Hướng Dẫn Chia Sẻ Miễn Phí Bài Powerpoint Online Của Bạn

24/03/2020 - 07:00 470     0

Khi bạn nghĩ tới những bài thuyết trình bằng PowerPoint, bạn thường mường tượng chúng được thuyết trình với một màn hình lớn hoặc một chiếc máy chiếu. Nhưng khi bạn không thể kết nối trực tiếp để thuyết trình, việc đăng bản Powerpoint trực tuyến (online) có lẽ là biện pháp thay thế hữu hiệu nhất.

Cũng có thể khán giả của bạn không cài Powerpoint trong thiết bị của họ. Khi đó, bạn nên sử dụng Microsoft PowerPoint Online để chia sẻ và làm việc cùng nhau một cách dễ dàng hơn. Hoặc là, có một thông điệp lớn nào đó bạn muốn chia sẻ online với tất cả những người mà nhấn vào đường link sử dụng SlideShare.

Trong bài hướng dẫn này, hãy khám phá một vài cách tốt nhất để bạn có thể tải lên và chia sẻ một bài thuyết trình PowerPoint.

Hướng dẫn tạo một bài thuyết trình tuyệt vời (Download eBook miễn phí)

Trước khi đọc tiếp, hãy chắc chắn là bạn đã tải eBook miễn phí: The Complete Guide to Making Great Presentation - Hướng dẫn từ A-Z cách để tạo ra những bài thuyết trình tuyệt vời. Ebook này sẽ giúp bạn làm chủ được quá trình thuyết trình từ: ý tưởng ban đầu, tới việc viết, thiết kế và chuyển tải làm sao để ghi được dấu ấn.

Làm thế nào để chia sẻ bài thuyết trình PowerPoint online một cách nhanh chóng? ( Xem và Học hỏi)

Trong Video quay lại màn hình dài 2 phút này, tôi sẽ cho bạn thấy cách sử dụng PowerPoint Online và Slideshare để đăng tải bài thuyết trình lên với mục đích chia sẻ. Tôi sẽ đưa ra cho bạn một vài lời khuyên (tips) và thủ thuật (tricks) với mỗi nền tảng để sử dụng chúng một cách tốt nhất.

Cả 2 dịch vụ này đều miễn phí khi bạn tạo một tài khoản. Bạn không cần gì khác ngoài một file PowerPoint và một tài khoản để nhanh chóng chia sẻ bài thuyết trình online của mình.

Note: Chúng tôi sử dụng Simplicity PowerPoint Template trong bài hướng dẫn được ghi lại ở màn hình trên. Bạn có thể tìm được những template PPT tuyệt vời để thuyết trình trên GraphicRiver, Envato Elements hoặc trong Ultimate Guide to the Best Microsoft PowerPoint Templates.

Còn bây giờ, hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về một số tips được viết dưới đây  khi sử dụng những dịch vụ này nhé. Tôi sẽ cho bạn thấy cách sử dụng PPT online hay nhất để thuyết trình cho một khán giả khi đang xem bài thuyết trình của bạn.

Microsoft PowerPoint Online

Cách yêu thích để chia sẻ bài thuyết trình PPT của tôi là sử dụng PowerPoint (PPT) Online, phiên bản trình duyệt web của Microsoft dựa trên phiên bản PPT. Nếu bạn đã từng sử dụng Google Drive và bạn đã có sẵn những ứng dụng liên kết của nó trong trình duyệt web của mình, bạn có thể sử dụng nó để thay thế Microsoft. Điều tuyệt nhất là, nó miễn phí!

Để sử dụng PowerPoint Online, bạn sẽ cần một tài khoản Microsoft, có thể được tạo miễn phí. Hãy vào link này để đăng nhập hoặc tạo một tài khoản Microsoft và bắt đầu sử dụng PowerPoint Online.

 1. Đăng bài thuyết trình PowerPoint của bạn

Giờ bạn sẽ cần đăng bài thuyết trình PowerPoint của mình để nó trở nên trực tuyến.

Sẽ có 2 cách để bạn thực hiện điều đó:

  1. Lưu nó vào tài khoản OneDrive đã được liên kết với địa chỉ email của bạn. Ứng dụng lưu trữ đám mây của OneDrive Microsoft sẽ tự động có sẵn trong PowerPoint Online khi bạn đăng nhập.
  2. Đăng nhập vào PowerPoint Online và nhấn vào Upload a Presentation để đăng file từ máy tính.

Bạn cũng có thể lưu file vào OneDrive có sẵn ở thanh bên, hoặc Upload a Presentation ngay trong trình duyệt của bạn.

Nếu bạn đã sử dụng OneDrive, tôi sẽ gợi ý bạn lưu file trên đó thay vì đăng nó vào PowerPoint Online. Bằng cách này, nếu bạn thay đổi phiên bản PPT trên máy tính, bản online của bài thuyết trình sẽ tự động cập nhật.

2. Mời người xem tới bài thuyết trình online của bạn.

Một khi bài thuyết trình của bạn được đăng trực tuyến, bạn đã sẵn sàng để mời người khác xem nó. Sử dụng PowerPoint Online, nhấn vào Share with people trên bài thuyết trình.

Giờ bạn có thể thêm các địa chỉ email để mời mọi người vào bài thuyết trình. Thêm một vài email ở phần “To” đi kèm với một phần ghi nhớ phía dưới địa chỉ email đó để thêm người hợp tác.

Hãy chắc chắn và đặt chế độ permission (hoặc view hoặc là edit từ trình đơn thả xuống đầu tiên) và lựa chọn cho người khác đăng nhập vào với tài khoản của họ hay không cho phép họ vào.

Có hai tùy chọn chính mà bạn sẽ muốn sử dụng mỗi khi thêm người xem vào bài thuyết trình:

  • Trên lựa chọn thả xuống đầu tiên, bạn có thể chọn giữa "... chỉ có thể xem" (can only view) và "có thể chỉnh sửa" (can edit) để kiểm soát xem người được mời của bạn có thể thực hiện chỉnh sửa cho bản trình bày hay không.
  • Lựa chọn thả xuống thứ hai cho phép bạn yêu cầu ai đó đăng nhập bằng tài khoản của Microsoft trước khi xem hoặc chỉnh sửa bản thuyết trình. Đây là một bước an toàn tốt để xác định ai đã thay đổi file của bạn

3. Tùy chọn: tạo một đường link Online PowerPoint Presentation

Một tùy chọn khác là công khai bản thuyết trình để mọi người có URL (Uniform Resource Locator) tới bài thuyết trình của bạn có thể xem nó. Nếu bạn đang đóng góp bài thuyết trình PowerPoint của mình cho một nhóm trực tuyến, tạo một liên kết sẽ dễ dàng hơn thay vì mời địa chỉ email của mỗi người dùng.

Để tạo liên kết, chỉ cần nhấp vào Get a link trên cùng một cửa sổ chia sẻ mà tôi đã chỉ ra cho bạn ở trên. PowerPoint Online sẽ tạo ra một URL mà bạn có thể gửi cho người khác để hợp tác trong buổi thuyết trình với bạn.

Tạo liên kết để xem bản thuyết trình PowerPoint bằng cách sử dụng tùy chọn Get a link.

Nếu bạn muốn mời người khác thực hiện chỉnh sửa sử dụng URL, hãy nhấp vào tùy chọn Create another link và chọn Edit từ tùy chọn thả xuống. Cẩn thận với điều này, bởi vì bất cứ ai có liên kết sẽ có thể thay đổi file thuyết trình của bạn.

Đăng bài thuyết trình Online với SlideShare

Bên cạnh PPT online, SlideShare là một trong những dịch vụ phổ biến nhất để đăng PPT online. Khi Netflix tải lên một bản trình bày về văn hóa của họ trong năm 2009, họ có thể không hề biết rằng bản trình bày đó sẽ được xem 17 triệu lần trong những năm tiếp theo.

Cũng giống như YouTube là nền tảng khám phá video, SlideShare là một mạng lưới nơi người dùng có thể khám phá bản trình bày của bạn.

SlideShare hiện thuộc sở hữu của mạng xã hội chuyên nghiệp LinkedIn. Bạn có thể tải lên SlideShare đơn giản bằng cách vào trang web của họ và đăng nhập (hoặc tạo) tài khoản LinkedIn miễn phí của bạn.

Sau khi đăng nhập, nhấp để tải lên bản trình bày của bạn hoặc nhấn vào một biểu tượng dịch vụ để thêm bản trình bày của bạn vào SlideShare.

SlideShare hỗ trợ nhiều định dạng, nhưng được thiết kế với mục đích chính là để thả các file PowerPoint (PPTX) vào.  Bạn có thể kéo và thả file lên cửa sổ hoặc nhấp vào dịch vụ đám mây để nhanh chóng thêm bài thuyết trình trực tuyến của bạn.

Sau khi bạn bắt đầu tải lên bản trình bày của mình, SlideShare sẽ cho phép bạn thêm một số dữ liệu miêu tả cơ bản. Thêm Tiêu đề, Danh mục và Thẻ để giúp người dùng khám phá nội dung của bạn.

Thiết lập dữ liệu miêu tả cơ bản sẽ giúp người dùng tìm thấy slide deck của bạn khi tìm kiếm.

Có lẽ cài đặt quan trọng nhất trên màn hình này là chọn cài đặt Privacy (bảo mật) cho bản trình bày của bạn. Một bản trình bày Public sẽ xuất hiện với bất cứ ai lướt qua nó thông qua tìm kiếm hoặc mạng xã hội, giống như slide deck về văn hóa Netflix. Bạn cũng có thể chọn Limited để hiển thị, nhưng không phải trong mục tìm kiếm của SlideShare.

Khi bạn đã đặt bảo mật, hãy nhấn Publish và bản trình bày của bạn sẽ có mặt phát trực tuyến, sẵn sàng để chia sẻ!

SlideShare là sự lựa chọn tuyệt vời khi bạn muốn công khai PowerPoint của mình, nhưng các cài đặt bảo mật là rất cần thiết khi bạn chia sẻ bài thuyết trình trực tuyến.

Tìm hiểu làm thế nào để thực hiện một bài thuyết trình trực tuyến tuyệt vời với SlideShare và PowerPoint trong loạt bài hướng dẫn bao gồm nhiều phần của chúng tôi hoặc hãy bắt đầu với một trong những hướng dẫn Envato Tuts + này:

Gửi và Chia sẻ các bài thuyết trình PowerPoint của bạn

Nếu bài thuyết trình của bạn chứa thông tin nhạy cảm hoặc bạn chỉ là không muốn công khai chúng trực tuyến, tôi vẫn có các tip để chia sẻ bài thuyết trình của bạn một cách hiệu quả.

Cho dù bạn sẽ sử dụng email hoặc dịch vụ như Dropbox để tải bản trình bày của mình lên, bạn có thể sẽ muốn giảm kích thước tệp của bản trình bày trước khi gửi nó. Hãy cùng xem hai tip chính để giảm kích thước tệp để bạn không lãng phí không gian hộp thư của người khác.

1. Nén hình ảnh

Hình ảnh thường là phần lớn nhất của một bài thuyết trình PowerPoint. Tất cả mọi thứ khác trong một bài trình bày là sự kết hợp giữa văn bản và và các hình khối, chúng không tiêu tốn nhiều không gian lưu trữ.

Nén hình ảnh là cách tốt nhất tôi dùng để tiết kiệm không gian. Hãy vào File > Save As menu, nhấn vào Tools thả xuống và chọn Compress Pictures.

Trên menu Compress Pictures, hãy chọn một tùy chọn độ phân giải thấp hơn, ví dụ như 96, ppi để giảm kích thước của tất cả các hình ảnh và giảm kích thước tệp PowerPoint.

Trên menu Compress Pictures, hãy chọn cài đặt Độ phân giải thấp hơn từ danh sách tùy chọn. Tôi khuyên bạn nên chọn một độ phân giải thấp hơn như 150 hoặc 96 ppi, nó sẽ làm giảm không gian chiếm chỗ của hình ảnh của bạn và tạo một tệp PowerPoint nhỏ hơn.

Bạn nên lưu một bản sao riêng của bản trình bày khi nén hình ảnh. Bằng cách đó, trong trường hợp bạn cần hình ảnh có độ phân giải cao hơn, bạn luôn có thể quay về các trang trình bày ban đầu.

2. Lưu bản sao Độ phân giải thấp

Ngoài các hình ảnh trong bài trình bày của bạn, bạn cũng có thể lưu toàn bộ bài trình bày với độ phân giải thấp hơn.

Vào File > Save As menu, lần này chọn Tools > Save Options menu.

Trong Tùy chọn Nâng cao, sử dụng Độ phân giải mặc định thấp hơn chẳng hạn như 96 ppi để nén toàn bộ bản trình bày.

Đối với các bài thuyết trình có độ phân giải cao sử dụng các theme cao cấp của PowerPoint, đây là bước phải thực hiện để giảm kích thước file trước khi gửi nó đến người xem.

Cả hai thủ thuật này sẽ tiết kiệm được không gian lưu trữ lớn khi bạn chia sẻ bài thuyết trình. Ngay cả khi bạn đang xem xét tải nó lên PowerPoint Online, đây là một bước lý tưởng để duy trì hiệu suất của PowerPoint.

Recap &Tiếp tục tìm hiểu Nhiều công cụ thuyết trình PowerPoint tuyệt vời hơn

Hướng dẫn này trình bày ba phương pháp chính để chia sẻ bài thuyết trình PowerPoint của bạn. Bạn cần quyết định xem nên thu hút người xem từ cộng đồng (qua Slideshare) hay hợp tác với những người dùng PowerPoint khác với PowerPoint Online.

Nguồn : Theo SAGA.VN

Saga App

Saga App