Đề án kinh doanh cung cấp bằng chứng, xây dựng niềm tin, giảm thiểu rủi ro

Hà Phương
08/01/2020 - 07:00 1175     0

Đề án kinh doanh của bạn phải đạt điểm cao về độ tin cậy, độ chính xác và giá trị thực tế.  Dưới đây là 6 bước để xây dựng một đề án kinh doanh thành công, hãy cùng Saga tìm hiểu nhé!

 

Phân tích đề án kinh doanh là gì?

Các doanh nhân ở khắp mọi nơi đang dần mất kiên nhẫn với lỗi trong quản lý. Họ cũng đòi hỏi trách nhiệm thực cho các quyết định và kế hoạch. Và sự cạnh tranh cho các quỹ khan hiếm đang ngày càng gia tăng mọi nơi.

 

Không có gì ngạc nhiên khi nhiều tổ chức đang yêu cầu hỗ trợ đề án kinh doanh cho các đề xuất dự án, sản phẩm, đầu tư và mua lại vốn.

 

Định nghĩa đề án kinh doanh

Mặc dù mọi người đều bàn tán về đề án kinh doanh, ngạc nhiên là rất ít người thực sự biết nó là gì. Rất ít người hiểu đúng định nghĩa về đề án kinh doanh:

 

Đề án kinh doanh là một phân tích nhằm tạo ra hai loại kết quả. Một đề án thành công mang lại

Dự báo

Đề án kinh doanh đặt ra câu hỏi "Điều gì xảy ra nếu chúng ta thực hiện hành động này hoặc hành động kia?" Nó sẽ trả lời bằng các thuật ngữ kinh doanh: chi phí kinh doanh, lợi ích kinh doanh, rủi ro kinh doanh.

 

Bằng chứng

Lý do và bằng chứng khiến đề án lựa chọn hành động này thay vì hành động khác. Các đề án chứng minh một cách thuyết phục tại sao hành động được chọn là quyết định kinh doanh tốt hơn.

 

Các doanh nhân đôi khi gọi Phân tích đề án kinh doanh (BCA) bằng các tên khác nhằm làm nổi bật trọng tâm cụ thể của một nghiên cứu. Họ có thể gọi nó là Phân tích Tài chính, Phân tích Lợi ích Chi phí (CBA), Phân tích Tổng Chi phí Sở hữu (TCO) hoặc thậm chí Phân tích lợi tức Đầu tư (ROI). Trong mọi đề án, ý nghĩa của các thuật ngữ này thường tuân theo định nghĩa hai phần BCA  ở trên.

 

Những người ra quyết định và lập kế hoạch dựa vào sự chặt chẽ  của phân tích đề án kinh doanh để xây dựng sự hiểu biết và tự tin mà họ cần để hành động. Họ cần những dự báo có uy tín, và cũng cần bằng chứng đáng tin cậy rằng họ đang chọn hướng hành động tốt nhất.

 

Năm lý do để viết một đề án kinh doanh: Mục đích là gì?

Các doanh nhân chuyển sang phân tích đề án kinh doanh để đáp ứng nhiều nhu cầu kinh doanh.

 

Chứng minh tài chính.

 

Đề án chứng minh cho thấy rằng một hành động sẽ đáp ứng một trong ba tiêu chí. Hành động đề xuất là: Kiếm đủ để trang trải chi phí của nó ("tự trả tiền").

Nó có nhiều lợi nhuận hơn các lựa chọn có sẵn khác.

Nó là giải pháp có sẵn với chi phí thấp nhất.

Nhà phân tích sẽ phải chỉ ra một trong những điều này để chứng minh cho một đề xuất nhất định.



Hỗ trợ quyết định

 

Giả định có hai hoặc nhiều cách hành động khả thi, đề án kinh doanh cung cấp các biện pháp khách quan, định lượng để quyết định hành động nào là quyết định kinh doanh tốt hơn. Nó cũng chỉ ra liệu những rủi ro kinh doanh của các hành động khả thi có thể được chấp nhận hay không.

 

Ví dụ các ủy ban đánh giá vốn sẽ dựa vào phân tích đề án kinh doanh để giúp ưu tiên và lựa chọn trong số các đề xuất tài trợ sắp tới.



Lên kế hoạch kinh doanh.

 

Các đề án kinh doanh có thể cung cấp dự báo chính xác về nhu cầu chi tiêu trong tương lai và doanh thu sắp tới.

 

Quản lý và kiểm soát.

 

Đối với các nhà quản lý dự án và kế hoạch, đề án đưa ra các yếu tố dẫn đến thành công quan trọng và các tình huống dự phòng mà họ phải quản lý để đạt các mục tiêu. Đối với tất cả các khoản đầu tư kinh doanh, đề án kinh doanh cung cấp chỉ dẫn thực tế để giảm thiểu chi phí, tối đa hóa lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro.

 

Trách nhiệm giải trình.

 

Một đề án chặt chẽ chỉ ra cho các giám đốc, cơ quan quản lý và cơ quan chính phủ thấy rằng các quyết định được đưa ra có trách nhiệm, với sự phán xét hợp lý, tuân thủ luật pháp và chính sách.

Người xây dựng đề án có thể bắt đầu với một, một số hoặc cả năm vai trò này.

 

Ai là người xây dựng đề án kinh doanh?

Các doanh nhân đang nhận thấy rằng đề án kinh doanh không còn chỉ là một công việc cho Bộ phận hậu cần Tài chính ở văn phòng nữa. Kiến thức tài chính đương nhiên hữu ích trong mọi bước của quy trình xây dựng đề án, nhưng kiến ​​thức BCA hữu ích nhất nằm ở nơi khác. Những người chuẩn bị tốt nhất để xây dựng đề án là những người

 

  • Biết chi tiết các hoạt động hàng ngày trong đơn vị kinh doanh.
  • Hiểu các động lực cho hiệu suất cá nhân và nhóm.
  • Có kinh nghiệm trong quản lí dự án và kế hoạch.

Do đó, trách nhiệm xây dựng đề án ngày nay thuộc về những người đề xuất và những người hành động. Các nhà quản lý sản phẩm, kỹ sư, chuyên gia tư vấn, quản lý dự án, giám đốc CNTT, quản lý ngành và những người khác "trong ngành" đang học được rằng việc đáp ứng nhu cầu kinh doanh chính là việc tự mình xây dựng đề án.

 

Hiểu rõ phân tích đề án kinh doanh và viết một đề án kinh doanh thành công

Các phần dưới đây tập trung vào hai chủ đề

 

Thứ nhất là nguồn gốc, định nghĩa và tiêu chuẩn hóa của khái niệm đề án kinh doanh.

 

Đề án kinh doanh hiện đại phát triển từ một khái niệm của thế kỷ XIX, từ một phân tích chi phí lợi ích cho dự án công trình công cộng của chính phủ.

 

Phiên bản thế kỷ XXI của khái niệm này vẫn thiếu các tiêu chuẩn chung. Tuy nhiên có một sự nhất quán xuất hiện trong các tiêu chuẩn đề án kinh doanh địa phương của các tổ chức chính phủ và các công ty công nghiệp tư nhân.

 

Thứ hai là hướng dẫn từng bước để viết một đề án kinh doanh thành công.

 

Cấu trúc đề án kinh doanh 6D dưới đây đã cho thấy kết quả đề án hết sức thành công và tuân thủ theo được định nghĩa BCA hai phần (nhắc đến ở trên), đồng thời đáp ứng tốt nhu cầu kinh doanh để hỗ trợ quyết định, lập kế hoạch, quản lý và kiểm soát và giải trình




Sự ra đời của khái niệm đề án kinh doanh

Phân tích Chi phí-Lợi ích của chính phủ trở thành đề án kinh doanh hiện đại

 

Nguồn gốc đề án kinh doanh: Kinh tế, Xây dựng dân dụng, Nhiệm vụ của chính phủ

 

Sự phát triển của đề án kinh doanh hiện đại chắc chắn đã bắt đầu ở Paris vào thế kỷ XIX, khi chính phủ phải giải quyết một vấn đề chính sách công đặc biệt: tìm ra mức phí tối ưu cho việc sử dụng cầu thu phí.

 

Giải pháp đến từ Jules Dupuit (1804 -1866), Kỹ sư trưởng của Thành phố Paris và sau đó là Tổng Thanh tra của Quân đoàn des Pont et Chaussees. Dupuit là một kỹ sư dân sự có đào tạo, nhưng cũng là một nhà kinh tế tự học tài năng. Đề án kinh doanh hiện đại có nguồn gốc từ bài báo năm 1844 của ông, mang tên Phí cầu đường và Phí vận chuyển. Được tái bản và chỉnh sửa vào năm 1894, công trình này đặt ra một số vấn đề được coi là khái niệm nền tảng cho đề án kinh doanh của thế kỷ XXI:

 

- Làm thế nào để xác định, đo lường và đánh giá lợi ích.

Theo thuật ngữ của Dupuit, đánh giá này là một tiện ích tương đối. Thuật ngữ của ông cho loại nghiên cứu này là phân tích Chi phí-Lợi ích.

 

- Hiệu quả và phân phối lợi ích.

- Định nghĩa về thặng dư tiêu dùng.

Đây là sự chênh lệch giữa tổng số tiền mà người tiêu dùng sẵn sàng trả cho một hàng hóa hoặc dịch vụ và giá thị trường mà họ thực sự phải trả.

 

- Nhu cầu tiêu dùng và phân biệt giá

Trọng tâm của Dupuits là các công trình công cộng của chính phủ, và ông cũng đã viết nhiều về vai trò của chính phủ trong lĩnh vực đường sắt, cầu, và hệ thống đường bộ. Việc tập trung vào các công trình công cộng đã tạo ra một nhiệm vụ kế thừa còn tồn tại đến ngày nay đối với các tổ chức chính phủ ở khắp mọi nơi:

Đề án kinh doanh của chính phủ đo lường lợi ích về mặt "giá trị được giao" cho một lượng dân số nhất định.

 

Vai trò tình huống kinh doanh trong kinh doanh ngày nay là gì?

Các ứng dụng đề án kinh doanh ngày nay đã vượt xa sự tập trung cổ điển vào các công trình công cộng của chính phủ. Các công ty, các chính phủ và các tổ chức phi lợi nhuận đều đề nghị hoặc yêu cầu hỗ trợ đề án kinh doanh trong một vài lĩnh vực quy trình quy chuẩn:

 

  • Ban giám đốc điều hành.
  • Chiến lược hoạch định.
  • Nhắm vào mục tiêu chiến lược.
  • Quản lý dự án.
  • Quản lý & đánh giá chương trình.
  • Quản lý sản phẩm.
  • Lập kế hoạch & đánh giá mô hình kinh doanh.
  • Lập kế hoạch mô hình kinh doanh.
  • Lựa chọn & quản lý đầu tư.
  • Ưu tiên mua lại vốn.
  • Quản lý vòng đời tài sản.
  • Lựa chọn và đánh giá các mô hình định giá.
  • Báo cáo tuân thủ môi trường.
  • Ngân sách và phê duyệt tài trợ.
  • Dự báo doanh thu và chi phí.
  • Lựa chọn nhà cung cấp, dịch vụ nhà cung cấp, sản phẩm.
  • Đưa ra đề xuất bán hàng.
  • Thiết lập và báo cáo trách nhiệm giải trình.
  • Đàm phán hợp tác và liên minh.
  • Đàm phán hợp đồng lao động.

 

Đặc biệt lưu ý rằng bản thân các yêu cầu đề án kinh doanh không thêm giá trị cho một quy trình. Yêu cầu đề án kinh doanh là đáng giá và chỉ có thể thực thi khi có tiêu chuẩn đề án kinh doanh. Những tiêu chuẩn là không thể thiếu bất cứ khi nào các tổ chức yêu cầu một BCA.

 

Tiêu chuẩn đề án kinh doanh nằm ở đâu?

Phân tích đề án kinh doanh thường xuất hiện dưới các tên khác. Người viết có thể gọi nó là Chứng minh tài chính, Phân tích lợi ích chi phí (CBA), Phân tích tổng chi phí sở hữu (TCO) hoặc Phân tích lợi tức đầu tư (ROI). Cách gọi nào cũng tuân theo định nghĩa BCA hai phần ở trên.

 

Tuy nhiên, mọi người nên biết rằng không có điều khoản nào trong số những điều khoản này, bao gồm cả đề án kinh doanh, có các tiêu chuẩn được đa số đồng ý. Do đó, các tổ chức phải viết các quy tắc riêng cho nội dung đề án và quy trình xây dựng đề án. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng các đề án được viết ở nơi khác, theo các tiêu chuẩn địa phương khác, có thể sẽ có khác biệt.

 

Tiêu chuẩn là cần thiết bất cứ nơi nào yêu cầu đề án kinh doanh có hiệu lực. Lý do là vì những người xây dựng đề án và người ra quyết định cuối cùng phải đồng ý rằng các đề án đó là được hay không được chấp nhận. Để đạt được thỏa thuận là một điều khó khăn và gần như là không thể nếu thiếu các tiêu chuẩn rõ ràng, khách quan và có thể kiểm chứng.

 

Phân tích Chi phí-Lợi ích năm 1844 của Dupuit có các phương pháp và tiêu chí cụ thể để đánh giá tính hợp pháp của một nghiên cứu Chi phí-Lợi ích được đưa ra. Điều đó không áp dụng được với hầu hết các hệ thống đề án kinh doanh ngày nay ngoại trừ một vài ngoại lệ. Có hai ngoại lệ là Đề án kinh doanh tốt hơn của Chính phủ Anh và Cấu trúc đề án ma trận giải pháp kinh doanh 6D  (nhắc đến bên dưới). Các phiên bản của cả hai hệ thống trên có thể được làm tiêu chuẩn đề án kinh doanh địa phương cho:

 

  • Các tổ chức chính phủ: Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ, Dịch vụ Y tế Quốc gia Vương quốc Anh, Dịch vụ Bưu chính Hoa Kỳ, Hạt California Sonoma, Chính phủ Tiểu bang Washington (Hoa Kỳ), NASA (Hoa Kỳ), Bộ Tài chính Đan Mạch và Cơ quan Truyền thông Quốc gia Ghana, và nhiều người khá. 
  • Các tập đoàn đa quốc gia: Ericsson, IBM, Airbus, Allianz Group, Cisco Systems và Petronas, và nhiều công ty khác.
  • Các tổ chức giáo dục và phi lợi nhuận: Đại học Baylor (Hoa Kỳ), Đại học Pennsylvania (Hoa Kỳ), Đại học Otago (New Zealand), Trường Kinh doanh Sprott (CA), CARE, và nhiều tổ chức khác.


Thiết kế với một bản mẫu đề án kinh doanh trong đầu

Những người xây dựng đề án lần đầu thường đặt những câu hỏi như sau:

 

- Khi nào một đề án kinh doanh sẽ hoàn thành?

- Điều gì làm cho nó hấp dẫn và đáng tin cậy?

- Làm thế nào để bạn "chứng minh" rằng một lựa chọn là quyết định kinh doanh tốt hơn?

 

Nếu bạn đang hỏi những câu hỏi này thì bạn không hề cô đơn. Ngày nay, mọi người đều nói về đề án kinh doanh, nhưng rất ít người biết nó là gì hoặc trông như thế nào.

 

Một đề án kinh doanh tương tự như một đề án pháp lý

Bản chất cơ bản của một đề án kinh doanh đúng có nhiều điểm tương đồng với một đề án pháp lý trong phiên tòa xét xử.

 

- Cả hai đề án trình bày một lý do (lý luận) và hỗ trợ nó với bằng chứng.

- Cả luật sư xét xử và người viết đề án kinh doanh đều được tự do lựa chọn hoặc bỏ qua bằng chứng.

- Cả hai đều được tự do cấu trúc các lập luận theo ý họ. Thông điệp có thành công hay không phụ thuộc vào khả năng kể câu chuyện thuyết phục của họ.

 

Thông thường, có nhiều cách kể chuyện hấp dẫn. Do đó, không có một bố cục chính xác hay danh sách nội dung nào cho đề án kinh doanh.

 

Tuy nhiên, nếu nhìn vấn đề sâu hơn, các đề án pháp lý thành công và các đề án kinh doanh thành công có những đặc trưng chung. Ví dụ, chúng đều đưa ra các quy tắc để quyết định bằng chứng nào thuộc về đề án, và bằng chứng nào thì không. Những người ra quyết định phải biết chắc chắn rằng đề án bao gồm được tất cả các chi phí và lợi ích liên quan, và những người có vai trò liên quan. Các báo cáo phạm vi và ranh giới rõ ràng và chính xác giúp cho việc làm điều này là khả thi.

 

Nếu thiếu những thông tin cần thiết trên, những độc giả thông minh sẽ tự nhận thấy những thiếu sót và đề án sẽ mất đi độ uy tín.

 

So sánh các trường hợp và cung cấp bằng chứng

Các phân tích BCA thực tế tập trung vào các trường hợp trong đề án. Những người xây dựng đề án nghĩ về những trường hợp này như những câu chuyện, bối cảnh hoặc hình ảnh mà có thể cho thấy kết quả kinh doanh tiếp nối theo những hành động được đưa ra. Các đề án thường có nhiều trường hợp đại diện cho các lựa chọn hành động khác nhau. Cuối cùng, các trường hợp trong đề án làm cơ sở cho các dự báo chi phí và lợi ích, và quan trọng không kém, các trường hợp là cơ chế để xây dựng bằng chứng cho đề án kinh doanh.

 

Người xây dựng đề án chứng minh rằng một đề xuất là sự lựa chọn tốt hơn cho hành động bằng cách so sánh hai hoặc nhiều trường hợp được thiết kế cẩn thận. Nói cách khác, đề án kinh doanh dựa trên cùng một nguyên lý như thí nghiệm được kiểm soát trong phòng thí nghiệm khoa học. Các nhà nghiên cứu trong phòng thí nghiệm đưa ra bằng chứng bằng cách so sánh các điều kiện thử nghiệm được kiểm soát cẩn thận.



Nhắm đến đề án kinh doanh thành công

Thành công bắt đầu trong mắt của người xem.

Không phải tất cả các doanh nhân hiểu ý nghĩa sự thành công của đề án kinh doanh theo cách giống nhau. Đối với người quản lý tìm kiếm tài trợ dự án với một đề án kinh doanh, việc phê duyệt tài trợ có vẻ là một thành công. Đối với nhân viên bán hàng, việc kết thúc bán hàng với BCA có vẻ là một thành công. Đồng ý rằng bất cứ quyết định nào ủng hộ cho lợi ích của người xây dựng đề án đều được coi là thành công.Tuy nhiên, khi những người xây dựng đề án hướng đến loại thành công đó, họ có thể lại đang chống lại chính mình. Trong thực tế, họ có thể đang hạ thấp cơ hội của mình để có được một quyết định có lợi.

 

Những người xây dựng đề án nên phục vụ cho lợi ích của họ, và lợi ích của tổ chức họ bằng cách xác định sự thành công của đề án kinh doanh theo hướng khác. Định nghĩa hữu ích hơn có được từ góc nhìn của những người chịu trách nhiệm sử dụng kết quả đề án. Từ quan điểm của họ, một đề án kinh doanh thành công đáp ứng ba tiêu chí:

 

Độ tin cậy.

Một đề án sẽ được coi là đáng tin cậy nếu tất cả mọi người có cổ phần trong kết quả tin tưởng vào sự hợp lý và các dự báo của đề án.

 

Giá trị thực tiễn.

- Đề án giúp người ra quyết định và người lập kế hoạch tự tin hành động.

Nó cho phép họ quản lý hành động để có kết quả tối ưu.

Nó phân biệt rõ ràng giữa các đề xuất để thực hiện hay từ chối chúng.

 

Độ chính xác.

Các đề án dự đoán chính xác những gì sẽ  xảy ra.

 

Kiểm tra tiêu chí thành công theo thứ tự

Những người xây dựng đề án nhắm vào các tiêu chí này nhằm cải thiện cơ hội của họ để đạt được các quyết định thuận lợi. Lưu ý rằng những người kiểm tra sẽ kiểm tra các tiêu chí này theo thứ tự sau:

 

Đầu tiên là độ tin cậy. Nếu không ai tin tưởng vào đề án, các tiêu chí khác sẽ không có nghĩa lý gì.

 

Tiếp đến là tiêu chí giá trị thực tế. Nếu đề án không khiến người ra quyết định tự tin hành động, sẽ không ai biết liệu dự đoán có chính xác hay không.

 

Tận dụng cấu trúc đề án kinh doanh 6D

Để Đảm bảo thành công, hãy xây dựng theo kiến ​​trúc đã được kiểm chứng

 

Thành công trong đề án kinh doanh thường chỉ có thể xảy ra khi đề án đạt điểm cao ở cả hai phần của định nghĩa trường hợp kinh doanh hai mặt:

 

Các đề án kinh doanh là một phân tích được thiết kế để tạo ra hai loại kết quả. Một đề án thành công mang lại

 

Dự báo. Đề án kinh doanh trả lời cho câu hỏi "Điều gì xảy ra nếu chúng ta thực hiện hành động này hoặc hành động đó?" Nó sẽ trả lời bằng các thuật ngữ kinh doanh: chi phí kinh doanh, lợi ích kinh doanh, rủi ro kinh doanh.

 

Bằng chứng. Lý do và bằng chứng dẫn đến việc lựa chọn hành động chọn một hành động thay cho một hành động khác. Các đề án chứng minh bằng các lý do thuyết phục rằng tại sao hành động được chọn là quyết định kinh doanh tốt hơn.

 

Lưu ý đối với người xây dựng đề án!

Internet ngày nay tràn ngập sách báo, các khóa đào tạo và các mẫu trình bày sẵn để giúp bạn trả lời cho câu "Chuyện gì sẽ xảy ra?". Hầu hết chúng cung cấp ít hơn một vài dự báo chi phí và doanh thu cho một hành động hoặc đầu tư của bạn. Tuy nhiên một mình dự báo không phải là một đề án kinh doanh hoàn chỉnh!

 

Để đạt được độ tin cậy, chính xác và giá trị thực tiễn ở kinh doanh trong thế giới thực, đề án này cũng phải đưa ra câu trả lời rõ ràng cho các câu hỏi khác: Việc tài trợ cho đề xuất có phải là một quyết định kinh doanh đúng không? Chúng ta sẽ thực sự thấy được những kết quả này không? Chúng ta có thể mong đợi những tác động phi tài chính đáng kể không? Và, chúng ta nên biết về những rủi ro nào? Bằng chứng của đề án kinh doanh chỉ hấp dẫn và vững chắc khi người xây dựng đề án có giải quyết tất cả các câu hỏi trên.

 

Hướng dẫn xây dựng đề án từng bước dưới đây sẽ trình bày về Cấu trúc xây dựng đề án ma trận giải pháp 6D . Cách tiếp cận 6D dựa trên cùng nguyên lý bằng chứng và lý luận giúp thuyết phục như trong phòng xử án và phòng thí nghiệm khoa học. Cấu trúc này là duy nhất và đã được chứng minh là rất thành công.

 

Xây dựng theo kiến ​​trúc đã được kiểm chứng: Cấu trúc đề án kinh doanh 6D

Cái tên 6D được dùng để chỉ sáu động từ, mỗi động từ chỉ một bước trong quy trình 6 bước xây dựng đề án: Xác định, Thiết kế, Phát triển, Quyết định, Triển khai và Cung cấp. Cấu trúc được đặt tên như vậy vì các chữ D dễ nhớ và cũng vì chúng mô tả mục đích của từng bước.

 

Quy trình phác thảo cấu trúc và báo cáo

Đầu tiên các tên 6D phục vụ việc phác thảo quá trình xây dựng đề án. Thứ hai, chúng cũng phác thảo cấu trúc và nội dung báo cáo đề án kinh doanh. Mỗi bước quy trình dẫn đến một phần báo cáo quan trọng được đặt cùng tên. Theo cách này, cấu trúc báo cáo phản ánh chính xác được cấu trúc quá trình.



Việc sử dụng kép cấu trúc theo cách này là có chủ ý. Hãy nhớ rằng việc xây dựng đề án trên hết có nghĩa là xây dựng và hỗ trợ một lý do hợp lý. Báo cáo đề án sẽ trở nên hấp dẫn khi chúng truyền đạt được lý do trực tiếp và công khai. Cách tiếp cận này có hiệu quả, bởi vì những người  đọc báo cáo được dẫn xuống cùng một logic mà người xây dựng đề án vừa đi theo. Khi người viết xây dựng theo cách này, kết quả đề án sẽ vượt qua được việc bị xem xét kĩ lưỡng, từ đó cung cấp hướng dẫn hữu ích và dự đoán chính xác những gì sẽ xảy ra.




Làm thế nào để viết một đề án kinh doanh thành công

Sáu bước để đạt được kết quả khả quan

 

Quá trình 6D có sáu bước. Đối với mỗi bước, nhiệm vụ của người xây dựng đề án là hoàn thành một số  "khối xây dựng” của đề án kinh doanh. Hãy nghĩ về một đề án kinh doanh đã được hoàn thiện như một bức tường, hoặc cấu trúc, được xây dựng từ các khối này. Việc cấu trúc này sẽ đứng vững hay sụp đổ phụ thuộc vào kỹ năng của người xây dựng trong việc sắp xếp các khối sao cho chúng hỗ trợ lẫn nhau.

 

Các bước và khối xây dựng tuân theo trình tự tự nhiên

Các phần tiếp theo sẽ trình bày các bước xây dựng đề án và các khối xây dựng theo một thứ tự cụ thể. Đặc biệt lưu ý rằng trình tự bước quy định là hết sức trọng yếu, nhưng thứ tự các khối trong mỗi bước cũng quan trọng không kém.

 

- Bước thứ tự là trọng yếu để xây dựng một cơ sở liền mạch, hợp lý. Cơ sở sẽ tạo ra đề án: "Những kết quả này xuất phát từ hành động này!"

-  Thứ tự khối xây dựng là trọng yếu bởi vì các khối sau phụ thuộc vào các khối trước đó. Ví dụ, mô hình chi phí yêu cầu các chủ đề, mục đích và phạm vi và ranh giới đã hoàn thành từ trước.

 

 Bằng chứng của đề án kinh doanh xuất phát từ việc so sánh các trường hợp



Xây dựng cấu trúc đề án kinh doanh 6D

 

Bước 1 Xác định đề án kinh doanh

Người xây dựng đề án trước tiên phải xác định kĩ trước khi thực hiện bất kỳ bước nào khác. Định nghĩa đề án bắt đầu khi người viết xác định được mục tiêu kinh doanh để giải quyết bằng một hành động hoặc một khoản đầu tư. Các mục tiêu này có thể bao gồm giảm chi phí, cải thiện năng suất của nhân viên hoặc tăng doanh thu bán hàng.

 

Định nghĩa đề án tiếp tục khi người xây dựng đề xuất được các hành động cụ thể để giải quyết các mục tiêu này. Đề án có thể xem xét các hoạt động như tài trợ cho một dự án, thực hiện mua lại vốn, ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ đầu tư tài chính ..

 

Mô tả tất cả các hoạt động có sẵn khi bắt đầu xây dựng đề án sẽ giúp xác định các trường hợp khác nhau của đề án kinh doanh mà nó sẽ kiểm tra.

 

Định nghĩa đề án sẽ hoàn tất khi người xây dựng nó và các bên liên quan giải thích được mục đích của đề án. Trước khi thiết kế đề án (Bước 2), người xây dựng trước tiên phải trả lời các câu hỏi "mục đích" như sau: Tại sao đề án được xây dựng? Ai sẽ sử dụng nó? Dùng cho mục đích gì? Họ cần thông tin gì để đáp ứng mục đích đó?

 

Bước 1 Hướng dẫn xác định đề án

- Viết tiêu đề.

Đưa ra các hành động và trường hợp được đề xuất để phân tích.

Ngoài ra, Xác định các mục tiêu kinh doanh mà đề án hướng đến.

- Viết mục đích.

Giải thích ai sẽ sử dụng đề án và dùng cho mục đích gì.

Ngoài ra, mô tả những thông tin mà đề án phải cung cấp để đáp ứng mục đích.

- Giải thích tại sao những mục tiêu này quan trọng đối với tổ chức.

- Ngoài ra, phải cho thấy cách thức những mục tiêu này phù hợp với chiến lược kinh doanh.

- Cùng với đó, phải giải thích làm thế nào những đối thủ lớn, mối đe dọa, rào cản và cơ hội tác động đến việc lựa chọn hành động.



Bước 2. Thiết kế đề án kinh doanh

Cẩn thận đưa ra các giả định và giải pháp giúp người xây dựng đề án đảm bảo rằng tất cả các trường hợp được xây dựng theo cùng một quy tắc. Từ đó, người xây dựng đề án và các bên liên quan sẽ biết rằng các kết quả của các trường hợp khác nhau là có thể so sánh được.

 

Các bên liên quan và những người phải dựa vào kết quả đề án kinh doanh để đưa ra quyết định phải có thể tự mình biết được kết quả đề án kinh doanh đến từ đâu. Bước 2 (Thiết kế) tạo ra tài liệu chi tiết làm cho tính minh bạch này khả thi. Thông tin thiết kế ở đây đóng vai trò là Phân đoạn Phương pháp cần thiết của báo cáo đề án kinh doanh.

 

Bước 2 Hướng dẫn thiết kế đề án

- Chỉ định phạm vi và ranh giới của đề án.

  • Giải thích chi phí và lợi ích của ai thuộc về đề án.
  • Ngoài ra, quy định thời gian phân tích một cách lưu tâm (ngày bắt đầu và thời gian).

- Xác định các giả định cần thiết để dự báo chi phí và lợi ích.

- Phát triển lý luận để hợp pháp hóa kết quả thành lợi ích.

  • Chỉ ra việc làm sao các kết quả cụ thể có thể đáp ứng được các mục tiêu kinh doanh.
  • Giải thích các số liệu làm cho kết quả phi tài chính trở nên hữu hình.

- Giải thích việc làm sao phân tích gán giá trị được cho kết quả phi tài chính.

- Để so sánh được các trường hợp, hãy trình bày một mô hình chi phí duy nhất bao trùm được tất cả các trường hợp.

  • Xác định tất cả các loại chi phí có liên quan cho trường hợp.
  • Xác định các mục chi phí riêng lẻ cho từng loại chi phí.
  • Giải thích các phương pháp ước tính chi phí




Bước 3. Phát triển đề án kinh doanh

Các khối xây dựng trong phần này là lý do cấu thành của đề án. Rốt cuộc thì đề án này tồn tại để trả lời các câu hỏi như: “Hậu quả gì có thể xảy ra nếu chúng ta thực hiện hành động được đề xuất?” “Đâu là những kết quả phi tài chính quan trọng?” Người xây dựng đề án sẽ trả lời các câu hỏi này một cách cụ thể trong Bước 3.

 

Người viết đề án nên trình bày những tóm lược và phân tích một cách khách quan và trực tiếp, giữ cho các diễn giải và giải thích ở mức tối thiểu.

 

Bước 3 Hướng dẫn phát triển đề án

- Dự báo chi phí và lợi ích của từng trường hợp giống như các trường hợp của dòng tiền.

- Ngoài ra, dự báo tác động đến các chỉ số hiệu suất phi tài chính quan trọng (KPIs).

- Tóm tắt dòng tiền vào, dòng tiền ra, kết quả số liệu của từng trường hợp trong một báo cáo cụ thể theo trường hợp về dòng tiền.

- Đồng thời chuẩn bị báo cáo dòng tiền tệ gia tăng cho từng trường hợp. Dòng tiền tăng dần là sự khác biệt giữa dòng tiền dự kiến có giá trị đầy đủ ​​trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ và dòng tiền dự kiến ​​trong trường hợp cơ sở (trường hợp "kinh doanh như bình thường").




Bước 4. Quyết định đề án kinh doanh

Kinh doanh cũng như cờ bạc, nhà đầu tư hay người đặt cược khôn ngoan sẽ biết rằng việc chọn một hành động đòi hỏi nhiều hơn kiến ​​thức về lợi nhuận dự kiến, hoặc ROI. Những con số chỉ cho thấy những gì xảy ra nếu lợi nhuận xảy ra đúng như hy vọng của nhà đầu tư.

 

Tuy nhiên, sự lựa chọn khôn ngoan hơn dựa trên việc so sánh (1) lợi nhuận tiềm năng với (2) khả năng (xác suất) chúng xảy ra.

 

Bước 4 Hướng dẫn quyết định đề án

- Phân tích và so sánh các số liệu tài chính từ mỗi trường hợp.

- So sánh tác động đến KPI quan trọng và các biện pháp phi tài chính hữu hình khác.

- Chỉ ra cách các giả định cơ bản ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.

- Đo lường khả năng của các kết quả còn lại.

- Xác định các rủi ro đáng kể.


Bước 5. Triển khai đề án kinh doanh

Các khối xây dựng trong phần này giải quyết các vấn đề quan trọng nhất sẽ xuất hiện đầu tiên trong các phần giới thiệu của báo cáo đề án kinh doanh. Các tài liệu trong Bước 3 và 4 cho phép các con số tự nói lên chính bản thân chúng. Tuy nhiên, trong Bước 5 và 6, người viết đề án diễn giải các con số và kết nối chúng với các mục tiêu, quyết định và hành động.

 

Bước 5 Hướng dẫn triển khai đề án

- Đề xuất một trường hợp để hành động, đề cập đến khả năng (1) kết quả tài chính gia tăng, (2) tác động đến các biện pháp phi tài chính quan trọng và (3) kết quả và độ nhạy của phân tích rủi ro.

- Đặt mục tiêu cho các yếu tố thành công quan trọng và dự phòng để quản lý.

- Cung cấp các chiến thuật để giảm chi phí, tăng lợi nhuận và thúc đẩy lợi nhuận.

- Xác định rủi ro để theo dõi theo thời gian.

- Cung cấp các chiến thuật để giảm thiểu rủi ro.



Bước 6. Cung cấp đề án kinh doanh

Trong nhiều tổ chức, vai trò tích cực của đề án kinh doanh được tổng hợp bằng việc nộp báo cáo đề án, xem xét đề án chính thức hoặc quyết định tài trợ cho một đề xuất. Thật đáng tiếc bởi vì việc phân tích đề án kinh doanh khi hoàn thành có thể cung cấp hướng dẫn thực tế có giá trị cho ban quản lý trong quá trình thực hiện đề xuất hoặc thời hạn của khoản đầu tư - hướng dẫn đầu tư để tối đa hóa lợi nhuận, giảm thiểu chi phí và giảm thiểu rủi ro.

 

Vì lý do đó, cấu trúc trường hợp kinh doanh 6D không kết thúc ở Bước 5, Triển khai. Cấu trúc này có vai trò tích cực ở một giai đoạn nữa, Bước 6: Cung cấp Đề án kinh doanh. Giai đoạn này chỉ hoàn thành khi sáng kiến ​​hoặc dòng đời của đầu tư kết thúc.

 

Bước 6 Hướng dẫn cung cấp đề án kinh doanh

- Lập kế hoạch và đưa vào thực tiễn các trường hợp được đề xuất.

- Giám sát sự thành công của các bên liên quan trong việc theo dõi các thay đổi trong các giả định chính và điều chỉnh các hành động kiểm soát khi cần thiết. Hãy để các phân tích rủi ro và độ nhạy của Bước 4 và các khuyến nghị của Bước 5 hướng dẫn cách kiểm soát đầu tư theo thời gian thực. Chỉ cho các bên liên quan cách tối đa hóa hiệu suất đầu tư: Tối thiểu hóa chi phí, tối đa hóa lợi nhuận, tăng tốc tăng tốc.

- Xác nhận và cập nhật liên tục các giả định quan trọng.

- Xác nhận và cập nhật liên tục mô hình tài chính của đề án kinh doanh khi các giả định thay đổi và nhiệm vụ được hoàn thành.

- Liên tục xác nhận chi phí và lợi ích sắp tới và cập nhật dự báo đề án kinh doanh khi cần thiết.


Đề án kinh doanh và Kế hoạch kinh doanh

Chúng khác nhau như thế nào? Chúng có liên quan với nhau như thế nào?

 

Một số nhà kinh doanh sử dụng các thuật ngữ đề án kinh doanh và kế hoạch kinh doanh như một sự thay thế lẫn nhau. Và, một số người lại sử dụng một thuật ngữ khi nó mang ý nghĩa của thuật ngữ còn lại. Do đó, các nhà xây dựng đề án thường phải xác định các thuật ngữ này một cách chính xác và làm rõ sự khác biệt giữa chúng. Trong thực tế, cách phân biệt rõ ràng  có thể được tóm tắt rất dễ dàng.

 

Đề án kinh doanh là về một hành động, trong khi kế hoạch kinh doanh là về doanh nghiệp.

 

Câu hỏi đặt ra cho kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh giải quyết các vấn đề như sau:

 

- Doanh nghiệp sẽ trông như thế nào trong một năm? Trong ba năm? Nói cách khác, tình hình tài chính và thu nhập sẽ như thế nào sau đó?

- Làm thế nào doanh nghiệp có thể đạt được những kết quả đó?

- Doanh số, lợi nhuận và doanh thu nào chúng ta có thể mong đợi trong năm tới?

- Sẽ mất bao lâu để một công ty khởi nghiệp kiếm được lợi nhuận?

 

Kế hoạch kinh doanh trả lời các câu hỏi trên bằng cách cung cấp:

 

- Dự đoán và đối tượng mục tiêu cho kết quả tài chính trong tương lai.

- Các yếu tố rủi ro quan trọng sẽ mang lại kết quả kinh doanh khác nhau. Kế hoạch cũng đưa ra các chiến lược để đối phó với các mối đe dọa và giảm thiểu rủi ro.

- Một mô hình kinh doanh. Mô hình cho thấy công ty dự kiến ​​sẽ chi tiền ở đâu và mang lại doanh thu và kiếm lợi nhuận như thế nào.

- Các giả định và xu hướng cơ bản để dự đoán kết quả kinh doanh. Chúng có thể tập trung vào khối lượng kinh doanh, nhu cầu thị trường và hành động của đối thủ cạnh tranh. Quản lý theo dõi các yếu tố này một cách cẩn thận và cập nhật chúng khi cần thiết.

- Hướng dẫn thiết lập và ưu tiên các mục tiêu kinh doanh.

- Chi tiêu và dự báo doanh thu cho ngân sách và lập kế hoạch.

Câu hỏi đặt ra cho đề án kinh doanh

Các đề án kinh doanh tập trung vào một hành động hoặc quyết định duy nhất. Các đề án kinh doanh giải quyết các vấn đề như sau:

 

- Kết quả tài chính nào sẽ xảy ra nếu chúng ta chọn phương án X?

- Có kết quả phi tài chính đáng kể nào mà chúng ta mong đợi theo phương án X không?

- Tác động ngân sách vốn là gì nếu chúng ta mua xe dịch vụ thay vì cho thuê chúng?

- Làm thế nào để chứng minh cho việc đầu tư vào công nghệ điện thoại mới? Có ROI tích cực không?

 

Các đề án kinh doanh giải quyết các câu hỏi như vậy bằng cách dự kiến ​​chi phí và lợi ích dòng tiền tiếp nối theo hành động. Ngoài ra, đề án kinh doanh cũng dự đoán các tác động phi tài chính đối với các chỉ số hiệu suất quan trọng.



So sánh đề án kinh doanh với kế hoạch kinh doanh

Bảng dưới đây tóm tắt và đối chiếu sự khác biệt quan trọng giữa đề án kinh doanh và kế hoạch kinh doanh.

 
Nguồn : Saga.vn
Hà Phương
Hà Phương

Saga App

Saga App