Dự Án Không Chỉ Đơn Thuần Là Dự Án

Oanh Phạm
05/09/2017 - 09:00 1156     0

Không có quy trình hay quy tắc cụ thể nào để áp dụng cho việc quản lí dự án nói chung. Cuốn "Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án (PMBOK ® Guide) đã  làm rõ điều này trong Chương 1. Có ít nhất 4 khía cạnh trong một dự án, đó là: Quy mô dự án (thường được đo lường và quy đổi theo giá trị của dự án; độ khó về mặt kĩ thuật (phức tạp); mức độ không chắc chắn liên quan đến việc xác định mục tiêu; sự phức tạp của các mối quan hệ xung quanh dự án.

Quy mô của dự án

Quy mô của dự án sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới những trở ngại và khó khăn trong việc đạt được mục tiêu ban đầu của dự án, tuy nhiên, các dự án lớn không nhất thiết phải kéo theo sự phức tạp hay rắc rối. Ví dụ như ở Úc, có một loạt các dự án chuyển hàng triệu mét khối đất cát từ các khu mỏ với chi phí lên đến vài triệu đô la mỗi ngày, nhưng công việc lại chỉ đơn giản là đào bới, vận chuyển và dọn rác. Chưa kể, những mối quan hệ bên trong và xung quanh những dự án này rất mạch lạc và thông suốt. Những thách thức trong công tác quản lý về cơ bản chỉ là ở lĩnh vực Logistics.

Độ khó về mặt kĩ thuật (mức độ phức tạp)

Các dự án phức tạp áp dụng công nghệ cao vốn luôn khó quản lý hơn các dự án khác. Bản chất của những khó khăn về kĩ thuật và mức độ chắc chắn phần lớn phụ thuộc vào việc người tiến hành nắm rõ công việc bao nhiêu. Một lưu ý quan trọng đối với các công việc phức tạp là dù hệ thống có thể phát triển và nhân viên đã  được đào tạo để xử lí những phức tạp này. Nhưng đôi khi nó vẫn đòi hỏi những người có tay nghề cao và những quy trình tinh vi hơn để xử lý nhưng những công việc phức tạp này cũng không quá khó để nắm bắt và giải quyết.

Sự  thiếu chắc chắn

Mức độ không chắc chắn liên quan đến kết quả mong muốn từ nỗ lực của nhóm, điều này có ảnh hưởng lớn tới việc quản lý dự án. Các khách hàng càng không chắc chắn về yêu cầu của họ, dự án càng khó đảm bảo sự thành công, nhóm càng phải nỗ lực hơn nữa khi làm việc với khách hàng để đi đến sự thống nhất về những việc cần làm.

Đây sẽ không phải là một vấn đề nếu tất cả các bên liên quan dự án hiểu rõ giá trị của bước đầu xác định thành công dự án là như thế nào, và sau đó đưa ra kết quả họ mong muốn. Ngân sách và khung thời gian dự kiến sẽ có những thay đổi để đạt được những lợi ích tối ưu cho khách hàng. Dự án được thiết lập với mức độ dự phòng cao phù hợp để đối phó với những rủi ro. Các vấn đề sẽ xảy ra nếu những kỳ vọng xung quanh dự án đưa ra là đạt được sự phân phối "theo thời gian, theo ngân sách" trong khi sản lượng và những lợi ích dự kiến không được xác định rõ ràng. Việc quản lý không chắc chắn gắn liền và ảnh hưởng đến sự phức tạp của các mối quan hệ được bàn dưới đây.

Sự phức tạp = Con người

Lý thuyết về sự phức tạp đã trở thành nền tảng rộng lớn cho việc điều tra các tình huống phức tạp, giúp nhà quản lý hiểu được hành vi xã hội của các đội và mạng lưới của những người liên quan tới một dự án. Những ý tưởng này được áp dụng cho cả các dự án nhỏ trong nội bộ và cả với những chương trình lớn, phức tạp. Ở đây, sự rối rắm không đồng nghĩa với sự phức tạp hay to tát. Nó tập trung vào tính khó dự đoán của hoạt động và phản ứng của mọi người  đối với những ý tưởng và thông tin trong mạng lưới các mối quan hệ hình thành bên trong và xung quanh nhóm dự án.

Thảo luận

Quy mô chỉ là vấn đề đơn giản và hầu hết các tổ chức đều có những quy trình để phân bổ thêm người quản lý dự án giàu kinh nghiệm vào các dự án lớn hơn. Cái còn thiếu chính là xem xét ba khía cạnh khác.

Một vấn đề cần được quan tâm trước mắt là tính tương tác lẫn nhau giữa sự không chắc chắn và khó khăn về mặt kĩ thuật trong dự án. Phải nắm được rõ hai điều: “phải làm gì” và “làm thế nào để thực hiện nó”; hay quan trọng hơn là ý thức rõ mình phải hiểu bao nhiều về 2 yếu tố này. Đây là điều rất quan trọng trong việc thiết lập một khung quản lý dự án.

Một trong những cách để mô tả dự án là hệ thống hóa các loại hình dự án bằng cách vạch ra tương tác giữa những bất trắc và khó khăn về mặt kĩ thuật. Phải nắm được rõ hai điều: “Phải làm gì” và “làm thế nào để thực hiện nó”; hay quan trọng hơn là ý thức rõ mình phải hiểu bao nhiêu về 2 yếu tố này. Loại hình dự án này được Eddie Obeng phát triển trong Sổ tay Hướng dẫn Bí mật của đứng đầu dự án.

Loại hình dự án

Loại hình này nêu lên hai câu hỏi:

- Bạn có hiểu thấu đáo về những gì cần làm (kết quả có thể đạt được)?

- Bạn có biết làm thế nào để làm điều đó (quy trình, phương pháp, kinh nghiệm)?

Triển khai nhiệm vụ

Trong các dự án này, mục tiêu đã rõ ràng nhưng cách thức để đạt được nó thì chưa. Rốt cuộc thì, kết quả chỉ có thể là thành công hoặc thất bại, là mục tiêu đã đạt được hay chưa mà thôi. Thách thức ở đây là làm sao để tối ưu hóa cách triển khai. Các dự án cải tiến hệ thống và cải tiến quy trình thường có xu hướng thuộc loại này.

Mục tiêu là giảm thời gian xử lý xuống còn 20% - điều này dễ dàng đo đạc được khi hoàn thành dự án. Cái khó là  biết cách tốt nhất để đạt được mục tiêu là gì. Cải thiện giao diện người dùng, đơn giản hóa luồng công việc, tăng tốc độ lưu thông mạng và thời gian xử lý, hay cùng  một lúc kết hợp tất cả những điều này? Sự mơ hồ / nhập nhằng là thấp bởi chúng ta biết những gì là cần thiết, nhưng rủi ro lại cao bởi chúng ta không chắc chắn làm thế nào để đạt được nó.

Trước khi đưa ra các nguồn lực chủ đạo cho công việc chính của dự án, cần phải có đủ thời gian cho các giải pháp xử lý nguyên mẫu và các giải pháp thử nghiệm trước khi có thể xác định và triển khai giải pháp thiết kế cuối cùng. Dự án cần được phát triển theo từng giai đoạn với 2 lựa chọn: tiếp tục hay từ bỏ, bởi thiết kế khi đó đã hình thành. Có những rủi ro liên quan đến / xảy ra đối với bất kỳ quy trình thiết kế sáng tạo nào và phần lớn các dự án phần mềm đều đòi hỏi các giải pháp phải thật sáng tạo trong việc xác định các vấn đề để đạt được mục tiêu mong muốn.

Làm phim

Trong các dự án này các công cụ và kĩ thuật được tính đến, nhưng kết quả cuối cùng thì không chắc chắn. Chỉ sau khi dự án hoàn thành, kết quả mới có thể được xác định là thành công hay thất bại. Hầu hết các dự án thay đổi văn hoá và các dự án tiếp thị (và làm phim) đều nằm trong danh mục này. Các công cụ được sử dụng bao gồm: đào tạo, giao tiếp, quảng cáo, v.v... được biết đến cùng với sự kết hợp của các kĩ thuật truyền thống (nếu như không tối ưu) và được áp dụng cho hầu hết các tình huống. Điều mà không ai dự đoán được là thái độ của “công chúng” đối với kết quả cuối cùng: khen ngợi, tạm chấp nhận hay là gạt bỏ.

Quản lý dự án theo cách truyền thống là không đủ đối với các dự án này; cần phải liên tục đo lường và đánh giá các kết quả, thông tin phản hồi và điều chỉnh các hoạt động để tối ưu hóa khả năng thành công. Đo lường giá trị chính là cố gắng trả lời câu hỏi: Nó có đáng đầu tư nhiều hơn hay chúng ta nên cắt giảm và cứ thế vận hành? Quản lý mối quan hệ và quản lý hiệu quả giao tiếp của các bên liên quan rất quan trọng. Trong khi sẽ có một số thành công nổi bật (phim bom tấn) và một số “bom xịt”, hầu hết các dự án trong thể loại này đều kết thúc ở một chừng mực nào đó. Nghệ thuật đang được đầu tư những nổ lực ở mức chỉ vừa đủ để đạt được một kết quả chấp nhận được - đối phó với sự mờ nhạt.

Lạc lối

Tôi thực sự thích một phiên bản của giáo sư Rodney Turner: “Đi bộ trong sương mù”. Dự án này là một hành trình hướng đến một trạng thái mong muốn mới. Không ai chắc chắn về kết quả tối ưu ra sao, hoặc làm thế nào để đạt được nó một cách tốt nhất. Lựa chọn duy nhất là tiến hành cẩn thận, luôn dừng lại ở các khoảng để kiểm tra chính xác vị trí của bạn ở đâu và điều chỉnh lại kế hoạch. Đây chính xác là cách mà bạn mò đường qua sương mù dày đặc. Cả sự mơ hồ lẫn rủi ro đều cao.

Quản lý dự án là đảm bảo rằng tại mỗi điểm dừng, giá trị đạt được theo ngày phải được khóa lại và sau đó lại tập trung vào bước tiếp theo. Nhanh chóng phát triển phần mềm là điều lý tưởng cho dự án loại này. Mỗi lần lặp lại đều  tạo ra khả năng và giá trị mới và việc học sẽ tạo ra một nền tảng cho sự phát triển tiếp theo.

Quản lý có thể rất dễ mà cũng có thể rất khó. Thật dễ dàng vì không việc gì phải  thiết lập kế hoạch cố định (bạn sẽ không biết phải lên kế hoạch cho cái gì). Thật khó khăn vì những quyết định về giá trị và câu hỏi liệu có nên dừng lại hay tiếp tục là rất chủ quan và cần phải được đặt trong niềm tin.

Các biện pháp đo lường thành công một cách truyền thống: theo thời gian và theo ngân sách thì hầu như không có ý nghĩa; Thông thường không có số liệu thống kê để áp dụng cho loại biện pháp này. Do đó, các dự án này là lĩnh vực của hợp đồng được bồi hoàn và quan hệ đối tác; Quản lý mối quan hệ của các bên liên quan và sự hiểu biết rõ ràng về giá trị là những công cụ hiệu quả duy nhất để xây dựng thành công.

Hai sự cân nhắc cuối cùng

Các kĩ năng cần thiết của người quản lý dự án thay đổi từ phần lớn kĩ thuật với dự án 'vẽ bằng các con số' cho đến các dự án gần như hoàn toàn liên quan để quản lý việc 'đi bộ trong sương mù'.

Cả khách hàng / nhà tài trợ và nhóm dự án đều cần hiểu biết về loại dự án của mình và đồng ý với một cấu hình các quy trình quản lý dự án cách thích hợp. Sự không chắc chắn và mơ hồ càng lớn, đạt được thành công của dự án là càng quan trọng đối với khách hàng dự án!

Nguồn : Saga.vn
Oanh Phạm