời các thành viên bằng cách nhập tên hoặc địa chỉ email của họ.

Nếu họ đã có tài khoản Trello, thông báo sẽ tự động bật lên. Nếu không, Trello sẽ mời họ tạo một tài khoản miễn phí. Khi họ là thành viên của bảng, bạn có thể thêm họ làm thành viên của thẻ để gán cho một chủ đề công việc.

Bạn có thể thấy tất cả các hoạt động trong bảng của các thành viên và quản trị viên khi nhấp vào ô Hiển thị Menu dưới ảnh hồ sơ của bạn. Nhật ký hoạt động này có thể được chỉnh sửa và hiển thị cho bạn mọi thứ xảy ra trong thẻ, bao gồm cả việc lưu trữ thẻ của các quản trị viên khác.

Nếu bạn cho phép người viết đề xuất chủ đề, hãy chắc chắn rằng bạn có những quy tắc chung, chẳng hạn như người viết có thể đề xuất nhiều hơn một số lượng chủ đề cụ thể và phải nộp chủ đề đó trong một khung thời gian nhất. Thậm chí bạn có thể muốn chắc chắn rằng khi tác giả đề xuất một chủ đề nào đó, người này phải đặt ngày đáo hạn nhất định.

Mặt khác, một người viết có thể đề xuất một chủ đề hot, nhưng không bao giờ nộp lại bài. Sau đó, một người viết khác bỏ qua chủ đề và blog của bạn bỏ lỡ cơ hội để gia tăng tầm bao phủ về vấn đề này.

Nếu bạn chỉ định chủ đề cho người viết, hãy chắc chắn sử dụng tính năng ngày đáo hạn. Điều này giúp bạn quan sát dễ dàng hơn trong danh sách của bạn đã có những chủ đề nào.

#5: Sử dụng thẻ mẫu

Bạn muốn đi một bước xa hơn là chỉ có ý tưởng chủ đề được thêm vào thẻ? Tại sao không tạo một mẫu thẻ mà VÒNG sử dụng cho từng phần nội dung đi vào sản xuất? Điều này đảm bảo rằng bạn đang tuân theo một quy trình cụ thể cho từng phần nội dung được tạo cho bạn hoặc khách hàng của bạn.

Bạn có thể bắt đầu với các danh sách cho các mục như Templates, Content Ideas, In Progress, In Review, Published, và Promoted.

Ví dụ, mẫu bài đăng trên blog của bạn sẽ bao gồm danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng bài đăng trên blog đáp ứng các tiêu chuẩn và thực hiện quy trình quảng cáo phù hợp sau khi bài đăng được xuất bản.

Sau khi người viết chọn một ý tưởng, người chỉnh sửa nội dung có thể sử dụng nút Sao chép trên thẻ mẫu của bài đăng trên blog để tạo một bản sao của mẫu này để thêm vào danh sách Đang Tiến Hành.

Từ đó, họ có thể thêm thành viên và ngày đáo hạn, và có một thẻ dành riêng cho bài đăng trên blog cụ thể đó. Mỗi thành viên sau đó có thể cập nhật ngày đáo hạn theo quy trình.

Ví dụ: Một khi các tác giả đã gửi bản nháp, họ biết cách thay đổi ngày đáo hạn thành năm ngày tới và chỉ định nó cho một biên tập viên cụ thể để xem xét khi họ chuyển nó vào In Review.

Khi các biên tập viên có bài viết cuối, họ có thể gán nó vào một ngày cụ thể sẽ được công bố, và sau đó chỉ định cho một thành viên cụ thể để quảng cáo.

Bạn có thể tạo các mẫu tương tự cho các loại nội dung bổ sung để mọi phần công việc đều trải qua một quy trình nghiêm ngặt, đảm bảo chất lượng và sáng tỏ khi xuất bản.

#6: Sử dụng Nhận xét và Tệp đính kèm khi cần

Trello cho phép bạn đính kèm tối đa 10MB cho các tệp với tài khoản miễn phí. SAGA.VN biết rằng một số bài đăng có thể vượt quá giới hạn đó dựa trên số lượng hình ảnh.

Tùy thuộc vào loại nội dung bạn tạo, bạn có thể giữ các tệp đính kèm nội dung trong thẻ Trello hoặc bạn có thể cần sử dụng các dịch vụ bên ngoài như Google Drive để không vượt quá giới hạn của một tài khoản Trello miễn phí.

Nếu bạn sử dụng Google Drive, bạn có thể chia sẻ các liên kết tài liệu trong các nhận xét về thẻ Trello của bạn để đảm bảo rằng tất cả các cuộc thảo luận cho từng phần nội dung được chứa trong thẻ.

Điều này có thể hữu ích nếu bạn đang tìm kiếm thông tin liên hệ để tham khảo hoặc trích dẫn cụ thể, lý do khiến bạn quyết định chỉnh sửa một điều gì cụ thể trên bài đăng hoặc các chi tiết khác có thể có ích cho nội dung công việc trong tương lai.

Cuối cùng

Bạn có thể thấy, Trello cung cấp một hệ thống mạnh mẽ để quản lý nội dung, cho dù bạn đang tìm kiếm một nơi đơn giản để lưu trữ ý tưởng hoặc hệ thống để đảm bảo rằng mọi phần công việc bạn thực hiện đều đáp ứng các tiêu chuẩn cụ thể.

Bạn nghĩ sao? Bạn có sử dụng Trello để quản lý nội dung không? Hãy cho chúng tôi biết ở phần góp ý bên dưới!

Nguồn : Theo SAGA.VN