Cho dù có như thế nào, một chiến lược content marketing thành công có hiệu quả nhất khi nó là một công việc riêng biệt: được xây dựng tùy chỉnh để làm hài lòng đối tượng của bạn và được lập kế hoạch chu đáo để tạo ra kết quả kinh doanh hữu hình trong thời gian dài. Nhưng chỉ vì quy trình nội dung thủ công hơn hơn so với dây chuyền lắp ráp không có nghĩa là không có hệ thống hiệu quả nào mà bạn có thể sử dụng để giữ cho dòng chảy của bạn luôn ở hiệu suất cao nhất.
Một công cụ mà chuyên gia tiếp thị nội dung nào cũng nên có là lịch biên tập (editorial calendar). Lịch biên tập có thể có nhiều biểu mẫu - từ bảng tính đơn giản hướng dẫn nhóm của bạn trong suốt quá trình sản xuất tới bản đồ tương tác hiển thị đầy đủ của chu kỳ nội dung của bạn. Nhưng cho dù bạn xây dựng nó như thế nào, việc có một tài khoản ghi lại chính xác những nội dung và hoạt động biên tập của bạn sẽ giúp cho bạn trở thành một nhà tiếp thị hiệu quả hơn - và giúp bạn đỡ căng thẳng nữa.
Cho dù bạn đang tìm cách xây dựng một lịch trình nội dung từ đầu hay cần những cách để làm cho quy trình theo dõi hiện tại của bạn tinh vi hơn và có thể mở rộng, những cập nhật sau của một trong những tài nguyên phổ biến nhất của CMI sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
1. Hiểu được những kiến thức cơ bản về lịch biên tập
Hãy bắt đầu bằng cách thu thập những thông tin chính từ chiến lược content marketing của bạn Đây sẽ là nền tảng cho kế hoạch biên tập của bạn. Câu trả lời của bạn cho các câu hỏi sau sẽ giúp bạn xác định những gì bạn cần theo dõi lịch trình của mình, cũng như giúp bạn tập trung vào các mục tiêu marketing.
Bạn đang tạo nội dung cho ai?
Luôn luôn nghĩ đến đối tượng của bạn, cho dù có chuyện gì xảy ra.
Mẹo nhỏ: Việc phát triển một persona (chân dung) dành cho hoạt động content marketing có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này.
Tại sao bạn tạo nội dung?
Bạn đang muốn tạo ra khách hàng tiềm năng? Tăng khả năng lãnh đạo tư tưởng của bạn? Tăng số lượng người tham gia các sự kiện? Sứ mệnh và mục tiêu content marketing của bạn sẽ tác động đến những gì bạn sẽ xuất bản, nơi bạn xuất bản và tần suất xuất bản, cũng như việc đội nhóm của bạn sẽ ưu tiên, tổ chức và phân loại/gắn thẻ những nỗ lực sáng tạo nội dung của nhóm như thế nào.
Bạn có những kỹ năng và nguồn lực gì trong tay?
Cho dù bạn có sẵn một đội in-house tận tâm bao gồm những người viết bài và nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp hay một đội ngũ chuyên gia trong ngành muốn chia sẻ cái nhìn của họ hoặc thậm chí cả hai thì định dạng, tần suất và quy trình làm việc tổng thể bạn theo dõi trong lịch của bạn sẽ phụ thuộc vào việc ai đang viết và chuyên môn của họ là gì.
Làm thế nào để bạn trở nên nổi bật?
Nội dung bạn tạo ra có thể giải quyết được những nhu cầu chưa được đáp ứng nào trong ngành của bạn? Có những khoảng trống nào đang tồn tại trong nỗ lực sáng tạo nội dung hiện tại của bạn - hoặc trong những nỗ lực của đối thủ cạnh tranh của bạn? Bạn có thể kết nối nội dung của mình với các sự kiện nào trong ngành của bạn để tăng độ nhận biết thương hiệu? Việc nắm được nơi bạn có thể đóng vai trò chủ đạo trong việc thu hút sự chú ý của đối tượng sẽ giúp bạn lấp đầy lịch biên tập của mình với những nội dung có sức tác động, giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.
2. Thiết lập lịch biên tập của bạn
Có những công cụ chuyên dụng có thể giúp bạn một loạt tính năng sắp xếp lịch cũng như nhiều giải pháp cộng tác nội dung có công cụ tích hợp để giúp các đội nhóm marketing quản lý quy trình biên tập hiệu quả hơn.
Lấy ví dụ, Michele Linn, người đứng đầu nội dung của CMI dựa vào Trello, một công cụ quản lý cộng tác miễn phí để giúp cô ấy theo dõi các danh mục blog, ý tưởng bài viết, bài đăng đang được thực hiện và các bài viết đã được xuất bản. Blogger và phóng viên Jonathan Crossfield cho biết, ông sử dụng CoSchedule như một lịch biên tập, blog và phương tiện để lập kế hoạch truyền thông xã hội vì nó kết nối thẳng tới WordPress và tích hợp với Evernote. Công cụ này giúp ông giảm bớt quy trình công việc của mình từ phần ý tưởng ban đầu cho tới những bài blog đã được xuất bản.
Tuy nhiên, nếu bạn không muốn triển khai công cụ hoặc công nghệ mới, bạn hoàn toàn có thể bắt đầu bằng một bảng tính Excel đơn giản hoặc Google Sheet có khả năng chia sẻ (như mẫu tôi chia sẻ bên dưới) để theo dõi tiến trình của nội dung của bạn thông qua quá trình biên tập của bạn.
Tất nhiên, cách bạn thiết kế, chia sẻ và truy cập vào lịch biên tập của bạn cuối cùng cũng sẽ phải phụ thuộc vào các mục tiêu marketing cụ thể của bạn và các nguồn lực sẵn có. Nhưng ở cấp độ cơ bản nhất, chúng tôi khuyên bạn nên cho những yếu tố sau vào lịch nội dung của mình:
- Ngày mà nội dung sẽ được xuất bản
- Chủ đề hoặc tiêu đề của nội dung
- Tác giả của nội dung
- Chủ sở hữu nội dung - tức là, người chịu trách nhiệm đảm bảo nội dung tiến triển từ ý tưởng đến xuất bản và quảng cáo đúng tiến độ
- Trạng thái của từng nội dung (được cập nhật khi nó di chuyển trong chu kỳ xuất bản của bạn)
Những yếu tố trên còn tùy thuộc vào chi tiết cụ thể của mỗi kế hoạch content marketing của bạn - như mục tiêu cụ thể, cách bạn xác định quy trình làm việc và định dạng, nền tảng và tốc độ xuất bản ưa thích của bạn - bạn cũng có thể theo dõi các yếu tố sau để giữ cho những nỗ lực sáng tạo nội dung của mình đi theo đúng chiến lược trong dài hạn.
Các kênh phân phối của bạn
Các nhà tiếp thị nội dung có thể xuất bản và quảng bá nội dung của họ trên nhiều nền tảng khác nhau - từ blog và bản tin email cho đến các kênh truyền thông xã hội, các tìm kiếm có trả tiền, quảng cáo gốc và hơn thế nữa. Bạn có nội dung trên càng nhiều kênh bao nhiêu thì việc theo dõi nội dung được đăng trên kênh nào càng quan trọng bấy nhiêu - và vào khoảng thời gian nào - để có tác động tối ưu.
Định dạng nội dung
Đây có phải là bài đăng trên blog không? Một video? Một podcast? Một infographic? Hình ảnh gốc? Để tận dụng tối đa những nội dung bạn tạo ra, bạn có thể xem xét việc chuyển đổi những nội dung đó thành các định dạng khác ở một số điểm. Sẽ thật tiện lợi nếu bạn có thể theo dõi các loại “tài sản” mà bạn sở hữu trong tay ngay từ đầu.
Hình ảnh
Nói về tài sản, điều quan trọng nhất mà bạn không thể bỏ qua chính là sức hấp dẫn mà hình ảnh có thể mang lại cho nội dung của bạn cả về tiềm năng chia sẻ trên mạng xã hội cũng như đối với sự nhận diện thương hiệu tổng thể. Việc theo dõi những hình ảnh mà bạn thêm vào trong nội dung của bạn - chẳng hạn như hình ảnh bìa, logo, hình minh họa, biểu đồ - sẽ giúp bạn đảm bảo rằng những nội dung của mình có vẻ ngoài đặc trưng và bản sắc thương hiệu gắn kết.
Chủ đề/danh mục
Chủ đề/danh mục sẽ giúp cho lịch của bạn dễ tìm kiếm hơn và có thể giúp bạn khám phá các cơ hội tiềm năng để lấp đầy khoảng trống trong phạm vi phủ sóng của bạn.
Từ khóa và các siêu dữ liệu SEO khác
Bao gồm meta description (một đoạn văn bản ngắn đặt trong HTML) và tiêu đề SEO (nếu chúng khác so với tiêu đề của bạn). Việc đưa thông tin này vào lịch nội dung của bạn sẽ giúp bạn đảm bảo rằng bài đăng của bạn được tối ưu hóa tốt để nhắm mục tiêu cụm từ khóa bạn đang muốn xếp hạng và bài đăng đó phù hợp với chiến lược SEO tổng thể của doanh nghiệp bạn.
URL
Thông tin này có thể được lưu trữ bởi nó có thể giúp bạn dễ dàng cập nhật nội dung của bạn một cách thường xuyên cũng như giúp bạn xây dựng back-link tới những nội dung có lượng chuyển đổi cao nhất của mình một cách dễ dàng hơn.
Calls to action (Lời kêu gọi)
Call to action giúp bạn đảm bảo rằng mọi phần nội dung mà bạn tạo đều thúc đẩy doanh nghiệp của bạn đến gần hơn với mục tiêu marketing.
Nhóm biên tập của CMI sử dụng bảng tính nhiều tab dựa trên mẫu lịch biên tập bên dưới. Điều này giúp cho chúng tôi có thể theo dõi tất cả các thông tin biên tập khác nhau trong một mục tài liệu.
3. Lấp đầy lịch biên tập và giữ cho nó luôn tập trung vào các mục tiêu
Một trong những phần thử thách nhất của quá trình biên tập là đảm bảo bạn có đủ ý tưởng thú vị trong kênh của mình để bạn có thể biến chúng thành các phần nội dung có giá trị và duy trì lịch xuất bản nhất quán.
Như bạn có thể thấy trong mẫu ở trên, bạn nên thêm vào một tab để thu thập các chủ đề và ý tưởng câu chuyện cho việc tạo dựng nội dung trong tương lai. Việc có một danh sách có bao gồm các ý tưởng trong bảng tính của bạn sẽ giúp bạn có một công cụ tham khảo dễ dàng khi bạn cần một số nguồn cảm hứng về mặt chủ đề hoặc các ý tưởng để brainstorm.
Các trường mà bạn thiết lập trong bảng tính của mình có thể thay đổi tùy theo nhu cầu của bạn, nhưng tôi khuyên bạn nên theo dõi:
- Ý tưởng chủ đề
- Chủ sở hữu ý tưởng
- Các từ khóa/danh mục mục tiêu mà nội dung sẽ dựa theo
- Những ai có khả năng viết ra những nội dung đó
- Thời điểm mà bạn sẽ xuất bản nội dung đó
Trong bài viết How to Put Together an Editorial Calendar for Content Marketing (Tạm dịch: Cách để tạo một lịch biên tập dành cho Content Marketing), Michele khuyên những người sử dụng nên theo dõi các loại ý tưởng nội dung khác nhau trong các tab riêng biệt trên bảng tính, chẳng hạn như:
- Những nội dung "brick" hiện có có thể được sử dụng làm lời gọi hành động trong các phần nội dung mới
- Những ý tưởng có thể được xào xáo lại thành nhiều phần nội dung khác nhau
- Nội dung có thể được biên soạn và giám tuyển
4. Đánh giá các cách sử dụng lịch biên tập
Lịch biên tập có thể là một công cụ hữu ích cho một loạt các nhiệm vụ content marketing ngoài việc hợp lý hóa việc tạo nội dung và quản lý quy trình xuất bản của bạn. Ví dụ:
Báo cáo
Việc giữ một bản sao khi bạn tạo nội dung giúp cho bạn có một khởi đầu thuận lợi trong việc theo dõi hiệu suất của từng phần nội dung sau khi xuất bản - và nó còn giúp bạn có thể chia sẻ kết quả với đội nhóm của bạn và những người quản lý cấp trên một cách liên tục.
Bạn có thể thêm cột (hoặc tab) vào lịch chính của mình để bạn luôn luôn có thể nắm bắt được các dữ liệu phân tích có liên quan mà bạn theo dõi như số lượt xem trang, số lần nhấp chuột hoặc số chuyển đổi. Ngoài ra, bạn có thể lấy thông tin bài đăng thích hợp nhất từ lịch nội dung của bạn và kết nối nó vào một mẫu báo cáo biên tập riêng, giống như mẫu mà nhóm chúng tôi sử dụng để cập nhật hàng tháng.
Điều chỉnh nội dung của bạn đối với các phòng ban khác trong công ty
Chia sẻ lịch nội dung của bạn với các phòng ban sales, marketing, nhân sự, quan hệ công chúng hoặc các phòng ban khác để giúp họ hiểu rõ hơn về những nội dung của bạn. Hãy tận dụng chúng để thúc đẩy các mục tiêu của riêng họ và giúp bạn được thông báo khi họ tham gia vào các sự kiện hoặc những cơ hội mới có thể giúp tạo ra những ý tưởng mới hoặc tác động đến các ưu tiên trong dự án của bạn.
Kết luận
Các khả năng là vô tận khi nói đến việc sử dụng lịch biên tập để tổ chức công việc content marketing của bạn và giữ cho những nỗ lực của bạn đi đúng hướng. Các mẹo, công cụ và ý tưởng nào giúp ích cho lịch biên tập của bạn? Nếu bạn có các đề xuất khác, vui lòng chia sẻ chúng với các đồng nghiệp đang làm content marketing của mình tại mục bình luận. Và nếu bạn đang tìm kiếm sự giúp đỡ với những công việc khác trong quá trình content marketing, kiểm tra bộ sưu tập yêu thích của chúng tôi về các mẫu content marketing.