Cơ bản về chỉ số 80/20

11/11/2014 - 21:12 10220     0

“Bạn hãy làm đúng việc rồi sau đó hãy làm đúng cách” - Đây là một câu thành ngữ chẳng có gì lạ lẫm với chúng ta.

 Và quy luật Pareto 80/20 cũng là một trong những quy luật vô cùng quen thuộc: “Trong kinh doanh nếu bạn xác định đúng mục tiêu bạn sẽ tiết kiệm được khoảng 80% thời gian để đi đến thành công”.

80/20 là gì?

Vào năm 1897, Vilfredo Pareto, một nhà kinh tế học người Ý, khi đang học về sự phân bố của cải và thu nhập tại nước Anh trong thế kỷ 19, đã phát hiện ra rằng: phần lớn diện tích đất đai và thu nhập lại được nắm giữ bởi một số ít người trong xã hội. Trên thực tế, 20% dân số kiểm soát đến 80% của cải và thu nhập. Trong những phân tích và nghiên cứu tiếp theo, nhà kinh tế học huyền thoại này đã phát hiện ra rằng, nguyên tắc này không chỉ đúng ở nhiều quốc gia, trong nhiều giai đoạn lịch sử mà còn đúng với những gì xảy ra ngay trong khu vườn ông ta. Ở đây, ông ta thấy được, chỉ 20% cây đậu Hà Lan ông trồng đã cho ra đến 80% hạt đậu mà ông thu hoạch được.

Vậy vấn đề đặt ra là 20% công việc chúng ta làm tạo ra 80% kết quả nhưng 80% còn lại thì chỉ tạo được 20% kết quả mà thôi. Chúng ta đang phí phạm 80% thời gian của mình vào những việc kém hiệu quả. Theo Richard Koch (Tác giả của tuyển tập sách về quy luật 80/20): “Nguyên lý 80/20 không phải là một công thức huyền bí gì. Nhiều khi mối quan hệ giữa kết quả và nguyên nhân gần với tỉ lệ 70/30 hơn là 80/20. Nhưng có một thực tế là, ít khi nào xảy ra trường hợp 50% các nguyên nhân dẫn đến 50% kết quả. Chúng ta có thể thấy được vũ trụ này không cân đối, không cân bằng. Thiểu số lại đóng một vai trò trọng yếu”.

Tôi có một người bạn làm trưởng phòng kinh doanh, mới đây sau khi đọc cuốn “Quy luật vàng 80/20”, anh ta nhận ra rằng những gì cuốn sách viết nếu đem vào ứng dụng tại phòng anh ta thì đây quả là một tỉ lệ thần thánh trong kinh doanh. Và anh ta bắt đầu tìm hiểu nguyên nhân tại sao lại như vậy. Khoảng 20% nhân viên làm việc hiệu quả và chiếm khoảng 80% doanh số. Vậy là anh ta bắt đầu kích thích khả năng làm việc của 80% nhân viên còn lại và kết quả thu được là dường như mọi thứ vẫn như cũ. Một nguyên nhân sâu xa là do cách phân công công việc: “Những công việc quan trọng hay những khách hàng lớn thì đều được chăm sóc bởi những nhân viên giỏi và bởi thế họ chiếm hầu hết doanh số”. Anh ta cũng kiểm nghiệm chỉ có khoảng 17% khách hàng đem lại hầu hết lợi nhuận trong công ty. Trong khi, 83% số khách hàng hiện tại chẳng những không đem lại nhiều lợi nhuận mà đôi khi còn khiến anh ta mệt mỏi. Và anh ta kết luận rằng: “Thượng đế đã sắp đặt thế thì chẳng cần cải thiện gì cả và nó là quy luật rồi”. Trong quá trình đi dạy tôi cũng nhận ra rằng hầu như chỉ có khoảng 20% sinh viên là người đặt ra 80% câu hỏi trong lớp học.

Tập trung vào “làm những việc đúng”

Theo Richard Koch, “Quy luật 80/20” có thể giải phóng bạn. Bạn có thể làm ít việc hơn mà vẫn có thể kiếm nhiều lợi nhuận hơn, vui vẻ và nhàn nhã hơn. Trong cuốn “22 quy luật bất biến của marketing“ có một quy luật nói về “người dẫn đầu”. Bạn hãy trở thành người dẫn đầu để chiếm 80% thị phần. Trên thị trường, có rất nhiều chủng loại sản phẩm nhưng 20% thương hiệu đứng đầu lại chiếm tới 80% thị phần. Đó cũng chính là lý do vì sao Tập đoàn GE có lúc đã bán đi tất cả thương hiệu mà họ có chỉ bởi đó không phải là những thương hiệu đứng đầu hay đứng thứ hai. Trong kinh doanh nói chung và marketing nói riêng, tập trung luôn là một vấn đề cốt lõi và cần thiết để thành công. Cho dù đó là một thành công về thị phần, doanh thu hay sự phát triển dài hạn trong tương lai.

Nếu là người lãnh đạo, bạn cần phải tập trung vào 20% công việc mà qua đó, bạn có thể đảm bảo định hướng được cho 80% công việc còn lại diễn ra một cách suôn sẻ. Nếu không, bạn sẽ lọt vào mớ bòng bong, làm quá nhiều nhưng chẳng thứ nào ra hồn và rốt cuộc là tiêu tiền một cách vô ích. Nếu không làm đúng cách, bạn sẽ chẳng nhận được kết quả gì, mà có khi còn phải chịu thiệt hại. Ưu tiên hóa và tập trung nguồn lực là công thức đã được chứng minh rất thành công trong nhiều năm qua.

Bạn thường đọc một cuốn sách như thế nào? Từ trang này sang trang khác? Như vậy, bạn đang lãng phí rất nhiều thời gian của chính mình. Thông thường, 80% những thông tin có giá trị nhất gói gọn trong 20% nội dung của quyển sách. Nếu bạn đọc một quyển sách hay tài liệu để giải trí, bạn hãy thử đọc mục lục và phần giới thiệu đầu tiên. Sau đó, là phần kết luận trước khi sang chương đầu, xem qua các biểu đồ, hình vẽ nếu có. Quay lại phần kết luận một lần nữa và có thể xem chi tiết vài phần bạn cảm thấy thật sự thú vị. Với cách đọc như vậy, bạn sẽ nắm được nội dung chính yếu nhất của quyển sách. Trong một thế giới ngập tràn những thông tin như hiện nay, việc rèn luyện và tuân thủ theo quy luật 80/20 là cấp thiết và quan trọng hơn bao giờ hết.

Tuy nhiên, hãy nhìn nhận quy luật này và ứng dụng nó trong việc thay đổi nhận thức của bạn.

Nếu bạn được một người đưa cho một tờ giấy trắng có một vết mực trên đó. Bạn sẽ nghĩ gì nhỉ? “Ồ, có một vết mực!”, vậy thì bạn đã vì vết mực nhỏ nhoi đó mà quên đi tờ giấy gần như trắng tinh đó. Nếu bạn phải tiếp 10 người khách, tám người nói chuyện rất vui và thú vị, còn một hoặc hai người cứ thích cãi nhau và làm ta bực bội. Nếu người khác hỏi bạn về buổi tiếp khách, chắc bạn sẽ trả lời: “Không vui lắm, có một người cứ thích cãi lại và luôn làm tôi bực”. Hiếm người sẽ trả lời: “Hôm đó thật tuyệt, hầu như mọi người đều nói chuyện rất vui và tôi thật sự thích thú!”.

Điều này có nghĩa gì? Đó chính là quy luật 80/20, chúng ta thường chú trọng và quan tâm vào 20% tồi tệ và ít để ý đến 80% điều tốt đẹp kia, hoặc ít nhất để 20% điều tồi tệ ảnh hưởng đến suy nghĩ của ta. Ta sẽ tận hưởng cuộc sống một cách thú vị hơn nếu chú ý vào những điều tốt đẹp và ít để tâm đến những chuyện nhỏ làm ta không vui.