Hướng Dẫn Cơ Bản Và Chi Tiết Về Việc Quản Lý Thời Gian

Giang Trần
17/10/2018 - 07:00 439     0

Thông thường mọi người đều cho rằng thời gian là nguồn tài nguyên khan hiếm nhất của chúng ta. Cho nên, chúng ta phải kiểm soát và sử dụng nó một cách thận trọng. Chúng ta đều có cùng một lượng thời gian như nhau. Nhưng bạn sẽ thấy nhiều người nói rằng họ "không có đủ thời gian", hoặc họ "cần thêm thời gian". Vậy tại sao một số người cũng trong cùng khoảng thời gian đó họ không gặp vấn đề gì để hoàn thành công việc, trong khi những người khác lại thấy khó khăn? Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về 1)Những điều cơ bản về quản lý thời gian; 2)Thế nào được coi là quản lý thời gian một cách hiệu quả và 3)Các mẹo để quản lý thời gian tốt hơn.

 

NHỮNG ĐIỀU CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN

Nhìn vào bất kỳ tổ chức nào đã được thành lập, bạn sẽ thấy những mối liên quan với công việc một cách rõ ràng như: bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm về tuyển dụng và thuê nhân viên, bộ phận tài chính sẽ phụ trách những vấn đề về ngân sách, phân tích hiệu quả hoạt động và vận hành, hay bộ phận quản lý vốn sẽ tìm kiếm nguồn tài trợ và vốn đầu tư.

Nếu bạn tìm kiếm một phòng ban đặc biệt cho việc quản lý thời gian, có thể bạn sẽ phải cảm thấy thất vọng.

Quản lý thời gian là việc lên kế hoạch và sắp xếp một khoảng thời gian nhất định cho từng hoạt động cụ thể với mục tiêu tăng hiệu quả và năng suất. Công việc này được xem là bắt nguồn sớm nhất từ Frederick Taylor khi ông phát triển Phương pháp Quản lý Khoa học để nâng cao năng suất của người lao động trong công việc. Từ đó, các khái niệm về quản lý thời gian ngày càng được phát triển, khiến cho việc tiếp cận tới quản lý thời gian trở nên logic và hệ thống hơn.

Trong kinh doanh, quản lý thời gian đề cập đến việc bố trí và phân bố thời gian giữa các hoạt động theo yêu cầu của nó, tùy thuộc vào một số ưu tiên cụ thể. Theo nghĩa này, quản lý thời gian cũng có thể được gọi như "hoạt định ngân sách" cho quỹ thời gian, nghĩa là cần phải phân bổ đúng lượng thời gian cho đúng với nhiệm vụ hoặc hoạt động.

Cần lưu ý rằng bản thân thời gian sẽ không, và không thể được quản lý; những gì bạn quản lý là cách bạn sử dụng thời gian mà bạn có, với đầy đủ kiến thức có hạn.

Quản lý thời gian là một kỹ năng

So với quản việc rèn luyện trí óc, quản lý thời gian cũng được mô tả như một kỹ năng hoặc khả năng lập kế hoạch và kiểm soát lượng thời gian bạn dành để hoàn thành nhiệm vụ của bạn. Nó làm cho người ta có kỹ năng trong việc phân tích thì giờ của mình vào các hoạt động cụ thể. Nó cũng nói rất nhiều về khả năng trong việc sắp xếp độ ưu tiên trong công việc của mình để tối đa hóa hiệu quả và năng suất.

Là một kỹ năng, quản lý thời gian là một điều gì đó mà có thể được làm chủ với sự luyện tập phù hợp và phát triển theo thời gian. Một khi kỹ năng này đã được làm chủ, công việc và cuộc sống cá nhân của chúng ta sẽ được tổ chức tốt hơn, dễ dàng hơn để xử lý, trở nên hiệu suất hơn, và chắc chắn hạnh phúc hơn.

Hai Trọng tâm của Quản lý Thời gian

Chúng ta hãy thẳng thắn rằng: Quản lý thời gian không phải là làm được mọi thứ. Có hai điểm cụ thể về quản lý thời gian bao gồm:

1. Hoàn thành NHIỀU VIỆC hơn nữa: Bạn có một lượng thời gian hạn chế. Vì vậy, bạn phải quản lý nó để bạn có thể nhận và hoàn thành được nhiều công việc trong phạm vi thời gian nhất định. Trong quá khứ, khi bạn sử dụng một giờ để hoàn thành hai nhiệm vụ, có lẽ bạn có thể tìm thấy một cách để có thể hoàn thành ba hay bốn trong cùng một lượng thời gian. Bạn có thể làm điều đó thông qua việc quản lý thời gian.

2. Thực hiện một cách nghiêm túc:  Có thể là bạn sẽ làm một cái gì đó khác những gì ban đầu bạn dự định làm. Bạn có kế hoạch để hoàn thành Nhiệm vụ 1 trong một giờ. Tuy nhiên, vào giữa giờ đó, sự chú ý của bạn đã chuyển hướng và bạn bắt đầu quay sang làm nhiệm vụ 2. Khi một giờ trôi qua, bạn đã không hoàn thành nhiệm vụ 1, và thậm chí đã có một (Nhiệm vụ 2) chờ giải quyết. Kết quả là, bạn đã không hoàn thành bất cứ điều gì. Nếu có sự quản lý thời gian, bạn đã có thể hoàn thành Nhiệm vụ 1 trng thời gian ít hơn một giờ và có thể bắt đầu nhiệm vụ 2.

Tại sao quản lý thời gian lại quan trọng?

Như đã đề cập ở trên thời gian là một nguồn tài nguyên phải được quản lý. Nhưng với điều đó hướng tới mục đích và kết quả gì ? Chúng ta hy vọng gì từ việc quản lý thời gian?

  • Đơn giản hóa mọi thứ. Thực tế bạn đang đối phó với sự lộn xộn nếu bạn không thực hiện một nỗ lực để tổ chức thời gian của bạn. Bằng cách thiết lập một thời gian biểu để bạn có thể làm theo, nó chỉ đơn giản việc cam kết với kế hoạch và không bị sao nhãnh

  • Tạo nên sự hệ thống cho ngày làm việc hay cuộc sống của bạn. Một lần nữa, quản lý thời gian giúp bạn tổi giản sự lộn xộn, và mọi thứ được tổ chức hơn. Với kế hoạch thời gian hoặc kế hoạch về vị trí, bạn có thể nhìn thấy vị trí bạn đang ở vào thời điểm hiện tại, vị trí bạn muốn đạt tới vào cuối ngày, và làm thế nào để bạn có thể đến đó.

  • Gia tăng sự hiệu quả. Công việc chắc chắn sẽ trở nên thuận lợi hơn, bởi vì có ít sự lộn xộn để giải quyết. Bạn có thể tập trung vào những điều quan trọng, điều cần được chú ý nhiều nhất, và để phần còn lại phía sau.

  • Tăng năng suất. Nếu bạn có sự tổ chức chặt chẽ về thời gian của mình và cách bạn sử dụng nó, bạn sẽ có thể làm được nhiều việc hơn hoặc có được kết quả cao hơn.

QUẢN LÝ TỐT THỜI GIAN

Khái niệm về quản lý tốt thời gian bao gồm:

1. Kế hoạch hiệu quả

Các hoạt động sẽ được thực hiện trong ngày phải được lên kế hoạch sớm hơn. Điều này có thể được thực hiện thông qua một thứ  đơn giản như một danh sách các thứ "phải làm " (To-do list), hoặc nó có thể được chuẩn bị tỉ mỉ và chi tiết như trong một bản kế hoạch các nhiệm vụ. Các nhiệm vụ nên được liệt kê theo thứ tự ưu tiên, với các hoạt động quan trọng nhất được liệt kê đầu tiên. Kế hoạch đó bao gồm thời gian được phân bổ cho mỗi nhiệm vụ hoặc hoạt động. Bạn sẽ sử dụng danh sách đó làm định hướng cho bạn về thứ tự bạn cần làm như thế nào.

2. Thiết lập mục tiêu

Khi lập kế hoạch, bạn nên luôn luôn có một mục tiêu rõ ràng trong tầm khả năng của mình. Bạn muốn đạt được những mục tiêu nào bằng cách thực hiện những nhiệm vụ hoặc hoạt động? Những mục tiêu này là những gì sẽ hướng dẫn bạn, để đưa bạn đi đúng hướng. Khi thiết lập các mục tiêu, hãy đảm bảo rằng chúng rõ ràng, thực tế và có thể đạt được.

3. Thời hạn của mục tiêu

Hãy đặt ra mốc thời gian cho các mục tiếp và bám sát với mốc thời gian đó. Trước đó, khi bạn lên kế hoạch, hãy thiết lập một khung thời gian cho mỗi hoạt động. Nên có một mốc thời hạn để hoàn thành một hoạt động. Một dấu hiệu của quản lý thời gian tốt là có thể hoàn thành nhiệm vụ của bạn trước thời hạn mục tiêu.

4. Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm

Bạn chắc chắn sẽ muốn làm thật nhiều thứ, nhưng đơn giản là bạn không thể làm một mình. Đôi khi, bạn phải yêu cầu sự giúp đỡ hoặc hỗ trợ. Nếu bạn là trưởng nhóm trong một dự án có lượng thời gian nhất định, bạn không thể làm mọi thứ một mình. Bạn có các thành viên trong nhóm có mặt để làm việc với bạn. Một phần của việc quản lý thời gian là khả năng phân công nhiệm vụ, phù hợp với trình độ, kỹ năng và chuyên môn của từng cá nhân. Điều này đảm bảo rằng các nhiệm vụ sẽ được thực hiện trơn tru hơn và chắc chắn nhanh hơn.

5. Sắp xếp sự ưu tiên cho những hoạt động

Có những nhiệm vụ yêu cầu sự tập trung  cao hơn những nhiệm vụ khác. Bằng cách liệt kê chúng ra, bạn có thể dễ dàng phân loại những việc cần phải được xử lý khẩn cấp và những gì có thể được để lại xử lý này. Công việc của bạn ở đây là làm cho có sự phân định rõ ràng giữa các công việc, do đó chúng có thể được phân công hiệu quả hơn, và thời gian có thể được phân bổ hiệu quả hơn cho những nhiệm vụ được ưu tiên cao.

6. Sử dụng thời gian đúng cách

Quản lý thời gian tốt cũng liên quan tới việc "dành đúng thời gian cho đúng hoạt động". Bạn có thể xác định được các nhiệm vụ ưu tiên cao, nhưng bạn cũng có thể phân bổ nhiều hơn lượng thời gian đề ra cho nhiệm vụ đó. Ngược lại, bạn có thể ra quyết định về một nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp và chỉ được ấn định một vài giờ để làm việc khi nó thực tế cần khoảng một hoặc hai ngày.

MỘT SỐ MẸO ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN TỐT HƠN

Cần phải có một sự xem xét kĩ lưỡng, nếu bạn muốn đánh giá việc quản lý thời gian hiện tại của mình, đế xác định xem liệu bạn cần phải thay đổi hay vần có thể tiếp tục như thường lệ. Tất nhiên, khi làm điều này, cần có sự kỳ vọng hay yêu cầu cao hơn về tính khách quan. Bạn có thể tìm kiếm một số bài kiểm tra trên internet, về việc làm thế nào để đánh giá thái độ và tính hiệu quả trong việc về quản lý thời gian của bạn.

1. Đánh giá chính mình

Nói tóm lại, bạn phải tự hỏi thời gian quan trọng với bạn như thế nào, trong việc cá nhân cũng như nghề nghiệp hiện tại của bạn. Bạn phải xác định lý do cho mục đích  quản lý thời gian của mình tốt hơn. Liệu đó có phải để bạn có thể kiếm được nhiều tiền hơn? Hay bạn có muốn quản lý thời gian của mình tốt hơn để có thể nhận được nhiều sự công nhận hơn trong công việc và nhận được sự thăng tiến mà bạn luôn nhắm đến? Hoặc bạn muốn quản lý thời gian của mình để có thể có nhiều thời gian hơn cho các hoạt động giải trí? Thường thì những mục đích và sự ưu tiên của bạn sẽ trùng khớp với những mục tiêu ngắn hạn của bạn đặt ra để hoàn thành mọi thứ.

Bằng cách đánh giá chính mình, bạn cũng sẽ gặp một số điểm mà bạn không hài lòng với nó. Có lẽ bạn đang dành quá nhiều thời gian vào các hoạt động mà không thực sự mang lại lợi ích. Bạn cũng có thể nhận ra rằng bạn không phải dành quá nhiều thời gian và sự chú ý vào những thứ mà không thật sự cần phải như vậy.

2. Đánh giá hành vi của bạn khi sử dụng thời gian

Bạn làm gì để quản lý thời gian? Bạn có theo dõi khoảng thời gian bạn dành cho một hoạt động? Bạn có tuân thủ theo danh sách công việc mà bạn làm không? Bạn thậm chí có tạo một danh sách việc cần làm không? Bạn có xu hướng để lại những công việc chưa hoàn thành khi bạn cảm thấy như bạn không có đủ thời gian trong ngày, và để nó trong một ngày khác?

Bạn phải xác định các hành vi mà bạn nghĩ là đúng, hoặc những công việc phù hợp nhất cho bạn. Mặt khác, bạn cũng phải xác định các hành vi mà bạn thấy đáng ngờ và tìm ra lý do cho nó. Có thể đó là một nhiệm vụ không phù hợp, vì vậy bạn có thể tìm kiếm sự giúp đỡ từ người khác.

3. Xác định "thời gian chính của bạn"

Một thực tế rằng không phải tất cả mọi người đều hoạt động theo một lối giống nhau. Một số người có năng suất cao hơn những người khác vào những thời điểm nhất định trong ngày. Đây là nơi mà các khái niệm về “người hoạt động vào buổi sáng” và “cú đêm” được đề cập tới. Đó là vấn đề xác định thời gian trong ngày mà mức năng lượng của bạn ở mức cao. Nhiều khả năng, đó cũng là thời gian hiệu quả nhất của bạn, hoặc “giờ vàng” của bạn. Bằng cách phân cho các nhiệm vụ ưu tiên cao và phức tạp hoặc các nhiệm vụ đòi hỏi nhiều sự chú ý sẽ thực hiện vào thời gian tủ của bạn, bạn đang gia tăng xác suất cho việc các nhiệm vụ sẽ được hoàn thành hoặc hoàn thành mà không gặp bất kỳ vấn đề.

4. Đặt mục tiêu của bạn

Bạn cần phải biết mục đích của công việc mình đang làm. Nếu không có một mục tiêu, bạn chỉ là vu vơ làm việc, không có định hướng gì cả. Nó sẽ là một ý tưởng tốt để thiết lập cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Hãy viết chúng ra để bạn có thể đọc chúng sau này cũng cố những mục tiêu. Sau đó, bạn có thể đánh dấu hoàn thành những mục tiêu ngắn hạn một khi chúng đã đạt được.

MẸO ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN

Trước đó, chúng tôi nói chuyện về một số điều mà có thể làm để thực hiện quản lý thời gian tốt và hiệu quả. Dưới đây là lời khuyên mà có thể giúp bạn phát triển và nâng cao kỹ năng quản lý thời gian của bạn, cho dù ở nơi làm việc hoặc trong cuộc sống cá nhân của bạn.

1) Sắp xếp gọn gàng. Điều này bao gồm sự gọn gàng và có trật tự tại nơi làm việc của bạn. Thông thường, việc để bừa bộn các chồng giấy tờ và tài liệu trên bàn làm việc sẽ làm cho việc tìm kiếm tốn nhiều thời gian hơn. Hãy ghi nhãn các tài liệu đúng cách và gọn gàng, để chúng vào một khu vực nơi bạn có thể dễ dàng lấy ra và trả lại chúng sau khi sử dụng. Điều này cũng có thể cần phải được làm thường xuyên. Bỏ đi những thứ mà bạn không còn cần nữa. Sự bừa bộn không chỉ làm mất không gian một cách không cần thiết, nó còn tốn của chúng ta nhiều thời gian khi phải “bơi” trong mớ hỗn độn đó.

2) Tận dụng khoảng thời gian năng suất của bạn. Đây là thời gian hiệu quả nhất của bạn, do đó hãy chắc chắn rằng bạn làm những nhiệm vụ phức tạp hơn trong khoảng thời gian này. Các công việc thường xuyên và lặp đi lặp lại có thể được sắp xếp vào thời gian mà của bạn năng lượng thấp hơn. Bạn nên thực hiện việc lên kế hoạch trong khoảng thời gian này, khi đó tâm trí của bạn sẽ tươi mới  và rõ ràng hơn khi tạo ra thời gian biểu cho mình. Bạn cũng có thể xác định khoảng thời gian hai giờ trong ngày được xem là khoảng thời gian mà bạn có năng lượng cao nhất. Tìm một cách để có thể kéo dài thời gian đó thành ba hay bốn giờ đồng hồ. Khoảng thời gian đó càng dài năng suất của bạn sẽ càng cao hơn

3) Học cách ủy quyền. Chịu trách nhiệm về hành động của bạn, nhưng bạn cũng nên học cách nói không, yêu cầu được giúp đỡ, và phân công trách nhiệm hay nhiệm vụ cho người khác, đặc biệt khi họ là những người có trình độ cao hơn hoặc có kỹ năng để làm việc đó. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian - và bạn có thêm thời gian để sử dụng cho các hoạt động khác.

4) Học cách tập trung. Phân tâm là sự lãng phí thời gian rất lớn. Bạn có thể có các ngày đã được lên kế hoạch một cách đầy đủ, nhưng khi có sự sao nhãng  tấn công - và sau đó bạn liền mất đi khoảng thời gian quý giá của mình. Hãy tập trung vào công việc đang diễn ra. Hãy mạnh mẽ chống lại những điều phiền nhiễu, gây sao nhãng bất kể chúng có hấp dẫn và mạnh mẽ như thế nào.

5) Đừng coi thường thời gian bằng cách lạm dụng nó. Bạn biết rằng bạn có cái gì đó bạn phải hoàn thành, nhưng bạn vẫn đứng dậy và đi lang thang trong sự bâng quơ, thậm chí là trò chuyện như thể mihf nhàn rỗi và tán gẫu với mọi người xung quanh. Đó là khoảng thời gian sai lầm mà bạn giành ra. Rất có thể bạn sẽ trở lại với công việc của bạn và kết thúc bằng cách thực hiện nó qua loa bởi vì bạn đã dành đáng kể vào việc làm điều gì đó khác hoàn toàn. Và kết quả của công việc đó có thể trở nên thật sự bừa bộn.

6) Sử dụng các công cụ quản lý thời gian. May mắn thay, có một số công cụ có thể được sử dụng để quản lý thời gian, từ các công cụ truyền thống đến các công cụ và thiết bị công nghệ cao, bao gồm những ứng dụng di động và phần mềm. Các chất kích thích hay chất bổ sung năng lượng cũng có thể giúp ích cho bạn, chẳng hạn như caffeine, nhưng hãy đảm bảo uống chúng một cách điều độ.

7) Nghỉ ngơi và thư giãn một lần trong một khoảng thời gian. Giữ gìn sức khỏe. Quản lý thời gian không có nghĩa là nhồi nhét tất cả các công việc vào trong ngày làm việc của bạn. Nghỉ ngơi và thư giãn cũng là một phần của việc quản lý thời gian tốt, bởi vì bạn dành thời gian để hít thở, tập thể dục và nạp lại năng lượng của mình, sau đó bạn có thể thực hiện các công việc tiếp theo trong kế hoạch một cách hiệu quả và năng suất. Sự mệt mỏi hoặc cạn kiệt năng lượng sẽ dẫn đến những sai lầm, do đó, công việc của bạn sẽ không hiệu quả, và nó làm thất bại mục đích của việc quản lý thời gian. Giữ sức khoẻ và sự cân đối trong cơ thể cũng là một điều cần thiết nếu bạn muốn có thể làm nhiều hơn. Nếu bạn bị bệnh hoặc có một cơ thể yếu đuối, bạn sẽ kết thúc  với việc nằm dài trên giường và không hoàn thành được công việc nào cả.

8) Thay đổi thói quen và lối sống của bạn. Đây có lẽ là điều khó nhất cho bất cứ ai. Sau tất cả, khi họ đã quen với làm việc theo một cách nhất định, và sau đó họ phải thay đổi mọi thứ, nó sẽ ảnh hưởng đến những khía cạnh khác của cuộc đời họ. Một trong những thay đổi tốt nhất mà chúng ta có thể thực hiện trong lối sống của mình là làm cho việc quản lý thời gian tốt trở thành một thói quen và cách sống. Điều này không thể được thực hiện qua một đêm; nó cần phải có một thời gian. Tuy nhiên, một khi bạn đã bắt đầu, bạn chỉ cần tiếp tục duy trì nó.

Việc quản lý thời gian không phải thực sự là quản lý thời gian. Nó là về việc chúng ta quản lý bản thân và cách ta sử dụng thời gian như thế nào. Rất nhiều điều có thể nói về một người từ cách anh ta hoặc cô ấy sử dụng thời gian của mình. Hơn nữa, cơ hội để đạt tới các mục tiêu sẽ trở nên cao hơn nhiều với việc quản lý thời gian tốt.

 

Nguồn : Theo SAGA.VN
Giang Trần