Những công cụ bán hàng hiện nay luôn được hứa hẹn là những “công cụ thần kì”, có thể giải quyết được bất kì vấn đề khó khăn nào. Với nhiều doanh nghiệp, vấn đề chính là làm thế nào để tăng doanh số bán hàng. Những công cụ này, dù là nền tảng web hay là một phần mềm, đều nhắm tới một mục tiêu duy nhất là giải quyết thử thách trên. Nhưng một doanh nghiệp cần bao nhiêu công cụ như vậy là đủ?
Gần đây, tôi đã có một cuộc nói chuyện với người đào tạo bán hàng ở doanh nghiệp của mình, về việc sử dụng các công cụ và công nghệ trợ giúp cho quá trình bán hàng. Chúng tôi đã thảo luận về các công cụ bán hàng doanh nghiệp mình cần, nhân viên nên được đào tạo nhiều hơn về công cụ nào và những loại nào không phù hợp nên bị loại bỏ. Chúng tôi từng trải qua thời kì “quá tải công cụ bán hàng”, và rất có thể doanh nghiệp của bạn cũng đang gặp phải vấn đề này.
Những công cụ cần phải có
Rõ ràng là, những công cụ bán hàng thiết yếu là các thiết bị phần cứng: máy tính để bàn hoặc laptop cùng với một phần mềm email đáng tin cậy. Điện thoại bàn có thể phù hợp với những người ít di chuyển, trong khi điện thoại di động sẽ phù hợp hơn cho những nhân viên thích đi tận nơi “thăm dò” khách hàng tiềm năng của mình.
Điều này dẫn tôi tới CRM - một phần mềm thiết yếu và nền tảng kinh doanh quan trọng của một doanh nghiệp.
Đọc thêm: CRM: Phần Mềm Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng Dành Cho Doanh Nghiệp
Với các doanh nghiệp thuộc bất kỳ quy mô nào (từ 5 người trở lên), CRM có thể xem như là khoản đầu tư tối quan trọng. Một hệ thống như vậy sẽ giúp các công ty có khả năng nắm bắt được thông tin khách hàng tiềm năng, theo dõi các thỏa thuận, quản lý tài khoản và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng. Với CRM, doanh nghiệp sẽ làm việc có tổ chức hơn, tuân theo một quy trình bán hàng nhất định và tạo nên những báo cáo insight đầy đủ, chi tiết. Nếu không có CRM, nhân viên của bạn có thể làm việc không đúng quy trình, bỏ lỡ các giao dịch và không theo kịp các khách hàng, thương vụ tiềm năng.
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm CRM, phổ biến nhất là đến từ các công ty như Salesforce, Microsoft hay Oracle. Các phần mềm như SugarCRM và Zendesk cũng đang phát triển mạnh mẽ và được chú ý hơn thông qua Gartner Magic Quadrant - một công ty nghiên cứu độc lập, đánh giá sự hoàn thiện của mỗi sản phẩm cũng như tầm nhìn để cải tiến sản phẩm đó.
Thu thập phản hồi
Với nguồn thông tin rất lớn đến từ máy tính, điện thoại và CRM, làm sao bạn có thể thu thập hết mọi phản hồi từ đội ngũ bán hàng? Đội ngũ này có thể bao gồm người có vai trò phát triển doanh nghiệp hay gia tăng doanh số, đại diện kinh doanh, nhân viên quản lý tài khoản, quản lý kinh doanh, giám đốc kinh doanh, thậm chí là phó chủ tịch của mảng kinh doanh.
Hãy bắt đầu bằng việc tạo ra một danh sách các công cụ bán hàng, rồi nhóm chúng lại theo mục đích sử dụng, như tìm kiếm khách hàng tiềm năng, trao đổi thông tin, báo giá, đóng hợp đồng, báo cáo hay quản lý công việc. Bằng cách này, doanh nghiệp của tôi đã lập ra được một danh sách với hơn 29 công cụ bán hàng khác nhau. Với mỗi công cụ, câu hỏi đầu tiên nên đặt ra trong bản khảo sát là “ Bạn có sử dụng công cụ này không?”. Sau đó hãy nhìn vào kết quả của việc ứng dụng công cụ này và đánh giá xem liệu khoản đầu tư của bạn có hiệu quả hay không. Hãy yêu cầu đội ngũ làm việc đánh giá mỗi công cụ dựa trên một số chỉ tiêu - ví dụ như thông tin đem lại, mức độ dễ dàng sử dụng và giá trị của nó - và đánh giá trên thang điểm từ 1 (rất kém) đến 5 (rất tốt).
Hãy chắc chắn rằng bạn có phần “Ý kiến” nằm ở cuối phiếu khảo sát để thu nhận ý kiến của mọi người. Đây sẽ là một mục phù hợp với những ai thích viết ra quan điểm của mình. Thường thì, những thông tin hữu ích nhất sẽ tới từ những ý kiến như thế này, vậy nên bạn hãy cố gắng chuẩn bị tinh thần để biết được công cụ bán hàng nào thực sự hiệu quả và công cụ nào không.
Đánh giá kết quả
Trong lần tổng hợp kết quả đầu tiên, hãy lọc ra những nhận xét cả tích cực lẫn tiêu cực về giá trị và quá trình sử dụng từng công cụ. Tiếp theo, tạo một bản báo cáo từ các số liệu để tổng kết kết quả dưới dạng biểu đồ. Bằng cách này, mọi người có thể dễ dàng nhìn ra các xu hướng và có những đánh giá nhất định với một công cụ.
Trao đổi kết quả
Việc bạn thông báo kết quả của cuộc kháo sát với đội ngũ làm việc có ý nghĩa rất quan trọng. Thế nên, hãy dành thời gian của bạn để chuẩn bị cho buổi thuyết trình theo cách logic nhất. Hãy tỏ ra thẳng thắn, vì những gì bạn trình bày các nhân viên đều đã biết rồi. Họ đã cung cấp thông tin cho cuộc khảo sát, và giờ nhiệm vụ của bạn là giúp họ hiểu rằng họ hoàn toàn có thể tận dụng các công cụ tốt nhất, cũng như giải quyết vấn đề của những công cụ chưa được sử dụng hiệu quả.
Lập ra một Action Plan (Kế hoạch hành động)
Hiếm có điều gì có thể làm giảm uy tín của một nhà lãnh đạo nhiều như việc thu thập ý kiến phản hồi của nhân viên rồi lại chẳng làm gì với những phản hồi này. Nếu nhân viên của bạn đã dành thời gian để hoàn thành phiếu khảo sát, thì chắc chắn họ sẽ trông chờ bạn - người chủ doanh nghiệp - xây dựng một kế hoạch và có những hành động cụ thể.
Những hành động đó có thể là đào tạo lại cách sử dụng những công cụ bán hàng được dùng nhiều nhất, có giá trị nhất, hoặc đào tạo nhân viên sử dụng một công cụ mới, hứa hẹn hơn. Chủ để trong các buổi đào tạo có thể là:
“Tạo ra những danh sách khách hàng tiềm năng để làm việc hiệu quả hơn”
“3 tính năng ẩn trên hệ thống điện thoại doanh nghiệp”
“Cách nhanh nhất để tạo ra cơ hội bán hàng với CRM của doanh nghiệp (chỉ trong 3 cú click chuột!)”
“Sự khác biệt giữa Hot Transfer và Cold Transfer, và làm thế nào để thực hiện cả hai”
Kết quả của những sáng kiến trên có thể bao gồm các buổi huấn luyện và kế hoạch giao tiếp để loại bỏ các công cụ không hiệu quả (nếu cần). Nhân viên sẽ đánh giá cao nỗ lực của bạn trong việc trang bị cho họ những công cụ đắc lực, mà lại không khiến họ bị choáng ngợp trước công nghệ. Và kết quả là, doanh nghiệp của bạn sẽ có một đội ngũ bán hàng cực kì hiệu quả, thậm chí hứa hẹn phá nhiều kỷ lục bán hàng trong tương lai.