Định Dạng Văn Bản Thần Tốc Trong Microsoft Word Với Chức Năng "Styles"

25/01/2015 - 12:00 43869     0

Khi bạn muốn định dạng văn bản trong Microsoft Word, bạn có thể làm thủ công, bằng cách tự chọn phông chữ, kích thước, màu sắc, căn chỉnh lề và các thuộc tính khác, nhưng mọi việc sẽ trở nên đơn giản hơn nếu định dạng với “Styles” (nằm ở thẻ Home). Một style là một tập hợp của các định dạng mà bạn có thể dùng đi dùng lại. Bạn có thể sử dụng và thay đổi style đã được thiết lập trong Word, và bạn cũng có thể tự tạo style của riêng mình.

Việc sử dụng style trong Word có một số lợi thế như sau:

  • Tính nhất quán. Tất cả các tiêu đề, tiêu đề phụ, đoạn văn và bảng biểu chắc chắn sẽ được định dạng chính xác.
  • Tốc độ. Việc dùng một style sẽ nhanh hơn việc định dạng từng phần riêng biệt. Và nếu cần thay đổi một số định dạng - như cỡ chữ chẳng hạn - bạn chỉ cần thay đổi trong phần thiết lập của style, tất cả những đoạn trong văn bản gắn với style đó sẽ thay đổi định dạng.
  • Điều hướng. Style là những dấu trang tự động. Khi bạn kích hoạt Khung điều hướng (Navigation Pane), bạn chỉ cần nhấp chuột vào tiêu đề và tiêu đề phụ trong khung để đi đến các vị trí trong tài liệu.
  • Mục lục. Chỉ với một vài thao tác, bạn có thể chèn một bảng mục lục bằng cách sử dụng “Heading” và “Sub-heading” có sẵn trong “Styles”. Nhìn chung, “Styles” được thiết lập như nhau trong các phiên bản dành cho Windows và Mac.

Áp dụng style dành cho đoạn văn có sẵn

Word có hai loại style cơ bản:

  • Style Đoạn văn (Paragraph Style): Các style này áp dụng ít nhất cho một đoạn hoàn chỉnh, và có định dạng đoạn văn (căn lề chữ, thụt lề...) và định dạng ký tự (phông chữ, màu sắc...).
  • Style Ký tự (Character Style): Các style này có thể áp dụng đối với ít nhất là một chữ cái, và chỉ chứa các định dạng ký tự.

Trước khi áp dụng bất kỳ style nào, bạn hãy vào thẻ “View” và kích hoạt Khung điều hướng. Thao tác này giúp hiển thị các đầu mục có sẵn để điều hướng trong suốt tài liệu.

 

Navigation Pane chia sẻ không gian với Khung Search and Thumbnail

Quay trở lại thẻ Home, và để ý phần Style bên phải (Nếu cửa sổ làm việc hẹp, phần này sẽ chỉ là một icon). Đưa chuột đến tiêu đề lớn (không cần bôi đen) - "Background of Nucor Corporation" - chọn Heading 1 trong khu vực Style. Tiêu đề không những được định dạng, còn xuất hiện trong Khung điều hướng. Bạn có thể trở lại phần này bất kể lúc nào bằng cách nhấp vào tiêu đề "Background of Nucor Corporation" trong Khung điều hướng. 

Lưu ý:

- Style Title không hiển thị trong Khung điều hướng, nhưng style Heading sẽ xuất hiện ở dưới khung này.

- Các phím tắt cho Heading 1, 2 và 3 là Ctrl-Alt-1, 2 và 3 (Windows) hoặc Command-Option-1, 2 và 3 (Mac)

Tiếp theo, áp dụng lần lượt Heading 2 và 3 đối với các tiêu đề phụ. Trong ảnh, "Liquidity - the Current ratio" và "Profitability" được định dạng với style Heading 3

Mỗi tiêu đề đã được định dạng sẽ xuất hiện trong khung Navigation, nằm dưới Heading 1.

 Heading style hiển thị theo danh sách theo thứ tự, có thể điều chỉnh ở dạng thu ngắn hoặc đầy đủ trong khung Navigation hoặc khung Map.

Sửa đổi Style Đoạn văn có sẵn

Đây là khi sự tiện dụng của Style được phát huy. Để thay đổi định dạng của tất cả các chữ đã được định dạng là Heading 3, bạn không cần phải chọn từng dòng văn bản và áp dụng các định dạng riêng biệt. Cách đơn giản nhất là định dạng lại một trong số chúng, sau đó sử dụng nó để cập nhật style. Thao tác này sẽ thay đổi tất cả các tiêu đề khác được gắn tag là Heading 3.

Chọn một dòng được định dạng Heading 3 ("Weak demand from the steel market") rồi thay đổi font chữ, kích thước và màu sắc theo ý bạn. Ngoài ra, chèn một tab left-justified (theo mũi tên), nhấp vào một vị trí bạn muốn trên thước kẻ như khu vực khoanh đỏ. Trỏ chuột đến tiêu đề, nhấn Tab, tiêu đề sẽ lùi vào theo tab bạn đã đặt (xem hình):



 Style Đoạn văn có chứa định dạng đoạn văn, ví dụ như tab, ngoài định dạng ký tự

Trong phần Style, click chuột phải vào Heading 3, và ở pop-up menu, chọn Update Heading 3 to Match Selection.

 Nếu thay đổi định dạng của văn bản được gắn với một style, bạn có thể sử dụng định dạng để định nghĩa lại style

Như bạn thấy đấy, tất cả tiêu đề được định dạng Heading 3 đều thay đổi đồng loạt. Khi bạn trỏ chuột đến bất kì dòng nào và nhấn nút Tab, dòng đó sẽ lùi vào đúng vị trí bạn đã chọn ở trên

Nếu bạn muốn thực hành một lần nữa, cập nhật style của Heading 2.

Tạo mới và áp dụng Style Ký tự

Nếu bạn muốn định dạng một cụm từ lặp lại nhiều lần trong một đoạn văn, hãy sử dụng Style Ký tự. Bạn có thể làm điều này với bảng điều khiển Styles.

Trong văn bản mẫu, những cụm từ cần nhấn mạnh sẽ được định dạng sao cho nổi bật hơn. Chọn "The Supply exceeds the Demand" và bôi đậm in nghiêng, chọn màu đỏ đun cho cụm từ này. Để phần đã chọn đấy, và trong tab Styles, nhấp chuột vào mũi tên ở góc dưới bên phải để hiển thị bảng điều khiển Styles. 

 Bảng Styles trong Windows cho ra một danh sách dài các style có sẵn, cùng với các nút để tạo và sửa đổi style

Ở góc dưới bên trái của bảng điều khiển, nhấp chuột vào New Style.

 

Trong hộp thoại New Style, đặt tên là "Bôi đen", trong Style Type chọn Character, sau đó chọn OK.

 Cách đơn giản nhất để tạo ra một style mới là định dạng một đoạn/cụm từ, sau đó sử dụng nó như ví dụ cho style

Tên style bây giờ được liệt kê trong bảng điều khiển và trong phần Styles (cạnh style Heading 1 đã xuất hiện thêm style "Bôi đen").

Áp dụng: Chọn "is one of the largest steel producers" như trong ảnh, sau đó chọn style "Bôi đen" để áp dụng style này.

Sử dụng Styles của bạn trong một văn bản khác

Nếu bạn muốn sử dụng các style đã thay đổi hoặc tùy chỉnh trong một tài liệu khác, bạn cần phải nhập style này vào. Cách dễ nhất để làm điều này là sao chép và dán định dạng.

Chuyển sang file mới tên "SAGA KTKD". Chú ý rằng văn bản của nó ở dạng thô và chưa định dạng. Bôi đen hoặc trỏ chuột đến đoạn văn bản cần định dạng.

 Bởi style là một phần của tài liệu, bạn cần phải nhập style đã sửa đổi hoặc tùy chỉnh vào các tài liệu khác

Quay trở lại văn bản gốc, đưa chuột vào tiêu đề được định dạng Heading 3 (1), sau đó chọn Format Painter (2) trên thẻ Home.

 Bạn có thể sử dụng Format Painter để sao chép và dán định dạng giữa các tài liệu

Chuyển sang tài liệu "SAGA KTKD", sử dụng tổ hợp phím Ctrl-Shift-V (Windows) hoặc Command-Shift-V (Mac) để áp dụng định dạng cho văn bản mới (Nếu không dùng phím tắt, bạn có thể thấy con chuột tự động đổi thành hình ảnh một cái chổi quét, bạn có thể "quét" đoạn văn bản cần được định dạng với style Heading 3). Lặp lại quá trình với Heading 1, Heading 2 và các style khác.

Lưu ý: Bạn cũng có thể sử dụng các phím tắt cho Format Painter: Ctrl-Shift-C (Windows) hoặc Command-Shift-C (Mac) để copy định dạng từ được văn bản gốc, rồi sử dụng Ctrl-Shift-V (Windows) hoặc Command-Shift-V (Mac) như hướng dẫn trên.

Kết luận

Bây giờ bạn có thể thấy lý do tại sao style lại tuyệt vời: việc áp dụng style nhanh hơn là áp dụng nhiều thuộc tính định dạng, khả năng xảy ra lỗi do con người sẽ thấp hơn nhiều, và văn bản được điều hướng tự động (bạn có thể "nhảy" đến bất kì phần nào trong văn bản nhờ Khung điều hướng). Ngoài ra, khi bạn thay đổi hình thức của một style, tất cả các văn bản được định dạng với style đó sẽ ngay lập tức thay đổi. Và cách đơn giản nhất để sử dụng style đã sửa đổi hoặc tùy chỉnh trong một tài liệu khác là dán định dạng.