Vào năm 1918, Charles M. Schwab là một trong những người đàn ông giàu nhất thế giới. Schwab là chủ tịch của Tập đoàn thép Bethlehem, nhà đóng tàu lớn nhất và là nhà sản xuất thép lớn thứ hai ở Mỹ vào thời điểm đó. Nhà phát minh nổi tiếng Thomas Edison đã từng gọi Schwab là “người hăng hái bậc thầy” Ông đã liên tục tìm kiếm lợi thế trong các cuộc cạnh tranh.
Một ngày năm 1918, trong nỗ lực tăng hiệu quả của nhóm và khám phá những cách tốt hơn để hoàn thành công việc, Schwab đã sắp xếp một cuộc họp với một nhà tư vấn năng suất rất được kính trọng tên là Ivy Lee.
Lee là một doanh nhân thành đạt theo cách riêng của mình và được nhớ đến rộng rãi như là người tiên phong trong lĩnh vực về quan hệ công chúng. Khi câu chuyện diễn ra, Schwab đã đưa Lee vào văn phòng của mình và nói, “Hãy chỉ cho tôi cách để hoàn thành nhiều công việc hơn.”
“Hãy cho tôi 15 phút với mỗi giám đốc điều hành của anh”, Lee trả lời.
“Việc này tốn bao nhiêu tiền,” Schawb hỏi.
“Không mất gì cả” Lee nói “trừ khi việc tôi làm mang lại hiệu quả. Sau ba tháng, anh có thể gửi cho tôi một tấm séc khi mà anh cảm thấy điều này xứng đáng.”
Phương pháp Ivy Lee
Trong 15 phút của anh ấy với mỗi giám đốc, Ivy Lee đã giải thích thói quen đơn giản hàng ngày của mình để đạt được năng suất cao nhất:
- Vào cuối mỗi ngày làm việc, hãy viết ra sáu điều quan trọng nhất bạn cần phải hoàn thành vào ngày mai. Đừng viết quá sáu nhiệm vụ.
- Ưu tiên sáu mục sắp xếp theo mức độ quan trọng của chúng.
- Khi ngày mai đến , chỉ tập trung vào nhiệm vụ đầu tiên. Làm cho đến khi nhiệm vụ đầu tiên kết thúc sau đó chuyển sang nhiệm vụ thứ hai.
- Làm những phần còn lại của danh sách của bạn theo cách tương tự. Vào cuối ngày, di chuyển những việc nào còn dang dở sang một danh sách mới gồm sáu nhiệm vụ cho ngày hôm sau.
- Lặp lại quá trình này mỗi ngày làm việc.
Chiến lược nghe có vẻ đơn giản, nhưng Schwab và đội ngũ điều hành của ông tại Bethlehem Steel đã thử. Sau ba tháng, Schwab rất vui mừng với tiến độ mà công ty của anh đã đạt được, anh đã gọi Lee vào văn phòng của mình và viết cho anh một tấm séc trị giá 25.000 đô la.
Một tờ séc 25.000 đô la được viết vào năm 1918 tương đương với một tờ séc 400.000 đô la ở năm 2015.
Phương pháp ưu tiên danh sách việc cần làm Ivy Lee có vẻ đơn giản theo một cách khá ngu ngốc. Làm thế nào một cái gì đó đơn giản như thế này lại đáng giá nhiều đến thế?
Điều gì làm cho nó hiệu quả đến như vậy?
Quản lý ưu tiên tốt
Phương pháp năng suất của Ivy Lee tối ưu hóa nhiều khái niệm đã được viết trước đây. Đây là những thứ khiến cho phương pháp này phát huy hiệu quả:
Phương pháp này đủ đơn giản để thực sự phát huy hiệu quả. Đặc điểm chính của các phương pháp như này là chúng quá cơ bản. chúng không phức tạp và mang nhiều sắc thái. Điều gì sẽ xảy ra nếu xuất hiện một biến cố khẩn cấp? Thế còn việc sử dụng những công nghệ mới nhất để phát huy tối đa ưu điểm thì sao? Sự phức tạp thường là một điểm yếu bởi vì nó khiến việc quay trở lại guồng khó khăn hơn. Đúng vậy, trường hợp khẩn cấp và các sao nhãng bất ngờ sẽ phát sinh. Bỏ qua chúng càng nhiều càng tốt, giải quyết chúng khi bạn cần và quay lại danh sách việc bạn cần ưu tiên làm càng sớm càng tốt. Hãy sử dụng các quy tắc đơn giản để điều hướng hành vi phức tạp.
Phương pháp này buộc bạn phải đưa ra những quyết định khó khăn. Tôi không tin có bất cứ điều gì kì diệu về con số sáu nhiệm vụ quan trọng mỗi ngày của Lee. Có thể chỉ là năm nhiệm vụ mỗi ngày. Tuy nhiên, việc đặt ra giới hạn cho chính mình là điều gì đó khá nhiệm màu. việc tốt nhất mà bạn có thể làm khi có quá nhiều ý tưởng (hoặc khi bạn bị choáng ngợp bởi các thứ mà bạn cần hoàn thành) là tóm gọn các ý tưởng của bạn và cắt bỏ mọi thứ không thực sự cần thiết. Những ràng buộc có thể làm cho bạn cảm thấy tốt hơn. Phương pháp của Lee tương tự như Quy tắc 25-5 của Warren Buffett, đòi hỏi bạn phải tập trung vào chỉ 5 nhiệm vụ quan trọng và bỏ qua mọi thứ khác. Cơ bản thì, nếu bạn không cam kết với bất cứ thứ gì, bạn sẽ bị phân tâm bởi mọi thứ.
Phương pháp này loại bỏ suy nghĩ ngại bắt đầu. Khó khăn lớn nhất để hoàn thành hầu hết các nhiệm vụ là bắt đầu chúng. (nhấc mông khỏi ghế có thể khó khăn, nhưng một khi bạn thực sự bắt đầu làm việc thì việc hoàn thành nhiệm vụ của bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều.) Phương pháp của Lee buộc bạn phải quyết định việc đầu tiên vào đêm trước khi bạn đi làm. Chiến lược này cực kỳ hữu ích đối với tôi: là một nhà văn, tôi có thể lãng phí ba hoặc bốn giờ để tranh luận về những gì tôi nên viết vào một ngày nhất định. Tuy nhiên, nếu tôi quyết định từ đêm hôm trước, tôi chỉ cần thức dậy và bắt đầu viết ngay lập tức. Phương pháp này đơn giản nhưng thực sự hiệu quả. Ban đầu, bắt tay vào việc cũng quan trọng như việc hoàn thành vậy.
Phương pháp này đòi hỏi bạn phải tập trung vào một nhiệm vụ. Xã hội hiện đại cực kì chuộng đa tác vụ. Mọi người nghĩ rằng với đa tác vụ, trở nên bận rộn đồng nghĩa với việc trở nên tốt hơn. Điều ngược lại mới đúng. Có ít ưu tiên hơn dẫn đến công việc tốt hơn. Hãy học hỏi các chuyên gia đẳng cấp thế giới trong gần như bất kỳ lĩnh vực nào - Các vận động viên, nghệ sĩ, nhà khoa học, giáo viên, Giám đốc điều hành - và bạn sẽ phát hiện ra một đặc điểm mà họ đều có: tập trung. Lý do rất đơn giản. Bạn không thể làm tốt một nhiệm vụ nếu bạn liên tục phân chia thời gian của mình theo mười cách khác nhau. Sự thuần thục đòi hỏi sự tập trung và nhất quán.
Điểm mấu chốt là gì? Làm điều quan trọng nhất đầu tiên trước vào mỗi ngày. Đó là mẹo giúp cải thiện năng suất duy nhất mà bạn cần.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về thói quen và thời khóa biểu của các vận động viên huy chương vàng Olympic, nghệ sĩ đoạt giải thưởng, lãnh đạo doanh nghiệp, bác sĩ cứu sinh và diễn viên hài, hãy xem cuốn sách Atomic Habits.