Cách Lập Đề Án Kinh Doanh (Business Case) Cho Dự Án Công Nghệ Thông Tin

Tuấn Ngọc
16/11/2020 - 07:00 429     0

Chắc hẳn chúng ta đều nhớ cảm giác sợ hãi khi được giao xây dựng một Đề án Kinh doanh cho dự án công nghệ thông tin. Đó là một việc đang ngày càng trở nên phổ biến trong thế giới kinh doanh ngày nay. Quan trọng là vậy, nhưng có một số không nhỏ trong chúng ta không biết cách và không có đủ sự tự tin để xây dựng nên một tài liệu như vậy. Trong bài viết lần này, Saga.vn sẽ đưa ra hướng dẫn cho bạn đọc cách lập một đề án kinh doanh - một thành phần không thể thiếu cho một dự án công nghệ thông tin thành công.

 

1. Nghiên cứu thông tin

Tập hợp tất cả thông tin lại với nhau.

Bạn có thể đã thực hiện hầu hết các nghiên cứu bạn cần làm để tổng hợp được một đề án kinh doanh. Điều này sẽ đóng vai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định của bạn để thiết lập  đề án kinh doanh. Nhóm thực hiện dự án cùng với bạn có thể giúp bạn tập hợp các thông tin này với nhau.

2. Nắm bắt cơ hội

Những lợi ích của một đề án kinh doanh

Xây dựng một đề án kinh doanh có thể đem lại nhiều lợi ích cho bạn. Nó không chỉ giúp bạn giới thiệu những gì bạn mong muốn mang lại cho doanh nghiệp, mà còn buộc bạn làm rõ trong tâm trí của chính bạn tại sao bạn đang theo đuổi dự án ấy. Với việc thiết lập nên đề án kinh doanh, bạn sẽ cần xem xét và tính toán mọi thứ sớm hơn bình thường trong quá trình ra quyết định. Bạn càng bỏ nhiều nỗ lực vào đề án kinh doanh, dự án sẽ càng thành công.

3. Đừng mất công sáng tạo ra những thứ đã có sẵn

Tìm hiểu xem có một mẫu sẵn có nào của công ty hay không.

Công ty của bạn đã có sẵn một mẫu đề án kinh doanh? Nếu vậy, hãy tận dụng nó ngay từ đầu. Nó sẽ giúp bạn giảm thiểu việc phải chỉnh sửa nhiều lần trong quá trình xây dựng đề án kinh doanh, và có thể sẽ được những người ra quyết định đón nhận tốt hơn.

4. Tìm kiếm trợ giúp

Liên hệ với các nhà cung cấp của bạn

Liên hệ với (các) nhà cung cấp hoặc đối tác công nghệ của bạn. Nếu bạn có một nhà cung cấp CNTT tin dùng trong lĩnh vực liên quan, hãy yêu cầu họ hỗ trợ trong việc viết đề án kinh doanh. Rất có thể họ đã có rất nhiều kinh nghiệm trong việc viết các đề án kinh doanh. Họ có thể cung cấp cho bạn sự hỗ trợ và hiểu biết để củng cố đề án của bạn.

5. Các nội dung cần có 

  • Tóm tắt bản đề xuất và các kiến nghị của bạn
  • Giới thiệu về tình hình hiện tại và các đề xuất sẽ được thảo luận
  • Tổng quan về vấn đề phải đối mặt
  • Tác động của vấn đề
  • Tổng quan về các giải pháp sẵn có 
  • Đề nghị giải pháp
  • Đánh giá rủi ro
  • Các bước tiếp theo

6. Mục tiêu

Dự án như thế nào thì được coi là thành công ?

Cho dù hệ số thu nhập trên đầu tư (ROI) là chìa khóa cho bất kỳ dự án nào, nhưng cũng đừng quên xem xét các yếu tố khác cũng góp phần vào thành công. Những yếu tố vô hình hơn như sự hài lòng của nhân viên, khả năng giữ chân khách hàng hay lợi ích cho môi trường thì sao? Hệ số thu nhập trên đầu tư tốt chưa chắc đảm bảo rằng dự án sẽ nhận được tài trợ. Bạn sẽ cạnh tranh với các đề án kinh doanh khác, vì vậy bạn sẽ cần làm cho dự án của mình có tính thuyết phục, chứ không chỉ tập trung ở những chỉ số tài chính.

Hãy thực tế khi nói đến lợi nhuận kỳ vọng. Hãy thận trọng và trình bày thêm cả lợi nhuận ước tính thấp nhất.

7. Giọng điệu và thông điệp

Ngắn gọn, rõ ràng và súc tích

Hãy suy nghĩ xem ai là những người sẽ đọc đề án kinh doanh của bạn. Điều chỉnh giọng điệu của bạn và nội dung thông điệp của bạn theo nhu cầu của người sẽ đọc nó.

Nếu người đọc chỉ là những người làm về thương mại, ví dụ như bộ phận mua sắm, hãy giảm tối đa các thuật ngữ kỹ thuật và tập trung vào các lợi ích tài chính từ dự án. Nhưng dù là viết cho ai, hãy luôn nhớ: ngắn gọn, rõ ràng và súc tích.

8. Đưa ra khuyến nghị

Củng cố cho đề xuất của bạn với bằng chứng cụ thể

Rất có thể bạn đã có sẵn một phương hướng hành động trước khi đến giai đoạn này của việc xây dựng đề án kinh doanh. Nhưng để đảm bảo bạn đang đưa ra quan điểm một cách công bằng, vô tư và hợp lý, hãy trình bày các bằng chứng cụ thể để hỗ trợ cho quyết định của bạn.

Ví dụ như bạn có thể nghiên cứu các case study và lời nhận xét của khách hàng để đại diện cho nhà cung cấp bạn chọn. Đưa ra các ví dụ về những nơi mà những dự án tương tự đã thành công trong quá khứ cũng sẽ giúp thuyết phục nhà đầu tư của bạn.

9. Trình bày đề án kinh doanh một cách trực quan

Gặp mặt trực tiếp để trình bày đề xuất

Đừng chỉ mong đề án kinh doanh của bạn được chấp nhận bằng cách gửi cho nhà tài trợ của bạn một tập văn bản. Mặc dù bạn có thể có một mẫu cụ thể để làm theo, hãy trở nên sáng tạo và tạo ra một bản thuyết trình trực quan hơn. Sắp xếp một buổi gặp mặt trực tiếp với những người ra quyết định. Điều này sẽ cho bạn cơ hội để giải đáp bất kỳ câu hỏi nào hay giải thích về bất kỳ điểm quan trọng nào.

Những người ra quyết định đều sẽ rất muốn có cơ hội khám phá dự án của bạn chi tiết hơn.

10. Nếu đề án kinh doanh bị từ chối thì sao?

Đừng hoảng hốt, mọi chuyện vẫn chưa phải đã chấm dứt hoàn toàn.

Không có đề án kinh doanh nào bị từ chối mà lại không đồng thời nhận được lại những phản hồi mang tính xây dựng. Khi bạn nhận được phản hồi, hãy xem xét một cách khách quan và sau đó thực hiện các thay đổi được đề xuất. Ở giai đoạn này, việc yêu cầu được thảo luận trực tiếp với những người ra quyết định có thể sẽ hữu ích vì bằng cách đó, các yêu cầu của họ đưa ra sẽ không bị mơ hồ.

 

 
Tuấn Ngọc
Tuấn Ngọc