Các Phím Tắt Hiệu Quả Cho Microsoft Office Trên MacOS

Oanh Phạm
22/10/2017 - 07:00 73226     0

Dưới đây là danh sách các phím tắt thường dùng cho Microsoft Office trên Macbook, bao gồm các phím tắt trong OneNote, Outlook, Excel, PowerPoint, Word và một số phím tắt phổ biến cơ bản để bạn bắt đầu làm quen. Ngoài ra, chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách tạo các phím tắt tùy chỉnh của riêng bạn. Bằng các phím tắt này, bạn sẽ làm việc nhanh hơn rất nhiều.

 

Các phím tắt cơ bản

Dưới đây là  các phím tắt thông thường dành cho Mac như sao chép, dán, hoặc in trong tất cả các ứng dụng của Microsoft Ofice cũng như hầu hết các ứng dụng khác.  

  • In: COMMAND + P hoặc CONTROL + P
  • Tìm kiếm: COMMAND + F
  • Cắt: COMMAND + X hoặc CONTROL + X
  • Sao chép: COMMAND + C hoặc CONTROL + C
  • Dán: COMMAND + V hoặc CONTROL + V
  • Lưu: COMMAND + S hoặc CONTROL + S

Các phím tắt ứng dụng cụ thể

Vì mỗi ứng dụng Microsoft Office sẽ có mục đích khác nhau, do vậy mà một số phím tắt nhất định sẽ được áp dụng trong một vài ứng dụng, nhưng lại không áp dụng được cho các ứng dụng khác. Dưới đây là một số phím tắt chung nhất chuyên dùng cho mỗi ứng dụng trong năm ứng dụng của Microsoft Office.

Microsoft OneNote

Mặc dù OneNote trên macOS bị thiếu một số tính năng so với Windows, nhưng nó vẫn là một công cụ tăng năng suất tuyệt vời. Hãy để chúng tôi chỉ cho bạn cách làm việc hiệu quả hơn với OneNote. Đay là các phím tắt giúp bạn di chuyển dễ dàng trên Mac.

  • Chuyển đổi giữa các mục đang chạy trên Mac: OPTION + TAB
  • Di chuyển đoạn văn bản lên: COMMAND + SHIFT + Mũi tên lên
  • Di chuyển đoạn văn bản xuống COMMAND + SHIFT + mũi tên xuống

Di chuyển đoạn văn bản sang trái : COMMAND + SHIFT + mũi tên trái

Ngoài ra, để chuyển đổi giữa các trang trong một notebook, hãy làm theo các bước sau:

  1. Đưa con trỏ vào trang trong mục notebook, bấm tổ hợp CONTROL + TAB.
  2. Điều hướng Add Page sẽ được highlight ở phía bên phải.
  3. Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển lên hoặc xuống qua danh sách của bạn và chọn trang mong muốn.

Bạn có thể sử dụng một số phím tắt hỗ trợ chèn và xoá trong OneNote.

  • Chèn dấu ngắt dòng (xuống dòng mềm): SHIFT + RETURN
  • Chèn ngày hiện tại: COMMAND + D
  • Chèn ngày và giờ hiện tại: COMMAND + SHIFT + D
  • Chèn liên kết: COMMAND + K
  • Xóa từ bên trái điểm chèn văn bản: OPTION + DELETE
  • Xóa từ bên phải điểm chèn văn bản: FN + OPTION + DELETE

Những thao tác này sẽ giúp bạn làm việc một cách nhanh chóng hơn khi xử lý các trang và các danh mục khác.

  • Xem danh sách sổ tay mở: CONTROL + G
  • Tìm kiếm tất cả sổ ghi chép: COMMAND + OPTION + F
  • Tạo một trang mới: COMMAND + N
  • Di chuyển một trang: COMMAND + SHIFT + M
  • Sao chép trang: COMMAND + SHIFT + C

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook có nhiều phím tắt. Dưới đây chỉ là một số lệnh phổ biến để bạn làm quen, bắt đầu từ cách quản lý mail.

  • Soạn thư mới: COMMAND + N
  • Lưu thư đang mở vào Bản nháp: COMMAND + S
  • Gửi thư đang mở: COMMAND + RETURN
  • Đính kèm tệp vào thư đang mở: COMMAND + E
  • Gửi và nhận tất cả các thư: COMMAND + K
  • Trả lời thư hiện tại: COMMAND + R
  • Trả lời tất cả: SHIFT + COMMAND + R
  • Chuyển tiếp thư: COMMAND + J

Dưới đây là một số phím tắt hữu ích để thực hiện nhanh chóng các hoạt động trong phần lịch ghi chú, tác vụ hoặc danh bạ của bạn.

  • Tạo một sự kiện, ghi chú, tác vụ hoặc liên hệ mới: COMMAND + N
  • Mở sự kiện đã chọn, ghi chú, tác vụ hoặc liên hệ: COMMAND + O (chữ O)
  • Xóa sự kiện đã chọn, ghi chú, tác vụ hoặc liên hệ: DELETE
  • Điều hướng đến ô trước: SHIFT + CONTROL + [
  • Điều hướng đến ô tiếp theo: SHIFT + CONTROL + ]
  • Chuyển chế độ xem lịch bao gồm ngày hôm nay: COMMAND + T
  • Gửi ghi chú dưới dạng email: COMMAND + J

Để gắn cờ các thư, tác vụ và địa chỉ liên lạc bạn muốn theo dõi trong Outlook, bạn có thể nhanh chóng thêm một thời hạn với các phím tắt dưới đây bằng cách dùng tổ hợp CONTROL + phím tắt như sau:

  • Hôm nay: 1
  • Ngày mai: 2
  • Tuần này: 3
  • Tuần tới: 4
  • Không có ngày đến hạn: 5
  • Ngày đến hạn nhất định: 6
  • Thêm lời nhắc: =
  • Đánh dấu hoàn thành: 0 (zero)

Để có danh sách đầy đủ các phím tắt cho Outlook trên máy Mac, hãy ghé Apple Support.

Microsoft Excel

Microsoft Excel có một số lượng lớn các phím tắt giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, đặc biệt là nếu bạn phải sử dụng ứng dụng này hàng ngày. Để bắt đầu sử dụng hãy chọn các ô bạn muốn kích hoạt

  • Chèn ô: CONTROL + SHIFT + =
  • Xóa ô: COMMAND + - hoặc CONTROL + -
  • Chèn liên kết: COMMAND + K or CONTROL + K
  • Nhập ngày: CONTROL + ; (dấu chấm phẩy)
  • Nhập thời gian: COMMAND +; (dấu chấm phẩy)
  • Chỉ chọn các ô hiển thị: COMMAND + SHIFT + * (dấu hoa thị)
  • Chỉ chọn các ô đang hoạt động (khi nhiều ô được chọn): SHIFT + DELETE

Khi làm việc với các hàng và cột, bạn cũng cần phải chọn hàng / cột mà bạn muốn áp dụng thao tác.

  • Chọn hàng: SHIFT + SPACEBAR
  • Ẩn hàng: CONTROL + 9
  • Bỏ ẩn hàng: CONTROL + SHIFT + (
  • Chọn cột: CONTROL + SPACEBAR
  • Ẩn các cột: CONTROL + 0 (số 0)
  • Bỏ ẩn các cột: CONTROL + SHIFT + )

Việc di chuyển trong và giữa các bảng tính sẽ trở nên rất đơn giản với các phím tắt dưới đây.

  • Di chuyển đến trang kế tiếp trong bảng tính: CONTROL + PAGE DOWN hoặc OPTION + mũi tên sang phải
  • Di chuyển đến trang trước trong một bảng tính: CONTROL + PAGE UP hoặc OPTION + mũi tên sang trái
  • Di chuyển đến ô hiện hành trong một bảng tính: CONTROL + DELETE
  • Di chuyển giữa các ô đã mở khóa trên một bảng tính được bảo vệ: TAB

Microsoft Powerpoint

Nếu bạn thường sử dụng Microsoft PowerPoint cho doanh nghiệp hoặc các bài thuyết trình trên trường học, thì các phím tắt này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian.

  • Tạo một bản trình bày mới: COMMAND + N
  • Mở một bản trình bày đã có từ trước: COMMAND + O (chữ O)
  • Đóng bản trình bày hiện tại: COMMAND + W
  • In bản trình bày hiện tại: COMMAND + P
  • Lưu bản trình bày hiện tại: COMMAND + S
  • Chèn thêm slide: COMMAND + SHIFT + N hoặc CONTROL + M

Khi trình chiếu, các phím tắt hữu ích dưới đây sẽ giúp bài trình bày chạy trơn tru. Các lệnh này hoạt động ở chế độ toàn màn hình, dù bạn ở chế độ xem trình bày hay không.

  • Trình chiếu từ trang đầu tiên: COMMAND + SHIFT + RETURN
  • Trình chiếu bắt đầu từ trang hiện tại: COMMAND + RETURN
  • Kết thúc trình chiếu: ESC, COMMAND + PERIOD hoặc HYPHEN
  • Ẩn con trỏ: CONTROL + H

Nếu bạn muốn thay đổi khung hiển thị trong Microsoft PowerPoint, các phím tắt này sẽ giúp bạn đạt được điều đó một cách nhanh chóng.

  • Chế độ xem bình thường: COMMAND + 1
  • Chế độ sắp xếp Silde: COMMAND + 2
  • Xem các trang ghi chú: COMMAND + 3
  • Chế độ xem outline: COMMAND + 4
  • Chế độ xem toàn màn hình: COMMAND + CONTROL + F
  • Chế độ xem dành cho presenter: OPTION + RETURN

Mẹo: Bạn có thể nhanh chóng ẩn bản trình bày bằng cách nhấn phím W hoặc B, trong khi đang ở chế độ trình bày. Điều này sẽ làm cho màn hình trở nên trắng hoặc đen. Đây là một thủ thuật tuyệt vời để đảm bảo sự chú ý của khán giả đến bạn chứ không phải lên slide hiện tại.

Microsoft Word

Microsoft Word, cũng giống như Excel, có nhiều phím tắt trên Mac. Vì vậy, một lần nữa, dưới đây là những lệnh phổ biến nhất cho người dùng Word. Bắt đầu với các tùy chọn định dạng cho các đoạn văn và font chữ

  • Căn giữa một đoạn văn bản: COMMAND + E
  • Căn chỉnh hai lề một đoạn văn bản: COMMAND + J
  • Cạnh lề trái một đoạn văn bản: COMMAND + L
  • Căn lề phải một đoạn văn bản: COMMAND + R
  • Tăng kích thước phông chữ: COMMAND + SHIFT + >
  • Giảm kích thước phông chữ: COMMAND + SHIFT + <
  • Viết hoa tất cả : COMMAND + SHIFT + A
  • Bôi đậm: COMMAND + B
  • In nghiêng: COMMAND + I
  • Gạch dưới: COMMAND + U
  • Gạch dưới kép: COMMAND + SHIFT + D

Thay đổi khoảng cách giữa các dòng trong nháy mắt với các phím tắt dưới đây .

  • Khoảng cách đơn: COMMAND + 1
  • Khoảng cách kép: COMMAND + 2
  • Khoảng cách 5 dòng: COMMAND + 5

Để chèn các danh mục đặc biệt như ký hiệu hoặc ngắt, các lệnh tắt này có ích.

  • Chèn một ngắt dòng: SHIFT + RETURN
  • Chèn một ngắt trang: SHIFT + ENTER
  • Chèn cột: COMMAND + SHIFT + ENTER
  • Chèn một biểu tượng bản quyền: OPTION + G
  • Chèn ký hiệu thương hiệu: OPTION + 2
  • Chèn một ký hiệu thương hiệu đã đăng ký: OPTION + R

Không giống như những ứng dụng Office 2016 khác, Microsoft Word cho phép cập nhật các phím tắt bằng cách tạo hoặc xoá chúng. Quá trình này vô cùng đơn giản và hợp lý nếu bạn sử dụng Word thường xuyên.

Mở một tài liệu Word  ( trên thanh menu Mac, không phải menu trong Word) và chọn Tools> Customize Keyboard. Sau đó chọn một hạng mục và một lệnh. Nếu một phím tắt hiện tại tồn tại, nó sẽ hiển thị trong khu vực Current Keys. Để xóa, chỉ cần chọn và nhấn Remove. Để thêm một phím tắt mới, hãy nhập các phím bạn muốn vào phần Press new keyboard shortcut. Bạn có thể quyết định lưu các thay đổi trong tài liệu hiện tại của mình hoặc mẫu tài liệu Word. Sau đó nhấn OK.

Một cách khác để tuỳ chỉnh cài đặt Phím tắt

Nhiều người chọn cách thêm phím tắt vào máy Mac của họ và áp dụng chúng vào các ứng dụng cụ thể, việc này chỉ có thể thực hiện nếu không có sự khác nhau giữa hệ thống và ứng dụng. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách vào System Preferences> Keyboard> Shortcuts> App Shortcuts. Sau đó bạn nhấp vào dấu cộng, chọn ứng dụng, nhập lệnh menu, và thêm các phím tắt. Tuy nhiên, một lần nữa, điều này sẽ chỉ hoạt động nếu không có xung đột giữa hệ thống và ứng dụng, và về phần tôi, tôi đã không thành công trong cách sử dụng phương pháp này.

 

Bạn sẽ không thể sống mà không có các phím tắt sau

Sẽ thật tuyệt vời nếu chúng ta có thể ghi nhớ hàng trăm phím tắt. Tuy nhiên, điều này là không thể, vì thế, bạn chỉ nên nhớ các tổ hợp phím tắt sẽ dùng thường xuyên mà thôi. Việc dùng phím tắt sẽ dần trở thành thói quen và bạn gần như sẽ dùng chúng một cách tự động

 

Nguồn : Theo SAGA.VN
Oanh Phạm