Chỉ Dẫn Ngắn Gọn Để Tổ Chức Các Cuộc Họp

Thúy Đào
16/04/2020 - 10:00 939     0

Chúng ta thích việc ghét các cuộc họp. Và với lý do chính đáng - nó làm nghẽn ngày của chúng ta, khiến cho việc hoàn thành công việc trở nên khó khăn và rất nhiều người cảm thấy lãng phí thời gian. 

Chúng ta thích việc ghét các cuộc họp. Và với lý do chính đáng - nó làm nghẽn ngày của chúng ta, khiến cho việc hoàn thành công việc trở nên khó khăn và rất nhiều người cảm thấy lãng phí thời gian. Có rất nhiều lời khuyên về cách ngừng dành quá nhiều thời gian cho các cuộc họp hoặc tận dụng thời gian tốt hơn, nhưng liệu nó có thực sự làm được thế  không? Bạn thực sự có thể làm cho các cuộc họp hiệu quả hơn và lấy lại quyền kiểm soát lịch làm việc của bạn?

Paul Axtell, người đã làm việc 35 năm với tư cách là nhà tư vấn hiệu quả cá nhân và đã viết cuốn “Meetings Matter: 8 Powerful Strategies for Remarkable Conversations”, nói rằng đây là một điểm đau (pain point) lớn đối với hầu hết mọi người quản lý mà anh ta làm việc cùng. mọi người hoàn toàn từ chức. Họ đã từ bỏ với hy vọng rằng nó có thể khác đi. Mọi người đang tìm kiếm các chiến thuật, mẹo và ý tưởng phô trương và họ luôn luôn làm việc, ông nói. Tôi đã hỏi Axtell và Francesca Gino, giáo sư tại Trường Kinh doanh Harvard và là tác giả của cuốn “Sidetracked: Why Our Decisions Get Derailed, and How We Can Stick to the Plan” cho dù phần lớn sự khôn ngoan thông thường có đúng hay không.

 

1. “Hãy giữ cuộc họp càng nhỏ càng tốt. Không quá bảy người.”

Tất nhiên, không có con số thần kì nào ở đây cả Mặc dù nghiên cứu không chỉ ra  một con số chính xác, “nhưng có bằng chứng cho thấy rằng việc duy trì cuộc họp nhỏ là có lợi” Gino nói. bởi vì , bạn có thể tiếp thu ngôn ngữ cơ thể tốt hơn. “Trong một nhóm 20 người trở lên, bạn không  thể theo dõi các tín hiệu mà”, Axtell nói. Và nếu bạn muốn mọi người có cơ hội đóng góp, bạn cần hạn chế sự tham dự. Axtell nói rằng theo kinh nghiệm của mình, việc giới hạn ở bốn hoặc năm người là cách duy nhất để đảm bảo mọi người đều có cơ hội nói chuyện trong một cuộc họp kéo dài 60 phút.

Thử thách mà cho các cuộc họp lớn  đang đối mặt phải không chỉ là mọi người không có cơ hội lên tiếng, mà rất nhiều người trong số họ cảm thấy không cần phải lên tiếng. “Khi có quá nhiều cánh tay giơ lên, mọi người làm việc ít hơn so với việc họ phải làm” Gino giải thích. Nghiên cứu tâm lý học xã hội đã chỉ ra rằng khi mọi người thực hiện các nhiệm vụ nhóm (như lên ý tưởng hoặc trao đổi thông tin trong một cuộc họp), họ cho thấy sự giảm sút đáng kể trong nỗ lực cá nhân so với khi họ thực hiện một mình. Đây được biết đến là sự lười biếng xã hội (social loafing) và có xu hướng trở nên tồi tệ hơn khi số người trong  nhóm tăng lên.

Điều này không có nghĩa rằng cuộc họp có 20 người sẽ thất bại. Bạn chỉ cần lập kế hoạch cẩn thận hơn. “Mức độ thuận lợi phải tăng lên” Axtell nói. Bạn phải suy nghĩ kỹ hơn về việc nhận ý kiến ​​từ nhóm và đọc mọi người trong phòng. “Bạn cần một người thành thạo trong việc quản lý cuộc trò chuyện”.

2. Cấm các thiết bị

Cả hai chuyên gia đều đồng ý đây là một ý tốt, vì hai lý do. Đầu tiên, các thiết bị làm chúng ta mất tập trung. Gino chỉ ra rằng nhiều người nghĩ rằng họ có thể làm việc đa nhiệm--- hoàn thành một email hoặc đọc qua các tin mới trên trang Twitter của họ  trong khi l nghe ai đó trong một cuộc họp.Nhưng nghiên cứu cho thấy chúng ta thực sự không thể. “Nghiên cứu khoa học thần kinh gần đây làm rõ quan điểm về vấn đề này. Đa nhiệm chỉ đơn giản là một hoạt động không tồn tại. Chúng ta có thể thực hiện các nhiệm vụ đơn giản như đi bộ và nói chuyện cùng một lúc, nhưng bộ não có thể xử lý đa nhiệm” Gino nói.”Trên thực tế, các nghiên cứu cho thấy một người đang cố gắng làm việc đa nhiệm mất 50% thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ và anh ta hoặc cô ta mắc lỗi nhiều hơn tới 50%”

Điều này khiến vấn đề trở nên tồi tệ hơn khi những người sử dụng thiết bị của họ trong các cuộc họp cũng có thể là người thực hiện nhiều công việc cùng một lúc tệ nhất. “Nghiên cứu nhận thấy rằng mọi người dành nhiều thời gian hơn để sử dụng nhiều hình thức truyền thông cùng một lúc, ít có khả năng họ sẽ thực hiện tốt bài kiểm tra tiêu chuẩn về khả năng làm việc đa nhiệm” Gino giải thích.

 

Lý do thứ hai để cấm các thiết bị là chúng làm cho người khác mất tập trung. Gino gần đây đã thực hiện một cuộc khảo sát đơn giản để đánh giá để xem mọi người có nghĩ đến việc lấy điện thoại, đăng trạng thái trên Facebook hoặc viết một tweet trong cuộc họp có  gây mất tập trung hoặc không phù hợp với xã hội không. Các đối tượng “nhận thấy hành động tương tự trở nên rắc rối hơn nhiều nếu bạn bè hoặc đồng nghiệp của họ tham gia vào nó, nhưng không thấy nó có vấn đề gì khi họ là những người (được cho là) ​​thô lỗ”, cô nói. Những kết quả này cho thấy chúng ta cảm thấy khó chịu khi những người khác dán mắt vào thiết bị của họ trong cuộc họp.”Tuy nhiên, chúng ta không nhận ra rằng hành động của mình sẽ có ảnh hưởng tương tự đối với những người khác khi chúng ta là một trong số họ” cô nói. Đây là những gì Axtell nhìn thấy trong tập luyện mà mọi người cảm thấy bị thiếu tôn trọng  khi ai đó với lấy điện thoại của họ, đặc biệt nếu người đó là một nhà lãnh đạo cấp cao. “Nếu bạn đang trình bày hoặc nói về một ý tưởng và bạn thấy một người quản lý cấp cao dán mắt vào điện thoại của họ, điều đó thật khó chịu ” anh ấy nói.

Tuy nhiên, vẫn có một số lý do tốt để sử dụng công nghệ trong một cuộc họp, Axtell nói. Bạn có thể muốn ghi chú, hoặc lấy tài liệu tham khảo. “Có lẽ họ cần được sử dụng có các thiết bị bởi vì điều gì đó quan trọng đang diễn ra trong cuộc sống của họ” anh ấy nói. Nhưng nếu bạn không làm bất cứ điều gì trong số những điều này, hãy tắt điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn và chú ý.

 

3. “Hãy giữ nó càng ngắn càng tốt - không quá một giờ”.

Nghiên cứu cho thấy có một vài cách để khiến cho cuộc họp trở nên ngắn hơn .  bởi 1 lý do, để mọi người tập trung hơn. Các nghiên cứu đã phát hiện ra rằng các nhóm điều chỉnh cả tỷ lệ làm việc và phong cách tương tác của họ để đáp ứng với thời hạn và hạn chế về thời gian, Gino nói. Ví dụ, một nghiên cứu đã chỉ ra rằng “các nhóm giải quyết các vấn đề được truyền đạt với tốc độ nhanh hơn và sử dụng các quy trình ra quyết định độc đoán hơn dưới áp lực thời gian cao hơn so với khi áp lực thời gian thấp.”

“Một khi mọi người nhận ra bạn rất chặt chẽ về thời gian, họ ngừng đặt câu hỏi hoặc nói chuyện và tập trung vào hoàn thành công việc” Axtell nói.

Điều này không có nghĩa là bạn nên cố gắng nhồi nhét mỗi cuộc họp trong 30 phút. Axtell cảnh báo rằng có những cuộc hội thoại  cần nhiều thời gian hơn và bạn không nên vội vàng trong các chủ đề. “Nếu mục đích của cuộc họp của bạn là để truyền đạt một cái gì đó, bạn cần cho mọi người đủ thời gian để nói lên ý kiến ​​của mình, đóng góp cho  ý tưởng người khác và đưa ra kết luận,” ông nói. Áp lực thời gian sẽ làm cho việc này hiệu quả hơn, nhưng bạn không muốn làm cho thời gian ngắn đến mức bạn cắt ngắn các cuộc hội thoại quan trọng.

4. “Các cuộc họp đứng (stand up meetings)  có năng suất cao hơn.”

Trong khi một số người có thể cảm thấy đây là một mánh khóe quảng cáo/thu hút sự chú ý, Gino chỉ ra rằng có bằng chứng thực nghiệm chứng minh các cuộc họp đứng thực sự hiệu quả. Trong nghiên cứu này (được thực hiện vào năm 1999 trước khi các cuộc họp độc lập là chủ yếu ở hầu hết các văn phòng), Allen Bluedorn từ Đại học Missouri và các đồng nghiệp đã kết luận rằng chúng ngắn hơn khoảng 34% so với các cuộc họp ngồi, nhưng vẫn tạo ra các giải pháp như nhau.

Axtell thấy rằng giải pháp này thực sự hữu ích “Tôi thích việc mọi người đang cố gắng làm điều gì đó táo bạo để thay đổi các cuộc họp--- đứng lên, di chuyển qua lại, bất cứ một điều gì , nhưng anh ấy cũng cảnh báo,hãy xem xét thật kỹ lưỡng” anh ấy nói. Nhưng, anh ấy cảnh báo, đừng để những điều đó gây mất tập trung vào  việc làm những gì thực sự quan trọng, đó là điều hành một cuộc họp hiệu quả. ‘Tôi thích việc mọi người có đủ can đảm để nói, “tôi sẽ điều hành cuộc họp này thật tốt.” Đưa ra kế hoạch trước tiên, loại bỏ những sao nhãng , v.v.

 

5. “Hãy chắc chắn rằng mọi người đều tham gia và truyền đạt lại (cold call) với những người không tham gia.”

Một số người có thể muốn lên tiếng nhưng cảm thấy như họ không thể làm thế trừ khi họ được hỏi, Axtell nói. Điều này có thể là do lý do văn hóa, hoặc rào cản ngôn ngữ, hoặc khuynh hướng chung. Những người giữ lại thường có quan điểm tốt nhất về cuộc trò chuyện và chắc chắn cần phải rút ra.

Có tất cả mọi người đóng góp không chỉ tốt với kết quả cuối cùng cho cuộc họp của bạn mà còn cho chính những người tham gia. Mọi người muốn biết rằng ý kiến ​​của họ đang được lắng nghe và xem xét, Gino nói. Và, “chỉ bằng cách hỏi ý kiến ​​của mọi người trong cuộc họp, bạn sẽ nâng cao cam kết của họ đối với các vấn đề đang được thảo luận.”

Đối với những người cảm thấy quá khó xử, bạn có thể nói chuyện với họ trước và nói với họ rằng bạn hy vọng họ sẽ đóng góp ý kiến. Bằng cách đó, họ sẽ có thời gian để lên kế hoạch cho những gì họ nói. Sau đó, trong cuộc họp, bạn có thể vẫn cần hỏi về quan điểm của họ, nhưng họ sẽ có khả năng làm điều đó.

 

6. “Không bao giờ tổ chức một cuộc họp chỉ để cập nhật cho mọi người.”

“Nếu bạn đang có cuộc họp với các chủ đề đáng giá, bạn có thể cập nhật nhanh” Axtell nói. Cuối cùng bạn có thể nói, Có điều gì mà nhóm cần phải biết trước khi chúng ta rời đi không? Có điều gì đang xảy ra trong bộ phận của bạn mà người khác cần phải biết về? Tuy nhiên, nếu bạn chỉ gặp nhau để chuyển thông tin, hãy suy nghĩ lại cách tiếp cận của bạn. Tại sao phải mất thời gian quý báu để nói điều gì đó trong khi  bạn chỉ cần gửi email?

Các cuộc họp cập nhật không chỉ lãng phí thời gian. Gino giải thích về nghiên cứu của Roy Baumeister, Kathleen Vohs và các đồng nghiệp của họ cho thấy rằng chúng tôi có một số lượng hạn chế của những gì họ gọi là “nguồn tài nguyên điều hành . Một khi họ bị suy kiệt, chúng ta sẽ đưa ra những quyết định hoặc  lựa chọn tồi tệ” Gino cho biết, “các cuộc họp kinh doanh đòi hỏi mọi người phải cam kết, tập trung và đưa ra quyết định, mà ít chú ý đến việc cạn kiệt nguồn lực nhận thức hữu hạn của những người tham gia - đặc biệt l nếu các cuộc họp kéo dài hoặc quá thường xuyên,” Gino nói. Cô ấy tìm thấy một điều tương tự trong nghiên cứu của riêng mình: rằng sự cạn kiệt tài nguyên điều hành của chúng ta thậm chí có thể dẫn đến sự phán xét kém và hành vi phi đạo đức. Vì vậy, nếu bạn có thể tránh lên lịch cho một cuộc họp khác, bạn nên làm.

 

7. “Luôn luôn đặt ra mục lục về mục đích của cuộc họp- và hãy rõ ràng về mục đích của cuộc họp ”

Thật khó để hình dung thêm lời khuyên bổ ích về các cuộc họp. Axtell và Gino đồng ý rằng việc thiết kế cuộc họp và thiết lập agenda cho cuộc họp  là rất quan trọng “Bạn nên giải thích về những gì sắp xảy ra, vì vậy những người tham gia sẽ biết những gì họ cần phải làm” , Axtell nói. Trong cuốn sách của mình, Sidetracked, Gino nói về việc thiếu một kế hoạch hành động rõ ràng thường là lý do tại sao các nhóm bị trật bánh trong việc ra quyết định. “Có một kế hoạch cho chúng ta cơ hội để làm rõ ý định của mình và suy nghĩ thông qua các lực lượng có thể gây khó khăn cho chúng ta để thực hiện mục tiêu của mình,” cô ấy nói.

 

Có rất nhiều dữ liệu cho thấy chúng ta đã lãng phí bao nhiêu thời gian trong các cuộc họp. Nhưng bạn không cần nghiên cứu để chứng minh những gì bạn nhìn thấy . Lần tới khi bạn cần mang một nhóm lại với nhau, hãy làm tốt nhất có thể để làm cho nó hiệu quả cho tất cả mọi người.

 

Nguồn : "Theo SAGA.VN"
Thúy Đào
Thúy Đào

Saga App

Saga App