Đừng Cắm Đầu Làm Việc Chỉ Để Cho Xong

Vi Nguyễn
12/04/2015 - 23:45 6092     0

Những người thành công không làm việc chăm chỉ hơn; họ chỉ đơn giản là làm việc thông minh hơn. Khi đối thủ bắt đầu lấn sang mảnh đất của bạn trên thị trường, thì đó chính là lúc bạn cần làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết.

 

Email, những cuộc gọi không hẹn trước, và các buổi họp đột xuất sẽ nhanh chóng rút hết ngày làm việc của bạn nếu bạn không chú ý đến việc quản lý thời gian. Hãy sử dụng các mẹo sau đây để tăng năng suất lao động của mình và tập trung vào những điều quan trọng.

Khi áp dụng những thủ thuật này, có lẽ bạn sẽ hoàn thiện cùng khối lượng công việc chỉ với một nửa thời gian so với trước kia.

1. Tận dụng khoảng thời gian tập trung vào sáng sớm

Mọi người thường cuộn tròn trên giường, với lấy chiếc điện thoại để ở đầu giường và kiểm tra email. Hành động này có thể tạo cảm giác bạn đang tranh thủ thời gian rất hiệu quả, song đây lại chính là một ví dụ cho việc ưu tiên việc gấp trước mà bỏ rơi việc cần sau.

Tâm trí của bạn ở trong trạng thái thư giãn và thoải mái nhất vào buổi sáng. Bạn có được sự tập trung cao độ hơn trong ngày nếu bạn xử lý nhiệm vụ khó nhằn nhất trước. Nếu viết lách chiếm phần lớn công việc của bạn, hãy làm việc đó đầu tiên vào buổi sáng. Dần dần bạn sẽ thấy khả năng viết của mình được cải thiện và bạn sẽ trở nên tập trung hơn trong cả ngày.

2. Lập kế hoạch cho một tuần làm việc

Vào đầu tuần, hãy đặt ra một danh sách các việc cần hoàn thành. Chia nhỏ các dự án lớn thành các đầu việc nhỏ và biến chúng trở thành một danh sách. Sau đó, hãy kiểm tra lịch của bạn và xếp những công việc này vào thời khóa biểu trong tuần. Hãy sắp xếp thời gian phù hợp và đừng nhồi nhét quá nhiều thứ vào một ngày.

Hãy đặt lịch hẹn với chính mình. Đánh dấu “bận” trong thời khóa biểu của bạn để tránh những cuộc hẹn đột xuất từ đồng nghiệp. Nếu bạn chưa hoàn thành một nhiệm vụ nào đó, hãy chuyển nó sang mục ưu tiên của ngày tiếp theo.

3. Nghỉ giải lao giữa giờ

Những quãng thời gian giải lao ngắn, liên tục trong một ngày làm việc có thể giúp làm tăng năng suất của bạn. Thời gian cho mỗi quãng nghỉ này chỉ nên giới hạn trong vòng 10 phút. Hãy đi lại từ đầu này sang đầu kia của văn phòng, nhìn ra ngoài cửa sổ, hay kiếm một cốc cà phê. Ngay cả một cái vươn vai cũng giúp lưu thông máu tốt hơn và giúp tâm trí bạn thư giãn. Nếu bạn thấy mình khó có thể dứt ra khỏi công việc để nghỉ giải lao đều đặn giữa chừng, hãy đặt chuông báo.

4. Quyết định nhanh chóng

Phần lớn các quyết định trong công việc hàng ngày của bạn không đòi hỏi phải suy xét quá kĩ lưỡng. Trừ những việc liên quan đến chiến lược dài hạn của công ty, bạn không nên chần chừ khi ra quyết định. Trước mỗi lựa chọn, trực giác của bạn thường thì sẽ chính xác. Hãy cẩn thận trước việc cân nhắc quá nhiều về các lựa chọn và đưa ra các dự đoán. Hãy cố gắng đưa ra các quyết định mà không quá quan trọng trong vòng hai phút hoặc ít hơn.

5. Hãy nhấc máy lên

Email là một công cụ hữu ích và tiện dụng để tương tác trong kinh doanh. Nếu được dùng đúng cách, nó sẽ giúp việc giao tiếp trở nên hiệu quả hơn. Tuy nhiên, khi một email kéo dài từ hai đến ba lượt gửi, đó là lúc bạn cần một cú điện thoại. Một công việc đơn giản như tổ chức một cuộc họp có thể mất đến 20 phút qua việc đọc và trả lời email để bàn về thời gian và địa điểm. Hãy ngừng trò chơi “gửi qua đá lại” này và nhấc điện thoại lên. Câu trả lời bạn cần sẽ có trong vòng 5 phút, thậm chí còn ít hơn.

6. Phân chia công việc cho mọi người trong nhóm

Là một lãnh đạo trong công ty, thời gian của bạn có giá trị hơn nhiều thời gian của các nhân viên của bạn. Hãy nói chuyện với cấp trên của bạn và dành thời gian tìm hiểu xem thành viên nào trong nhóm có khả năng đảm nhận một vài nhiệm vụ của bạn. Tuy nhiên, đừng chuyển giao mọi công việc ngay lập tức. Thay vào đó, hãy san sẻ dần dần từ những dự án nhỏ. Khi nhóm của bạn gia tăng hiểu biết về công việc, họ sẽ có thể chịu trách nhiệm cho những dự án lớn hơn. Cách này sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung cho những công việc trọng đại, có ảnh hưởng tới tương lai của công ty.

7. Làm một việc mỗi lúc

Có thể bạn đã từng nghe các đồng nghiệp của mình ba hoa về việc họ “đa-zi-năng” đến mức nào. Đáng tiếc, họ đang lãng phí năng suất làm việc của chính mình. Khi bạn tập trung làm nhiều việc cùng lúc, bạn đang giải quyết từng việc một cách thiếu hiệu quả. Trông thì bạn có vẻ khá bận rộn, song hiệu suất công việc đã bị hi sinh một cách không thương tiếc cho chính vẻ ngoài bận rộn đó. Làm một việc một lúc giúp bạn hoàn thành mỗi nhiệm vụ tốt hơn và tiết kiệm thời gian hơn. 

Vi Nguyễn