Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Phương Pháp Getting Things Done - GTD (Một Phương Pháp Quản Lý Thời Gian)

05/05/2018 - 07:00 8268     0

Getting Things Done là một phương pháp quản lý thời gian, được mô tả trong một cuốn sách cùng tên của chuyên gia tư vấn năng suất David Allen. Nó còn thường được gọi với cái tên là GTD. Cộng đồng Saga.vn xin chia sẻ cho bạn đọc bài viết về Getting Things Done của tác giả Leo Babauta (một bloger người Mỹ).

TỔNG QUAN

Getting Things Done (GTD) là gì?

Câu trả lời chính thức cho câu hỏi trên đã được cung cấp bởi David Allen - tác giả cuốn sách Getting Things Done là người sáng tạo ra khái niệm này. Ông ấy chính là mảnh ghép quan trọng nhất cho lý thuyết này.

GTD là một phương pháp tổ chức công việc đơn giản, từng bước một và hiệu quả cao, giúp chúng ta có thể tăng hiệu suất mà vẫn giữ được tâm trạng thoái mái. Phương pháp này bao gồm:

  • Ghi lại nhanh mọi thứ bạn quan tâm
  • Xác định những công việc bạn có thể hoàn thành một cách độc lập, kết quả của nó và các bước cụ thể tiếp theo cần thực hiện
  • Sắp xếp thông tin và lịch nhắc nhở theo một cách xuyên suốt nhất có thể, theo các hạng mục phù hợp, dựa trên cách thức và thời điểm bạn cần phải giải quyết công việc đó.
  • Giữ vững phong độ làm việc của bạn, bằng cách thường xuyên xem lại 6 mục cam kết mà bạn đã đề ra (mục đích, tầm nhìn, mục tiêu, lĩnh vực trọng tâm, dự án và hành động)

Áp dụng phương pháp GTD sẽ làm giảm bớt áp lực trong công việc, đồng thời giải phóng một luồng năng lượng sáng tạo. Nó cung cấp cho bạn một quy trình quản lý chi tiết, không có giới hạn và tối đa hóa sự linh động.

Tôi nên bắt đầu như thế nào?

Cuốn sách sẽ chỉ cho bạn cách tiếp cận từng bước một đến phương pháp GTD, nhưng bạn cần nắm vững những bước quan trọng nhất sau:

  • Xử lý tất cả giấy tờ trên bàn làm việc và các loại tin nhắn.
  • Xử lý email của bạn cùng tất cả các loại tin nhắn khác
  • Ghi lại mọi nhiệm vụ và ý tưởng vào một quyển sổ hoặc một thiết bị di động
  • Thiết lập một hệ thống hồ sơ tham khảo dễ quản lý
  • Lên danh sách cho mọi hoạt động của bạn, cùng với đó là một danh sách dự án, danh sách công việc đang chờ và danh sách công việc có thể thực hiện vào một ngày nào đó.
  • Sử dụng lịch hoặc file tickler để tự nhắc nhở về những nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn trong tương lai.
  • Thực hiện rà soát hàng tuần để đảm bảo các phần của hệ thống đều ăn nhập với nhau.

Mất bao lâu để bắt đầu?

Công đoạn xử lý tất cả các giấy tờ trên bàn làm việc, đồng thời ở các nơi khác, và các loại tin nhắn ở tất cả các hộp thư đến sẽ chiếm nhiều thời gian nhất. Việc này có thể mất từ vài giờ đến một ngày hoặc có khi 3 ngày. Phần lâu nhất tiếp đến là bạn phải thiết lập một hệ thống hồ sơ và danh sách. Điều đó có thể mất từ một đến hai giờ. Các việc còn lại thì thường không mất thời gian thiết lập. Vì thế, tổng cộng, bạn có thể mất một đến hai ngày (hoặc nhiều hơn nếu cuộc sống của bạn là một mớ rối bời). David Allen khuyến nghị bạn nên dành một khoảng thời gian là một hoặc hai ngày để làm sạch mọi thứ và thiết lập lại nó.

Ngay bây giờ, mặc dù điều tôi sắp nói ra đây nghe có vẻ là một cam kết to lớn, nhưng tôi vẫn phải nói: những bước này thật sự đáng giá. Chỉ cần một bước này cũng khiến tôi thấy số tiền mình bỏ ra với cuốn sách này là vô cùng đáng giá - dọn sạch mọi thứ và tổ chức lại nó thực sự là một thành tựu to lớn và đem lại một cảm giác tuyệt vời. Cũng chính vì lý do này mà tại sao rất nhiều người yêu thích phương pháp GTD.

Còn có cách nào dễ dàng hơn để bắt đầu hay không?

Bạn không cần thực hiện tất cả các bước GTD cùng một lúc. Thực ra thì, bạn chỉ nên tiến hành những cách mà có hiệu quả với bạn - bởi không phải chỉ có duy nhất một cách để thực hiện điều này mà. Một điểm khởi đầu tối thiểu có thể là bất kỳ một điểm nào đó dưới đây:

  • Chỉ cần bắt đầu với việc ghi chép: Tất cả những gì bạn cần là một cuốn sổ tay và một chiếc bút, hãy viết tất cả mọi thứ xuống để không bao giờ quên, và bạn có thể cho nó ra khỏi bộ nhớ của mình. Nếu bạn cảm thấy như vậy là chưa đủ, hãy sử dụng sổ tay và tạo ra vài danh sách với ngữ cảnh cụ thể hơn - chính là các hành động tiếp theo cần làm được sắp xếp theo lĩnh vực, ngữ cảnh cụ thể (công việc, việc nhà, việc lặt vặt, các cuộc điện thoại, v.v …), từ đó, bạn có thể biết những hành động mình nên thực hiện tiếp sau là gì.
  • Làm sạch hộp thư đến của bạn. Nếu bạn đã sẵn sàng, bước tiếp theo sẽ là xử lý tất cả giấy tờ. Gom chúng lại thành một chồng, và làm việc từ trên xuống dưới, xử lý từng việc một cho đến khi hoàn tất. Nó mang đến một cảm giác rất tuyệt vời. Từ lúc này trở đi, sử dụng một hộp thư đến và cho vào đó tất cả các loại giấy tờ (bao gồm Bưu điện, số điện thoại, biên nhận và mọi thứ khác). Nếu bạn vẫn cảm thấy tham vọng và hứng khởi, hãy thực hiện bước tiếp theo tương tự với hộp thư đến trong email của bạn.
  • Tủ chứa hồ sơ. Một sự khởi đầu đơn giản chỉ cần một hệ thống hồ sơ đơn giản. Tất cả những gì bạn cần là tủ đựng hồ sơ (hoặc ngăn kéo riêng tùy theo nhu cầu), thư mục và nhãn dán. Và hãy sử dụng hệ thống sắp xếp theo bảng chữ cái alphabet đơn giản.

Tôi bị quá tải với hộp thư đến và tất cả những thứ lộn xộn cần phải sắp xếp của mình!

Công việc này có thể gây ra cảm giác choáng ngợp, đặc biệt là trong trường hợp bạn có rất nhiều giấy tờ, rải rác khắp bàn, trong ngăn kéo, trên sàn nhà, trong xe, v.v. Nhưng việc này vẫn có thể xử lý được.

Trước hết, hãy thu thập tất cả lại và đặt chúng thành một chồng. Nếu nó quá lớn để đặt trong một chồng, hãy chia thành hai. Điều quan trọng là bắt đầu từ trên xuống, mỗi lần một tài liệu, do đó, nếu bạn có hai chồng, hãy cho rằng đống thứ hai chỉ là sự tiếp nối của chồng đầu tiên.

Tiếp theo, nếu bạn không có thời gian để xử lý tất cả đống giấy tờ này cùng một lúc (tất nhiên là bạn nên thử nếu bạn có thể), đơn giản chỉ cần đặt sang một bên và xử lý nó sau một lát nữa. Tôi khuyên bạn nên dành một giờ mỗi ngày để xử lý hết đống giấy tờ đó. Một lần nữa nhắc lại, hãy bắt đầu từ phía trên, và vứt bỏ từng tài liệu một. Đến khi chạm đến những tờ cuối cùng, hãy tự thưởng cho mình một bữa tiệc!

GTD có như là một tôn giáo không? Tại sao nó phổ biến trên Internet như vậy?

GTD thường bị buộc tội rằng nó giống như một tín ngưỡng, nhưng thực tế là nó chỉ đơn thuần truyền cảm hứng và niềm đam mê cho nhiều người mà thôi. Tại sao lại như vậy? Thứ nhất, bởi cảm giác sau khi xử lý toàn bộ giấy tờ trên bàn và hộp thư đến cực kì tuyệt vời. Thứ hai, vì sức mạnh giản đơn đến từ khái niệm như: các hành động tiếp theo, danh sách phân loại và đánh giá hàng tuần - chúng không có gì phức tạp và mọi người thích điều đó.

CÔNG CỤ

Tôi sẽ cần những công cụ nào?

Như đề cập ở trên, một bộ công cụ tối thiểu sẽ bao gồm một quyển sổ, cây bút, một vài thư mục và nhãn dán. Tuy nhiên, có rất nhiều công cụ khác mà bạn có thể sử dụng, gồm có nhưng không giới hạn chỉ trong số này, đó là:

  • Một thiết bị di động như PDA (Personal Digital Assistant - thiết bị hỗ trợ cá nhân) cho tất cả mọi thứ - ghi chép, lập danh sách, nhắc nhở.

  • Một quyển lịch hoặc lịch điện tử (rất cần thiết)

  • Phần mềm máy tính (trực tuyến hoặc ngoại tuyến) để xử lý danh sách và các ghi chép nhanh của bạn.

  • Một file tickler, bạn có thể sử dụng thư mục (xem câu hỏi tiếp theo) hoặc phần mềm đều được

  • Thẻ mục lục để ghi lại nhanh và lập danh sách

File tickler hay 43 thư mục là gì, và tôi cần nó làm gì?

Một file tickler, như được nêu trong cuốn sách, là một hệ thống gồm 43 thư mục: 12 thư mục được dán nhãn mỗi tháng và 31 thư mục được dán nhãn cho tất cả những ngày trong tháng. Và, cách thức hoạt động của nó là:

  • Nếu bạn có một hồ sơ giấy tờ (hoặc vé xem hòa nhạc, v.v ...) mà bạn không cần phải suy nghĩ đến cho tới cuối tháng này, hãy đặt nó vào một thư mục ngày (ví dụ cho vào thư mục gán nhãn "20" nếu bạn muốn xem nó vào ngày 20 của tháng).
  • Nếu bạn không cần thiết phải suy nghĩ về nó cho tới tháng sau, hãy để vào trong thư mục của tháng đó.
  • Mỗi ngày, bạn chỉ cần tìm trong thư mục của ngày hôm nay (nếu hôm nay là ngày 20, tôi sẽ xem trong mục "20") và bạn sẽ biết được những việc bạn cần làm. Nếu bạn muốn trì hoãn nó, chỉ việc đặt vào một thư mục sau. Bằng cách này, bạn có thể có lời nhắc định kỳ. Mỗi ngày, thư mục có ngày hôm nay nên ở phía trước của chồng file và để thư mục của ngày hôm qua vào phía sau cùng.
  • Vào cuối mỗi tháng, xoay thư mục của tháng vừa qua vào phía sau của các đống thư mục trong tháng và tìm trong thư mục của tháng tiếp theo - đưa các giấy tờ vào đó và phân phối lại trong các thư mục 31 ngày.

Đó là một hệ thống phức tạp và tinh xảo, nếu nó hấp dẫn bạn, hãy thử nó. Tuy nhiên, nhiều người (kể cả tôi) thấy hệ thống này có một chút rườm rà, đặc biệt là nhờ sự tiện dụng của lịch máy tính ngày nay (tôi sử dụng lịch của Google). Khi sử dụng một chương trình lịch, bạn chỉ cần đánh dấu lời nhắc vào ngày trong lịch. Bạn thậm chí có thể thiết lập nhắc nhở định kỳ.

Công nghệ cao so với công nghệ thấp?

Đây là câu hỏi thực sự cho người sử dụng GTD khi nói về các công cụ: bạn sử dụng hệ thống giấy (như Moleskine, Hipster PDA, PocketMod, v.v) hay hệ thống số ... hay như nhiều người làm, một sự kết hợp của cả hai? Tất nhiên câu trả lời là tùy thuộc vào mỗi người, và bạn nên sử dụng các công cụ phù hợp với bạn - đặc biệt  hơn là bạn phải thích nó. Nếu đó là một PDA, hãy sử dụng. Nếu đó là Moleskine, cũng tuyệt vời. Thông thường, phải mất một thời gian thử nghiệm để tìm đúng công cụ - tuy nhiên, tôi sẽ chống lại sự ám ảnh về các công cụ, vì đây là điều lãng phí lớn nhất cho hầu hết người sử dụng GTD - chọn công cụ của bạn và sử dụng nó. Hãy tập trung nhiều hơn và nhiệm vụ thực sự của bạn hơn là những công cụ.

Bạn sẽ nghĩ rằng các chuyên gia về Internet sẽ dùng các công cụ kỹ thuật số, đặc biệt là các công cụ online, hoặc PDA hoặc điện thoại thông minh. Tuy nhiên, có một số lượng lớn người chỉ thích dùng kĩ thuật số lại sử dụng các công cụ tương tự (giấy) được đề cập ở trên. Tại sao lại như vậy? Đó là một chủ đề thường được đem ra thảo luận, lý do của việc này đó chính là giấy thường liên quan đến sự đơn giản, dễ sử dụng, tính di động, dễ mở rộng và sửa đổi, và đặc biệt là sự thoải mái khi sử dụng giấy và bút. Tóm lại, công cụ là một thứ mà bạn sẽ phải tự lựa chọn cho chính mình.

Phần mềm GTD nào tốt nhất?

Có rất nhiều người trên mạng, không thể chọn được một trong số những phần mềm nào. Bởi nó thực sự phụ thuộc vào nhu cầu và sở thích cá nhân của bạn.

Tôi đang mắc kẹt với Outlook. Tôi có thể thiết lập Outlook cho GTD không?

Đương nhiên - nhiều người cũng như vậy.

Còn về triển khai GTD trên máy Mac?

Mac là một công cụ GTD tuyệt vời. Blog 43Folders là một nguồn tuyệt vời để biết thêm thông tin.

Có thể thiết lập nhiều lần trên máy tính, PDA và kế hoạch trên giấy không?

Một lần nữa, hãy chọn những gì tốt cho công việc của bạn. Nhưng đề nghị của tôi là gì? Hãy đơn giản hóa. Thật khó để liên tục kiểm tra và cập nhật các danh sách và lịch khác nhau trên máy tính, PDA và một bản kế hoạch trên giấy. Bạn sử dụng và gắn bó với hệ thống tốt hơn nếu bạn chỉ có một nơi để kiểm tra và cập nhật. Tìm một công cụ  làm việc tốt nhất cho bạn và dính với nó.

Hành ĐỘNG TIẾP THEO, LĨNH VỰC, DỰ ÁN KHÁC

Hành động tiếp theo - đó là gì?

Về cơ bản, đối với bất kỳ dự án nào (và một dự án nào đó có nhiều hơn một hành động), bạn cần phải tự hỏi mình "hành động thể chất cần thiết tiếp theo là gì để chạy dự án này?" Đó là "hành động tiếp theo" mà bạn cần đặt vào danh sách những việc cần làm. Vấn đề của nhiều nhiệm vụ mà chúng ta ghi vào danh sách công việc phải làm, là nó thực sự không phải là điều bạn có thể làm. Ví dụ: "Viết báo cáo" là một dự án mà hành động tiếp theo có thể là "Tìm trên Internet cho ba nguồn báo cáo" hoặc "Gọi cho Larry để lấy số liệu thống kê cho báo cáo".

Tôi có quá nhiều hành động tiếp theo (hoặc các dự án) - tôi nên làm gì?

Đúng là có một danh sách dài các hành động tiếp theo có thể gây choáng ngợp cho nhiều người. Lưu ý: lời khuyên này cũng áp dụng khi có quá nhiều dự án. Có một vài cách để giải quyết vấn đề này:

  • Nhận ra rằng bạn không cần phải thực hiện tất cả những hành động tiếp theo ngay hôm nay hoặc thậm chí trong vài ngày tới. Sẽ thật tốt khi nắm tất cả những cam kết của bạn, thay vì làm cho nó bật lên trong não vào những thời điểm sai lầm.
  • Nếu danh sách này không thể hoàn thành trong tuần này, hãy di chuyển những thứ ít cấp bách hơn vào danh sách Một ngày nào đó/Có thể của bạn và chỉ để lại những thứ mà bạn định hoàn thành trong tuần này. Sau đó, trong Bản đánh giá hàng tuần của bạn, hãy di chuyển các tác vụ bạn có thể thực hiện vào tuần tới đến danh sách ngữ cảnh hiện tại.
  • Đơn giản - loại bỏ hoặc ủy thác những nhiệm vụ mà không thực sự cần thiết, hoặc không cần phải làm nữa.
  • Xoay như nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn có thể, để rút ngắn danh sách. Bạn vẫn sẽ không bao giờ xóa danh sách của mình, nhưng bạn có thể làm cho nó dễ quản lý hơn.

Một vài hành động tiếp theo dường như không được giải quyết?

Nếu bạn có một số hoạt động tiếp theo cứ nằm mãi trong danh sách của bạn trong một thời gian dài, bạn nên xem xét chúng trong tuần đánh giá của bạn. Tại sao những hành động này rất khó xóa khỏi danh sách của bạn? Dưới đây là một vài gợi ý:

  • Có lẽ bạn không muốn làm chúng - trong trường hợp đó, hãy làm việc đầu tiên vào buổi sáng, trước khi bạn kiểm tra email và đừng làm gì cho đến khi những công việc đó được thực hiện xong
  • Hoặc có lẽ bạn không cần phải làm chúng - nếu họ đã nằm trong danh sách của bạn một vài tuần, có lẽ những việc này không phải là khẩn cấp. Hãy xem xét bạn có thể loại bỏ chúng hoặc ủy thác chúng được hay không.
  • Có lẽ nó không thực sự là hành động tiếp theo. Thường có những dự án trong danh sách của chúng tôi được ngụy trang dưới dạng hành động. Xem công việc thực sự có liên quan đến nhiều hơn một bước hay không (ví dụ: "Call Larry" thực sự có thể là "Hãy gọi Nina để lấy số của Larry") và sau đó thực hiện hành động thực sự tiếp theo trong danh sách của bạn.
  • Có lẽ nhiệm vụ là quá lớn. Trong trường hợp đó, hãy phá chúng ra thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. "Viết báo cáo" có thể là "Viết đoạn văn bản đầu tiên" hoặc "Báo cáo phác thảo" hoặc "Viết báo cáo trong 10 phút".
  • Nếu nó đã nêu bật ra điều gì bạn cần làm, nhưng có lẽ không phải ngay bây giờ, di chuyển nó vào danh sách Một ngày nào đó/Có thể của bạn.

Chi tiết hành động tiếp theo nên như thế nào?

Khi một hành động tiếp theo là quá bao quát, như tôi đã đề xuất trong câu hỏi trước, bạn có thể phá vỡ nó xuống mức nhỏ hơn ("chi tiết nó"). Nhưng bạn làm điều đó như thế nào? Đó thực sự là một sở thích cá nhân - bạn làm việc tốt hơn trong 30 phút, 2 giờ, hoặc 10 phút? Hãy suy nghĩ và thử nghiệm.

Một số ý tưởng để thử:

  • Làm các hành động tiếp theo - viết báo cáo cho đến khi bạn hoàn thành, hoặc cho đến khi bạn cần nghỉ ngơi.
  • Sử dụng khoảng thời gian - nói lại một lần nữa rằng, số lượng các đoạn phụ thuộc vào bạn, nhưng nó phải là cái mà bạn có thể làm không cần nghỉ ngơi. Nếu bạn có thể làm việc 2 tiếng đồng hồ mà không nghỉ ngơi, trong một lần, thì đó là cấp độ nhỏ của bạn. Nếu bạn chỉ có thể làm việc 10 phút trước khi cần nghỉ ngơi, đó là cấp độ của bạn.
  • Hãy thử một đơn vị nhỏ - 5 trang, hoặc 2 thứ trên phác thảo, hoặc 50 dòng mã.
  • Hãy thử một đơn vị lớn hơn - ví dụ như một chương của tiểu thuyết.

Có bao nhiêu hành động tiếp theo cho một dự án nên nằm trong danh sách của tôi?

Nếu bạn có một dự án bao gồm nhiều hành động thể chất, bạn nên viết bao nhiêu trong số những hành động đó trong danh sách của mình? Câu trả lời là ít nhất một - mỗi dự án đang hoạt động phải có ít nhất một hành động tiếp theo trong danh sách ngữ cảnh hoạt động. Nếu bạn muốn đặt nhiều hơn, điều đó thực sự tùy thuộc vào bạn, nhưng hãy lưu ý rằng việc thực hiện tất cả các hành động của dự án trong danh sách ngữ cảnh của bạn có thể làm bạn bị choáng ngợp.

Đề nghị của tôi là đi với một hoặc hai hành động là tốt nhất. Và nếu bạn có 2-3 hành động tiếp theo từ một dự án được liệt kê trong danh sách ngữ cảnh, hãy chắc chắn rằng mỗi việc này có thể được hoàn thành mà không phải thực hiện thêm một hành động khác trước đó.

Ví dụ: không đặt "Gửi thư" và "Mua tem" vào danh sách của bạn, vì bạn không thể thực hiện việc đầu tiên mà không thực hiện một việc khác trước. Hành động đầu tiên ("Gửi thư") được gọi là hành động phụ thuộc - bạn không thể làm điều đó mà không “Mua tem”. Không liệt kê các hành động phụ thuộc vào danh sách ngữ cảnh của bạn vì nó lãng phí thời gian của bạn để xem các hành động mà bạn thực sự không thể làm.

Khi bạn đã hoàn thành hành động tiếp theo của dự án, đừng chỉ kiểm tra nó. Hãy chắc chắn viết tiếp "hành động tiếp theo" trong danh sách của bạn, để dự án tiếp tục diễn ra. Một trong những phần quan trọng nhất của quá trình này là đảm bảo rằng mỗi dự án trong danh sách dự án sẽ có hành động tiếp theo được liệt kê trong danh sách ngữ cảnh của bạn.

Làm thế nào để tôi xử lý các hoạt động hàng ngày hoặc hàng tuần?

Nếu bạn có các nhiệm vụ lặp lại hàng ngày hoặc hàng tuần (giả sử giặt là hoặc báo cáo hàng ngày), có một số cách để xử lý việc này:

  • Đặt nó trong lịch hoặc file tickler của bạn như là một nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Mỗi ngày (hoặc mỗi tuần, hoặc tuy nhiên thường là công việc cần phải làm), bạn sẽ thấy nó trong lịch của mình, và lưu ý nó trong danh sách là một công việc cần phải được thực hiện ngày hôm nay.
  • Danh sách hôm nay (today list) - đây không phải là một phần của GTD, nhưng nếu bạn muốn, bạn có thể có danh sách này, nơi lưu ý những điều cần làm ngay hôm nay - chẳng hạn như báo cáo hàng ngày của bạn hoặc một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn (Most Important Tasks). Không đặt bất cứ điều gì mà không cần phải được thực hiện ngày hôm nay vào danh sách Hôm nay vì điều đó sẽ trở thành vô dụng. Tôi gợi ý chỉ nên có ba điều trong danh sách này.
  • Danh sách ngữ cảnh (context list) - bạn chỉ cần đặt nhiệm vụ ở đầu danh sách ngữ cảnh thích hợp, sau đó mỗi ngày, khi bạn kiểm tra danh sách ngữ cảnh, bạn sẽ thấy công việc cần hoàn thành ở đó.
  • Các quy trình - đây cũng không phải là một phần của GTD, nhưng bạn có thể tạo một danh sách riêng biệt cho các quy tắc hàng ngày và hàng tuần, nơi bạn đảm bảo kiểm tra các mục hàng ngày hoặc mỗi tuần. Trên thực tế, GTD cho phép các danh sách khác, chẳng hạn như danh sách kiểm tra, do đó đây có thể là một phần của GTD.

Tôi nên sử dụng ngữ cảnh nào?

Đây là một sự lựa chọn rất cá nhân mà bạn nên thử nghiệm. Ý tưởng chính là nhóm các hành động tiếp theo để khi bạn nhìn vào một danh sách ngữ cảnh, bạn chỉ đang nhìn vào các tác vụ thực sự có thể được thực hiện ngay bây giờ, ở vị trí bạn đang ở với các công cụ bạn có. Vì vậy, nếu bạn nhìn vào danh sách Trang chủ của mình, nó không nên chứa các mục mà chỉ có thể được thực hiện từ máy tính làm việc của bạn. Tương tự, danh sách công việc của bạn không nên chứa các công việc vặt của bạn chỉ có thể được thực hiện trên đường. Bạn có thể chia nhỏ hơn một ngữ cảnh như Work nếu có các ngữ cảnh khác nhau trong công việc. Ví dụ: nếu bạn sử dụng vị trí làm việc khác và một số tác vụ chỉ có thể được thực hiện ở một trong các vị trí. Trong trường hợp đó, bạn không nên nhìn vào những nhiệm vụ đó nếu bạn ở vị trí khác mà không thể thực hiện được nhiệm vụ. Nếu bạn bắt đầu nhận thấy rằng có những hành động tiếp theo trong danh sách ngữ cảnh mà bạn thực sự không thể thực hiện ngay bây giờ, đó là vì

1) ngữ cảnh của bạn cần phải được xem xét lại;

2) nhiệm vụ không thực sự là một hành động tiếp theo mà là một nhiệm vụ hoặc dự án phụ thuộc; hoặc 3) hành động tiếp theo thuộc về danh sách Một ngày nào đó

Tôi gặp rắc rối với Bản đánh giá hàng tuần của mình. Bạn có đề xuất gì không?

Đây là một khó khăn cho hầu hết các GTD-er (kể cả bản thân tôi). Tốt nhất là hãy phân tích lý do tại sao bạn gặp rắc rối và giải quyết chúng. Đây là một vài gợi ý:

  • Nếu quá trình xem xét hàng tuần mất quá nhiều thời gian, hãy rút ngắn nó bằng cách xử lý hộp thư đến rỗng vào ngày hôm trước và đảm bảo quy trình của bạn cho việc xem xét được sắp xếp hợp lý.
  • Nếu bạn thấy rằng bạn quá bận và tiếp tục đẩy Bản đánh giá hàng tuần trở lại, hãy thử điều đầu tiên vào buổi sáng vào thứ hai. Lên kế hoạch cho một cuộc hẹn trong hai giờ, và đừng để bất cứ điều gì làm gián đoạn nó.
  • Nếu điều đó không hiệu quả, hãy làm điều đó vào chiều chủ nhật, khi bạn có nhiều thời gian hơn.
  • Tự thưởng cho mình để hoàn thành nó. Trên thực tế, việc hoàn thành Bản đánh giá hàng tuần tự nó đã là một phần thưởng, bởi vì nó giúp hệ thống của bạn tổ chức chặt chẽ hơn, do đó hãy tự nhắc nhở về điều đó. Nhưng bạn cũng nên tự thưởng cho mình thêm một phần thưởng khác nữa.

Giúp tôi với! Tôi đã rơi khỏi GTD và tôi không thể quay trở lại.

Điều này xảy ra mọi lúc - mọi người quá hăng say về GTD thì vài tháng sau bỗng một cái gì đó xuất hiện khiến họ quá bận rộn để giữ cho hệ thống được tổ chức và cuối cùng nó sụp đổ. Thật may mắn, GTD thật dễ dàng để trở lại - thực tế là bạn sẽ dễ dàng trở lại với nó hơn là bắt đầu lại  từ đầu bởi vì bạn đã nắm rõ hệ thống và bạn vẫn có tất cả các công cụ phù hợp - đó chỉ là một vấn đề thiết lập lại bản thân và cập nhật lại. Sẽ thật thú vị khi bắt đầu lại.

Một số gợi ý:

  • Hãy thử một số công cụ mà bạn thích sử dụng. Đối với tôi, đó là sổ tay Moleskine, vì nó chỉ đơn giản là một niềm vui. Đối với những người khác, đó có thể là PDA hoặc một ứng dụng trực tuyến thú vị. Các công cụ bạn sử dụng là quan trọng vì chúng làm bạn muốn sử dụng hệ thống. Tuy nhiên, đừng quá ám ảnh đến nó.
  • Giữ nó đơn giản. Nhiều người làm cho hệ thống phức tạp dẫn đến khó nắm bắt. Hãy bắt đầu đơn giản với các công cụ giấy hoặc các công cụ trực tuyến đơn giản nhất, và đừng quá đà.
  • Hãy thử với một phiên bản tối thiểu nhất (xem phía trên cùng của Câu hỏi thường gặp này để biết thêm). Bạn không cần phải bắt đầu  toàn bộ - chỉ cần làm một vài điều và sau đó thêm vào sau nếu cần thiết. Bạn có thể thấy rằng phiên bản tối thiểu là tất cả những gì bạn cần.

Làm thế nào để bạn gắn bó với nó một khi bạn bắt đầu lại? Xem câu hỏi tiếp theo.

Tôi gặp rắc rối khi áp dụng GTD

Làm thế nào để bạn kết dính với GTD nếu bạn tiếp tục làm rơi nó? Hãy thử những đề xuất sau:

  • Đánh giá hàng tuần. Chìa khóa để gắn bó với GTD là Bản đánh giá hằng tuần. Giữ nó ngắn và đơn giản, nhưng hãy cam kết với nó. Nếu bạn chỉ bắt đầu với một hệ thống tối thiểu, hãy chắc chắn vẫn thực hiện Bản đánh giá hằng tuần. Nó giữ hệ thống của bạn được cập nhật, ngay cả khi bạn quá bận rộn để giữ nó cho đến nay trong suốt cả tuần.
  • Thói quen. GTD thực sự là một loạt các thói quen và vấn đề là chúng tôi cố gắng chấp nhận tất cả cùng một lúc. Nếu bạn đã đọc thói quen thiền định trong một thời gian, bạn sẽ biết rằng bạn có nhiều khả năng thành công hơn nếu bạn cố gắng chấp nhận một thói quen một lúc. Hãy thử đó với GTD - chỉ cần làm một thói quen đầu tiên, sau đó tiếp theo, và dần dần như vậy. Bạn có nhiều, rất nhiều khả năng làm cho GTD trở thành một thói quen như và dính với nó bằng cách sử dụng phương pháp này.
  • Bắt đầu nhỏ. Thay vì làm toàn bộ hệ thống cùng một lúc, hãy thử một phiên bản tối thiểu (xem phần đầu của Câu hỏi Thường Gặp này để biết thêm). Phiên bản tối thiểu là ít phức tạp hơn để duy trì, và do đó bạn có nhiều khả năng sử dụng nó và dính với nó. Giữ nó đơn giản hơn.
  • Công cụ bạn yêu thích. Một lần nữa nhắc lại, hãy sử dụng các công cụ mà bạn thích, bạn có nhiều khả năng rằng sử dụng, để gắn bó với hệ thống. Đừng quá ám ảnh về các công cụ, hãy chọn cho mình cái nào mà bạn thấy thích nhất.
  • Diễn đàn trực tuyến. Một cách tốt để gắn bó phù hợp với bất cứ ai là tìm một nhóm người làm cùng. Hãy thử các diễn đàn này:
    • The 43Folders Google Group
    • The David Allen Company public discussion board
    • GTD and Palm Pilot Yahoo Group
    • GTD Yahoo Group
    • GTD Tips & Techniques Google Group
Nguồn : Theo SAGA.VN

Saga App

Saga App