Để Trực Quan Hóa Số Liệu Một Cách Hiệu Quả

29/01/2015 - 23:30 6734     0

Việc thể hiện các số liệu một cách trực quan đôi khi không hề đơn giản bởi trong những trường hợp khác nhau chúng ta cần phải áp dụng những quy tắc khác nhau. Một giám đốc kinh doanh trình bày dự toán tài chính trước đội ngũ bán hàng trực tiếp sẽ không trực quan hóa dữ liệu theo cách một nhà tư vấn thiết kế viết bản đề xuất cho khách hàng tiềm năng.

Vậy làm thế nào để đưa ra lựa chọn đúng đắn khi muốn thể hiện số liệu bằng đồ thị, bảng biểu? Dưới đây là 5 câu hỏi giúp bạn trình bày số liệu của mình một cách hoàn hảo:

Bạn đang thuyết trình ý chính hay đưa ra toàn bộ số liệu?

Ngữ cảnh đóng một vai trò rất quan trọng trong cách xử lý dữ liệu. Khi thuyết trình, hãy đưa ra các kết luận của bạn, chứ không phải mọi số liệu chi tiết giúp bạn đi đến kết luận đó. Slide của bạn sẽ chỉ hiển thị trong một vài giây nên khán giả cần phải ngay lập tức nắm bắt được chúng. Người nghe sẽ không có thời gian để xử lý một mớ thông tin phức tạp, và họ chẳng hơi đâu đi soi kỹ các con số. Vì vậy, khi vẽ biểu đồ, hãy nghĩ đến những đặc điểm có tính bao quát: Xu hướng tổng quan nào bạn muốn nhấn mạnh? Sự so sánh nào đáng chú ý nhất? Đây là những câu hỏi mà bạn cần đưa ra câu trả lời cùng những số liệu dự toán.

Tỷ lệ biểu đồ (scale), khung lưới (grid line), và dấu tick, v.v có tác dụng làm rõ nội dung, nhưng không nên để chúng lấn át dữ liệu. Đối với những công cụ này, hãy sử dụng màu trung tính nhạt, chẳng hạn như màu xám để làm nền, và thể hiện số liệu dưới nền màu trung tính đậm hơn, chẳng hạn như xanh dương hoặc xanh lá cây. Sau đó sử dụng một màu sáng để nhấn mạnh ý chính, như trong ví dụ sau:

Việc bạn trình bày chi tiết dữ liệu dưới dạng văn bản hoặc trong phần nội dung gửi qua e-mail sẽ đem lại hiệu quả tốt hơn việc bạn thuyết trình về thông tin đó. Người đọc có thể thoải mái nghiên cứu những tài liệu trên - xem xét các hệ trục, phần chú thích, các lớp thông tin - và rút ra kết luận của riêng họ từ nội dung mà bạn trình bày. Tuy nhiên, không nên đưa ra quá nhiều thông tin một lúc khiến người đọc bị choáng ngợp, đặc biệt bởi khi đó, họ sẽ không thể trực tiếp yêu cầu bạn giải thích về những ý chính trong toàn bộ thông tin. Hãy sử dụng khoảng trống, các đề mục, và một hệ thống hình ảnh phân cấp rõ ràng để giúp người đọc định hướng được những nội dung quan trọng.

2. Bạn đã sử dụng đúng loại biểu đồ chưa?

Khi chọn vẽ biểu đồ, bạn phải cân nhắc xem mình muốn nhấn mạnh mối quan hệ nào. Hãy nhìn vào biểu đồ thể hiện tỷ trọng các khoản đầu tư dưới đây:

Trong biểu đồ hình quạt này, chúng ta thấy rõ có rất nhiều khoản đầu tư trong các lĩnh vực khác nhau, nhưng đó là tất cả những gì bạn thấy.

Dưới đây là biểu đồ thể hiện cùng số liệu nhưng ở dạng cột:

Với biểu đồ này, người đọc dễ dàng hình dung ra mức độ đầu tư của từng hạng mục. Nếu muốn so sánh các hạng mục, bạn nên lựa chọn biểu đồ cột. Biểu đồ hình quạt sẽ hữu ích hơn nếu bạn đang cố gắng chứng minh một hạng mục đầu tư nào đó chiếm tỷ trọng đáng kể so với các hạng mục khác.

3. Thông điệp mà bạn muốn truyền tải là gì?

Dù là bạn đang trình bày chi tiết nội dung hay đơn thuần chỉ là đưa ra biểu đồ, bạn đều phải làm nổi bật các ý quan trọng nhất để giúp người nghe theo được mạch tư duy của bạn và tập trung vào ý chính đó. Ví dụ, người đọc sẽ khó có thể hiểu được biểu đồ dưới đây vì các số liệu đều có giá trị trực quan như nhau:

Chúng ta đang muốn so sánh giữa các khu vực, các quý hay các số liệu âm và dương. Thật khó để xác định thông tin nào là quan trọng nhất. Bằng cách sử dụng các màu sắc khác nhau, bạn có thể hướng sự chú ý của người đọc đến các số liệu cụ thể:

 

Giờ thì chúng ta đã biết rằng mình nên tập trung vào thời điểm và khu vực có doanh thu giảm.

4. Biểu đồ có phản ánh chính xác số liệu không?

Sử dụng nhiều màu lạ mắt, chèn thêm ký hiệu và những hiệu ứng lạ sẽ không thu hút được người xem. Trái lại, nó sẽ làm loãng thông tin, thậm chí có thể làm sai lệch thông tin. Hãy xem xét biểu đồ dưới đây:

Bạn có thể nhìn ra doanh thu của khu vực Phía Bắc trong năm thứ nhất không? Đó là 17 hay 19? Đa số người đọc biểu đồ sẽ cho rằng, câu trả lời là dưới 20. Tuy nhiên, số liệu chính xác lại là 20,4 đơn vị. Nếu phân tích kỹ, bạn vẫn có thể nhìn ra con số này, nhưng dù sao đi nữa biểu đồ 3D sẽ khiến người xem gặp khó khăn trong việc xử lý và tìm ra số liệu chính xác.

Sẽ rõ ràng hơn nhiều nếu sử dụng biểu đồ cột thông thường:

5. Các dữ liệu của bạn có dễ nhớ không?

Ngay cả khi số liệu đã được xử lý một cách rõ ràng và chính xác, bạn vẫn cần đảm bảo rằng thông tin đó phải dễ nhớ. Bạn nên sử dụng một phương pháp ẩn dụ bằng hình ảnh để minh họa quy mô của số liệu và giúp người nghe ghi nhớ thông tin cần thiết. Phép ẩn dụ cũng giúp liên kết những gì bạn trình bày với những hiểu biết và mối quan tâm của người nghe.

Tác giả, nhà hoạt động xã hội Michael Pollan đã minh họa lượng dầu thô tiêu thụ để làm ra một chiếc bánh Hamburger hai lớp, kèm phô mai của McDonald bằng một màn trình trình diễn trực quan đầy ấn tượng: Ông đặt những chiếc cốc trên bàn và rót dầu vào cốc để thể hiện lượng dầu tiêu thụ trong từng giai đoạn của quá trình sản xuất chiếc bánh. Sau đó, để chứng minh cho lập luận của mình, ông đã uống những cốc dầu đó. (Để thêm yếu tố hài hước, sau đó ông tiết lộ, thực ra "dầu" mà ông sử dụng là xi-rô sô cô la.) Hãy xem đoạn video dưới đây:

 

Pollan đã có thể sử dụng một biểu đồ, nhưng cách làm trên hiệu quả hơn bởi ông mang tới cho khán giả hình ảnh trực quan sống động - điều có thể kích thích một sự hưởng ứng mang tính bản năng từ người xem.

Lời kết

Bằng cách trả lời năm câu hỏi trên khi xử lý số liệu, bạn sẽ hình dung ra cách giúp mọi người có thể hiểu và tập trung đến từng ý trong bài thuyết trình cũng như tài liệu của mình. Và do đó, người nghe sẽ dễ dàng tiếp thu toàn bộ thông điệp mà bạn mang tới.