Hòa Nhập Vào Một Văn Phòng Không Có Quy Cách Chuẩn Mực

20/12/2019 - 07:00 1033     0

Bạn vừa thay đổi công việc từ một công ty có cấu trúc phức tạp thành một môi trường tối giản hơn nhiều. Bạn có thể thấy rằng việc điều chỉnh khá khó khăn. Có lẽ bạn đang tự hỏi: Phần mềm sử dụng cho cuộc họp ở đâu và tôi có thực sự phải sử dụng phòng ngủ này không? Văn phòng Thung lũng Silicon với các bàn chơi bi-a, thoải mái uống bia và giám đốc điều hành mặc áo hoodie là một văn hóa sáo rỗng, nhưng nhiều văn phòng đang trở nên tinh giản - không chỉ thoải mái hơn về mặt xã hội mà còn trong chính sách và quy trình của họ. Zappos đang loại bỏ các cấu trúc quản lý truyền thống và thậm chí cả chức danh công việc. Netflix đã thực hiện các chính sách báo cáo chi tiêu và kỳ nghỉ. Adobe đã trục xuất các đánh giá hiệu suất chính thức. Nếu bạn đang nhập một công ty như vậy từ một công ty có quy tắc nhiều hơn, bạn có phải thay đổi không - và bao nhiêu?

Những gì các chuyên gia nói

“Thích ứng là tên của trò chơi”- trích lời Amy Jen Su, một đối tác quản lý kiêm đồng sáng lập của Isis Associates và đồng tác giả của Own the Room. "Một phần của việc nâng cao hiệu suất làm việc là hiểu văn hóa bạn làm việc và có thể thích nghi thích nghi với nó"- cô giải thích. "Văn hóa làm việc sẽ ảnh hưởng đến việc bạn thành công trong công việc của bạn vì vậy điều quan trọng là phải làm đúng." Đồng thời, văn phòng mới của bạn coi trọng kỹ năng của bạn - đó là lý do tại sao họ thuê bạn. Bí quyết là để thích nghi mà không làm mất đi sự tự tin của bạn hoặc những gì đã làm cho bạn thành công trong quá khứ. Tiến sĩ Karie Willyerd nguyên phó chủ tịch cấp cao của Success Factors nói: “Bạn phải học hỏi những gì hoạt động tốt nhất trong môi trường mới. Dưới đây là bốn nguyên tắc cần tuân theo để hòa nhâp trong công ty với một nền văn hóa mới, không có quy trình cụ thể”.

Quan sát ba khía cạnh quan trọng của văn hóa doanh nghiệp

Vì các định mức của công ty có thể không rõ ràng tại nơi làm việc tối giản hơn, khi bạn bắt đầu một công việc mới, bước một là đi vào chế độ quan sát cao. Bắt đầu bằng cách đơn giản là nhìn vào thời điểm mọi người đang làm việc. "Nhìn vào khung thời gian làm việc - khi mọi người đến và đi, những đặc điểm mà một số đồng nghiệp nhất định có trong hay không"- Jen Su nói. Sau đó, lưu ý về cách giao tiếp với người khác, nên giao tiếp qua mạng hay nói chuyện trực tiếp? Ai là những người trong cuộc trò chuyện này? Cuối cùng, quan sát các chiến thuật thuyết phục: cách được mọi người tiếp nhận và quan trọng là quyết định được việc thực hiện như thế nào.

Xác định người đồng nghiệp làm việc hiệu quả

Nếu bạn không thể tìm ra quy luật của văn phòng và bạn không có được người đồng nghiệp phù hợp để cộng tác trong các dự án bạn cần hoàn thành, Jen Su gợi ý nên kết thân với một đồng nghiệp làm việc đặc biệt hiệu quả hoặc lâu năm ra ngoài ăn trưa. Nói một cái gì đó như: "Tôi thích cách bạn tập trung để làm một cái gì đó. Tôi muốn nghe về cách thức hoạt động ở đây. Hi vọng nhận được đề nghị hay lời khuyên của bạn? ”

Đừng đánh giá thấp tầm quan trọng của văn hóa công ty

Một văn phòng với các chính sách và quy trình còn hạn chế thì ảnh hưởng không chính thức có thể mang lại tầm quan trọng lớn. Willyerd nói: “Các mối quan hệ quan trọng vì chúng giúp thu hẹp quy trình còn thiếu sót. Bỏ qua giờ nghỉ giải lao hoặc giữ riêng khoảng trống cá nhân của bạn không chỉ làm cho bạn có vẻ ngoài dễ tiếp cận, đồng thời nó cũng làm giảm sức mạnh thuyết phục của bạn.

Nếu bạn là một công nhân lớn tuổi hoặc  đang làm cha mẹ, việc đi ra ngoài để uống chút rượu vang có thể không thực tế - hoặc hấp dẫn. Nhưng có cách giải quyết. Willyerd đề xuất các sự kiện ăn trưa, bởi vì đó là một sự xã giao quan trọng, chứ không phải là cocktail sau giờ làm việc. “Tìm ra những cách khác để tìm hiểu cá nhân và xây dựng mối quan hệ”, cô nói.

Nếu ý tưởng về cảm xúc với đồng nghiệp khiến bạn muốn chuồn đi chỗ khác, hãy tập trung các chủ đề cá nhân an toàn hơn. "Trẻ em và gia đình là một trong những điều dễ dàng," Jen Su nói. Cô mô tả một cựu khách hàng, những người sẽ nói chuyện với các phụ huynh khác tại văn phòng về việc cố gắng tìm một trường mầm non cho con gái 3 tuổi. Nếu điều đó vẫn còn quá cá nhân, chỉ cần có cuộc trò chuyện về cách bạn dành cuối tuần của bạn có thể là một cách để kết nối mà không chia sẻ quá mức, và cho phép bạn được xác thực mà không cảm thấy dễ bị tổn thương.

Willyerd nói: “Trong một môi trường kinh doanh bình thường, các mối quan hệ quan trọng và giúp kết nối việc thiếu quy trình”. "Sự tin tưởng và tính xác thực là chìa khóa khi quyết định được đưa ra nhanh chóng mà không có thời gian để xã hội hóa mọi người liên quan."

Giới thiệu cấu trúc gia tăng giá trị

Tuy nhiên, việc thích ứng với một văn phòng tối giản hơn không có nghĩa là kém hiệu quả. Bạn có thể giới thiệu các cải tiến quy trình chính thức hơn nếu chúng thực sự hữu ích. Có lẽ tại văn phòng cũ của bạn, các cuộc họp luôn được lên lịch với Outlook. Tại văn phòng mới, việc ưu tiên cho các cuộc thảo luận không chính thức là gây ra chuỗi email vô tận hoặc gián đoạn liên tục và bạn muốn đề xuất triển khai một số loại phần mềm cuộc họp. Willyerd nói về cách để cho thấy ý tưởng của bạn sẽ mang lại lợi ích cho tổ chức mới như thế nào. “Trong một môi trường bình thường, bạn sẽ không giới thiệu một quy trình hoặc công cụ mới đơn giản chỉ vì mục đích nhất quán, để làm cho bạn thoải mái hơn”, cô giải thích. “Vì vậy, giải thích giá trị mà công cụ hoặc quy trình mới mang lại cho mọi người. Với một câu chuyện hay trong tuần này, bạn có thể tham gia Outlook vào tuần tới. ”

Jen Su nhấn mạnh vào việc quản lý rủi ro như một lĩnh vực mà tổ chức mới của bạn có thể tiếp cận với các quy trình phù hợp hơn. "Nếu bạn nhận thấy rằng sự bình thường có nghĩa là có thể có nguy cơ quản trị, hoặc đạo đức - ví dụ như các hệ thống an ninh trực tuyến không tốt bằng hệ thống bảo mật trực tuyến - đây là cơ hội tuyệt vời để đề xuất các thay đổi", cô nói .

Tuy nhiên, hãy hết sức chú ý đến ngôn ngữ bạn sử dụng. Willyerd nói: "Một khi tôi ở công ty X, chúng tôi đã từng ..." chắc chắn sẽ tạo ấn tượng không tốt cho đồng nghiệp mới của bạn.

Nguyên tắc cần nhớ

Cần Thực hiện:

  • Mục tuần đầu tiên của bạn ở chế độ quan sát chi tiết
  • Đưa đồng nghiệp làm việc hiệu quả ra ngoài ăn trưa và hỏi cô ấy để được tư vấn
  • Hãy chân thành để không bị quá tải

Không nên làm:

  • Sử dụng công ty cũ của bạn làm điểm chuẩn về cách mọi thứ nên được thực hiện
  • Đưa vào thực tiễn từ chủ nhân trước đây của bạn chỉ để làm cho bản thân bạn thoải mái hơn - chỉ giới thiệu họ nếu họ quan tâm đến công ty mới của bạn
  • Mất lòng tin của bạn - họ thuê bạn vì một lý do nào đó.

Ví dụ điển hình số 1: Lựa chọn từ những thay đổi bạn đang ủng hộ.

Margo Schlossberg là một người quản lý Marketing cho một chuỗi các cửa hàng sửa chữa ô tô, môi trường mà cô thích đến là công ty thuộc top Fortune 500 nơi cô từng làm việc.

Bởi vì các quy trình quản lý dự án của công ty mới của cô cảm thấy không tổ chức, liên quan đến những cái mà trước đây cô đã sử dụng, cô đã cố gắng giới thiệu đồng nghiệp tiếp thị mới của mình cho một hệ thống gọi là Basecamp. Cô đã gửi lời mời tham gia, nhưng họ đã bị bỏ qua, vì vậy cô đã chững lại.

"Đó là việc đang diễn ra, và nó có thể xảy ra một ngày nào đó trong tương lai khi tổ chức này mở rộng," cô giải thích.

Cô đã thành công trong việc đưa ông chủ của mình sử dụng Google Documents, "đó là một chiến thắng" và hy vọng sẽ kết nối đến nhiều người hơn trong việc chia sẻ công cụ đó. Cô cũng chú ý đến các tình huống trong đó, khi mà cô có thể giải thích lợi ích của các công cụ quản lý dự án chính thức hơn. “Tôi chỉ có thể cố gắng chỉ ra một cách hợp lý chi phí cơ hội của việc không sử dụng các hệ thống được tổ chức hơn,” cô nói.

Ví dụ điển hình số 2: Sử dụng quy trình mới để xây dựng lòng tin

Khi Austin Melton đến từ một công ty truyền thông cũ, nơi anh mặc một bộ suit chỉnh chu, thắt cà vạt vào Agency sáng tạo điều hành bởi các nhà quản lý trẻ được gọi là “thiếu chuyên nghiệp”, nơi quần jean và giày thể thao là tiêu chuẩn, nó hơi sốc.Một quản lý Digital Marketing nói rằng: “Có một quầy bar đầy đủ và một cái thùng tại văn phòng của tôi bây giờ. Nếu tôi ở công việc trước đây của tôi sẽ đồ uống tại nơi làm việc, tôi có thể gọi nhân sự. ”

Điều chỉnh lớn nhất đã được sử dụng để làm thế nào người lãnh đạo mới của mình chuẩn bị báo cáo lợi nhuận và lỗ. "Tôi đã từng làm việc chặt chẽ với P&L ( Profit and Loss báo cáo lãi lỗ) tại công việc trước đây của tôi, để tôi có thể biết được doanh thu tại bộ phận và mục tiêu lợi nhuận," Melton giải thích. Tại công ty mới của mình, lãnh đạo mới của ông chỉ đơn giản là đưa một con số chính cho toàn bộ công ty vào phần mềm kế toán mà không vi phạm P & L rồi gửi xuống bộ phận hoặc dự báo cho quý tiếp theo.

Melton cảm thấy anh phải tạo ra P & L của riêng mình để theo dõi phân bổ doanh thu của nhóm, chi phí và lợi nhuận, và thiết lập dự báo để đưa ra quyết định hiệu quả. Lúc đầu thì "Ông chủ đã không hài lòng về việc này" ông nói. Nhưng cuối cùng ông ta cũng đã hài lòng với cách mà bộ phận của ông trơn tru hoạt động. Dự báo P & L cụ thể cho từng phòng chưa được triển khai cho các giám đốc khác, nhưng đó là một công cụ thiết yếu cho Melton vì công việc mà bộ phận cụ thể của ông ấy làm.

Bằng cách chủ động xây dựng các quy trình chính thức hơn, "Tôi đã có thể giữ một phần công ty hoạt động trơn tru và xây dựng lòng tin với ông chủ của tôi", Melton nói.

Nguồn : THEO SAGA.VN