Quản lý dự án

Làm sao để bạn biết rằng khi nào - và tại sao – một dự án đã thất bại? Trong nhiều trường hợp, lý do này khá là rõ ràng, nhưng trong nhiều trường hợp khác thì không như vậy. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra định nghĩa thế nào là một dự án bị thất bại, và phân tích những yếu tố có thể gây thất bại cho một dự án.

Chắc hẳn trong tủ đồ của bất kì người đàn ông nào cũng sẽ có một chiếc áo bóng đá bị sờn rách sau nhiều năm. Thỉnh thoảng một vài chỗ bị tuột chỉ và bạn rút đi từng sợi một. Đến một ngày bạn chợt phát hiện, cả chiếc áo đã bị bung ra hoàn toàn. Ví dụ trên rất giống với tình trạng của một dự án mà bạn đang quản lý. 

Rất nhiều người đánh đồng quản lý dự án chỉ bao gồm việc áp dụng những phương thức làm việc chuẩn nhất, những công cụ và quy trình để đưa ra mục tiêu ban đầu của dự án đã được đề ra. Tất nhiên việc những yếu tố này được áp dụng một cách chuẩn xác là vô cùng quan trọng. Đó là các yếu tố tôi sẽ gộp vào nhóm những yếu tố khoa học trong việc quản lý dự án. Tuy nhiên, chủ đề quản lý dự án sẽ còn mở rộng và vươn xa hơn rất nhiều so với yếu tố khoa học này. Thậm chí có thể nói chủ đề quản lý dự án thành công chỉ chiếm 20% khoa học và 80% còn lại là nghệ thuật của việc áp dụng các kỹ năng mềm (mối quan hệ giữa con người với con người).

Bài viết này sẽ nói về việc một quản lý dự án cần tạo ra sự tự tin ở những người khác như thế nào. Với tư cách là những chuyên gia trong ngành quản lý dự án, một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn chính là khiến cho đội nhóm của mình hoạt động tốt nhất có thể.

“Nhân vô thập toàn” - các nhà quản lý dự án cũng không khác gì chúng ta khi đều gây ra sai lầm. Tuy nhiên, biết trước được những sai lầm phổ biến sẽ giúp bạn tránh được những hiểm họa khôn lường. Dưới đây là 10 lỗi các nhà lãnh đạo và các nhà quản lý dự án thường tạo ra mà có thể khiến các dự án gặp nguy hiểm.

Một nhà quản lý dự án giỏi thường rất dễ nhận diện, trông họ lúc nào cũng thật bình thản, bởi trong thâm tâm họ hiểu được việc gì đang diễn ra với những dự án của mình, họ tự tin vào khả năng của bản thân trong việc phát hiện và xem xét các vấn đề và rủi ro khi chúng xuất hiện.

Với hàng trăm dự án phát triển, hàng ngàn công trình mọc lên thì thực ra Quản lý Dự án ("QLDA") phải là môn học được đưa lên hàng đầu ở nước ta. Ấy vậy mà tìm đỏ mắt cũng không thấy trường đại học nào giảng dạy môn học này một cách quy củ và chuyên sâu; thậm chí việc thi lấy chứng chỉ QLDA nội địa lẫn quốc tế của nước ta cũng rất hiếm hoi hoặc mang nặng tính hình thức.

Chu trình lập kế hoạch kết hợp tất cả các khía cạnh của việc lập kế hoạch thành một quy trình chặt chẽ và hợp nhất. Bằng việc lập kế hoạch theo chu trình, bạn có thể tạo ra một tấm lưới an toàn để đảm bảo các kế hoạch sẽ được xem xét kĩ càng, đi đúng trọng tâm, linh hoạt, thực tế và đạt hiệu quả kinh tế. Và chắc chắn, bạn cũng sẽ rút ra được bài học từ những sai lầm mắc phải và tránh đi theo vết xe đổ khi lên kế hoạch và đưa ra quyết định trong tương lai.

Nếu một công ty không tận dụng hiệu quả các nguồn lực của nó, hoặc mở rộng và phát triển mà thiếu đi vốn và công nghệ, thì rất có thể nó sẽ vận hành dưới mức tiềm năng vốn có. Phân tích Gap (Gap Analysis) ra đời nhằm so sánh hiệu quả hoạt động thực tế với hiệu quả hoạt động kì vọng, từ đó giúp mỗi công ty đề ra các bước đi tiếp theo nhằm cải thiện tình hình hiện tại, hoặc tiến xa hơn là đạt được mục tiêu phát triển. 

Một dự án thất bại có thể dẫn đến sự sụt giảm về doanh thu, bỏ lỡ các cơ hội, không đạt được các mục tiêu kinh doanh; phân tán nguồn lực từ các hoạt động khác; khiến nhân viên mất tinh thần, thậm chí có thể khiến cả doanh nghiệp sụp đổ. Vì vậy, khi các dự án ngày càng phức tạp và đóng vai trò quan trọng hơn đối với công việc kinh doanh, làm thế nào để bạn cải thiện cơ hội thành công?

Khi một dự án không thành công thì nguyên nhân có thể đến từ sự thiếu năng lực của nhà quản lý dự án - PM (Project Manager). Điều đó gần như là hiển nhiên, bởi vì các nhà quản lý dự án chịu trách nhiệm cuối cùng cho việc thực hiện các dự án đúng hạn, trong phạm vi ngân sách, và theo đúng mong đợi của các bên liên quan. 

"Các nhà quản ý dự án thì quản lý các dự án còn các nhà quản lý Chương trình thì quản lý một danh mục đầu tư các dự án". Định nghĩa như vậy về sự khác biệt giữa hai lĩnh vực quản lý này vẫn còn khá chung chung. Trong thực tế, có 5 sự khác biệt cơ bản giữa các vai trò của 2 lĩnh vực quản lý này.  

Trong việc phân bổ nguồn vốn, ta có thể sử dụng rất nhiều phương pháp khác nhau để đánh giá một dự án. Mỗi phương pháp đều có những ưu nhược điểm riêng. Trong bài viết này tôi xin đưa ra một số nhận định về việc sử dụng hai chỉ số IRR và NPV để đánh giá mức độ khả thi của một dự án.

Có những rủi ro có thể dễ dàng nhìn thấy trước khi bắt đầu tiến hành dự án, nhưng cũng có những rủi ro chỉ nhìn thấy được khi đã xảy ra. Dự án càng xảy ra nhiều sự cố càng minh chứng cho việc nhóm dự án không thấy được đa số các rủi ro có thể xảy ra, và cũng có thể minh chứng cho việc nhóm dự án có thể thấy được rủi ro nhưng không có biện pháp phòng ngừa hợp lý.

Khi nói đến các dự án, ta nói đến sự nỗ lực để hoàn thành công việc trong một thời gian nhất định, có điểm khởi đầu và kết thúc để tạo ra sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả mong muốn. Có rất nhiều dự án thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau với những quy mô và yêu cầu phức tạp khác nhau. Vậy, làm thế nào quản lý các dự án một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu đã đặt ra?

“Bạn sẽ không bao giờ tìm thấy chúng,”một lãnh đạo cao cấp ở một công ty IT trị giá hàng tỉ USD đã nói như vậy. “Chúng” mà người lãnh đạo ám chỉ ở đây là những dự án thây ma (zombie): Kẻ thù hung ác nhất của những nỗ lực đổi mới đầy thiện chí trên toàn cầu. Thây ma là những dự án mà, vì hằng hà vô số lý do, không thể hoàn thành đúng tiến độ và cứ thế dây dưa, kéo dài, dẫn đến việc tiêu tốn vô cùng nhiều tài nguyên, nguồn lực của công ty. Và, dự án này sẽ không thể tạo ra một mảnh may hy vọng nào về một triển vọng tươi sáng trong chiến lược của công ty hay triển vọng về doanh thu.

Khi một Dự án bị sắp chìm nghỉm, chúng ta nên cứu nó hay để cho nó chìm? Gopai Kapur, Chủ tịch Trung tâm Quản trị Dự án ở San Ramon, bang Califomia, Mỹ chia sẻ kinh nghiệm: "Khi một dự án gặp khó khăn, trước hết, bạn cần phải quan sát những dấu hiệu mang tính chất quyết định về chiến lược. Bạn phải có một cái nhìn từ một vị trí cao hơn".

Kinh doanh bất động sản là việc bỏ vốn đầu tư tạo lập, mua, nhận chuyển nhượng, thuê, thuê mua bất động sản để bán, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, nhằm mục đích sinh lợi (Luật Kinh doanh Bất động sản số 63/2006/QH11 ngày 29/06/2006). Dự án kinh doanh bất động sản được trong phân tích dưới đây được hiểu là hoạt động bỏ vốn đầu tư nhằm thiết lập mô hình kinh doanh trên một khu đất để cung cấp dịch vụ bất động sản.

Quản lý dự án là công việc không thể thiếu và đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Để quản lý dự án một cách hiệu quả, đòi hỏi người quản lý cần trau dồi một số kỹ năng nhất định.