Cách Kết Hợp Tệp Và Trang Tính Trong Excel

Kim Anh
21/12/2018 - 07:00 695     0

Đôi khi dữ liệu Excel của bạn cần được chia thành nhiều trang tính hoặc thậm chí nhiều tệp. Sẽ là thuận tiện hơn một cách đáng kể khi tất cả thông tin cùng nằm trong một tài liệu. Trong trường hợp cần thiết, bạn có thể sao chép và dán các ô khác nhau được yêu cầu, đặt tất cả các ô đó vào cùng một trang tính. Tuy nhiên, tùy thuộc vào lưu lượng dữ liệu bạn đang làm việc, điều này có thể mất nhiều thời gian và công sức.

Thay vào đó, hãy xem xét một số cách thông minh hơn để thực hiện nhiệm vụ tương tự như vậy. Sau đây, SAGA.Vn xin giới thiệu tới các bạn ba phương thức có thể cho phép bạn bỏ qua một số bước phức tạp khi kết hợp các trang tính hay tệp trong Excel.

 

Cách kết hợp các trang tính Excel

Excel giúp bạn dễ dàng kết hợp nhiều trang tính vào một file mới.

  1. Mở trang tính bạn muốn hợp nhất.
  2. Nhấp vào Home > Format > Move or Copy Sheet.
  3. Trong danh sách thả xuống ( menu dropdown) nhấn chọn (new book).
  4. Nhấp OK

Kết hợp các trang tính thành một tệp

Cách dễ nhất để hợp nhất các trang tính trong Excel là sử dụng lệnh Move or Copy Sheet. Phương pháp này cũng có những hạn chế, nhưng nó nhanh chóng và đơn giản.

Trước tiên, mở các trang tính bạn muốn hợp nhất vào cùng một cửa sổ làm việc. Sử dụng thanh Format trong tab Home để chọn Move or Copy Sheet.

Bạn sẽ thấy các điều khiển này:

Trong menu thả xuống nhấp chọn (new book). Đây sẽ là bảng tính chính nơi chúng ta sẽ gửi tất cả các bản tính riêng lẻ. Bạn có thể sử dụng ô Before sheet:  để quy định thứ tự các trang tính.

Lặp lại quá trình này với phần còn lại của các trang tính bạn muốn hợp nhất. Sau đó, lưu tài liệu mới vừa tạo ra.

Hợp nhất dữ liệu vào cùng một trang tính

Đôi khi, bạn muốn lấy nhiều hơn một tập dữ liệu và trình bày nó dưới dạng một trang tính. Điều này khá dễ thực hiện trong Excel, miễn là bạn dành thời gian để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được định dạng đúng trước khi thực hiện các thao tác.

Đây là dữ liệu tôi sẽ sử dụng. Có hai điều rất quan trọng nếu muốn quá trình này hoạt động chính xác; các trang mà bạn đang hợp nhất cần phải sử dụng chính xác cùng một bố cục, với cùng tiêu đề và loại dữ liệu và không để có bất kỳ hàng hoặc cột trống nào.

Khi bạn đã sắp xếp dữ liệu của mình theo các đặc điểm đó, hãy tạo trang tính mới. Có thể chạy quy trình hợp nhất trong trang tính có sẵn dữ liệu nhưng điều này không hề dễ dàng hơn.

Trong trang tính mới này, hãy chuyển đến tab Data và nhấp vào Consolidate.

Chọn Sum từ thanh thả xuống và sau đó sử dụng nút trong trường References để truy cập bảng tính của bạn. Thao tác này giúp bạn chọn dữ liệu mình cần.

Hãy thực hiện điều này cho tất cả các tập dữ liệu mà bạn muốn hợp nhất. Bạn thậm chí có thể chọn lấy dữ liệu các file khác bằng cách sử dụng nút Browse , còn được gọi là Select trong phiên bản Excel của Mac.

Nhấp chọn vào hộp có tiêu đề Create links to source data nếu bạn định tiếp tục cập nhật dữ liệu trong các trang tính khác và muốn trang tính này phản ánh điều đó. Bạn cũng có thể chọn nhãn kèm theo với các hộp đánh dấu được hiển thị ở trên. Tôi đã chọn để đánh dấu cả hai hộp vì tôi muốn cả hai bộ nhãn.

Cuối cùng, nhấn OK.

Bạn nên kết thúc với một kết quả giống như hình minh họa bên trên. Không may là trong trường hợp bạn muốn hợp nhất các ô có văn bản thì quy trình trên không phù hợp vì nó chỉ hoạt động với dữ liệu số. Trong trường hợp với văn bản, bạn cần sử dụng VBA (Visual Basic for Applications là một ứng dụng bổ sung của Microsoft's Visual Basic, được xây dựng trong tất cả các ứng dụng Microsoft Office, được sử dụng để điều khiển hầu hết tất cả khía cạnh của ứng dụng chủ, kể cả vận dụng nét riêng biệt về giao diện người dùng như các menu và toolbar và làm việc với các hình thái hoặc hộp thoại tùy ý.

Kết hợp file các trang tính với VBA

Nếu bạn muốn kết hợp các trang tính từ nhiều file trong tích tắc, cách tốt nhất là viết một macro VBA đơn giản. Điều này sẽ đặc biệt hữu ích nếu bạn thực hiện một cách thường xuyên.

Trước tiên, hãy đảm bảo rằng tất cả các file bạn muốn kết hợp đều nằm trong cùng một thư mục trên máy tính. Sau đó, tạo một bảng tính Excel mới mang tất cả chúng lại với nhau.

Đi đến tab Developer và nhấp vào Visual Basic.

Nhấp vào Insert > Module và sao chép sau đó dán mã sau đây:

Đảm bảo thay đổi đường dẫn đến bất kỳ nơi nào tệp được lưu trữ trên máy tính của bạn.

Tiếp theo, lưu file của bạn dưới dạng tệp XLSM để các macro được hoạt động. Sau đó khởi động macro và bạn sẽ thấy rằng bạn có file chứa tất cả các trang tính từ tất cả các tệp trong thư mục.

Xem xét trước biến đổi bất ngờ

Việc hợp nhất các trang tính và tệp trong Excel khá phức tạp và lộn xộn. Thực tế này sẽ làm sáng tỏ một trong những bài học quan trọng nhất về Microsoft Excel: luôn có kế hoạch hoạch tốt hơn.

Trong thực tế, việc hợp nhất các tập dữ liệu khác nhau luôn gây ra một số vấn đề nhức đầu, đặc biệt nếu bạn đang làm việc với các bảng tính lớn đã được sử dụng trong một thời gian dài. Bất cứ khi nào bạn bắt đầu làm việc với một file mới, tốt nhất bạn nên xem xét tất cả các khả năng cần thiết của tệp để tiếp tục trong tương lai.

Excel rất tuyệt khi tạo các tài liệu có thể được tham khảo và sử dụng trong một khoảng thời gian dài, nhưng các quyết định được đưa ra sớm có thể gây ra các vấn đề sau này.

Bạn có mẹo để kết hợp các tập dữ liệu khác nhau không? Hay bạn đang tìm kiếm sự trợ giúp với các phương pháp trong hướng dẫn này? Hãy cho chúng tôi biết điều đó bằng cách comment xuống bên dưới bài viết!

Nguồn : Theo SAGA.VN
Kim Anh