Kỹ năng văn phòng

Microsoft Excel được thiết kế với các tính năng quản lý dữ liệu hữu ích mà hiếm khi mọi người sử dụng, như bảng tổng hợp,các hàm công thức index hay match và định dạng tùy chỉnh. Nếu bạn chỉ sử dụng excel để tính tổng và tạo biểu đồ cột đơn giản, thì bài viết thủ thuật này có thể khiến bạn trở thành một tay Excel chuyên nghiệp Tất nhiên, những chuyên gia Excel có lẽ đã sử dụng các tính năng này trên reg — nhưng nếu là bạn, bạn đang trong quá trình đào tạo và chỉ muốn nâng cao kỹ năng Microsoft Excel của bạn. Infographic này sẽ không cho bạn biết chính xác cách áp dụng từng tính năng Excel cho các biểu đồ của bạn, nhưng nó sẽ cho bạn thấy những thủ thuật như Biểu đồ Thác, Truy ngược kết quả hay Nhập nhanh thực sự hiệu quả thế nào. Vì vậy, bạn có thể tự mình thử chúng trong lần tới, khi bạn phải làm việc với lượng dữ liệu lớn.

Trong thời đại kĩ thuật số ngày nay, việc giao tiếp của con người đang ngày trở nên dễ dàng hơn nhờ các công cụ hỗ trợ trực tiếp. Dù cho bạn có đang cách xa những đồng nghiệp hàng trăm cây số hay nửa vòng trái đất, sự hiện đại hóa của công nghệ đã đưa chúng ta đến gần nhau hơn. SAGA.vn sẽ đem tới cho các bạn những công cụ đã đặt ra những nền tảng vững chắc trong việc khiến các cuộc họp trực tuyến trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Microsoft Word chứa đầy những tính năng giúp bạn tạo ra bất cứ thứ gì bạn muốn. Nhưng các tính năng này không phải lúc nào cũng có thể mang đến những văn bản đẹp, với chất lượng cao và chuyên nghiệp như bạn hằng mong đợi. Biết mọi thứ về Microsoft Word (bao gồm tất cả những chức năng kỳ quặc và phức tạp của nó) là một chuyện và để tạo nên một văn bản chuyên nghiệp lại là một chuyện khác. Bài viết này không nói về cách sử dụng các tính năng khác nhau của Microsoft Word. Chúng tôi xem xét kỹ về mảng thiết kế của các báo cáo kinh doanh và các tài liệu học thuật, có nghĩa là những gì khiến cho một tài liệu ưa nhìn và dễ đọc. Bạn cũng có thể áp dụng các nguyên tắc tương tự này cho các trình xử lý văn bản khác như Google Docs.  

Với sự bùng nổ của xu hướng văn phòng mở mới nhất, đôi khi chúng ta quên mất những gì tạo nên sự thiết kế văn phòng tuyệt vời, cổ điển, chân thực. Các nền tảng sâu sắc hơn của văn hóa công ty bị thay thế bởi những thứ mới mẻ và bóng bẩy; và sự thiết kế sơ sài được ưa thích hơn là nội thất cao cấp và bố trí chu đáo. Sau đây là những vấn đề bạn có thể gặp phải trong quá trình thiết kế văn phòng của mình.

Bạn vừa thay đổi công việc từ một công ty có cấu trúc phức tạp thành một môi trường tối giản hơn nhiều. Bạn có thể thấy rằng việc điều chỉnh khá khó khăn. Có lẽ bạn đang tự hỏi: Phần mềm sử dụng cho cuộc họp ở đâu và tôi có thực sự phải sử dụng phòng ngủ này không? Văn phòng Thung lũng Silicon với các bàn chơi bi-a, thoải mái uống bia và giám đốc điều hành mặc áo hoodie là một văn hóa sáo rỗng, nhưng nhiều văn phòng đang trở nên tinh giản - không chỉ thoải mái hơn về mặt xã hội mà còn trong chính sách và quy trình của họ. Zappos đang loại bỏ các cấu trúc quản lý truyền thống và thậm chí cả chức danh công việc. Netflix đã thực hiện các chính sách báo cáo chi tiêu và kỳ nghỉ. Adobe đã trục xuất các đánh giá hiệu suất chính thức. Nếu bạn đang nhập một công ty như vậy từ một công ty có quy tắc nhiều hơn, bạn có phải thay đổi không - và bao nhiêu?

Trong thế giới kinh doanh ngày nay, PowerPoint là chương trình mặc định cho giao tiếp trong kinh doanh. Nếu một cái gì đó quan trọng, nó nằm trong một deck (bộ slide thuyết trình) của PowerPoint.

Chữ ký Email là phần nội dung quan trọng và cần thiết ở cuối mỗi email để 2 bên dễ dàng trao đổi thông tin cũng như liên lạc với nhau thuận tiện hơn. Phần nội dung chữ ký Gmail thường được chèn số điện thoại, trang web, chèn chữ ký hình ảnh cho Gmail,…hay bất cứ nội dung liên hệ nào.

Bạn có cần phải sử dụng một pitch deck (bản mô tả ngắn gọn, tổng quát về kế hoạch kinh doanh) cho bài thuyết trình của mình? Việc sử dụng Pitch decks đã trở nên cực kỳ phổ biến cùng với sự bùng nổ của làn sóng khởi nghiệp trong những năm gần đây. Bạn sẽ thường xuyên tìm thấy các Pitch decks từ các công ty khởi nghiệp và các doanh nghiệp nhỏ đang tìm kiếm sự hỗ trợ từ các nhà đầu tư. Nếu bạn đang muốn bắt tay vào công việc kinh doanh và cần hỗ trợ từ những người khác, Pitch Deck là cần thiết cho các cuộc họp. Trong hướng dẫn này, Saga.vn sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng các mẫu PowerPoint để nhanh chóng xây dựng được một Pitch Deck có thể mang đến thành công. Bạn sẽ hiểu thêm về định dạng sàn phù hợp cho bản trình bày quảng cáo chiêu hàng PPT và sử dụng chủ đề dựng sẵn để tăng tốc quá trình.

Bạn đế*h thèm quan tâm khi đồng nghiệp của bạn chửi thề? Hay bạn cũng sẽ nổ tành bành luôn?

Rất nhiều người nghĩ rằng in một tài liệu rất đơn giản, chỉ cần nhấp vào biểu tượng “máy in” trên thanh công cụ của Word hoặc Excel, và rồi mọi thứ sẽ được in ra hoàn hảo. Tuy nhiên, để có một bản in tiêu chuẩn  không hề dễ dàng như vậy. Bài viết dưới đây, SAGA sẽ cung cấp cho bạn những mẹo hữu ích giúp bạn có những bản in đẹp như ý.

Đôi khi dữ liệu Excel của bạn cần được chia thành nhiều trang tính hoặc thậm chí nhiều tệp. Sẽ là thuận tiện hơn một cách đáng kể khi tất cả thông tin cùng nằm trong một tài liệu. Trong trường hợp cần thiết, bạn có thể sao chép và dán các ô khác nhau được yêu cầu, đặt tất cả các ô đó vào cùng một trang tính. Tuy nhiên, tùy thuộc vào lưu lượng dữ liệu bạn đang làm việc, điều này có thể mất nhiều thời gian và công sức. Thay vào đó, hãy xem xét một số cách thông minh hơn để thực hiện nhiệm vụ tương tự như vậy. Sau đây, SAGA.Vn xin giới thiệu tới các bạn ba phương thức có thể cho phép bạn bỏ qua một số bước phức tạp khi kết hợp các trang tính hay tệp trong Excel.  

Tính năng Tracked Changes (Theo dõi lịch sử chỉnh sửa) của Microsoft Word đã giúp nó dễ dàng đánh bại Google Docs. Đó là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ đến nỗi mà với hầu hết các biên tập viên, Tracked Changes chỉ đơn giản là cái không thể thiếu.

Chắc hẳn bạn đã được nghe hoặc đọc về điều này cả tá lần: hãy sao lưu dữ liệu trên máy tính của bạn! Là người sử dụng thiết bị dữ liệu điện tử - cho dù đó là máy tính xách tay, điện thoại thông minh, hoặc thậm chí cả máy ảnh - bạn nên có trách nhiệm lưu trữ dữ liệu của mình thật an toàn. Bài viết sau được chia sẻ từ Joel Lee - một cử nhân ngành Khoa học Máy tính và đã có hơn năm năm kinh nghiệm tham gia viết chuyên nghiệp. Hiện Joe đang là biên tập viên trên trang MakeUseOf.

Hiện nay, email vẫn là phương tiện chủ yếu giúp chúng ta kết nối với mọi người, trong cả việc công lẫn việc cá nhân. Do đó, cách sử dụng email nên được coi là một phần quan trọng trong thương hiệu cá nhân của mỗi người, khẳng định rằng chúng ta là ai và hình ảnh của chúng ta thể hiện với mọi người như thế nào, tất cả đều được phản ánh qua mỗi email ta gửi đi. Thật không may, các quy tắc khi sử dụng và gửi email của chúng ta ngày càng trở nên tệ hơn thay vì tốt hơn.

Microsoft Word là chương trình xử lý văn bản lớn và phổ biến nhất hiện nay, công cụ này còn giúp bạn làm được nhiều thứ hơn bên cạnh việc chỉnh sửa văn bản và báo cáo TPS. Nếu bạn tự nhủ rằng mình sẽ trở thành một chuyên gia về Microsoft Word, thì bây giờ là lúc để bạn học cách chỉnh sửa style văn bản, chèn thêm mục lục, và nhiều hơn thế nữa. Bài viết này là phần đầu tiên của Microsoft Office Week, Saga.vn sẽ chia sẻ các mẹo để bạn có thể làm quen thậm chí thành thạo Microsoft Office.

Một số tính năng của Gmail này quá tinh vi để thu hút sự chú ý của bạn, dường như không có ý nghĩa, hoặc trông quá phức tạp để thiết lập. Nhưng một khi bạn bắt đầu sử dụng, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào bạn quản lý mà không có chúng đây. Hãy khám phá một số tính năng mà bạn có thể nhận thấy trước đây trong Gmail, nhưng chưa để ý nhiều hoặc chưa thêm vào chuỗi công việc của bạn.

Chúng ta không thể phủ nhận những lợi ích mà một biểu đồ đẹp mắt mang lại. Hiểu được khái niệm về số liệu và biết cách trình bày chúng dưới dạng trực quan, dễ hiểu, là hai việc hoàn toàn khác nhau. Khi bạn đi thuyết trình về những số liệu kinh doanh mà các nhà đầu tư chẳng hiểu nổi bạn đang nói gì, thì đáng lẽ ra bạn nên trình bày bằng biểu đồ. Các đồ thị và biểu đồ không cần quá màu mè, khoa trương. Bạn còn nhớ các biểu đồ đầu tiên mà bạn đã làm trong Excel không? Ngay bây giờ, trong bài hướng dẫn này, Saga sẽ hướng dẫn bạn làm sao cho đúng! Ở đây, chúng tôi đang sử dụng những dữ liệu sẵn có của chính phủ Anh. Tất nhiên, nếu bạn có dữ liệu của riêng mình thì hãy sử dụng nó để thực hành nhé.  

Checklist (Danh sách việc cần làm) là một thứ cực kỳ quan trọng. Trong mọi việc, từ mua sắm hàng hóa đến những vụ phóng tên lửa của NASA thì Checklist và List (danh sách) đều được coi là một công cụ không thể thiếu. Trông có vẻ nhàm chán nhưng chúng là những công cụ đơn giản nhất để giảm bớt sự dồn dập của thông tin ập đến chúng ta mỗi giây. Đối với những bà nội trợ đảm đang, những danh sách cũng là liều thuốc hoàn hảo chống lại sự đãng trí. Vì vậy, trước khi học cách tạo ra một bản danh sách hoàn hảo giúp tăng năng suất công việc, hãy cùng Saga làm quen với công cụ tạo danh sách trên Microsoft Word 2016 và tìm hiểu xem làm thế nào để biến những bản danh sách này trở nên bắt mắt hơn.

Bài viết được chia sẻ bởi Larry Kim, CEO của MobileMonkey - một nền tảng hỗ trợ xây dựng chatbot cho các marketer, cho phép việc gửi tin nhắn thoại giữa các doanh nghiệp và khách hàng thông qua ứng dụng Facebook Messenger. Ông cũng là người sáng lập kiêm Giám đốc Kỹ thuật của WordStream - một công ty chuyên về các phần mềm quảng cáo công cụ tìm kiếm và công nghệ PPC.