ERP: Giải Pháp Vàng Cho Doanh Nghiệp Trong Bối Cảnh Khủng Hoảng

Unknown
04/03/2015 - 21:45 5264     0

Phần mềm quản lý nguồn lực hiệu quả dành cho khối doanh nghiệp - Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) được đánh giá là công cụ hữu ích giúp doanh hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đặc biệt trong bối cảnh khủng hoảng tài chính, phần mềm này càng chứng tỏ được tính hữu dụng của nó.

Cắt giảm tất cả không phải là biện pháp duy nhất

Không chỉ có Chính phủ, các cơ quan Nhà nước mà ngay cả các doanh nghiệp cổ phần và tư nhân cũng đã áp dụng các chính sách như cắt giảm chi phí, tối thiểu 10% (còn gọi tắt là C10), hay thu hồi công nợ. Nhiều doanh nghiệp thậm chí còn đưa ra các biện pháp mạnh như dừng các giao dịch bán hàng, doanh nghiệp không hoạt động trong một thời gian ngắn nhằm điều chỉnh giá bán, thu hồi công nợ, giải quyết hàng tồn … Với C10, các khoản mục chi tiêu không trọng điểm sẽ bị loại bỏ hoặc bị dừng vô thời hạn. Với nhiều doanh nghiệp thì các dự án Công nghệ thông tin được liệt vào “nhóm C10″, trong đó tất nhiên có dự án ERP.

Việc cắt giảm nói trên về cơ bản là chính xác. Nó sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết tốt các bài toán về kiểm soát, đặc biệt là kiểm soát chi phí và công nợ, hàng tồn kho. Qua đó, doanh nghiệp sẽ quản trị tốt dòng tiền ra - vào. Với các doanh nghiệp đã ứng dụng ERP, công việc này trở nên dễ hơn nhiều vì hệ thống ERP đã hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát nói trên. Ví dụ như việc dừng bán hàng và chi phí, chỉ cần dừng hoàn toàn hệ thống ERP, các giao dịch sẽ không thực hiện được, hóa đơn sẽ không được in ra và hệ thống sẽ không cho phép doanh nghiệp tiếp tục thực thi cho đến khi doanh nghiệp hoàn thiện việc điều chỉnh. Nhưng còn các doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP thì đang ngập ngừng xem có nên đầu tư ERP vào thời điểm này hay không và có nên coi dự án ERP là dự án trong C10 hay không?

Đầu tư cho ERP có lãng phí không?

Nếu doanh nghiệp chưa thể kiểm soát được các yếu tố như ngân sách, thời gian, nguồn lực con người … trong bối cảnh khủng hoảng thì đây lại là thời điểm cần thiết nhất đề đầu tư cho hệ thống này. Thông thường khi đầu tư, các chủ đầu tư sẽ xem xét 3 yếu tố chính:

  •         Tổng chi phí
  •         Thời gian triển khai
  •         Kết quả thu được

Về tổng chi phí, rõ ràng mức đầu tư cho hệ thống ERP là không cao so với doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, bản thân ERP cũng là một tài sản vô hình nên việc đầu tư không nhất thiết phải sử dụng các nguồn vốn sẵn có của doanh nghiệp mà có thể sử dụng các nguồn vốn hình thành từ các nguồn khác như vốn vay, vốn huy động khác … Một yếu tố quan trọng nữa là vấn đề tỷ giá. Cơ cấu chi phí của dự án ERP bao gồm: thiết bị phần cứng và hạ tầng, bản quyền phần mềm ERP và kinh phí dịch vụ triển khai. Trong 3 cấu phần này thì phần lớn nhất thuộc về kinh phí dịch vụ triển khai. Đây là phần hầu như không phải “nhập khẩu” nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể chi trả bằng đồng Việt Nam. Điều này sẽ giảm gánh nặng cho doanh nghiệp rất nhiều trong việc được mua sản phẩm “ngoại” với giá “nội”.

Thời gian triển khai thực sự là một vấn đề nóng, vì hệ thống ERP sớm đưa vào sử dụng ngày nào sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn ngày ấy. Chính trong thời điểm khi mà doanh nghiệp đang tập trung nhiều hơn trong việc kiểm soát và giảm bớt các hoạt động kinh doanh thì nguồn lực chính của doanh nghiệp sẽ được dành cho công việc này. Do vậy, việc triển khai ERP trong thời điểm này có thể thuận lợi hơn rất nhiều, các doanh nghiệp sẽ đưa ra các bài toán và yêu cầu rất cụ thể để hệ thống ERP phát huy được sức mạnh của mình khi triển khai.

Kết quả thu được, theo kỳ vọng sẽ là một hệ thống ERP hoàn chỉnh. Nó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát tốt hơn các bài toán về chi phí, doanh thu, dòng tiền, công nợ, hàng tồn … Đồng thời, hệ thống này sẽ hỗ trợ cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp trong việc ra các quyết định kịp thời như quyết định các thời điểm bán hàng, đặt và gom hàng hóa, vật tư theo dự báo, dự trữ ở các mức cần thiết sẵn sàng cho sản xuất … Có như vậy, doanh nghiệp mới sẵn sàng và chủ động đối phó được bối cảnh nền kinh tế hiện nay

Nên triển khai các phân hệ nào trước nhất

Để kiểm soát tốt hơn các vấn đề trên thì một hệ thống báo cáo và kiểm soát tác nghiệp sẽ là kết quả đầu ra cần thiết cho các nhà quản lý doanh nghiệp. Hệ thống ERP chỉ nên tập trung vào các phân hệ lõi thuộc các quy trình cơ bản sau:

  • Quản lý Tài chính - Kế toán
  • Quản lý Bán hàng
  • Quản lý Kho hàng
  • Quản lý Mua sắm
  • Hệ thống báo cáo quản trị

Riêng phân hệ Quản lý sản xuất chưa thực sự cần thiết vì thời gian triển khai dài, doanh nghiệp vẫn có thể đưa một số giải pháp khắc phục tạm thời trước mắt với việc quản lý chi phí, nên chưa cần thiết phải triển khai phân hệ này ngay. Các doanh nghiệp nên chuyển qua việc quản lý qua hệ thống tài chính là hệ thống lõi tập trung thay vì tập trung trên các hệ kinh doanh hoặc sản xuất như trong các giai đoạn trước đây.

Nguồn : Saga Tổng hợp & Biên tập
Unknown